Kako se obavlja primka robe?
Prijem robe je preuzimanje robe od dobavljača nakon što je prebrojana i provjerena prema narudžbi i otpremnici (dokumentu koji prati isporuku robe), zatim upis nedostajućih, viškovnih i oštećenih stavki u potpisani zapisnik te knjiženje prihvaćene količine u zalihu istog dana. Pravilno proveden prijem robe ima sedam koraka: priprema, provjera dokumenata, provjera vanjske ambalaže, brojenje stavku po stavku, provjera kvalitete i roka trajanja, zapisnik o razlikama te slaganje na policu i knjiženje.
Točnost zaliha u skladištu određuje se u trenutku kad roba uđe na vrata. Kutija koja je ušla u zalihu neprebrojana samo zato što na otpremnici piše „50” kasnije je manjak koji nećete primijetiti do dana inventure. Ovaj vodič opisuje korake prijema robe u skladištu ili trgovini, kontrolnu listu, što učiniti u različitim situacijama i kako izgleda zapisnik o prijemu robe.
Što je prijem robe?
Prijem robe prvi je od četiri procesa upravljanja skladištem: prijem robe, slaganje, komisioniranje i otprema te inventura. Svrha prijema je prije preuzimanja vidjeti podudara li se ono što dobavljač kaže da je poslao s onim što je stvarno stiglo. Razlika koja se ovdje propusti ne ispravlja se ni u jednom sljedećem koraku; pojavljuje se tek na inventuri, a tada je teško pronaći uzrok. Sva četiri procesa opisali smo u vodiču što je upravljanje skladištem.
Ovaj vodič opisuje prijem trgovačke robe u vlastitim skladištima poduzeća. Postupci pregleda i prijema u javnoj nabavi podliježu zasebnim pravilima i ovdje se ne obrađuju.
Kako se provodi prijem robe? Sedam koraka
1. Pripremite se dok čekate isporuku
Unaprijed znajte što stiže od kojeg dobavljača: popis stavki i količina vaše narudžbe neka bude spreman na prijemnom stolu. Odredite prijemnu zonu, odvojenu od prodajnog i otpremnog prostora, u kojoj će roba čekati; kutija čiji prijem nije završen ne smije se pomiješati ni s policom ni s prodajom.
2. Usporedite dokument s narudžbom
Kad vozilo stigne, prvo provjeravate dokument, a ne robu. Provjerite podudaraju li se ime primatelja, datum i stavke na otpremnici s vašom narudžbom. Ako postoji stavka koju niste naručili ili je dokument izdan na drugog primatelja, razgovarajte prije nego što istovarite robu.
3. Provjerite vanjsku ambalažu uz vozača
Udubljenu, mokru, poderanu ili otvorenu kutiju pogledajte dok je vozač tu i fotografirajte je. Usporedite broj kutija s brojem kutija na otpremnici. Kod proizvoda koji stižu hladnim lancem provjerite temperaturu proizvoda. Vanjsko oštećenje primijećeno nakon odlaska vozača vrlo je teško dokazati.
4. Brojite stavku po stavku
Broj kutija nije dovoljan; otvorite kutije i prebrojite komade unutra. Brojenje skeniranjem barkoda sprječava da se isti proizvod prebroji dvaput ili nijednom. Prebrojenu količinu upišite pored količine na otpremnici — broj koji ste prebrojili, a ne procjenu.
5. Provjerite kvalitetu i rok trajanja
Provjerite je li proizvod pravi (model, boja, gramaža), je li neoštećen i koji mu je rok trajanja. Proizvod koji stiže s kraćim rokom od onih na polici posebno zabilježite; to je odluka i o povratu i o redoslijedu na polici.
6. Upišite razlike u zapisnik i dajte ga potpisati
Svaku stavku koja je stigla nedostajuća, viškovna, oštećena ili pogrešna upišite u zapisnik s količinom; zapisnik neka potpišu osoba koja predaje i osoba koja preuzima, a na otpremnicu napišite i kratku bilješku. Razliku još istog dana pisano prijavite dobavljaču. Neprijavljeni manjak često se kasnije više ne može naplatiti.
7. Složite na policu i knjižite istog dana
Prihvaćenu robu složite na njezinu adresu; novu robu stavite iza stare kako bi prva izašla stara — taj raspored polica zove se FIFO (prvi unutra, prvi van). Zatim ulaz istog dana unesite u evidenciju zaliha — ne količinu s otpremnice, nego količinu koju ste prihvatili. Kod ulaza čije se knjiženje odgađa svaka prodaja tog dana obavlja se na pogrešnom stanju zaliha.
