Como fazer o recebimento de mercadorias?
Recebimento de mercadorias é conferir e contar a carga enviada pelo fornecedor de acordo com o pedido e a guia de remessa (irsaliye, o documento de entrega turco) antes de aceitá-la, registrar itens faltantes, excedentes e avariados em um termo assinado e lançar no estoque, no mesmo dia, a quantidade aceita. Um recebimento bem feito tem sete etapas: preparação, conferência dos documentos, conferência da embalagem externa, contagem item por item, controle de qualidade e validade, termo de divergência e armazenagem com registro.
A precisão do estoque do armazém é definida no momento em que a mercadoria passa pela porta. Uma caixa que entra no estoque sem ser contada só porque a guia de remessa diz “50” é uma falta que você só vai perceber no dia do inventário. Este guia explica as etapas do recebimento em um armazém ou mercado, o checklist, o que fazer em cada situação e o termo de recebimento.
O que é o recebimento de mercadorias?
O recebimento é o primeiro dos quatro processos da gestão de armazém: recebimento, armazenagem, separação e expedição, e inventário. O objetivo do recebimento é ver, antes de aceitar a carga, se o que o fornecedor diz ter enviado é o que realmente chegou. Uma divergência ignorada aqui não é corrigida em nenhuma etapa seguinte; ela só aparece no inventário, e aí é difícil descobrir a causa. Explicamos os quatro processos em conjunto no guia o que é a gestão de armazém.
Este guia trata do recebimento de mercadorias comerciais nos armazéns das próprias empresas. As inspeções e aceitações em compras públicas seguem regras próprias e não são abordadas aqui.
Como fazer o recebimento de mercadorias? Sete etapas
1. Prepare-se enquanto espera a entrega
Saiba de antemão o que vai chegar de cada fornecedor: deixe a lista de itens e quantidades do pedido que você fez pronta na mesa de recebimento. Reserve uma área de recebimento, separada da área de vendas e expedição, para a mercadoria aguardar; assim, caixas ainda não conferidas não se misturam nem com a prateleira nem com a venda.
2. Compare o documento com o pedido
Quando o veículo chegar, a primeira coisa a conferir é o documento, não a mercadoria. Verifique se o nome do destinatário, a data e os itens da guia de remessa batem com o seu pedido. Se houver um item que você não pediu ou um documento emitido para outro destinatário, converse antes de descarregar.
3. Confira a embalagem externa na presença do motorista
Veja e fotografe caixas amassadas, molhadas, rasgadas ou com a fita aberta enquanto o motorista ainda está lá. Compare o número de caixas com o número indicado na guia de remessa. Em produtos que chegam pela cadeia de frio, verifique a temperatura do produto. Depois que o motorista vai embora, é muito difícil comprovar um dano externo percebido tarde.
4. Conte item por item
Contar as caixas não basta; abra as caixas e conte as unidades dentro. Em produtos com código de barras, contar pela leitura evita que o mesmo produto seja contado duas vezes ou nenhuma. Anote a quantidade contada ao lado da quantidade da guia de remessa — o número que você contou, não uma estimativa.
5. Verifique a qualidade e a data de validade
Confira se o produto é o correto (modelo, cor, gramatura), se está sem danos e qual é a data de validade. Anote à parte o produto que chega com validade mais curta do que os que já estão na prateleira; isso define tanto a devolução quanto a ordem na prateleira.
6. Registre as divergências no termo e colete as assinaturas
Registre no termo, com as quantidades, cada item faltante, excedente, avariado ou errado; peça a assinatura de quem entrega e de quem recebe e deixe também uma breve anotação na guia de remessa. Comunique a divergência ao fornecedor por escrito no mesmo dia. Uma falta não comunicada, na maioria das vezes, não pode mais ser cobrada.
7. Armazene e registre no mesmo dia
Coloque a mercadoria aceita no seu endereço; ponha a que acabou de chegar atrás da antiga para que a antiga saia primeiro — esse sistema de prateleira chama-se FIFO (primeiro a entrar, primeiro a sair). Em seguida, lance a entrada no registro de estoque no mesmo dia — a quantidade que você aceitou, não a da guia de remessa. Quando o registro da entrada é adiado, toda venda feita nesse dia é feita sobre um estoque errado.
