Mal kabul nasıl yapılır?

Mal kabul, tedarikçiden gelen malın siparişe ve irsaliyeye göre sayılıp kontrol edildikten sonra teslim alınması, eksik, fazla ve hasarlı kalemlerin imzalı bir tutanağa yazılması ve kabul edilen miktarın aynı gün stoğa işlenmesidir. Doğru yapılan bir mal kabul yedi adımdan oluşur: hazırlık, belge kontrolü, dış ambalaj kontrolü, kalem kalem sayım, kalite ve tarih kontrolü, fark tutanağı ve rafa yerleştirip kayda geçirme.

Depodaki stoğun doğruluğu malın kapıdan girdiği anda belirlenir. İrsaliyede “50” yazıyor diye sayılmadan stoğa giren koli, sayım gününe kadar fark etmediğiniz bir eksik demektir. Bu rehber bir depoda ya da markette mal kabulün adımlarını, kontrol listesini, farklı durumlarda ne yapılacağını ve mal kabul tutanağını anlatır.

Mal kabul nedir?

Mal kabul, depo yönetiminin dört sürecinin ilkidir: mal kabul, yerleştirme, toplama-sevkiyat ve sayım. Kabulün amacı, tedarikçinin gönderdiğini söylediği ile gerçekten gelenin aynı olduğunu teslim almadan önce görmektir. Burada atlanan bir fark sonraki hiçbir adımda düzelmez; yalnız sayımda ortaya çıkar ve o zaman nedenini bulmak zordur. Dört sürecin bütününü depo yönetimi nedir rehberinde anlattık.

Bu rehber işletmelerin kendi depolarındaki ticari mal kabulünü anlatır. Kamu alımlarındaki muayene ve kabul işlemleri ayrı kurallara bağlıdır ve burada ele alınmaz.

Mal kabul nasıl yapılır? Yedi adım

1. Sevkiyatı beklerken hazırlanın

Hangi tedarikçiden ne geleceğini önceden bilin: verdiğiniz siparişin kalem ve miktar listesi kabul masasında hazır dursun. Gelen malın bekleyeceği, satış ve sevkiyat alanından ayrı bir kabul alanı ayırın; kabulü bitmemiş koli rafa da satışa da karışmasın.

2. Belgeyi siparişle karşılaştırın

Araç gelince ilk iş malı değil belgeyi kontrol etmektir. İrsaliyedeki alıcı adının, tarihin ve kalemlerin sizin siparişinizle uyuştuğuna bakın. Sipariş vermediğiniz bir kalem ya da başka bir alıcıya düzenlenmiş belge varsa malı indirmeden konuşun.

3. Dış ambalajı şoförün yanında kontrol edin

Ezik, ıslak, yırtık ya da bandı açılmış koliyi şoför oradayken görün ve fotoğraflayın. Koli sayısını irsaliyedeki koli sayısıyla karşılaştırın. Soğuk zincirle gelen üründe ürün sıcaklığına bakın. Şoför ayrıldıktan sonra fark edilen dış hasarı kanıtlamak çok zordur.

4. Kalem kalem sayın

Koli sayısı yetmez; kolileri açıp içindeki adedi sayın. Barkodu olan ürünü okutarak saymak, aynı ürünün iki kez ya da hiç sayılmamasını önler. Sayılan miktarı irsaliyedeki miktarın yanına yazın — tahmin değil, saydığınız sayıyı.

5. Kaliteyi ve son kullanma tarihini kontrol edin

Ürünün doğru ürün olduğuna (model, renk, gramaj), hasarsız olduğuna ve son kullanma tarihine bakın. Rafta duranlardan daha kısa tarihli gelen ürünü ayrıca not edin; bu hem iade hem raf sırası kararıdır.

6. Farkları tutanağa yazın ve imzalatın

Eksik, fazla, hasarlı ya da yanlış gelen her kalemi miktarıyla birlikte tutanağa yazın; tutanağı teslim eden ile teslim alana imzalatın ve irsaliyenin üzerine de kısa bir not düşün. Farkı aynı gün tedarikçiye yazılı bildirin. Bildirilmeyen eksik, çoğu zaman bir daha tahsil edilemez.

7. Rafa yerleştirin ve aynı gün kayda geçirin

Kabul edilen malı adresine yerleştirin; yeni geleni eskinin arkasına koyun ki önce eski çıksın. Ardından girişi aynı gün stok kaydına işleyin — irsaliyedeki miktarı değil, kabul ettiğiniz miktarı. Kaydı ertelenen girişte o gün yapılan her satış yanlış stok üzerinden yapılır.

Mal kabul kontrol listesi

Kabul masasına asılabilecek kısa liste. Her satırda soru “evet” değilse sağdaki işlem yapılır:

Kontrol	Soru	Uyuşmazsa
Belge	İrsaliyede alıcı, tarih ve kalemler siparişle aynı mı?	Malı indirmeden tedarikçiyle konuşun.
Koli sayısı	Gelen koli sayısı irsaliyedekiyle aynı mı?	Eksik koliyi şoförün yanında tutanağa yazın.
Dış ambalaj	Ezik, ıslak, açılmış koli var mı?	Fotoğraflayın, şoföre gösterin, tutanağa yazın.
Adet	Koli içindeki adet irsaliyedeki miktarla aynı mı?	Sayılan miktarı yazın, farkı tutanağa geçirin.
Doğru ürün	Model, renk, gramaj, beden siparişle aynı mı?	Yanlış ürünü ayırın, kabul etmeyin ya da iadeye ayırın.
Son kullanma tarihi	Tarih yeterince uzun mu, raftakinden kısa mı?	Kısa tarihliyi not edin; tedarikçiyle anlaşılan kurala göre iade edin.
Sıcaklık	Soğuk zincir ürünü uygun sıcaklıkta mı geldi?	Uygun değilse kabul etmeyin ve tutanağa yazın.