Kontrolna lista prijema robe
Kratka lista koja se može objesiti na prijemni stol. Ako odgovor na pitanje u retku nije „da”, provodi se radnja s desne strane:
| Kontrola | Pitanje | Ako se ne podudara |
|---|---|---|
| Dokument | Jesu li primatelj, datum i stavke na otpremnici isti kao u narudžbi? | Razgovarajte s dobavljačem prije istovara robe. |
| Broj kutija | Je li broj stiglih kutija isti kao na otpremnici? | Upišite nedostajuću kutiju u zapisnik uz vozača. |
| Vanjska ambalaža | Ima li udubljenih, mokrih ili otvorenih kutija? | Fotografirajte, pokažite vozaču, upišite u zapisnik. |
| Količina | Je li broj komada u kutiji isti kao količina na otpremnici? | Upišite prebrojenu količinu, razliku unesite u zapisnik. |
| Pravi proizvod | Jesu li model, boja, gramaža i veličina isti kao u narudžbi? | Odvojite pogrešan proizvod, ne prihvaćajte ga ili ga odvojite za povrat. |
| Rok trajanja | Je li rok dovoljno dug i je li kraći od onoga na polici? | Zabilježite kraći rok; vratite prema pravilu dogovorenom s dobavljačem. |
| Temperatura | Je li proizvod hladnog lanca stigao na odgovarajućoj temperaturi? | Ako nije odgovarajuća, ne prihvaćajte i upišite u zapisnik. |
Što učiniti ako roba stigne nedostajuća, viškovna ili oštećena?
| Situacija | Što učiniti |
|---|---|
| Roba koja nedostaje | Prihvatite količinu koju ste prebrojili, upišite količinu koja nedostaje u zapisnik i istog dana obavijestite dobavljača. U zalihu knjižite samo stiglu količinu; kad se nedostajuća stavka nadopuni, knjiži se kao zaseban ulaz. |
| Roba u višku | Odvojite višak i pitajte dobavljača: ili će se vratiti ili će se pretvoriti u dodatnu narudžbu uz ispravljen dokument. Stavljanje viška u prodaju prije nego što stigne dokument kasnije dovodi do razilaženja evidencije i stvarnih zaliha. |
| Oštećena roba | Fotografirajte oštećenje, upišite ga u zapisnik i odvojite od neoštećenih stavki. Ako će se vraćati dobavljaču, evidentirajte kao povrat; ako se neće vraćati, izlaz knjižite kao rastur. |
| Pogrešan proizvod | Model, boja ili gramaža kojih nema u narudžbi ne prihvaćaju se ili se odvajaju za povrat. Pogrešan proizvod prihvaćen s mišlju „nekako će se prodati” znači da nedostaje proizvod koji ste naručili. |
| Roba bez dokumenta | Robu koja je stigla bez dokumenta odvojite bez unosa u evidenciju zaliha i od dobavljača zatražite dokument. O tome koji je dokument potreban posavjetujte se sa svojim računovođom. |
Dio oštećene robe koji se ne vrati i ostane kod vas evidentira se kao rastur; polja koja evidencija rastura mora sadržavati navedena su u vodiču što je rastur.
Što mora sadržavati zapisnik o prijemu robe?
Zapisnik je potreban samo kad postoji razlika; ako razlike nema, potpisana primka dokaz je prijema. Zapisnik sadrži sljedeće:
- datum i vrijeme, naziv dobavljača, broj otpremnice ili računa,
- ime osobe koja je donijela robu (vozač ili kurir) i registarsku oznaku vozila,
- za svaku stavku s razlikom naziv i šifru proizvoda, količinu na otpremnici i prebrojenu količinu,
- vrstu razlike — manjak, višak, oštećenje, pogrešan proizvod, kraći rok — i kratko objašnjenje,
- napomenu da su fotografije oštećenja snimljene, ako postoji oštećenje,
- ime i potpis osobe koja predaje i osobe koja preuzima.
Ako želite gotov obrazac za ispis, besplatni Excel predložak primke i izdatnice skladišta može se koristiti kao obrazac za prijem robe, s brojem dokumenta, brojem otpremnice, tablicom stavki i poljima za potpis.
