Wie funktioniert der Wareneingang?
Wareneingang bedeutet: Vom Lieferanten angelieferte Ware wird anhand von Bestellung und Lieferschein gezählt und geprüft und erst dann angenommen, fehlende, überzählige und beschädigte Positionen werden in einem unterschriebenen Protokoll festgehalten, und die angenommene Menge wird noch am selben Tag in den Bestand gebucht. Ein korrekter Wareneingang besteht aus sieben Schritten: Vorbereitung, Belegprüfung, Prüfung der Außenverpackung, Positionszählung, Qualitäts- und Datumsprüfung, Differenzprotokoll sowie Einlagern und Verbuchen.
Die Richtigkeit des Lagerbestands entscheidet sich in dem Moment, in dem die Ware durch die Tür kommt. Ein Karton, der ungezählt in den Bestand gebucht wird, nur weil auf dem Lieferschein „50“ steht, ist ein Fehlbestand, den Sie bis zum Inventurtag nicht bemerken. Dieser Ratgeber beschreibt die Schritte des Wareneingangs in einem Lager oder Supermarkt, die Checkliste, das Vorgehen in verschiedenen Fällen und das Wareneingangsprotokoll.
Was ist der Wareneingang?
Der Wareneingang ist der erste der vier Prozesse der Lagerverwaltung: Wareneingang, Einlagerung, Kommissionierung und Versand sowie Inventur. Sein Zweck ist, vor der Annahme zu sehen, ob das, was der Lieferant angeblich geschickt hat, mit dem tatsächlich Angelieferten übereinstimmt. Eine Abweichung, die hier übersehen wird, lässt sich in keinem späteren Schritt mehr korrigieren; sie taucht erst bei der Inventur auf, und dann ist die Ursache schwer zu finden. Alle vier Prozesse zusammen erklären wir im Ratgeber Was ist Lagerverwaltung.
Dieser Ratgeber behandelt den Wareneingang von Handelsware in den eigenen Lagern von Unternehmen. Prüfung und Abnahme bei öffentlichen Beschaffungen unterliegen eigenen Regeln und werden hier nicht behandelt.
Wie läuft der Wareneingang ab? Sieben Schritte
1. Während Sie auf die Lieferung warten, vorbereiten
Wissen Sie vorab, von welchem Lieferanten was kommt: Die Liste der Positionen und Mengen Ihrer Bestellung sollte am Annahmetisch bereitliegen. Richten Sie einen Annahmebereich ein, der vom Verkaufs- und Versandbereich getrennt ist und in dem die ankommende Ware wartet; Kartons, deren Annahme noch nicht abgeschlossen ist, sollen weder ins Regal noch in den Verkauf gelangen.
2. Den Beleg mit der Bestellung abgleichen
Sobald das Fahrzeug eintrifft, prüfen Sie zuerst nicht die Ware, sondern den Beleg. Achten Sie darauf, dass Empfängername, Datum und Positionen auf dem Lieferschein mit Ihrer Bestellung übereinstimmen. Steht dort eine Position, die Sie nicht bestellt haben, oder ein Beleg, der auf einen anderen Empfänger ausgestellt ist, sprechen Sie darüber, bevor die Ware abgeladen wird.
3. Die Außenverpackung im Beisein des Fahrers prüfen
Sehen Sie sich eingedrückte, nasse, eingerissene oder geöffnete Kartons an, solange der Fahrer da ist, und fotografieren Sie sie. Vergleichen Sie die Kartonanzahl mit der Anzahl auf dem Lieferschein. Prüfen Sie bei Ware aus der Kühlkette die Produkttemperatur. Äußere Schäden, die erst nach der Abfahrt des Fahrers auffallen, sind sehr schwer zu belegen.
4. Position für Position zählen
Die Kartonanzahl genügt nicht; öffnen Sie die Kartons und zählen Sie die Stückzahl darin. Bei Artikeln mit Barcode verhindert das Zählen per Scan, dass derselbe Artikel doppelt oder gar nicht gezählt wird. Schreiben Sie die gezählte Menge neben die Menge auf dem Lieferschein – die Zahl, die Sie gezählt haben, nicht eine Schätzung.
