Si bëhet pranimi i mallit?
Pranimi i mallit është marrja në dorëzim e mallit që vjen nga furnizuesi pasi është numëruar dhe kontrolluar sipas porosisë dhe fletëdërgesës, shënimi i artikujve që mungojnë, që janë të tepërt ose të dëmtuar në një procesverbal të nënshkruar dhe regjistrimi i sasisë së pranuar në inventar në të njëjtën ditë. Një pranim malli i bërë saktë përbëhet nga shtatë hapa: përgatitja, kontrolli i dokumentit, kontrolli i ambalazhit të jashtëm, numërimi artikull pas artikulli, kontrolli i cilësisë dhe i datës, procesverbali i diferencave dhe vendosja në raft me regjistrim.
Saktësia e inventarit në magazinë përcaktohet në çastin kur malli hyn nga dera. Një kuti që hyn në inventar pa u numëruar vetëm sepse në fletëdërgesë shkruan “50” nënkupton një mungesë që nuk e vëreni deri në ditën e inventarizimit. Ky udhëzues shpjegon hapat e pranimit të mallit në një magazinë ose market, listën e kontrollit, çfarë bëhet në situata të ndryshme dhe procesverbalin e pranimit të mallit.
Çfarë është pranimi i mallit?
Pranimi i mallit është i pari nga katër proceset e menaxhimit të magazinës: pranimi i mallit, vendosja, mbledhja-dërgesa dhe inventarizimi. Qëllimi i pranimit është që, para se ta merrni në dorëzim, të shihni që ajo që furnizuesi thotë se ka dërguar dhe ajo që ka ardhur realisht janë e njëjta gjë. Një diferencë e lënë pa vënë re këtu nuk korrigjohet në asnjë hap të mëpasshëm; del vetëm në inventarizim dhe atëherë gjetja e shkakut është e vështirë. Të katër proceset i kemi shpjeguar në tërësi te udhëzuesi çfarë është menaxhimi i magazinës.
Ky udhëzues shpjegon pranimin tregtar të mallit në magazinat e vetë bizneseve. Procedurat e inspektimit dhe pranimit në prokurimet publike bëhen sipas rregullave të veçanta dhe nuk trajtohen këtu.
Si bëhet pranimi i mallit? Shtatë hapa
1. Përgatituni ndërsa prisni dërgesën
Dijeni paraprakisht çfarë do të vijë nga cili furnizues: lista e artikujve dhe e sasive të porosisë që keni dhënë le të jetë gati te tavolina e pranimit. Ndani një zonë pranimi, të ndarë nga zona e shitjes dhe e dërgesave, ku do të presë malli që vjen; kutia e pakontrolluar të mos përzihet as me raftin, as me shitjen.
2. Krahasoni dokumentin me porosinë
Kur mbërrin mjeti, gjëja e parë që kontrollohet nuk është malli, por dokumenti. Shikoni nëse emri i marrësit, data dhe artikujt në fletëdërgesë përputhen me porosinë tuaj. Nëse ka një artikull që nuk e keni porositur ose dokument të lëshuar për marrës tjetër, flisni para se ta zbrisni mallin.
3. Kontrolloni ambalazhin e jashtëm në prani të shoferit
Kutinë e shtypur, të lagur, të grisur ose me shirit të hapur shihni dhe fotografojeni ndërsa shoferi është aty. Krahasoni numrin e kutive me numrin e kutive në fletëdërgesë. Për produktet që vijnë me zinxhir të ftohtë, shikoni temperaturën e produktit. Dëmtimi i jashtëm i vënë re pasi shoferi është larguar është shumë i vështirë për t’u provuar.
4. Numëroni artikull pas artikulli
Numri i kutive nuk mjafton; hapni kutitë dhe numëroni copët brenda. Numërimi me skanim të barkodit për produktet që e kanë parandalon që i njëjti produkt të numërohet dy herë ose aspak. Sasinë e numëruar shkruajeni pranë sasisë në fletëdërgesë — jo një llogaritje përafërsisht, por numrin që keni numëruar.
