Как проводить приёмку товара?
Приёмка товара — это принятие товара от поставщика после того, как он пересчитан и проверен по заказу и накладной (irsaliye — транспортная накладная), с занесением недостающих, лишних и повреждённых позиций в акт с подписями и проведением принятого количества по складскому учёту в тот же день. Правильная приёмка состоит из семи шагов: подготовка, проверка документов, проверка внешней упаковки, поштучный пересчёт, проверка качества и сроков, акт о расхождениях, размещение на полке и учёт.
Точность остатков на складе определяется в момент, когда товар заходит в дверь. Коробка, которая попала на склад непересчитанной только потому, что в накладной написано «50», — это недостача, которую вы обнаружите лишь в день инвентаризации. В этом руководстве описаны шаги приёмки товара на складе или в магазине, контрольный список, действия в разных ситуациях и акт приёмки.
Что такое приёмка товара?
Приёмка товара — первый из четырёх процессов управления складом: приёмка, размещение, комплектация и отгрузка, инвентаризация. Цель приёмки — до получения товара убедиться, что то, что поставщик заявил как отправленное, и то, что действительно пришло, совпадают. Расхождение, пропущенное здесь, не исправится ни на одном из следующих шагов; оно проявится только при инвентаризации, а тогда найти причину трудно. Все четыре процесса мы описали в руководстве что такое управление складом.
Это руководство описывает коммерческую приёмку товара на собственных складах предприятий. Приёмка и экспертиза в госзакупках регулируются отдельными правилами и здесь не рассматриваются.
Как проводить приёмку товара? Семь шагов
1. Подготовьтесь, пока ждёте поставку
Заранее знайте, что и от какого поставщика должно прийти: список позиций и количеств вашего заказа должен лежать на столе приёмки. Выделите зону приёмки, отдельную от зоны продаж и отгрузки, где будет ожидать прибывший товар: пока приёмка не завершена, коробка не должна попасть ни на полку, ни в продажу.
2. Сверьте документ с заказом
Когда машина приехала, первым делом проверяйте не товар, а документ. Убедитесь, что имя получателя, дата и позиции в накладной совпадают с вашим заказом. Если есть позиция, которую вы не заказывали, или документ выписан на другого получателя, обсудите это до разгрузки.
3. Проверьте внешнюю упаковку в присутствии водителя
Помятую, мокрую, порванную или со вскрытой лентой коробку осмотрите и сфотографируйте при водителе. Сравните число коробок с числом коробок в накладной. Для товара, привезённого в холодовой цепи, проверьте температуру продукта. Доказать внешнее повреждение, обнаруженное после отъезда водителя, очень трудно.
4. Пересчитайте поштучно
Числа коробок недостаточно; вскройте коробки и пересчитайте количество внутри. Подсчёт со сканированием штрихкода исключает ситуацию, когда один и тот же товар посчитан дважды или не посчитан вообще. Рядом с количеством в накладной запишите посчитанное количество — не предполагаемое, а то, которое вы действительно насчитали.
5. Проверьте качество и срок годности
Проверьте, что это именно тот товар (модель, цвет, вес), что он не повреждён, и посмотрите срок годности. Если пришёл товар с более коротким сроком, чем у стоящего на полке, отметьте это отдельно: это решение и о возврате, и о порядке на полке.
6. Запишите расхождения в акт и подпишите его
Каждую недостающую, лишнюю, повреждённую или ошибочно привезённую позицию запишите в акт с количеством; пусть акт подпишут сдающий и принимающий, и сделайте краткую пометку на самой накладной. О расхождении письменно уведомите поставщика в тот же день. Недостачу, о которой не сообщили, чаще всего потом уже не взыскать.
7. Разместите на полке и проведите по учёту в тот же день
Разместите принятый товар по его адресу; новое ставьте позади старого, чтобы первым уходило старое — такая организация полки называется FIFO (первым пришёл — первым ушёл). Затем в тот же день проведите поступление по складскому учёту — не количество из накладной, а то, которое вы приняли. Если поступление проведено с задержкой, каждая продажа в этот день совершается при неверном остатке.
Контрольный список приёмки товара
Короткий список, который можно повесить у стола приёмки. Если на вопрос в строке ответ не «да», выполняется действие справа:
| Проверка | Вопрос | Если не совпадает |
|---|---|---|
| Документ | Совпадают ли получатель, дата и позиции в накладной с заказом? | Поговорите с поставщиком до разгрузки. |
| Число коробок | Совпадает ли число прибывших коробок с накладной? | Запишите недостающую коробку в акт в присутствии водителя. |
| Внешняя упаковка | Нет ли помятых, мокрых, вскрытых коробок? | Сфотографируйте, покажите водителю, запишите в акт. |
| Количество | Совпадает ли количество в коробках с количеством в накладной? | Запишите посчитанное количество, внесите разницу в акт. |
| Правильный товар | Совпадают ли модель, цвет, вес, размер с заказом? | Отделите ошибочный товар, не принимайте его или выделите под возврат. |
| Срок годности | Достаточно ли длинный срок, не короче ли он, чем у товара на полке? | Отметьте товар с коротким сроком; верните его по правилу, согласованному с поставщиком. |
| Температура | Пришёл ли товар холодовой цепи при подходящей температуре? | Если не подходит — не принимайте и запишите в акт. |
Что делать, если товар пришёл в недостаче, в излишке или повреждённым?