Eksik, fazla ya da hasarlı gelirse ne yapılır?

Durum	Ne yapılır
Eksik gelen mal	Saydığınız miktarı kabul edin, eksik miktarı tutanağa yazın ve aynı gün tedarikçiye bildirin. Stoğa yalnız gelen miktarı işleyin; eksik kalem tamamlanınca ayrı bir giriş olarak işlenir.
Fazla gelen mal	Fazlayı ayırın ve tedarikçiye sorun: ya iade edilir ya da ek siparişe çevrilip belgesi düzeltilir. Belgesi gelmeden fazlayı satışa koymak, sonra kayıtla stoğun ayrışmasına yol açar.
Hasarlı mal	Hasarı fotoğraflayın, tutanağa yazın ve sağlam kalemlerden ayırın. Tedarikçiye iade edilecekse iade olarak kaydedin; iade edilmeyecekse fire olarak çıkış yapın.
Yanlış ürün	Siparişte olmayan model, renk ya da gramaj kabul edilmez ya da iadeye ayrılır. “Nasılsa satılır” diye kabul edilen yanlış ürün, sipariş ettiğiniz ürünün eksik kalması demektir.
Belgesi olmayan mal	Belgesi gelmeyen malı stok kaydına almadan ayırın ve tedarikçiden belgeyi isteyin. Hangi belgenin gerektiği konusunda mali müşavirinize danışın.

Hasarlı malın iade edilmeyip elde kalan kısmı fire olarak kaydedilir; fire kaydında olması gereken alanlar fire nedir rehberinde.

Mal kabul tutanağında neler olmalı?

Tutanak yalnız fark olduğunda gerekir; fark yoksa imzalı bir giriş fişi kabulün kanıtıdır. Tutanakta şunlar bulunur:

tarih ve saat, tedarikçinin adı, irsaliye ya da fatura numarası,
malı getiren kişinin (şoför ya da kurye) adı ve aracın plakası,
farkı olan her kalem için ürün adı ve kodu, irsaliyedeki miktar, sayılan miktar,
farkın türü — eksik, fazla, hasarlı, yanlış ürün, kısa tarihli — ve kısa açıklaması,
hasar varsa fotoğrafların çekildiği notu,
teslim edenin ve teslim alanın adı ve imzası.

Hazır ve basılabilir bir form isterseniz ücretsiz depo giriş çıkış fişi Excel şablonu fiş numarası, belge numarası, kalem tablosu ve imza alanlarıyla mal kabul formu olarak kullanılabilir.

Barkodla mal kabul

Barkodu olan üründe saymanın en güvenilir yolu okutmaktır: her okutma bir adet sayar, aynı ürün iki satıra yazılmaz ve ürün adı farklı yazılsa da kod aynı kalır. Barkodu olmayan ürünlere önce tekil bir kod verin; kodun nasıl kurulacağı stok kodu nasıl verilir, okuyucu seçimi ve etiketleme barkodlu stok takibi rehberinde. Kabul edilen malın rafa nasıl yerleşeceği ise raf adresleme sistemi rehberindedir.

Ofisx’te mal kabul

Ofisx’te mal kabulün kayda geçtiği ekran Alış ekranıdır. Tedarikçiyi ve tarihi seçer, ürünleri barkod okutarak ya da listeden ekler, alış fiyatını ve ödeme türünü (nakit, havale ya da veresiye) girersiniz; kaydettiğiniz anda stok artar ve alış fişini yazdırabilirsiniz. Eksik ya da hasarlı bir kalemin açıklamasını alışın not alanına yazabilirsiniz; tutanağın kendisi kağıtta ya da yukarıdaki şablonda tutulur. Tedarikçiye geri gönderilen mal Tedarikçi İadesi olarak işlenir ve stoktan düşer. Programın diğer ekranları özellikler sayfasında.

Sık sorulan sorular

Mal kabul nedir?

Mal kabul, tedarikçiden gelen malın siparişe ve irsaliyeye göre sayılıp kontrol edilerek teslim alınması, farkların tutanağa yazılması ve kabul edilen miktarın stoğa işlenmesidir. Depoya giren her malın stok kaydı bu adımla başlar.

Mal kabulde nelere dikkat edilir?

Yedi noktaya: belgenin siparişle uyuşması, koli sayısı, dış ambalajın hasarsız olması, koli içindeki adet, ürünün doğru ürün olması, son kullanma tarihi ve soğuk zincir ürünlerinde sıcaklık. Dış ambalaj ve koli sayısı, şoför ayrılmadan kontrol edilmelidir.

Mal kabul tutanağı nasıl yazılır?

Tutanağa tarih, tedarikçi, irsaliye numarası, aracı getiren kişi, farkı olan her kalemin adı, irsaliyedeki ve sayılan miktarı, farkın türü (eksik, fazla, hasarlı, yanlış ürün) ve açıklaması yazılır; teslim eden ile teslim alan imzalar. Fark yoksa ayrıca tutanak gerekmez, imzalı giriş fişi yeterlidir.