5. Kontrolloni cilësinë dhe datën e skadimit
Shikoni nëse produkti është produkti i duhur (modeli, ngjyra, gramazhi), nëse është i padëmtuar dhe datën e skadimit. Produktin që vjen me datë më të shkurtër se ata që ndodhen në raft shënojeni veçmas; kjo është njëkohësisht vendim për kthimin dhe për radhën në raft.
6. Shkruani diferencat në procesverbal dhe bëjini të nënshkruhen
Çdo artikull që mungon, që është i tepërt, i dëmtuar ose i gabuar shkruajeni në procesverbal me sasinë; procesverbalin bëjeni ta nënshkruajnë dorëzuesi dhe marrësi, dhe lini një shënim të shkurtër edhe mbi fletëdërgesë. Diferencën njoftojeni furnizuesin me shkrim po atë ditë. Mungesa e pa njoftuar, shpesh nuk arkëtohet më kurrë.
7. Vendoseni në raft dhe regjistrojeni po atë ditë
Vendoseni mallin e pranuar në adresën e tij; vendoseni të sapoardhurin pas të vjetrit që të dalë së pari i vjetri — ky rregull i rafteve quhet FIFO (i pari që hyn, i pari që del). Pastaj regjistroni hyrjen në inventar po atë ditë — jo sasinë në fletëdërgesë, por sasinë që keni pranuar. Kur regjistrimi i hyrjes shtyhet, çdo shitje e atij dite bëhet mbi inventar të gabuar.
Lista e kontrollit për pranimin e mallit
Një listë e shkurtër që mund të varet te tavolina e pranimit. Nëse përgjigjja e pyetjes në një rresht nuk është “po”, bëhet veprimi në të djathtë:
| Kontrolli | Pyetja | Nëse nuk përputhet |
|---|---|---|
| Dokumenti | A janë marrësi, data dhe artikujt në fletëdërgesë të njëjtë me porosinë? | Flisni me furnizuesin para se ta zbrisni mallin. |
| Numri i kutive | A është numri i kutive që erdhën i njëjtë me atë në fletëdërgesë? | Shkruani kutinë që mungon në procesverbal në prani të shoferit. |
| Ambalazhi i jashtëm | A ka kuti të shtypura, të lagura ose të hapura? | Fotografojeni, tregojani shoferit, shkruajeni në procesverbal. |
| Sasia | A është sasia brenda kutisë e njëjtë me sasinë në fletëdërgesë? | Shkruani sasinë e numëruar, regjistroni diferencën në procesverbal. |
| Produkti i duhur | A janë modeli, ngjyra, gramazhi, masa të njëjta me porosinë? | Ndajeni produktin e gabuar, mos e pranoni ose ndajeni për kthim. |
| Data e skadimit | A është data mjaftueshëm e gjatë, a është më e shkurtër se ajo në raft? | Shënojeni atë me datë të shkurtër; ktheni sipas rregullit të dakordësuar me furnizuesin. |
| Temperatura | A ka ardhur produkti i zinxhirit të ftohtë në temperaturën e duhur? | Nëse nuk është e përshtatshme, mos e pranoni dhe shkruajeni në procesverbal. |
Çfarë bëhet kur malli vjen i mangët, i tepërt ose i dëmtuar?
