كيف يتم استلام البضاعة؟

تتحدد دقة المخزون في المستودع لحظة دخول البضاعة من الباب. فالكرتونة التي تدخل المخزون دون عدّ لمجرد أن إشعار التسليم يذكر «50» تعني نقصًا لن تلحظه حتى يوم الجرد. يشرح هذا الدليل خطوات استلام البضاعة في المستودع أو السوبرماركت، وقائمة الفحص، وما يجب فعله في الحالات المختلفة، ومحضر الاستلام.

ما هو استلام البضاعة؟

استلام البضاعة هو أولى العمليات الأربع في إدارة المستودع: الاستلام، والوضع على الرفوف، والتجهيز والشحن، والجرد. وهدفه أن ترى قبل الاستلام أن ما قال المورّد إنه أرسله هو نفسه ما وصل فعلًا. وأي فرق يُغفل هنا لا يُصحَّح في أي خطوة لاحقة؛ بل يظهر فقط عند الجرد، ويصعب حينها معرفة سببه. شرحنا العمليات الأربع كاملة في دليل ما هي إدارة المستودع.

يشرح هذا الدليل استلام البضاعة التجارية في مستودعات الشركات الخاصة. أما إجراءات الفحص والاستلام في المشتريات الحكومية فتخضع لقواعد منفصلة ولا يتناولها هذا الدليل.

كيف يتم استلام البضاعة؟ سبع خطوات

1. استعد أثناء انتظار الشحنة

اعرف مسبقًا ما سيصل من كل مورّد: ضع قائمة البنود والكميات من طلب الشراء جاهزة على طاولة الاستلام. وخصّص منطقة استلام منفصلة عن منطقة البيع والشحن تنتظر فيها البضاعة الواردة، حتى لا تختلط الكراتين التي لم ينته استلامها بالرفوف أو بالبيع.

2. قارن المستند بطلب الشراء

أول ما تفعله عند وصول المركبة هو فحص المستند لا البضاعة. تأكد من أن اسم المستلم والتاريخ والبنود في إشعار التسليم تطابق طلبك. وإن وُجد بند لم تطلبه أو مستند صادر باسم مستلم آخر فتحدّث مع المورّد قبل إنزال البضاعة.

3. افحص العبوة الخارجية بحضور السائق

عاين الكرتونة المهروسة أو المبللة أو الممزقة أو المفتوح شريطها اللاصق بحضور السائق وصوّرها. قارن عدد الكراتين بعددها في إشعار التسليم. وفي المنتجات المبرّدة تحقق من درجة حرارة المنتج. فإثبات تلف العبوة الخارجية بعد مغادرة السائق صعب جدًا.

4. عُدّ بندًا بندًا

عدد الكراتين لا يكفي؛ افتح الكراتين وعُدّ القطع بداخلها. ومسح الباركود أثناء العدّ يمنع عدّ المنتج نفسه مرتين أو عدم عدّه أبدًا. اكتب الكمية المعدودة بجانب الكمية في إشعار التسليم — الرقم الذي عددتَه فعلًا لا تقديرًا.

5. افحص الجودة وتاريخ الصلاحية

تحقق من أن المنتج هو المنتج المطلوب (الطراز واللون والوزن)، وأنه سليم، ومن تاريخ صلاحيته. دوّن ملاحظة خاصة إن كان تاريخ المنتج الوارد أقصر من تاريخ ما هو على الرف؛ فهذا يحدد قرار الإرجاع وترتيب الرف معًا.

6. دوّن الفروقات في المحضر ووقّعه

اكتب في المحضر كل بند ناقص أو زائد أو تالف أو خاطئ مع كميته، ووقّع المحضر المسلِّمُ والمستلِم، وأضف ملاحظة قصيرة على إشعار التسليم أيضًا. أبلغ المورّد بالفرق كتابيًا في اليوم نفسه. فالنقص الذي لا يُبلَّغ عنه يتعذّر في الغالب تعويضه لاحقًا.