Checklist de recebimento de mercadorias
Uma lista curta que pode ser afixada na mesa de recebimento. Se a resposta de alguma linha não for “sim”, faça a ação indicada à direita:
| Verificação | Pergunta | Se não bater |
|---|---|---|
| Documento | O destinatário, a data e os itens da guia de remessa são iguais aos do pedido? | Converse com o fornecedor antes de descarregar. |
| Número de caixas | O número de caixas recebidas é igual ao da guia de remessa? | Registre a caixa faltante no termo na presença do motorista. |
| Embalagem externa | Há caixa amassada, molhada ou aberta? | Fotografe, mostre ao motorista e registre no termo. |
| Quantidade | A quantidade dentro da caixa é igual à da guia de remessa? | Anote a quantidade contada e registre a diferença no termo. |
| Produto correto | Modelo, cor, gramatura e tamanho são iguais aos do pedido? | Separe o produto errado e não o aceite, ou reserve-o para devolução. |
| Data de validade | A validade é longa o suficiente? É menor que a do que está na prateleira? | Anote o de validade curta e devolva conforme a regra combinada com o fornecedor. |
| Temperatura | O produto da cadeia de frio chegou na temperatura adequada? | Se não estiver adequada, não aceite e registre no termo. |
O que fazer quando a mercadoria chega faltando, em excesso ou avariada?
| Situação | O que fazer |
|---|---|
| Mercadoria faltante | Aceite a quantidade que você contou, registre a quantidade faltante no termo e comunique o fornecedor no mesmo dia. Lance no estoque apenas a quantidade recebida; quando o item faltante for completado, ele é lançado como uma entrada separada. |
| Mercadoria em excesso | Separe o excedente e pergunte ao fornecedor: ou ele é devolvido, ou é transformado em pedido adicional e o documento é corrigido. Colocar o excedente à venda antes de o documento chegar leva depois a uma divergência entre o registro e o estoque. |
| Mercadoria avariada | Fotografe o dano, registre no termo e separe-o dos itens em bom estado. Se for devolvido ao fornecedor, registre como devolução; se não for devolvido, dê baixa como perda. |
| Produto errado | Modelo, cor ou gramatura que não estavam no pedido não são aceitos ou são reservados para devolução. Um produto errado aceito com a ideia de que “de algum jeito se vende” significa que o produto que você pediu continua em falta. |
| Mercadoria sem documento | Separe a mercadoria que chegou sem documento, sem lançá-la no registro de estoque, e peça o documento ao fornecedor. Consulte seu contador sobre qual documento é necessário. |
A parte da mercadoria avariada que não é devolvida e fica com você é registrada como perda; os campos que o registro de perda deve conter estão no guia o que são perdas de estoque.
O que deve constar no termo de recebimento?
O termo só é necessário quando há divergência; se não há, um comprovante de entrada assinado é a prova do recebimento. O termo contém:
- data e hora, nome do fornecedor, número da guia de remessa (irsaliye) ou da nota fiscal,
- nome da pessoa que trouxe a mercadoria (motorista ou entregador) e a placa do veículo,
- para cada item com divergência, nome e código do produto, a quantidade da guia de remessa e a quantidade contada,
- o tipo de divergência — faltante, excedente, avariado, produto errado, validade curta — com uma breve descrição,
- uma observação de que foram tiradas fotos, se houver dano,
- nome e assinatura de quem entregou e de quem recebeu.
Se você quiser um formulário pronto e imprimível, o modelo gratuito de comprovante de entrada e saída de armazém em Excel pode ser usado como formulário de recebimento, com número do comprovante, número do documento, tabela de itens e campos de assinatura.