| Situata | Çfarë bëhet |
|---|---|
| Mall që mungon | Pranoni sasinë që keni numëruar, shkruani sasinë që mungon në procesverbal dhe njoftojeni furnizuesin po atë ditë. Në inventar regjistroni vetëm sasinë që ka ardhur; artikulli që mungon, kur të plotësohet, regjistrohet si hyrje më vete. |
| Mall i tepërt | Ndajeni tepricën dhe pyesni furnizuesin: ose kthehet, ose shndërrohet në porosi shtesë dhe dokumenti korrigjohet. Vendosja e tepricës në shitje para se të vijë dokumenti çon më pas në mospërputhje midis regjistrit dhe inventarit. |
| Mall i dëmtuar | Fotografojeni dëmtimin, shkruajeni në procesverbal dhe ndajeni nga artikujt e shëndoshë. Nëse do t’i kthehet furnizuesit, regjistrojeni si kthim; nëse nuk do të kthehet, bëni dalje si humbje. |
| Produkt i gabuar | Modeli, ngjyra ose gramazhi që nuk është në porosi nuk pranohet ose ndahet për kthim. Produkti i gabuar që pranohet me mendimin “në një farë mënyre shitet” do të thotë që produkti që keni porositur do të mungojë. |
| Mall pa dokument | Malli që nuk ka ardhur me dokument ndahet pa u futur në regjistrin e inventarit dhe kërkojini furnizuesit dokumentin. Për dokumentin që nevojitet, konsultohuni me kontabilistin tuaj. |
Pjesa e mallit të dëmtuar që nuk kthehet dhe mbetet te ju regjistrohet si humbje; fushat që duhet të ketë regjistrimi i humbjes janë te udhëzuesi çfarë është humbja e inventarit.
Çfarë duhet të ketë procesverbali i pranimit të mallit?
Procesverbali nevojitet vetëm kur ka diferencë; kur nuk ka diferencë, fletë-hyrja e nënshkruar është prova e pranimit. Procesverbali përmban:
- datën dhe orën, emrin e furnizuesit, numrin e fletëdërgesës ose të faturës,
- emrin e personit që e solli mallin (shoferi ose korrieri) dhe targën e mjetit,
- për çdo artikull me diferencë emrin dhe kodin e produktit, sasinë në fletëdërgesë, sasinë e numëruar,
- llojin e diferencës — mungesë, tepricë, i dëmtuar, produkt i gabuar, datë e shkurtër — dhe shpjegimin e shkurtër të saj,
- nëse ka dëmtim, shënimin se janë bërë fotografi,
- emrin dhe nënshkrimin e dorëzuesit dhe të marrësit.
Nëse doni një formular të gatshëm dhe të printueshëm, falas modeli Excel i fletë-hyrjes dhe fletë-daljes së magazinës mund të përdoret si formular pranimi malli, me numrin e fletës, numrin e dokumentit, tabelën e artikujve dhe fushat e nënshkrimit.
Pranimi i mallit me barkod
Për produktin që ka barkod, mënyra më e besueshme e numërimit është skanimi: çdo skanim numëron një copë, i njëjti produkt nuk shkruhet në dy rreshta dhe edhe nëse emri i produktit shkruhet ndryshe, kodi mbetet i njëjtë. Produkteve pa barkod jepuni më parë një kod unik; si ngrihet kodi shpjegohet te si jepet kodi i inventarit, ndërsa zgjedhja e lexuesit dhe etiketimi janë te udhëzuesi menaxhimi i inventarit me barkod. Si vendoset malli i pranuar në raft është te udhëzuesi sistemi i adresimit të rafteve.
Pranimi i mallit në Ofisx
Ekrani ku pranimi i mallit regjistrohet në Ofisx është ekrani Blerje. Zgjidhni furnizuesin dhe datën, shtoni produktet me skanim barkodi ose nga lista, futni çmimin e blerjes dhe mënyrën e pagesës (para në dorë, transfertë ose borxh); në çastin kur e ruani, inventari rritet dhe mund ta printoni fletën e blerjes. Shpjegimin e një artikulli që mungon ose është i dëmtuar mund ta shkruani në fushën e shënimeve të blerjes; vetë procesverbali mbahet në letër ose në modelin e mësipërm. Malli që i kthehet furnizuesit regjistrohet si Kthim te furnizuesi dhe zbritet nga inventari. Ekranet e tjera të programit janë te faqja e veçorive.
