收货如何做？
收货验收，是指对供应商送来的货物按订单和送货单清点、检查后签收，把短缺、多出和破损的项目写入签字确认的验收记录，并在当天把验收合格的数量录入库存。 规范的收货验收包含七个步骤：事前准备、单据核对、外包装检查、 逐项清点、质量与日期检查、差异记录，以及上架并登记入账。
仓库库存是否准确，在货物进门的那一刻就已决定。送货单上写着“50”，就不清点直接入库的那箱货，意味着一个你要到盘点日才会发现的短缺。本指南讲解仓库或超市收货验收的步骤、检查清单、不同情况下的处理方法，以及收货验收记录。
什么是收货验收？
收货验收是仓库管理四大环节中的第一个：收货、上架、拣货发运和盘点。验收的目的，是在签收之前就看清供应商声称发出的货与实际到的货是否一致。 这里漏掉的差异，在之后任何一步都无法纠正；它只会在盘点时暴露，那时再找原因就很困难。四个环节的全貌，我们在什么是仓库管理指南中讲过。
本指南讲的是企业在自有仓库里对商业货物的收货验收。政府采购中的检验与验收手续适用另外的规定，这里不作讨论。
收货验收怎么做？七个步骤
1. 等待到货期间先做好准备
事先了解哪个供应商会送什么货：把你所下订单的项目与数量清单放在验收台上备好。划出一块与销售和发运区域分开的验收区，供到货暂放；尚未验收完的货箱不要混入货架，也不要混入销售。
2. 把单据与订单对照
车一到，第一件事不是看货，而是看单据。检查送货单上的收货方名称、日期和项目是否与你的订单相符。如果出现你没有下单的项目，或单据开给了别的收货方，先别卸货，先沟通。
3. 当着司机的面检查外包装
货箱压扁、受潮、破损或封箱胶带被拆开的，趁司机在场时看清并拍照。把货箱数量与送货单上的箱数核对。冷链到货的商品要查看商品温度。司机离开之后才发现的外包装损坏，很难再举证。
4. 逐项清点
只数箱数还不够；要拆箱清点里面的件数。对有条形码的商品，用扫码来计数，可避免同一商品被数两次或漏数。把清点的数量写在送货单数量的旁边——写你数出来的数，而不是估计的数。
5. 检查质量和保质期
检查商品是否是对的商品（型号、颜色、克重）、有无破损以及保质期。如果新到的货保质期比货架上现有的更短，请另行记录；这既关系到退货，也关系到上架顺序的决定。
6. 把差异写入验收记录并签字
短缺、多出、破损或送错的每个项目，都连同数量写进验收记录；让交货人和收货人在记录上签字，并在送货单上也简短批注一笔。当天就以书面形式通知供应商。未经通知的短缺，大多再也无法追回。
7. 上架并在当天登记入账
把验收合格的货物放到对应的货位；新货放在旧货后面，让旧货先出——这种货架安排叫作FIFO（先进先出）。然后当天就把入库记入库存账——记的是你验收的数量，而不是送货单上的数量。入账被推迟的话，当天的每一笔销售都是基于错误的库存做出的。
收货验收检查清单
可以挂在验收台上的简短清单。如果某一行的问题答案不是“是”，就执行右侧的处理：
| 检查项 | 问题 | 不符时 |
|---|---|---|
| 单据 | 送货单上的收货方、日期和项目与订单一致吗？ | 先不卸货，与供应商沟通。 |
| 箱数 | 到货箱数与送货单一致吗？ | 当着司机的面把缺少的箱子写进验收记录。 |
| 外包装 | 有压扁、受潮或被拆开的货箱吗？ | 拍照，给司机看，并写入验收记录。 |
| 件数 | 箱内件数与送货单上的数量一致吗？ | 写下清点的数量，把差异记入验收记录。 |
| 商品是否正确 | 型号、颜色、克重、尺码与订单一致吗？ | 把错误商品分开，不予验收或单独留作退货。 |
| 保质期 | 日期是否足够长，是否比货架上现有的更短？ | 记录短保质期的商品；按与供应商约定的规则退货。 |
| 温度 | 冷链商品是否在合适的温度下到货？ | 温度不合适就不予验收，并写入验收记录。 |
货物短缺、多出或破损时怎么办？
| 情形 | 处理方法 |
|---|---|
| 货物短缺 | 按你清点的数量验收，把短缺数量写入验收记录，并在当天通知供应商。库存只记入实际到货的数量；短缺的项目补齐后，另作一笔入库登记。 |
