Jak przyjmować towar do magazynu?
Przyjęcie towaru to odebranie dostawy od dostawcy po przeliczeniu i sprawdzeniu jej względem zamówienia i dokumentu dostawy (irsaliye — turecki dokument przewozowy), zapisanie braków, nadwyżek i uszkodzonych pozycji w podpisanym protokole oraz wprowadzenie przyjętej ilości na stan tego samego dnia. Prawidłowe przyjęcie towaru składa się z siedmiu kroków: przygotowanie, kontrola dokumentów, kontrola opakowania zewnętrznego, przeliczenie pozycja po pozycji, kontrola jakości i dat, protokół rozbieżności oraz odłożenie na półkę z wpisem do ewidencji.
O dokładności stanów w magazynie decyduje moment, w którym towar przechodzi przez drzwi. Karton, który trafił na stan bez przeliczenia, bo na dokumencie dostawy stoi „50”, to brak, którego nie zauważysz aż do dnia inwentaryzacji. Ten poradnik opisuje kroki przyjęcia towaru w magazynie lub sklepie, listę kontrolną, postępowanie w różnych sytuacjach oraz protokół przyjęcia towaru.
Czym jest przyjęcie towaru?
Przyjęcie towaru to pierwszy z czterech procesów zarządzania magazynem: przyjęcie, rozmieszczenie, kompletacja i wysyłka oraz inwentaryzacja. Celem przyjęcia jest sprawdzenie jeszcze przed odbiorem, czy to, co dostawca twierdzi, że wysłał, zgadza się z tym, co naprawdę przyjechało. Rozbieżność pominięta na tym etapie nie zostanie naprawiona w żadnym kolejnym kroku; ujawni się dopiero podczas inwentaryzacji, a wtedy trudno ustalić jej przyczynę. Całość czterech procesów opisaliśmy w poradniku czym jest zarządzanie magazynem.
Ten poradnik dotyczy przyjęcia towarów handlowych w magazynach własnych firm. Kontrola i odbiór w zamówieniach publicznych podlegają odrębnym zasadom i nie są tu omawiane.
Jak przyjąć towar? Siedem kroków
1. Przygotuj się, zanim przyjedzie dostawa
Wiedz z góry, co przyjedzie od którego dostawcy: lista pozycji i ilości z Twojego zamówienia powinna leżeć gotowa przy stanowisku przyjęć. Wydziel strefę przyjęć, w której towar będzie czekał, oddzielną od strefy sprzedaży i wysyłki; karton, którego przyjęcie nie zostało zakończone, nie może trafić ani na półkę, ani do sprzedaży.
2. Porównaj dokument z zamówieniem
Gdy pojazd przyjedzie, pierwsze, co sprawdzasz, to nie towar, lecz dokument. Zobacz, czy nazwa odbiorcy, data i pozycje na dokumencie dostawy zgadzają się z Twoim zamówieniem. Jeśli jest pozycja, której nie zamawiałeś, albo dokument wystawiony na innego odbiorcę, porozmawiaj, zanim towar zostanie rozładowany.
3. Sprawdź opakowanie zewnętrzne w obecności kierowcy
Pogniecione, mokre, rozdarte lub z naruszoną taśmą kartony obejrzyj i sfotografuj przy kierowcy. Porównaj liczbę kartonów z liczbą wpisaną na dokumencie dostawy. Przy produktach przewożonych w łańcuchu chłodniczym sprawdź temperaturę produktu. Uszkodzenia zewnętrzne zauważone po odjeździe kierowcy bardzo trudno udowodnić.
4. Przelicz pozycja po pozycji
Liczba kartonów nie wystarczy; otwórz kartony i przelicz sztuki w środku. Liczenie produktów z kodem kreskowym przez skanowanie chroni przed policzeniem tego samego produktu dwa razy lub wcale. Zapisz przeliczoną ilość obok ilości z dokumentu dostawy — nie szacunek, lecz liczbę, którą naprawdę przeliczyłeś.
5. Sprawdź jakość i termin przydatności
Sprawdź, czy produkt jest właściwy (model, kolor, gramatura), czy jest nieuszkodzony i jaki ma termin przydatności. Produkt, który przyjechał z krótszym terminem niż te stojące na półce, odnotuj osobno; to decyzja zarówno o zwrocie, jak i o kolejności na półce.
6. Zapisz rozbieżności w protokole i podpisz
Każdą brakującą, nadwyżkową, uszkodzoną lub błędną pozycję zapisz w protokole wraz z ilością; daj protokół do podpisania osobie dostarczającej i odbierającej oraz dopisz krótką notatkę na dokumencie dostawy. Zgłoś rozbieżność dostawcy na piśmie tego samego dnia. Niezgłoszonego braku najczęściej nie da się już odzyskać.
7. Odłóż na półkę i wprowadź do ewidencji tego samego dnia
Umieść przyjęty towar pod jego adresem; nowy ustaw za starym, aby najpierw schodził stary — ten układ półek nazywa się FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło). Następnie wprowadź przyjęcie do ewidencji tego samego dnia — nie ilość z dokumentu dostawy, lecz ilość, którą faktycznie przyjąłeś. Jeśli wpis zostanie odłożony, każda sprzedaż tego dnia odbywa się na błędnym stanie.
