Come si fa il ricevimento merci?
Il ricevimento merci consiste nel contare e controllare la merce in arrivo dal fornitore rispetto all’ordine e alla bolla di consegna (irsaliye, il documento di trasporto turco) prima di accettarla, nel riportare le voci mancanti, in eccesso e danneggiate in un verbale firmato e nel registrare a magazzino, nello stesso giorno, la quantità accettata. Un ricevimento merci fatto bene si compone di sette passaggi: preparazione, controllo dei documenti, controllo dell’imballo esterno, conteggio voce per voce, controllo di qualità e scadenze, verbale delle differenze e collocazione a scaffale con registrazione.
L’esattezza della giacenza in magazzino si decide nel momento in cui la merce varca la porta. Un collo che entra a magazzino senza essere contato perché la bolla dice “50” è una mancanza che scoprirete solo il giorno dell’inventario. Questa guida spiega i passaggi del ricevimento merci in un magazzino o in un minimarket, la lista di controllo, cosa fare nei diversi casi e il verbale di ricevimento merci.
Che cos’è il ricevimento merci?
Il ricevimento merci è il primo dei quattro processi della gestione del magazzino: ricevimento, stoccaggio, prelievo-spedizione e inventario. Lo scopo del ricevimento è vedere, prima di accettare la merce, che ciò che il fornitore dice di aver spedito e ciò che è realmente arrivato coincidano. Una differenza non rilevata qui non si corregge in nessuno dei passaggi successivi; emerge solo all’inventario, e a quel punto trovarne la causa è difficile. Abbiamo illustrato i quattro processi nel loro insieme nella guida che cos’è la gestione del magazzino.
Questa guida riguarda il ricevimento merci commerciale nei magazzini delle aziende. Le operazioni di collaudo e accettazione negli appalti pubblici sono soggette a regole diverse e non sono trattate qui.
Come si fa il ricevimento merci? Sette passaggi
1. Preparatevi in attesa della spedizione
Sappiate in anticipo cosa arriva da quale fornitore: tenete pronto al banco di ricevimento l’elenco delle voci e delle quantità dell’ordine che avete fatto. Riservate un’area di ricevimento separata dall’area vendita e spedizione, dove la merce in arrivo possa attendere; i colli il cui ricevimento non è concluso non devono finire né sugli scaffali né in vendita.
2. Confrontate il documento con l’ordine
Quando arriva il mezzo, la prima cosa da controllare non è la merce, ma il documento. Verificate che il nome del destinatario, la data e le voci della bolla di consegna corrispondano al vostro ordine. Se c’è una voce che non avete ordinato o un documento intestato a un altro destinatario, parlatene prima di scaricare la merce.
3. Controllate l’imballo esterno in presenza dell’autista
Vedete e fotografate i colli ammaccati, bagnati, strappati o con il nastro aperto mentre l’autista è presente. Confrontate il numero di colli con quello riportato sulla bolla. Per i prodotti in catena del freddo controllate la temperatura del prodotto. Dopo la partenza dell’autista, dimostrare un danno all’imballo esterno è molto difficile.
4. Contate voce per voce
Non basta il numero dei colli: aprite i colli e contate i pezzi all’interno. Contare scansionando i prodotti dotati di codice a barre evita che lo stesso prodotto sia contato due volte o non sia contato affatto. Scrivete la quantità contata accanto a quella della bolla — il numero che avete contato, non una stima.
5. Controllate la qualità e la data di scadenza
Verificate che il prodotto sia quello giusto (modello, colore, grammatura), che sia integro e controllate la data di scadenza. Annotate a parte il prodotto che arriva con una scadenza più breve di quelli già a scaffale; è una decisione sia di reso sia di ordine sullo scaffale.
6. Scrivete le differenze nel verbale e fatelo firmare
Riportate nel verbale, con la quantità, ogni voce mancante, in eccesso, danneggiata o sbagliata; fate firmare il verbale a chi consegna e a chi riceve e annotate una breve nota anche sulla bolla di consegna. Comunicate la differenza al fornitore per iscritto lo stesso giorno. Una mancanza non comunicata, il più delle volte, non si recupera più.
7. Collocate a scaffale e registrate lo stesso giorno
Collocate la merce accettata al suo indirizzo; mettete la merce nuova dietro a quella vecchia, in modo che esca prima la più vecchia — questo ordinamento degli scaffali si chiama FIFO (first in, first out: il primo a entrare è il primo a uscire). Poi registrate il carico nella giacenza lo stesso giorno — non la quantità della bolla, ma quella che avete accettato. Se la registrazione del carico viene rinviata, ogni vendita fatta quel giorno si basa su una giacenza sbagliata.