5. Qualität und Verfallsdatum prüfen
Prüfen Sie, ob es der richtige Artikel ist (Modell, Farbe, Grammatur), ob er unbeschädigt ist und welches Verfallsdatum er hat. Notieren Sie Ware, die mit kürzerem Datum als die im Regal vorhandene ankommt, gesondert; das ist zugleich eine Entscheidung über Rückgabe und Regalreihenfolge.
6. Differenzen im Protokoll festhalten und unterschreiben lassen
Tragen Sie jede fehlende, überzählige, beschädigte oder falsch gelieferte Position mit ihrer Menge ins Protokoll ein; lassen Sie das Protokoll vom Übergebenden und vom Annehmenden unterschreiben und vermerken Sie zusätzlich eine kurze Notiz auf dem Lieferschein. Melden Sie die Differenz dem Lieferanten noch am selben Tag schriftlich. Eine nicht gemeldete Fehlmenge lässt sich meist nicht mehr einfordern.
7. Einlagern und noch am selben Tag verbuchen
Lagern Sie die angenommene Ware an ihrem Platz ein; stellen Sie Neuware hinter die ältere, damit die ältere zuerst herausgeht – diese Regalordnung heißt FIFO (First In, First Out). Buchen Sie den Zugang anschließend noch am selben Tag in den Bestand – nicht die Menge auf dem Lieferschein, sondern die Menge, die Sie angenommen haben. Wird die Buchung eines Zugangs aufgeschoben, erfolgt jeder Verkauf dieses Tages auf Grundlage eines falschen Bestands.
Checkliste für den Wareneingang
Eine kurze Liste zum Aufhängen am Annahmetisch. Lautet die Antwort auf die Frage in einer Zeile nicht „Ja“, wird die Maßnahme rechts durchgeführt:
| Prüfung | Frage | Bei Abweichung |
|---|---|---|
| Beleg | Stimmen Empfänger, Datum und Positionen auf dem Lieferschein mit der Bestellung überein? | Sprechen Sie mit dem Lieferanten, bevor die Ware abgeladen wird. |
| Kartonanzahl | Entspricht die Anzahl der gelieferten Kartons der auf dem Lieferschein? | Tragen Sie den fehlenden Karton im Beisein des Fahrers ins Protokoll ein. |
| Außenverpackung | Gibt es eingedrückte, nasse oder geöffnete Kartons? | Fotografieren, dem Fahrer zeigen, im Protokoll festhalten. |
| Stückzahl | Entspricht die Stückzahl im Karton der Menge auf dem Lieferschein? | Gezählte Menge notieren, die Differenz ins Protokoll aufnehmen. |
| Richtiger Artikel | Stimmen Modell, Farbe, Grammatur und Größe mit der Bestellung überein? | Falschen Artikel aussondern, nicht annehmen oder für die Rückgabe zurücklegen. |
| Verfallsdatum | Ist das Datum lang genug, ist es kürzer als bei der Ware im Regal? | Ware mit kurzem Datum notieren; gemäß der mit dem Lieferanten vereinbarten Regel zurückgeben. |
| Temperatur | Kam die Kühlkettenware bei passender Temperatur an? | Wenn nicht, nicht annehmen und im Protokoll festhalten. |
Was tun bei fehlender, überzähliger oder beschädigter Ware?