Lista kontrolna przyjęcia towaru
Krótka lista, którą można powiesić przy stanowisku przyjęć. Jeśli odpowiedź na pytanie w wierszu nie brzmi „tak”, wykonaj czynność z prawej kolumny:
| Kontrola | Pytanie | Jeśli się nie zgadza |
|---|---|---|
| Dokument | Czy odbiorca, data i pozycje na dokumencie dostawy zgadzają się z zamówieniem? | Porozmawiaj z dostawcą, zanim towar zostanie rozładowany. |
| Liczba kartonów | Czy liczba przyjechanych kartonów zgadza się z dokumentem dostawy? | Zapisz brakujący karton w protokole przy kierowcy. |
| Opakowanie zewnętrzne | Czy są pogniecione, mokre lub otwarte kartony? | Sfotografuj, pokaż kierowcy, zapisz w protokole. |
| Ilość | Czy liczba sztuk w kartonie zgadza się z ilością na dokumencie dostawy? | Wpisz przeliczoną ilość, odnotuj różnicę w protokole. |
| Właściwy produkt | Czy model, kolor, gramatura, rozmiar zgadzają się z zamówieniem? | Odłóż błędny produkt, nie przyjmuj go albo przeznacz do zwrotu. |
| Termin przydatności | Czy termin jest wystarczająco długi, czy jest krótszy niż ten na półce? | Odnotuj produkt z krótkim terminem; zwróć go zgodnie z regułą uzgodnioną z dostawcą. |
| Temperatura | Czy produkt z łańcucha chłodniczego przyjechał w odpowiedniej temperaturze? | Jeśli nie, nie przyjmuj go i zapisz w protokole. |
Co robić, gdy towaru brakuje, jest go za dużo lub jest uszkodzony?
| Sytuacja | Co zrobić |
|---|---|
| Brakujący towar | Przyjmij ilość, którą przeliczyłeś, zapisz brakującą ilość w protokole i zgłoś ją dostawcy tego samego dnia. Na stan wprowadź tylko ilość, która przyjechała; brakująca pozycja po uzupełnieniu zostanie wprowadzona jako osobne przyjęcie. |
| Nadwyżka towaru | Odłóż nadwyżkę i zapytaj dostawcę: albo zostanie zwrócona, albo zamieniona na dodatkowe zamówienie z poprawionym dokumentem. Wystawienie nadwyżki do sprzedaży przed otrzymaniem dokumentu prowadzi później do rozbieżności między zapisem a stanem. |
| Uszkodzony towar | Sfotografuj uszkodzenie, zapisz w protokole i oddziel od pozycji nieuszkodzonych. Jeśli towar ma wrócić do dostawcy, zarejestruj go jako zwrot; jeśli nie, wyksięguj jako ubytek. |
| Błędny produkt | Modelu, koloru lub gramatury spoza zamówienia nie przyjmuje się albo przeznacza się go do zwrotu. Błędny produkt przyjęty na zasadzie „jakoś się sprzeda” oznacza, że brakuje produktu, który zamówiłeś. |
| Towar bez dokumentu | Towar, do którego nie dotarł dokument, odłóż bez wprowadzania na stan i poproś dostawcę o dokument. O to, jaki dokument jest wymagany, zapytaj swojego księgowego. |
Część uszkodzonego towaru, która nie wraca do dostawcy i zostaje u Ciebie, księgowana jest jako ubytek; pola, które powinien zawierać zapis ubytku, opisuje poradnik czym są ubytki magazynowe.
Co powinien zawierać protokół przyjęcia towaru?
Protokół jest potrzebny tylko wtedy, gdy jest rozbieżność; jeśli jej nie ma, dowodem przyjęcia jest podpisany dokument wejścia (przyjęcia). Protokół zawiera:
- datę i godzinę, nazwę dostawcy, numer dokumentu dostawy (irsaliye) lub faktury,
- imię i nazwisko osoby, która przywiozła towar (kierowca lub kurier) oraz numer rejestracyjny pojazdu,
- dla każdej pozycji z rozbieżnością: nazwę i kod produktu, ilość z dokumentu dostawy, ilość przeliczoną,
- rodzaj rozbieżności — brak, nadwyżka, uszkodzenie, błędny produkt, krótki termin — wraz z krótkim opisem,
- adnotację, że wykonano zdjęcia uszkodzeń,
- imię, nazwisko i podpis osoby wydającej oraz odbierającej.
Jeśli potrzebujesz gotowego formularza do wydruku, bezpłatny szablon Excel dokumentu przyjęcia i wydania magazynowego z numerem dokumentu, numerem dokumentu źródłowego, tabelą pozycji i polami na podpisy można wykorzystać jako formularz przyjęcia towaru.