| 货物多出 | 把多出的部分分开并询问供应商：要么退回，要么转为追加订单并更正单据。在单据到达之前就把多出的货拿去销售，之后会导致账面与库存出现差异。 |
| 货物破损 | 对破损拍照，写入验收记录，并与完好的项目分开。如果要退给供应商，就登记为退货；如果不退，就作为损耗出库。 |
| 送错的商品 | 订单中没有的型号、颜色或克重，不予验收，或留作退货。以“反正能卖掉”为由收下的错误商品，意味着你订的商品反而缺货。 |
| 没有单据的货物 | 没有随货单据的货物，先不要录入库存记录，单独存放，并向供应商索要单据。需要哪种单据，请咨询你的会计师。 |
破损货物中未退还、留在手上的部分，要登记为损耗； 损耗记录应包含的内容见什么是损耗指南。
收货验收记录里应包含什么？
只有出现差异时才需要验收记录；没有差异时，一张签字的入库单就是验收的凭证。验收记录包含以下内容：
- 日期和时间、供应商名称、发货送货单或发票号码，
- 送货人（司机或快递员）的姓名和车牌号，
- 每个有差异的项目的商品名称和编码、送货单上的数量、清点的数量，
- 差异的类型——短缺、多出、破损、送错商品、保质期过短——及简短说明，
- 如有破损，注明已拍照，
- 交货人和收货人的姓名与签字。
如果你想要一份现成、可打印的表格，免费的 仓库出入库单 Excel 模板 带有单号、单据编号、项目表和签字栏，可以当作收货验收单使用。
用条形码收货验收
对有条形码的商品，最可靠的清点方式就是扫码：每扫一次计一件，同一商品不会被写在两行， 即使商品名称写法不同，编码也保持一致。没有条形码的商品，先给它们分配唯一编码；编码如何建立，见如何设置库存编码，扫码枪的选择和 贴标签则见条形码库存管理指南。验收合格的货物 如何上架，见货架编址系统 指南。
在 Ofisx 中收货验收
在 Ofisx 中，收货验收入账的界面是采购界面。你选择供应商和日期， 通过扫码或从列表中添加商品，输入采购价格和付款方式（现金、转账或赊账）； 保存的那一刻库存就会增加，并且可以打印采购单。短缺或破损项目的 说明可以写在采购单的备注栏；验收记录本身则保存在纸质文件或上面的模板中。 退还给供应商的货物按供应商退货处理，并从库存中扣减。软件的 其他界面见功能页面。
常见问题
什么是收货验收？
收货验收，是指对供应商送来的货物按订单和送货单清点检查后签收，把差异写入验收记录，并将验收合格的数量录入库存。进入仓库的每一件货物的库存记录，都从这一步开始。
收货验收要注意什么？
七个要点：单据与订单是否相符、箱数、外包装是否完好、箱内件数、商品是否正确、保质期，以及冷链商品的温度。外包装和箱数必须在司机离开之前检查。
收货验收记录怎么写？
验收记录中写明日期、供应商、送货单号、送货人、每个有差异项目的名称、送货单上的数量和清点的数量、差异类型（短缺、多出、破损、送错商品）及说明；交货人和收货人签字。没有差异时无需另写验收记录，一张签字的入库单就够了。
超市怎么做收货验收？
同样是这七个步骤，另外三点要注意：把验收安排在收银不忙的时段，先验收冷链商品并立即放入冷柜，每个项目都要查看保质期。超市里新到的商品要摆在旧商品的后面；否则旧日期的商品会留在货架上，最终变成损耗。
货物短缺如何通知？
短缺数量当着司机的面写入验收记录，由双方签字，并在当天以书面形式（邮件或消息，附上验收记录的照片）通知供应商。库存只记入实际到货的数量；短缺补齐后，另作一笔入库。
谁来负责收货验收？
尽量由下订单的人以外的人来做。下订单的人知道会来什么货，容易疏于清点；另一个人来数，就能发现差异。只有一个人的小企业，则应在货物到达的当下一次性完成验收，不要拖到以后。
收货验收与盘点差异有什么关系？
盘点中出现的差异，有相当一部分源自收货环节：送货单上的数量未经清点就入了库、短缺的货被当作足量到货登记，或者几天之后才做入库。在收货时数准的货物，到盘点日之前都会与账面保持一致；盘点本身见仓库盘点怎么做指南。
最近更新：2026-10-06
应用内的条形码采购与退货
扫描到货商品；你验收的数量会立即记入库存。