7. ضع البضاعة على الرف وسجّلها في اليوم نفسه

ضع البضاعة المقبولة في عنوانها على الرف؛ وضع الوارد الجديد خلف القديم ليخرج القديم أولًا — ويسمى هذا الترتيب FIFO (الوارد أولًا يصرف أولًا). ثم سجّل الإدخال في سجل المخزون في اليوم نفسه — بالكمية التي قبلتَها لا بالكمية المكتوبة في إشعار التسليم. فإذا تأجّل تسجيل الإدخال، جرت كل عملية بيع في ذلك اليوم على مخزون غير صحيح.

قائمة فحص استلام البضاعة

قائمة قصيرة يمكن تعليقها على طاولة الاستلام. إذا لم تكن إجابة السؤال في أي سطر «نعم»، يُنفَّذ الإجراء المذكور في الجهة المقابلة:

ماذا نفعل إذا وصلت البضاعة ناقصة أو زائدة أو تالفة؟

الجزء التالف الذي لم يُرجَع ويبقى لديك يُسجَّل كهالك؛ والحقول اللازمة في سجل الهالك موجودة في دليل ما هو الهالك.

ماذا يجب أن يتضمن محضر استلام البضاعة؟

لا حاجة إلى المحضر إلا عند وجود فرق؛ وإذا لم يوجد فرق فإيصال الإدخال الموقَّع هو إثبات الاستلام. ويتضمن المحضر ما يلي:

• التاريخ والوقت، واسم المورّد، ورقم إشعار الشحن (İrsaliye) أو الفاتورة،
• اسم من أحضر البضاعة (السائق أو الساعي) ولوحة المركبة،
• اسم المنتج ورمزه لكل بند فيه فرق، والكمية في إشعار التسليم، والكمية المعدودة،
• نوع الفرق — ناقص، زائد، تالف، منتج خاطئ، قصير التاريخ — مع شرح مختصر له،
• ملاحظة بأنه جرى التقاط صور إن وُجد تلف،
• اسم المسلِّم والمستلِم وتوقيعهما.

وإن أردتَ نموذجًا جاهزًا وقابلًا للطباعة، فيمكن استخدام قالب Excel المجاني لإيصال إدخال وإخراج المستودع كنموذج لاستلام البضاعة، فهو يتضمن رقم الإيصال ورقم المستند وجدول البنود وخانات التوقيع.

استلام البضاعة بالباركود

في المنتجات التي لها باركود، أوثق طريقة للعدّ هي المسح: كل مسحة تعدّ قطعة واحدة، ولا يُكتب المنتج نفسه في سطرين، ويبقى الرمز نفسه حتى لو كُتب اسم المنتج بصيغة مختلفة. أما المنتجات التي بلا باركود فأعطها أولًا رمزًا فريدًا؛ وطريقة بناء الرمز في دليل كيف يُعطى رمز المخزون، واختيار القارئ ووضع الملصقات في دليل متابعة المخزون بالباركود. أما كيفية وضع البضاعة المقبولة على الرف فتجدها في دليل نظام ترقيم الرفوف.

استلام البضاعة في Ofisx

الشاشة التي يُسجَّل فيها استلام البضاعة في Ofisx هي شاشة المشتريات. تختار المورّد والتاريخ، وتضيف المنتجات بمسح الباركود أو من القائمة، وتُدخل سعر الشراء وطريقة الدفع (نقدًا أو تحويلًا أو آجلًا)؛ وبمجرد الحفظ يزداد المخزون ويمكنك طباعة إيصال الشراء. ويمكنك كتابة وصف البند الناقص أو التالف في حقل الملاحظات الخاص بالشراء؛ أما المحضر نفسه فيُحفظ على الورق أو في القالب المذكور أعلاه. والبضاعة المُعادة إلى المورّد تُسجَّل كـمرتجع مورّد وتُخصم من المخزون. وتجد باقي شاشات البرنامج في صفحة المزايا.

الأسئلة الشائعة

آخر تحديث: 2026-10-06

سجّلوا استلام البضاعة في اليوم نفسه

افتح حسابًا مجانيًا؛ وامسح البضاعة الواردة بالباركود وسجّلها كمشتريات، ليُحدَّث المخزون ورصيد المورّد معًا.