Kako se vrši prijem robe?
Prijem robe je preuzimanje robe od dobavljača nakon što se ona prebroji i proveri prema narudžbini i otpremnici, upisivanje nedostajućih, viškova i oštećenih stavki u potpisani zapisnik i knjiženje primljene količine na zalihe istog dana. Pravilno obavljen prijem robe ima sedam koraka: priprema, provera dokumenta, provera spoljašnje ambalaže, brojanje stavku po stavku, kontrola kvaliteta i roka trajanja, zapisnik o razlikama i slaganje na policu uz evidentiranje.
Tačnost zaliha u magacinu određuje se u trenutku kada roba uđe na vrata. Kutija koja je ušla u zalihe a da nije prebrojana samo zato što na otpremnici piše „50“ znači manjak koji nećete primetiti do dana popisa. Ovaj vodič opisuje korake prijema robe u magacinu ili prodavnici, kontrolnu listu, šta raditi u različitim situacijama i kako izgleda zapisnik o prijemu robe.
Šta je prijem robe?
Prijem robe je prvi od četiri procesa upravljanja magacinom: prijem, slaganje, komisioniranje-otprema i popis. Svrha prijema je da pre preuzimanja vidite da je ono što dobavljač kaže da je poslao isto što je zaista stiglo. Razlika koja se ovde propusti ne ispravlja se ni u jednom sledećem koraku; pojavi se tek na popisu, a tada je teško utvrditi uzrok. Sva četiri procesa objasnili smo u vodiču šta je upravljanje magacinom.
Ovaj vodič opisuje prijem robe za trgovinu u magacinima samih firmi. Kontrola i prijem u javnim nabavkama podležu posebnim pravilima i ovde se ne razmatraju.
Kako se obavlja prijem robe? Sedam koraka
1. Pripremite se dok čekate isporuku
Unapred znajte šta stiže od kog dobavljača: spisak stavki i količina iz vaše narudžbine neka bude spreman na prijemnom stolu. Odvojite prijemni prostor u kojem će roba čekati, odvojen od prostora za prodaju i otpremu; kutije čiji prijem nije završen ne smeju da se pomešaju ni sa policom ni sa prodajom.
2. Uporedite dokument sa narudžbinom
Kada vozilo stigne, prvo se proverava dokument, a ne roba. Proverite da se ime primaoca, datum i stavke na otpremnici slažu sa vašom narudžbinom. Ako postoji stavka koju niste poručili ili dokument izdat na drugog primaoca, razgovarajte pre nego što se roba istovari.
3. Proverite spoljašnju ambalažu u prisustvu vozača
Izgnječenu, mokru, pocepanu ili otvorenu kutiju pregledajte dok je vozač tu i fotografišite je. Uporedite broj kutija sa brojem kutija na otpremnici. Kod proizvoda koji stižu hladnim lancem proverite temperaturu proizvoda. Spoljašnje oštećenje primećeno nakon odlaska vozača veoma je teško dokazati.
4. Brojte stavku po stavku
Broj kutija nije dovoljan; otvorite kutije i prebrojte komade unutra. Brojanje skeniranjem barkoda sprečava da isti artikal bude prebrojan dvaput ili nijednom. Prebrojanu količinu upišite pored količine sa otpremnice — broj koji ste zaista izbrojali, a ne procenu.
5. Proverite kvalitet i rok trajanja
Proverite da je artikal pravi (model, boja, gramaža), da nije oštećen i koliki mu je rok trajanja. Posebno zabeležite artikal koji stiže sa kraćim rokom od onih koji već stoje na polici; to je odluka i o povratu i o redosledu na polici.
6. Razlike upišite u zapisnik i obezbedite potpise
Svaku stavku koja nedostaje, koja je višak, oštećena ili pogrešna upišite u zapisnik zajedno sa količinom; zapisnik neka potpišu onaj ko isporučuje i onaj ko prima, a na otpremnicu dodajte i kratku napomenu. Razliku istog dana pismeno prijavite dobavljaču. Nedostajuća roba koja nije prijavljena često se više ne može naplatiti.
7. Složite na policu i istog dana evidentirajte
Primljenu robu složite na njenu adresu; novu robu stavite iza stare da bi stara izašla prva — taj raspored polica zove se FIFO (prvi ušao, prvi izašao). Zatim istog dana unesite ulaz u evidenciju zaliha — ne količinu sa otpremnice, već količinu koju ste primili. Kada se evidentiranje ulaza odloži, svaka prodaja tog dana obavlja se na osnovu pogrešnog stanja zaliha.