Prijem robe pomoću barkoda
Kod proizvoda s barkodom najpouzdaniji način brojenja je skeniranje: svako skeniranje broji jedan komad, isti se proizvod ne upisuje u dva retka, a šifra ostaje ista čak i ako je naziv proizvoda drukčije napisan. Proizvodima bez barkoda prvo dodijelite jedinstvenu šifru; kako uspostaviti šifre opisano je u vodiču kako dodijeliti šifru artikla, a odabir čitača i etiketiranje u vodiču praćenje zaliha pomoću barkoda. Kako se prihvaćena roba slaže na policu opisano je u vodiču sustav adresiranja polica.
Prijem robe u aplikaciji Ofisx
U aplikaciji Ofisx prijem robe evidentira se na zaslonu Nabava. Odaberete dobavljača i datum, proizvode dodajete skeniranjem barkoda ili s popisa, unesete nabavnu cijenu i vrstu plaćanja (gotovina, virman ili odgođeno plaćanje na račun); u trenutku spremanja zaliha se povećava i možete ispisati primku. Opis nedostajuće ili oštećene stavke možete upisati u polje za bilješku nabave; sam zapisnik vodi se na papiru ili u gornjem predlošku. Roba vraćena dobavljaču evidentira se kao Povrat dobavljaču i smanjuje zalihu. Ostale zaslone programa naći ćete na stranici s mogućnostima.
Često postavljana pitanja
Što je prijem robe?
Prijem robe je preuzimanje robe od dobavljača nakon brojenja i provjere prema narudžbi i otpremnici, upis razlika u zapisnik i knjiženje prihvaćene količine u zalihu. Evidencija zaliha svake robe koja ulazi u skladište počinje ovim korakom.
Na što treba paziti pri prijemu robe?
Na sedam točaka: podudaranje dokumenta s narudžbom, broj kutija, neoštećenost vanjske ambalaže, broj komada u kutiji, je li proizvod pravi, rok trajanja te temperatura kod proizvoda hladnog lanca. Vanjska ambalaža i broj kutija moraju se provjeriti prije odlaska vozača.
Kako se piše zapisnik o prijemu robe?
U zapisnik se upisuju datum, dobavljač, broj otpremnice, osoba koja je dovezla robu, naziv svake stavke s razlikom, količina na otpremnici i prebrojena količina, vrsta razlike (manjak, višak, oštećenje, pogrešan proizvod) i objašnjenje; potpisuju ga osoba koja predaje i osoba koja preuzima. Ako razlike nema, zasebni zapisnik nije potreban, dovoljna je potpisana primka.
Kako se provodi prijem robe u trgovini?
Istih sedam koraka, uz tri dodatna upozorenja: prijem zakažite u vrijeme kad na blagajni nema gužve, proizvode hladnog lanca prvo preuzmite i odmah stavite u hladnjak, a rok trajanja provjeravajte kod svake stavke. U trgovini se nova roba slaže iza stare; u protivnom stari proizvod ostaje na polici i pretvara se u rastur.
Kako prijaviti robu koja nedostaje?
Količina koja nedostaje upisuje se u zapisnik uz vozača, zapisnik potpisuju obje strane i istog dana pisano se prijavljuje dobavljaču (e-poštom ili porukom, uz fotografiju zapisnika). U zalihu se knjiži samo stigla količina; kad se nedostajuće nadopuni, radi se zaseban ulaz.
Tko treba obaviti prijem robe?
Ako je moguće, netko drugi, a ne osoba koja je naručila. Osoba koja naručuje zna što će stići pa je sklona previdjeti brojenje; razliku će uhvatiti zasebna osoba koja broji. U poduzeću s jednim zaposlenikom prijem obavite u trenutku kad isporuka stigne i u jednom nastavku, ne ostavljajte ga za poslije.
Kakva je veza između prijema robe i razlike na inventuri?
Značajan dio razlika otkrivenih na inventuri nastaje pri prijemu: količina s otpremnice knjiži se u zalihu bez brojenja, roba koja je stigla nedostajuća bilježi se kao da je stigla cijela ili se ulaz unese tek nakon nekoliko dana. Roba ispravno prebrojena pri prijemu ostaje usklađena s evidencijom do dana inventure; sama inventura opisana je u vodiču kako provesti inventuru skladišta.
Zadnje ažuriranje: 2026-10-06
Nabava i povrat pomoću barkoda u aplikaciji
Skenirajte stiglu robu; prihvaćena količina odmah se knjiži u zalihu.
Primku robe evidentirajte istog dana
Otvorite besplatan račun; skenirajte stiglu robu barkodom i evidentirajte je kao nabavu, a zaliha i saldo dobavljača ažuriraju se zajedno.