Przyjęcie towaru z kodem kreskowym
Przy produktach z kodem kreskowym najpewniejszym sposobem liczenia jest skanowanie: każde zeskanowanie liczy jedną sztukę, ten sam produkt nie trafia do dwóch wierszy, a kod pozostaje ten sam, nawet jeśli nazwę produktu zapisano inaczej. Produktom bez kodu kreskowego nadaj najpierw unikalny kod; jak go zbudować, opisuje poradnik jak nadawać kody produktów, a wybór czytnika i etykietowanie — poradnik ewidencja stanów z kodami kreskowymi. Jak ułożyć przyjęty towar na półce, wyjaśnia poradnik system adresowania półek.
Przyjęcie towaru w Ofisx
Ekranem, na którym w Ofisx rejestruje się przyjęcie towaru, jest ekran Zakup. Wybierasz dostawcę i datę, dodajesz produkty skanerem kodów kreskowych lub z listy, wpisujesz cenę zakupu i formę płatności (gotówka, przelew lub kredyt kupiecki — tzw. „veresiye”, czyli sprzedaż na zeszyt); w chwili zapisu stan rośnie i możesz wydrukować dokument zakupu. Opis brakującej lub uszkodzonej pozycji możesz wpisać w polu notatki zakupu; sam protokół prowadzi się na papierze lub we wspomnianym wyżej szablonie. Towar odsyłany do dostawcy księgujesz jako Zwrot do dostawcy i schodzi on ze stanu. Pozostałe ekrany programu znajdziesz na stronie funkcji.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest przyjęcie towaru?
Przyjęcie towaru to odebranie dostawy od dostawcy po jej przeliczeniu i sprawdzeniu względem zamówienia i dokumentu dostawy (irsaliye — turecki dokument przewozowy), zapisanie rozbieżności w protokole i wprowadzenie przyjętej ilości na stan. Od tego kroku zaczyna się ewidencja każdego towaru wchodzącego do magazynu.
Na co zwracać uwagę przy przyjęciu towaru?
Na siedem punktów: zgodność dokumentu z zamówieniem, liczbę kartonów, brak uszkodzeń opakowania zewnętrznego, liczbę sztuk w kartonie, poprawność produktu, termin przydatności oraz temperaturę w przypadku produktów z łańcucha chłodniczego. Opakowanie zewnętrzne i liczbę kartonów należy sprawdzić, zanim kierowca odjedzie.
Jak napisać protokół przyjęcia towaru?
W protokole zapisuje się datę, dostawcę, numer dokumentu dostawy (irsaliye), osobę, która przywiozła towar, nazwę każdej pozycji z rozbieżnością, ilość z dokumentu i przeliczoną, rodzaj rozbieżności (brak, nadwyżka, uszkodzenie, błędny produkt) oraz opis; osoba wydająca i odbierająca podpisują go. Jeśli rozbieżności nie ma, osobny protokół nie jest potrzebny — wystarczy podpisany dokument przyjęcia.
Jak przyjmować towar w sklepie?
Tymi samymi siedmioma krokami, z trzema dodatkowymi uwagami: przyjmuj dostawę w godzinach, gdy przy kasie nie ma ruchu, najpierw przyjmuj produkty z łańcucha chłodniczego i od razu wkładaj je do lodówki, a termin przydatności sprawdzaj przy każdej pozycji. W sklepie nowy towar układa się za starym; w przeciwnym razie produkt ze starszym terminem zostaje na półce i kończy jako ubytek.
Jak zgłosić brakujący towar?
Brakującą ilość zapisuje się w protokole przy kierowcy, protokół podpisują obie strony, a dostawcę informuje się o tym tego samego dnia na piśmie (e-mailem lub wiadomością, ze zdjęciem protokołu). Na stan wprowadza się tylko ilość, która przyjechała; po uzupełnieniu braku robi się osobne przyjęcie.
Kto powinien przyjmować towar?
Jeśli to możliwe, ktoś inny niż osoba składająca zamówienie. Osoba zamawiająca wie, co ma przyjechać, i łatwo przeoczy błąd w liczeniu; osobne przeliczenie przez drugą osobę wychwytuje rozbieżność. W firmie jednoosobowej przyjmuj towar w chwili, gdy dostawa przyjedzie, i za jednym razem — nie odkładaj tego na później.
Jaki jest związek przyjęcia towaru z różnicami inwentaryzacyjnymi?
Znaczna część różnic wykrytych podczas inwentaryzacji zaczyna się przy przyjęciu: wprowadzenie na stan ilości z dokumentu dostawy bez przeliczenia, zapisanie brakującego towaru jakby przyjechał w całości albo wprowadzenie przyjęcia po kilku dniach. Towar prawidłowo przeliczony przy przyjęciu pozostaje zgodny z zapisem aż do dnia inwentaryzacji; samą inwentaryzację opisuje poradnik jak przeprowadzić inwentaryzację magazynu.
Ostatnia aktualizacja: 2026-10-06
Zakup i zwrot z kodem kreskowym w aplikacji
Zeskanuj przyjęty towar; przyjęta ilość trafia na stan od razu.
Przyjęcie towaru zapisujcie tego samego dnia
Załóż bezpłatne konto; zeskanuj przyjęty towar kodem kreskowym i zapisz go jako zakup — stan magazynowy i saldo dostawcy zaktualizują się razem.