Lista di controllo del ricevimento merci
Una breve lista da appendere al banco di ricevimento. Se la risposta a una domanda non è “sì”, si esegue l’azione a destra:
| Controllo | Domanda | Se non coincide |
|---|---|---|
| Documento | Destinatario, data e voci della bolla corrispondono all’ordine? | Parlate con il fornitore prima di scaricare la merce. |
| Numero di colli | Il numero di colli arrivati corrisponde a quello della bolla? | Scrivete nel verbale il collo mancante in presenza dell’autista. |
| Imballo esterno | Ci sono colli ammaccati, bagnati, aperti? | Fotografateli, mostrateli all’autista, scriveteli nel verbale. |
| Quantità | I pezzi contenuti nei colli corrispondono alla quantità della bolla? | Scrivete la quantità contata e riportate la differenza nel verbale. |
| Prodotto corretto | Modello, colore, grammatura, taglia corrispondono all’ordine? | Separate il prodotto sbagliato, non accettatelo oppure mettetelo da parte per il reso. |
| Data di scadenza | La data è abbastanza lontana, o più breve di quella dei prodotti a scaffale? | Annotate la scadenza breve; rendete secondo la regola concordata con il fornitore. |
| Temperatura | Il prodotto in catena del freddo è arrivato alla temperatura giusta? | Se non è adeguata, non accettatelo e scrivetelo nel verbale. |
Cosa fare se la merce arriva mancante, in eccesso o danneggiata?
| Situazione | Cosa fare |
|---|---|
| Merce mancante | Accettate la quantità che avete contato, scrivete la quantità mancante nel verbale e comunicatela al fornitore lo stesso giorno. Registrate a magazzino solo la quantità arrivata; la voce mancante, quando sarà completata, si registra come carico separato. |
| Merce in eccesso | Separate l’eccedenza e chiedete al fornitore: o viene resa, oppure si trasforma in un ordine aggiuntivo e il documento viene corretto. Mettere in vendita l’eccedenza prima che arrivi il documento porta in seguito a uno scostamento tra registro e giacenza. |
| Merce danneggiata | Fotografate il danno, scrivetelo nel verbale e separate la merce dalle voci integre. Se sarà resa al fornitore, registratela come reso; se non sarà resa, registratela in uscita come scarto. |
| Prodotto sbagliato | Modelli, colori o grammature non presenti nell’ordine non si accettano oppure si mettono da parte per il reso. Un prodotto sbagliato accettato con l’idea “tanto si vende” significa che il prodotto che avete ordinato resta mancante. |
| Merce senza documento | Separate la merce senza documento senza registrarla a magazzino e chiedete il documento al fornitore. Per sapere quale documento sia necessario, consultate il vostro commercialista. |
La parte di merce danneggiata che non viene resa e resta in mano vostra si registra come scarto; i campi da compilare nella registrazione dello scarto sono nella guida che cos’è lo scarto.
Cosa deve contenere il verbale di ricevimento merci?
Il verbale serve solo quando c’è una differenza; se non ce ne sono, a dimostrare il ricevimento basta un buono di carico firmato. Il verbale contiene:
- data e ora, nome del fornitore, numero della bolla di consegna o della fattura,
- nome della persona che ha portato la merce (autista o corriere) e targa del mezzo,
- per ogni voce con differenza: nome e codice del prodotto, quantità sulla bolla, quantità contata,
- tipo di differenza — mancante, in eccesso, danneggiato, prodotto sbagliato, scadenza breve — e una breve descrizione,
- se c’è un danno, la nota che le foto sono state scattate,
- nome e firma di chi consegna e di chi riceve.
Se desiderate un modulo pronto e stampabile, il modello Excel gratuito del buono di carico e scarico del magazzino con numero del buono, numero del documento, tabella delle voci e campi per le firme può essere usato come modulo di ricevimento merci.
Ricevimento merci con codice a barre
Per i prodotti con codice a barre, il modo più affidabile di contare è la scansione: ogni scansione conta un pezzo, lo stesso prodotto non viene scritto su due righe e, anche se il nome del prodotto è scritto in modo diverso, il codice resta lo stesso. Ai prodotti senza codice a barre assegnate prima un codice univoco; come impostare il codice è spiegato in come assegnare il codice di magazzino, mentre la scelta del lettore e l’etichettatura sono nella guida gestione delle scorte con codice a barre. Come collocare sugli scaffali la merce accettata è invece spiegato nella guida sistema di indirizzamento degli scaffali.