| Fall | Vorgehen |
|---|---|
| Fehlende Ware | Nehmen Sie die gezählte Menge an, tragen Sie die Fehlmenge ins Protokoll ein und melden Sie sie dem Lieferanten noch am selben Tag. Buchen Sie nur die tatsächlich gelieferte Menge in den Bestand; die fehlende Position wird, sobald sie nachgeliefert ist, als eigener Zugang gebucht. |
| Überzählige Ware | Sondern Sie die Mehrmenge aus und fragen Sie beim Lieferanten nach: Entweder wird sie zurückgegeben oder in eine Zusatzbestellung umgewandelt und der Beleg korrigiert. Die Mehrmenge ohne Beleg in den Verkauf zu geben, führt später zu Abweichungen zwischen Buchbestand und Lagerbestand. |
| Beschädigte Ware | Fotografieren Sie den Schaden, halten Sie ihn im Protokoll fest und trennen Sie die Ware von den einwandfreien Positionen. Wird sie an den Lieferanten zurückgegeben, erfassen Sie sie als Rückgabe; wird sie nicht zurückgegeben, buchen Sie sie als Schwund aus. |
| Falscher Artikel | Modell, Farbe oder Grammatur, die nicht bestellt wurden, werden nicht angenommen oder für die Rückgabe zurückgelegt. Ein falscher Artikel, der mit dem Gedanken „Wird sich schon verkaufen“ angenommen wird, bedeutet, dass der bestellte Artikel fehlt. |
| Ware ohne Beleg | Sondern Sie Ware, zu der kein Beleg mitgeliefert wurde, aus, ohne sie in den Lagerbestand zu buchen, und fordern Sie den Beleg beim Lieferanten an. Welcher Beleg erforderlich ist, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. |
Der Teil beschädigter Ware, der nicht zurückgegeben wird und bei Ihnen bleibt, wird als Schwund erfasst; die Felder, die ein Schwundeintrag enthalten sollte, finden Sie im Ratgeber Was ist Schwund.
Was gehört in ein Wareneingangsprotokoll?
Ein Protokoll ist nur bei Abweichungen nötig; gibt es keine, ist ein unterschriebener Eingangsbeleg der Nachweis der Annahme. Ein Protokoll enthält Folgendes:
- Datum und Uhrzeit, Name des Lieferanten, Nummer des Lieferscheins oder der Rechnung,
- Name der Person, die die Ware gebracht hat (Fahrer oder Kurier), und das Kennzeichen des Fahrzeugs,
- für jede Position mit Abweichung Artikelname und -nummer, Menge laut Lieferschein, gezählte Menge,
- Art der Abweichung – fehlend, überzählig, beschädigt, falscher Artikel, kurzes Datum – und eine kurze Beschreibung,
- bei Schäden der Vermerk, dass Fotos gemacht wurden,
- Name und Unterschrift des Übergebenden und des Annehmenden.
Wenn Sie ein fertiges, druckbares Formular möchten: Die kostenlose Excel-Vorlage für Lagerein- und -ausgangsbelege lässt sich mit Belegnummer, Dokumentnummer, Positionstabelle und Unterschriftsfeldern als Wareneingangsformular verwenden.
Wareneingang mit Barcode
Bei Artikeln mit Barcode ist das Scannen die zuverlässigste Art zu zählen: Jeder Scan zählt ein Stück, derselbe Artikel wird nicht in zwei Zeilen erfasst, und die Nummer bleibt gleich, auch wenn der Artikelname unterschiedlich geschrieben wird. Vergeben Sie für Artikel ohne Barcode zunächst eine eindeutige Nummer; wie Sie Nummern aufbauen, steht im Ratgeber Wie vergibt man Artikelnummern, die Auswahl des Lesegeräts und die Etikettierung im Ratgeber Bestandsführung mit Barcode. Wie die angenommene Ware ins Regal kommt, erklärt der Ratgeber Regaladressierungssystem.
Wareneingang in Ofisx
Der Bildschirm, auf dem der Wareneingang in Ofisx verbucht wird, ist der Bildschirm Einkauf. Sie wählen den Lieferanten und das Datum, fügen die Artikel per Barcode-Scan oder aus der Liste hinzu und geben Einkaufspreis und Zahlungsart (bar, Überweisung oder offene Rechnung) ein; sobald Sie speichern, steigt der Bestand, und Sie können den Einkaufsbeleg drucken. Eine Beschreibung zu einer fehlenden oder beschädigten Position können Sie im Notizfeld des Einkaufs eintragen; das Protokoll selbst führen Sie auf Papier oder in der oben genannten Vorlage. An den Lieferanten zurückgesandte Ware wird als Lieferantenretoure erfasst und vom Bestand abgezogen. Die weiteren Bildschirme des Programms finden Sie auf der Seite „Funktionen“.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Wareneingang?