| Ситуация | Что делать |
|---|---|
| Недостача товара | Примите посчитанное вами количество, запишите недостающее в акт и в тот же день сообщите поставщику. В учёт проводите только пришедшее количество; недостающая позиция после доукомплектования проводится отдельным поступлением. |
| Излишек товара | Отделите излишек и спросите поставщика: его либо вернут, либо оформят как дополнительный заказ с исправлением документа. Если выставить излишек на продажу до получения документа, потом записи и остатки разойдутся. |
| Повреждённый товар | Сфотографируйте повреждение, запишите в акт и отделите от целых позиций. Если товар будет возвращён поставщику, оформите возврат; если возврата не будет — спишите как брак. |
| Ошибочный товар | Модель, цвет или вес, которых нет в заказе, не принимаются или выделяются под возврат. Ошибочный товар, принятый с мыслью «всё равно продастся», означает, что заказанного вами товара вам не хватает. |
| Товар без документа | Товар, на который не пришёл документ, отделите, не принимая на учёт, и запросите документ у поставщика. По вопросу о том, какой именно документ нужен, проконсультируйтесь со своим бухгалтером. |
Часть повреждённого товара, которая не возвращена и осталась у вас, списывается как брак; какие поля должны быть в записи о списании — в руководстве что такое списание (брак).
Что должно быть в акте приёмки товара?
Акт нужен только при расхождении; если расхождений нет, доказательством приёмки служит подписанная приходная накладная. В акте указываются:
- дата и время, название поставщика, номер транспортной накладной или счёта,
- имя доставившего товар (водителя или курьера) и номер автомобиля,
- для каждой позиции с расхождением — название и код товара, количество по накладной, посчитанное количество,
- вид расхождения — недостача, излишек, повреждение, ошибочный товар, короткий срок годности — и его краткое описание,
- отметка о том, что при повреждении сделаны фотографии,
- имя и подпись сдающего и принимающего.
Если вам нужна готовая форма для печати, бесплатный шаблон Excel — складской приходный и расходный ордер с номером ордера, номером документа, таблицей позиций и полями для подписей можно использовать как форму приёмки товара.
Приёмка товара по штрихкоду
Для товара со штрихкодом самый надёжный способ пересчёта — сканирование: каждое сканирование считает одну единицу, один и тот же товар не записывается в две строки, а код остаётся прежним, даже если название написано по-разному. Товарам без штрихкода сначала присвойте уникальный код; как построить коды — в руководстве как присваивать коды товаров, выбор сканера и этикетирование — в руководстве складской учёт со штрихкодами. Как принятый товар размещается на полке — в руководстве система адресации полок.
Приёмка товара в Ofisx
В Ofisx приёмка товара фиксируется на экране «Закупка». Вы выбираете поставщика и дату, добавляете товары сканированием штрихкода или из списка, вводите закупочную цену и способ оплаты (наличные, перевод или в долг); в момент сохранения остаток увеличивается, и можно распечатать чек закупки. Описание недостающей или повреждённой позиции можно записать в поле примечания к закупке; сам акт хранится на бумаге или в шаблоне выше. Товар, отправленный обратно поставщику, оформляется как «Возврат поставщику» и списывается с остатка. Остальные экраны программы — на странице возможностей.
Частые вопросы
Что такое приёмка товара?
Приёмка товара — это принятие товара от поставщика после пересчёта и проверки по заказу и накладной, запись расхождений в акт и проведение принятого количества по складскому учёту. Складская запись о каждом товаре, поступившем на склад, начинается с этого шага.
На что обращать внимание при приёмке товара?
На семь пунктов: совпадение документа с заказом, число коробок, целостность внешней упаковки, количество внутри коробок, соответствие товара заказанному, срок годности и температура для товаров холодовой цепи. Внешнюю упаковку и число коробок нужно проверять до отъезда водителя.
Как составить акт приёмки товара?
В акте указываются дата, поставщик, номер накладной, доставивший машину, название каждой позиции с расхождением, количество по накладной и посчитанное количество, вид расхождения (недостача, излишек, повреждение, ошибочный товар) и пояснение; акт подписывают сдающий и принимающий. Если расхождений нет, отдельный акт не нужен, достаточно подписанной приходной накладной.
Как проводить приёмку товара в магазине?
Теми же семью шагами, с тремя дополнительными замечаниями: назначайте приёмку на время, когда на кассе нет потока; товары холодовой цепи принимайте первыми и сразу убирайте в холодильник; проверяйте срок годности по каждой позиции. В магазине новый товар выкладывают позади старого; иначе товар со старой датой остаётся на полке и превращается в списание.
Как сообщить о недостаче товара?
Недостающее количество записывается в акт при водителе, акт подписывается обеими сторонами, и в тот же день поставщику направляется письменное уведомление (по электронной почте или сообщением, с фотографией акта). В учёт проводится только пришедшее количество; когда недостача будет восполнена, делается отдельное поступление.
Кто должен проводить приёмку товара?
По возможности не тот, кто оформлял заказ. Тот, кто заказывал, знает, что должно прийти, и склонен упустить пересчёт; отдельный человек заметит расхождение. В бизнесе из одного человека проводите приёмку в момент прибытия поставки, за один раз, и не откладывайте на потом.
Как связаны приёмка товара и расхождения при инвентаризации?
Значительная часть расхождений, выявленных при инвентаризации, начинается с приёмки: количество из накладной проводится без пересчёта, недостача записывается так, будто товар пришёл полностью, или поступление проводится спустя несколько дней. Товар, верно посчитанный при приёмке, до дня инвентаризации остаётся в соответствии с записями; сама инвентаризация описана в руководстве как проводить инвентаризацию склада.
Последнее обновление: 2026-10-06
Закупка и возврат по штрихкоду в приложении
Сканируйте прибывший товар — принятое вами количество сразу проводится по складу.
Оформляйте приёмку товара в тот же день
Создайте бесплатный аккаунт; сканируйте прибывший товар по штрихкоду и записывайте как закупку — остаток и баланс поставщика обновятся вместе.