Pyetje të shpeshta
Çfarë është pranimi i mallit?
Pranimi i mallit është marrja në dorëzim e mallit që vjen nga furnizuesi pasi është numëruar dhe kontrolluar sipas porosisë dhe fletëdërgesës, shkrimi i diferencave në procesverbal dhe regjistrimi i sasisë së pranuar në inventar. Regjistri i inventarit për çdo mall që hyn në magazinë fillon me këtë hap.
Në çfarë duhet t’i kushtohet vëmendje gjatë pranimit të mallit?
Shtatë pikave: përputhja e dokumentit me porosinë, numri i kutive, ambalazhi i jashtëm të jetë i padëmtuar, sasia brenda kutisë, produkti të jetë produkti i duhur, data e skadimit dhe temperatura te produktet e zinxhirit të ftohtë. Ambalazhi i jashtëm dhe numri i kutive duhen kontrolluar para se të largohet shoferi.
Si shkruhet procesverbali i pranimit të mallit?
Në procesverbal shkruhen data, furnizuesi, numri i fletëdërgesës, personi që e solli mjetin, emri i çdo artikulli me diferencë, sasia në fletëdërgesë dhe sasia e numëruar, lloji i diferencës (mungesë, tepricë, i dëmtuar, produkt i gabuar) dhe shpjegimi i saj; nënshkruajnë dorëzuesi dhe marrësi. Kur nuk ka diferencë, procesverbali veçmas nuk nevojitet, mjafton fletë-hyrja e nënshkruar.
Si bëhet pranimi i mallit në market?
Me të njëjtët shtatë hapa, me tri vëmendje shtesë: bëni pranimin në orën kur arka nuk është e ngarkuar, pranoni më parë produktet e zinxhirit të ftohtë dhe vendosini menjëherë në frigorifer dhe shikoni datën e skadimit në çdo artikull. Në market produkti i sapoardhur vendoset pas të vjetrit; përndryshe produkti me datë më të vjetër mbetet në raft dhe shndërrohet në humbje.
Si njoftohet malli që mungon?
Sasia që mungon shkruhet në procesverbal në prani të shoferit, procesverbali nënshkruhet nga të dyja palët dhe po atë ditë i njoftohet furnizuesit me shkrim (me email ose mesazh, me fotografinë e procesverbalit). Në inventar regjistrohet vetëm sasia që ka ardhur; kur të plotësohet mungesa, bëhet hyrje më vete.
Kush duhet ta bëjë pranimin e mallit?
Nëse është e mundur, dikush tjetër nga ai që ka dhënë porosinë. Personi që jep porosinë, duke e ditur çfarë do të vijë, priret ta humbasë numërimin; numërimi nga një person tjetër e kap diferencën. Në një biznes me një person, pranimin bëjeni në çastin kur vjen dërgesa dhe në një ulje të vetme, mos e lini për më vonë.
Cila është lidhja midis pranimit të mallit dhe diferencës në inventarizim?
Një pjesë e rëndësishme e diferencave që dalin në inventarizim fillon në pranim: regjistrimi në inventar i sasisë në fletëdërgesë pa u numëruar, regjistrimi i mallit që ka ardhur i mangët sikur të kishte ardhur i plotë ose bërja e hyrjes ditë më vonë. Malli i numëruar saktë gjatë pranimit mbetet i njëjtë me regjistrin deri në ditën e inventarizimit; vetë inventarizimi është te udhëzuesi si bëhet inventarizimi i magazinës.
Përditësimi i fundit: 2026-10-06
Blerja dhe kthimi me barkod në aplikacion
Skanoni mallin që vjen; sasia që pranoni regjistrohet në inventar menjëherë.
Regjistroni pranimin e mallit në të njëjtën ditë
Hapni një llogari falas; skanoni me barkod mallin që vjen dhe regjistrojeni si blerje, që inventari dhe bilanci i furnizuesit të përditësohen bashkë.