Der Wareneingang ist die Annahme von Ware vom Lieferanten, die anhand von Bestellung und Lieferschein gezählt und geprüft wird, wobei Differenzen im Protokoll festgehalten und die angenommene Menge in den Bestand gebucht wird. Mit diesem Schritt beginnt der Bestandsdatensatz jeder Ware, die ins Lager gelangt.
Worauf ist beim Wareneingang zu achten?
Auf sieben Punkte: Übereinstimmung des Belegs mit der Bestellung, Kartonanzahl, unbeschädigte Außenverpackung, Stückzahl im Karton, richtiger Artikel, Verfallsdatum und bei Kühlkettenware die Temperatur. Außenverpackung und Kartonanzahl sind zu prüfen, bevor der Fahrer wegfährt.
Wie schreibt man ein Wareneingangsprotokoll?
Ins Protokoll gehören Datum, Lieferant, Lieferscheinnummer, die Person, die das Fahrzeug gebracht hat, der Name jeder Position mit Abweichung, die Menge laut Lieferschein und die gezählte Menge, die Art der Abweichung (fehlend, überzählig, beschädigt, falscher Artikel) und ihre Beschreibung; Übergebender und Annehmender unterschreiben. Gibt es keine Abweichung, ist kein gesondertes Protokoll nötig, ein unterschriebener Eingangsbeleg genügt.
Wie läuft der Wareneingang im Supermarkt ab?
Mit denselben sieben Schritten, aber mit drei zusätzlichen Hinweisen: Legen Sie den Wareneingang auf eine Zeit, zu der an der Kasse wenig los ist, nehmen Sie Kühlkettenware zuerst an und stellen Sie sie sofort in den Kühlschrank, und prüfen Sie bei jeder Position das Verfallsdatum. Im Supermarkt wird neu angelieferte Ware hinter die ältere gestellt; andernfalls bleibt die Ware mit dem älteren Datum im Regal und wird zu Schwund.
Wie meldet man fehlende Ware?
Die Fehlmenge wird im Beisein des Fahrers im Protokoll festgehalten, das Protokoll wird von beiden Seiten unterschrieben und noch am selben Tag schriftlich (per E-Mail oder Nachricht, mit einem Foto des Protokolls) an den Lieferanten gemeldet. In den Bestand wird nur die gelieferte Menge gebucht; wird die Fehlmenge nachgeliefert, erfolgt ein gesonderter Zugang.
Wer sollte den Wareneingang durchführen?
Möglichst jemand, der nicht selbst bestellt hat. Wer die Bestellung aufgegeben hat, weiß, was kommen soll, und neigt dazu, beim Zählen etwas zu übersehen; eine zweite Person, die zählt, entdeckt die Differenz. In einem Ein-Personen-Betrieb führen Sie den Wareneingang in dem Moment, in dem die Lieferung eintrifft, in einem Zug durch und verschieben ihn nicht auf später.
Wie hängen Wareneingang und Inventurdifferenz zusammen?
Ein großer Teil der bei der Inventur auftauchenden Differenzen beginnt beim Wareneingang: Die Menge auf dem Lieferschein wird ungezählt in den Bestand gebucht, fehlende Ware wird so erfasst, als sei sie vollständig angekommen, oder der Zugang wird erst Tage später gebucht. Ware, die beim Wareneingang richtig gezählt wurde, stimmt bis zum Inventurtag mit dem Buchbestand überein; die Inventur selbst steht im Ratgeber Wie führt man eine Lagerinventur durch.
Zuletzt aktualisiert: 2026-10-06
Einkauf und Retoure per Barcode in der App
Scannen Sie die angelieferte Ware; die angenommene Menge wird sofort in den Bestand gebucht.
Den Wareneingang am selben Tag erfassen
Eröffnen Sie ein kostenloses Konto; erfassen Sie angelieferte Ware per Barcode-Scan als Einkauf, damit Bestand und Lieferantensaldo gemeinsam aktualisiert werden.