Recebimento com código de barras
Em produtos com código de barras, a forma mais confiável de contar é ler o código: cada leitura conta uma unidade, o mesmo produto não é lançado em duas linhas e o código permanece o mesmo mesmo que o nome do produto seja escrito de outra forma. Para produtos sem código de barras, atribua primeiro um código único; como montar o código está em como atribuir códigos de estoque, e a escolha do leitor e a etiquetagem estão no guia controle de estoque com código de barras. Já como a mercadoria aceita será posicionada na prateleira está no guia sistema de endereçamento de prateleiras.
Recebimento de mercadorias no Ofisx
No Ofisx, a tela em que o recebimento é registrado é a tela de Compra. Você escolhe o fornecedor e a data, adiciona os produtos lendo o código de barras ou pela lista e informa o preço de compra e a forma de pagamento (dinheiro, transferência ou fiado); no momento em que você salva, o estoque aumenta e você pode imprimir o comprovante de compra. Você pode escrever a descrição de um item faltante ou avariado no campo de observações da compra; o termo em si fica no papel ou no modelo acima. A mercadoria devolvida ao fornecedor é lançada como Devolução ao fornecedor e sai do estoque. As demais telas do programa estão na página de recursos.
Perguntas frequentes
O que é o recebimento de mercadorias?
Recebimento de mercadorias é aceitar a carga enviada pelo fornecedor após contá-la e conferi-la de acordo com o pedido e a guia de remessa, registrar as divergências em um termo e lançar no estoque a quantidade aceita. O registro de estoque de toda mercadoria que entra no armazém começa nessa etapa.
A que se deve prestar atenção no recebimento de mercadorias?
A sete pontos: o documento bater com o pedido, o número de caixas, a embalagem externa sem danos, a quantidade dentro da caixa, o produto ser o correto, a data de validade e, em produtos da cadeia de frio, a temperatura. A embalagem externa e o número de caixas devem ser conferidos antes de o motorista ir embora.
Como redigir o termo de recebimento?
No termo registram-se a data, o fornecedor, o número da guia de remessa, a pessoa que trouxe o veículo, o nome de cada item com divergência, a quantidade da guia e a quantidade contada, o tipo de divergência (faltante, excedente, avariado, produto errado) e sua descrição; quem entrega e quem recebe assinam. Se não há divergência, não é preciso termo à parte; um comprovante de entrada assinado basta.
Como fazer o recebimento de mercadorias em um mercado?
Com as mesmas sete etapas e mais três cuidados: faça o recebimento em um horário em que o caixa não esteja movimentado, receba primeiro os produtos da cadeia de frio e coloque-os logo na geladeira, e confira a data de validade em todos os itens. No mercado, o produto novo é disposto atrás do antigo; caso contrário, o produto com data mais antiga fica na prateleira e vira perda.
Como comunicar uma mercadoria faltante?
A quantidade faltante é registrada no termo na presença do motorista, o termo é assinado pelas duas partes e comunicado ao fornecedor por escrito no mesmo dia (por e-mail ou mensagem, com a foto do termo). Lança-se no estoque apenas a quantidade recebida; quando o faltante for completado, faz-se uma entrada separada.
Quem deve fazer o recebimento?
Se possível, alguém diferente de quem fez o pedido. Como a pessoa que fez o pedido sabe o que vai chegar, tende a deixar a contagem passar; uma pessoa distinta contando percebe a divergência. Em um negócio de uma só pessoa, faça o recebimento no momento em que a carga chega e de uma só vez, sem deixar para depois.
Qual é a relação entre o recebimento e as divergências de inventário?
Grande parte das divergências encontradas no inventário começa no recebimento: lançar no estoque a quantidade da guia de remessa sem contá-la, registrar como completa uma mercadoria que chegou faltando ou fazer a entrada dias depois. A mercadoria contada corretamente no recebimento continua igual ao registro até o dia do inventário; o inventário em si está no guia como fazer o inventário do armazém.
Última atualização: 2026-10-06
Compra e devolução por código de barras no aplicativo
Leia a mercadoria que chegou; a quantidade aceita é lançada no estoque na hora.
Registre o recebimento de mercadorias no mesmo dia
Crie uma conta gratuita; leia a mercadoria recebida pelo código de barras e registre-a como compra, para que o estoque e o saldo do fornecedor sejam atualizados juntos.