Il ricevimento merci in Ofisx
In Ofisx la schermata in cui il ricevimento merci viene registrato è quella degli Acquisti. Scegliete il fornitore e la data, aggiungete i prodotti scansionando il codice a barre o dall’elenco, inserite il prezzo di acquisto e il tipo di pagamento (contanti, bonifico o a credito); nel momento in cui salvate, la giacenza aumenta e potete stampare il buono di acquisto. La descrizione di una voce mancante o danneggiata potete scriverla nel campo note dell’acquisto; il verbale vero e proprio si conserva su carta o nel modello qui sopra. La merce rispedita al fornitore si registra come Reso al fornitore e viene scalata dalla giacenza. Le altre schermate del programma sono nella pagina delle funzionalità.
Domande frequenti
Che cos’è il ricevimento merci?
Il ricevimento merci consiste nel prendere in consegna la merce in arrivo dal fornitore contandola e controllandola rispetto all’ordine e alla bolla di consegna, nel riportare le differenze nel verbale e nel registrare a magazzino la quantità accettata. La registrazione a magazzino di ogni merce che entra nel deposito comincia con questo passaggio.
A cosa bisogna fare attenzione nel ricevimento merci?
A sette punti: corrispondenza del documento con l’ordine, numero dei colli, integrità dell’imballo esterno, pezzi all’interno dei colli, correttezza del prodotto, data di scadenza e temperatura per i prodotti in catena del freddo. Imballo esterno e numero dei colli vanno controllati prima che l’autista se ne vada.
Come si scrive il verbale di ricevimento merci?
Nel verbale si scrivono la data, il fornitore, il numero della bolla, la persona che ha portato il mezzo, il nome di ogni voce con differenza, la quantità sulla bolla e quella contata, il tipo di differenza (mancante, in eccesso, danneggiato, prodotto sbagliato) e la sua descrizione; chi consegna e chi riceve firmano. Se non ci sono differenze non serve un verbale a parte, basta il buono di carico firmato.
Come si fa il ricevimento merci in un minimarket?
Con gli stessi sette passaggi e tre attenzioni in più: fate il ricevimento in un’ora in cui la cassa non è affollata, accettate prima i prodotti in catena del freddo e metteteli subito in frigo, e controllate la data di scadenza di ogni voce. In un minimarket i prodotti nuovi si dispongono dietro a quelli vecchi; altrimenti il prodotto con la scadenza più vicina resta sullo scaffale e diventa scarto.
Come si segnala la merce mancante?
La quantità mancante si scrive nel verbale in presenza dell’autista, il verbale viene firmato dalle due parti e la segnalazione al fornitore si fa lo stesso giorno per iscritto (via e-mail o messaggio, con la foto del verbale). A magazzino si registra solo la quantità arrivata; quando la merce mancante viene completata si fa un carico separato.
Chi dovrebbe occuparsi del ricevimento merci?
Se possibile, una persona diversa da chi ha fatto l’ordine. Chi ha fatto l’ordine sa cosa deve arrivare ed è incline a trascurare il conteggio; se a contare è una persona diversa, la differenza viene individuata. In un’attività con una sola persona, fate il ricevimento nel momento in cui arriva la spedizione e in un’unica volta, senza rimandarlo.
Che rapporto c’è tra ricevimento merci e differenze di inventario?
Una parte consistente delle differenze che emergono all’inventario nasce al ricevimento: la quantità della bolla registrata a magazzino senza essere contata, la merce arrivata incompleta registrata come completa, oppure il carico registrato giorni dopo. La merce contata correttamente al ricevimento resta uguale al registro fino al giorno dell’inventario; l’inventario stesso è nella guida come fare l’inventario di magazzino.
Ultimo aggiornamento: 2026-10-06
Acquisti e resi con codice a barre nell’app
Scansionate la merce in arrivo; la quantità che accettate viene registrata a magazzino in quel momento.
Registrate la merce in arrivo lo stesso giorno
Aprite un account gratuito; scansionate con il codice a barre la merce in arrivo e registratela come acquisto, così giacenza e saldo del fornitore si aggiornano insieme.