Kontrolna lista za prijem robe
Kratka lista koja može da visi na prijemnom stolu. Ako odgovor u nekom redu nije „da“, radi se ono što piše desno:
| Kontrola | Pitanje | Ako se ne slaže |
|---|---|---|
| Dokument | Da li su primalac, datum i stavke na otpremnici isti kao u narudžbini? | Razgovarajte sa dobavljačem pre istovara robe. |
| Broj kutija | Da li je broj stiglih kutija isti kao na otpremnici? | Nedostajuću kutiju upišite u zapisnik u prisustvu vozača. |
| Spoljašnja ambalaža | Ima li izgnječenih, mokrih ili otvorenih kutija? | Fotografišite, pokažite vozaču, upišite u zapisnik. |
| Količina | Da li je broj komada u kutiji isti kao količina na otpremnici? | Upišite prebrojanu količinu, razliku unesite u zapisnik. |
| Pravi artikal | Da li su model, boja, gramaža i veličina isti kao u narudžbini? | Odvojite pogrešan artikal, nemojte ga primiti ili ga odvojite za povrat. |
| Rok trajanja | Da li je rok dovoljno dug, da li je kraći od onog na polici? | Zabeležite artikal sa kraćim rokom; vratite ga prema pravilu dogovorenom sa dobavljačem. |
| Temperatura | Da li je proizvod iz hladnog lanca stigao na odgovarajućoj temperaturi? | Ako nije odgovarajuća, nemojte ga primiti i upišite u zapisnik. |
Šta raditi ako roba stigne manjkava, u višku ili oštećena?
| Situacija | Šta se radi |
|---|---|
| Roba koja nedostaje | Primite količinu koju ste izbrojali, nedostajuću količinu upišite u zapisnik i istog dana obavestite dobavljača. U zalihe unesite samo stiglu količinu; kada se nedostajuća stavka dopuni, unosi se kao poseban ulaz. |
| Roba u višku | Odvojite višak i pitajte dobavljača: ili će biti vraćen, ili pretvoren u dodatnu narudžbinu uz ispravljen dokument. Ako višak stavite u prodaju pre nego što stigne dokument, kasnije će doći do razlike između evidencije i zaliha. |
| Oštećena roba | Fotografišite oštećenje, upišite ga u zapisnik i odvojite od ispravnih stavki. Ako će se vraćati dobavljaču, evidentirajte kao povrat; ako se neće vraćati, izvršite izlaz kao rastur. |
| Pogrešan artikal | Model, boja ili gramaža kojih nema u narudžbini ne primaju se ili se odvajaju za povrat. Pogrešan artikal primljen s mišlju „nekako će se prodati“ znači da artikal koji ste poručili ostaje nedostajući. |
| Roba bez dokumenta | Robu za koju nije stigao dokument odvojite bez unosa u evidenciju zaliha i zatražite dokument od dobavljača. O tome koji je dokument potreban posavetujte se sa svojim računovođom. |
Deo oštećene robe koji nije vraćen i ostaje kod vas evidentira se kao rastur; svako polje koje treba da postoji u evidenciji rastura navedeno je u vodiču šta je rastur.
Šta treba da sadrži zapisnik o prijemu robe?
Zapisnik je potreban samo kada postoji razlika; ako razlike nema, potpisana ulazna priznanica je dokaz prijema. Zapisnik sadrži sledeće:
- datum i vreme, naziv dobavljača, broj otpremnice ili fakture,
- ime osobe koja je donela robu (vozač ili kurir) i registarske oznake vozila,
- za svaku stavku sa razlikom: naziv i šifru artikla, količinu na otpremnici, prebrojanu količinu,
- vrstu razlike — manjak, višak, oštećenje, pogrešan artikal, kraći rok — i kratko objašnjenje,
- napomenu da su fotografije oštećenja snimljene, ako je bilo oštećenja,
- ime i potpis onoga ko isporučuje i onoga ko prima.
Ako želite gotov obrazac koji se može odštampati, besplatan Excel šablon ulazno-izlazne priznanice magacina može se koristiti kao obrazac za prijem robe, sa brojem priznanice, brojem dokumenta, tabelom stavki i poljima za potpis.
Prijem robe pomoću barkoda
Kod artikla sa barkodom najpouzdaniji način brojanja je skeniranje: svako skeniranje broji jedan komad, isti artikal ne može biti upisan u dva reda, a šifra ostaje ista čak i ako je naziv artikla napisan drugačije. Artiklima bez barkoda prvo dodelite jedinstvenu šifru; kako se šifra uspostavlja opisano je u vodiču kako se dodeljuje šifra artikla, a izbor čitača i etiketiranje u vodiču praćenje zaliha pomoću barkoda. Kako će primljena roba biti složena na policu opisano je u vodiču sistem adresiranja polica.
Prijem robe u aplikaciji Ofisx
Ekran u kojem se prijem robe evidentira u aplikaciji Ofisx jeste ekran Nabavka. Izaberete dobavljača i datum, artikle dodajete skeniranjem barkoda ili sa liste, unosite nabavnu cenu i način plaćanja (gotovina, virman ili dug); čim sačuvate, zaliha se povećava i možete odštampati nabavni dokument. Opis nedostajuće ili oštećene stavke možete upisati u polje za napomenu nabavke; sam zapisnik se vodi na papiru ili u gore navedenom šablonu. Roba vraćena dobavljaču evidentira se kao Povrat dobavljaču i skida se sa zaliha. Ostali ekrani programa nalaze se na stranici sa funkcijama.
Česta pitanja
Šta je prijem robe?
Prijem robe je preuzimanje robe od dobavljača nakon brojanja i provere prema narudžbini i otpremnici, upisivanje razlika u zapisnik i knjiženje primljene količine na zalihe. Evidencija zaliha svake robe koja uđe u magacin počinje ovim korakom.
Na šta treba obratiti pažnju pri prijemu robe?
Na sedam tačaka: da li se dokument slaže sa narudžbinom, broj kutija, da li je spoljašnja ambalaža neoštećena, količina u kutiji, da li je artikal pravi, rok trajanja i temperatura kod proizvoda iz hladnog lanca. Spoljašnju ambalažu i broj kutija treba proveriti pre nego što vozač ode.
Kako se piše zapisnik o prijemu robe?
U zapisnik se upisuju datum, dobavljač, broj otpremnice, osoba koja je dovezla robu, naziv svake stavke sa razlikom, količina na otpremnici i prebrojana količina, vrsta razlike (manjak, višak, oštećenje, pogrešan artikal) i objašnjenje; potpisuju ga onaj ko isporučuje i onaj ko prima. Ako razlike nema, poseban zapisnik nije potreban, dovoljna je potpisana ulazna priznanica.
Kako se obavlja prijem robe u prodavnici?
Istim sedmim koracima, uz tri dodatna upozorenja: prijem zakažite u vreme kada na kasi nema gužve, proizvode iz hladnog lanca prvo primite i odmah stavite u frižider, a rok trajanja proveravajte kod svake stavke. U prodavnici se nova roba slaže iza stare; u suprotnom artikli sa starijim rokom ostaju na polici i postaju rastur.
Kako se prijavljuje roba koja nedostaje?
Nedostajuća količina upisuje se u zapisnik u prisustvu vozača, zapisnik potpisuju obe strane, a istog dana se dobavljaču prijavljuje pismeno (e-poštom ili porukom, uz fotografiju zapisnika). U zalihe se unosi samo stigla količina; kada se manjak dopuni, pravi se poseban ulaz.
Ko treba da obavlja prijem robe?
Ako je moguće, neko ko nije poručio robu. Osoba koja je poručila zna šta treba da stigne pa lako previdi brojanje; kada broji druga osoba, razlika se uhvati. U firmi sa jednim zaposlenim prijem obavite čim isporuka stigne i u jednom prolazu, ne ostavljajte za kasnije.
Kakva je veza između prijema robe i razlika na popisu?
Važan deo razlika na popisu nastaje pri prijemu: količina sa otpremnice se unosi u zalihe bez brojanja, roba koja je stigla s manjkom evidentira se kao da je stigla kompletna, ili se ulaz knjiži tek nakon nekoliko dana. Roba koja je pri prijemu ispravno prebrojana do dana popisa ostaje u skladu sa evidencijom; sam popis opisan je u vodiču kako se radi popis magacina.
Poslednje ažuriranje: 2026-10-06
Nabavka i povrat pomoću barkoda u aplikaciji
Skenirajte stiglu robu; količina koju ste primili odmah se knjiži na zalihe.
Prijem robe evidentirajte istog dana
Otvorite besplatan nalog; stiglu robu skenirajte barkodom i evidentirajte kao nabavku, a zaliha i saldo dobavljača ažuriraju se zajedno.