Bagaimana melakukan penerimaan barang?
Penerimaan barang adalah proses menerima barang dari pemasok setelah dihitung dan diperiksa sesuai pesanan dan surat jalan, mencatat item yang kurang, berlebih, dan rusak dalam berita acara bertanda tangan, serta memasukkan jumlah yang diterima ke stok pada hari yang sama. Penerimaan barang yang benar terdiri dari tujuh langkah: persiapan, pemeriksaan dokumen, pemeriksaan kemasan luar, penghitungan item demi item, pemeriksaan kualitas dan tanggal, berita acara selisih, serta penempatan di rak dan pencatatan.
Keakuratan stok di gudang ditentukan saat barang melewati pintu. Kardus yang masuk ke stok tanpa dihitung hanya karena surat jalan menulis “50” berarti kekurangan yang baru Anda sadari saat hari stok opname. Panduan ini menjelaskan langkah-langkah penerimaan barang di gudang atau toko swalayan, daftar periksanya, apa yang dilakukan dalam berbagai situasi, dan berita acara penerimaan barang.
Apa itu penerimaan barang?
Penerimaan barang adalah yang pertama dari empat proses manajemen gudang: penerimaan barang, penempatan, picking-pengiriman, dan stok opname. Tujuan penerimaan adalah melihat, sebelum barang diterima, apakah yang dikatakan pemasok telah dikirim sama dengan yang benar-benar datang. Selisih yang terlewat di sini tidak akan terkoreksi di langkah mana pun berikutnya; ia baru muncul saat stok opname, dan saat itu menelusuri penyebabnya sulit. Keempat proses ini kami jelaskan secara utuh dalam panduan apa itu manajemen gudang.
Panduan ini membahas penerimaan barang dagangan di gudang milik usaha sendiri. Proses pemeriksaan dan penerimaan dalam pengadaan pemerintah tunduk pada aturan tersendiri dan tidak dibahas di sini.
Bagaimana cara melakukan penerimaan barang? Tujuh langkah
1. Bersiap sambil menunggu pengiriman
Ketahui lebih dulu barang apa yang akan datang dari pemasok mana: siapkan daftar item dan jumlah pesanan Anda di meja penerimaan. Sediakan area penerimaan yang terpisah dari area penjualan dan pengiriman untuk menampung barang yang datang; kardus yang belum selesai diperiksa tidak boleh tercampur ke rak maupun ke penjualan.
2. Cocokkan dokumen dengan pesanan
Begitu kendaraan tiba, yang pertama diperiksa bukan barangnya, melainkan dokumennya. Periksa apakah nama penerima, tanggal, dan item di surat jalan cocok dengan pesanan Anda. Jika ada item yang tidak Anda pesan atau dokumen yang ditujukan kepada penerima lain, bicarakan dulu sebelum menurunkan barang.
3. Periksa kemasan luar di depan pengemudi
Lihat dan foto kardus yang penyok, basah, robek, atau lakbannya terbuka selagi pengemudi masih di tempat. Bandingkan jumlah kardus dengan jumlah kardus di surat jalan. Untuk produk yang dikirim dengan rantai dingin, periksa suhu produk. Kerusakan luar yang baru diketahui setelah pengemudi pergi sangat sulit dibuktikan.
4. Hitung item demi item
Jumlah kardus saja tidak cukup; buka kardus dan hitung isinya. Menghitung dengan memindai barcode mencegah produk yang sama terhitung dua kali atau tidak terhitung sama sekali. Tulis jumlah hasil hitungan di samping jumlah di surat jalan — angka yang benar-benar Anda hitung, bukan perkiraan.
5. Periksa kualitas dan tanggal kedaluwarsa
Periksa apakah produknya benar (model, warna, gramatur), tidak rusak, dan bagaimana tanggal kedaluwarsanya. Catat secara khusus produk yang tiba dengan tanggal lebih pendek daripada yang sudah ada di rak; ini menentukan keputusan retur sekaligus urutan di rak.
6. Tulis selisih dalam berita acara dan minta tanda tangan
Catat setiap item yang kurang, berlebih, rusak, atau salah beserta jumlahnya dalam berita acara; mintalah penyerah dan penerima menandatanganinya, lalu tulis juga catatan singkat di surat jalan. Laporkan selisih secara tertulis kepada pemasok pada hari yang sama. Kekurangan yang tidak dilaporkan sering kali tidak dapat ditagih lagi.
7. Tempatkan di rak dan catat pada hari yang sama
Tempatkan barang yang diterima pada alamatnya; letakkan yang baru datang di belakang yang lama agar yang lama keluar lebih dulu — tata rak ini disebut FIFO (first in, first out). Setelah itu catat penerimaan ke catatan stok pada hari yang sama — sebesar jumlah yang Anda terima, bukan jumlah di surat jalan. Jika pencatatan ditunda, setiap penjualan pada hari itu dilakukan dengan stok yang salah.
Daftar periksa penerimaan barang
Daftar singkat yang bisa ditempel di meja penerimaan. Jika jawaban pada suatu baris bukan “ya”, lakukan tindakan di kolom kanan:
| Pemeriksaan | Pertanyaan | Jika tidak cocok |
|---|---|---|
| Dokumen | Apakah penerima, tanggal, dan item di surat jalan sama dengan pesanan? | Bicarakan dengan pemasok sebelum menurunkan barang. |
| Jumlah kardus | Apakah jumlah kardus yang datang sama dengan di surat jalan? | Catat kardus yang kurang dalam berita acara di depan pengemudi. |
| Kemasan luar | Apakah ada kardus yang penyok, basah, atau terbuka? | Foto, tunjukkan kepada pengemudi, dan catat dalam berita acara. |
| Jumlah unit | Apakah jumlah unit di dalam kardus sama dengan jumlah di surat jalan? | Tulis jumlah hasil hitungan dan masukkan selisihnya ke berita acara. |
| Produk yang benar | Apakah model, warna, gramatur, dan ukuran sama dengan pesanan? | Pisahkan produk yang salah; jangan diterima atau sisihkan untuk diretur. |
| Tanggal kedaluwarsa | Apakah tanggalnya cukup panjang, atau lebih pendek daripada yang ada di rak? | Catat yang tanggalnya pendek; retur sesuai aturan yang disepakati dengan pemasok. |
| Suhu | Apakah produk rantai dingin tiba pada suhu yang sesuai? | Jika tidak sesuai, jangan diterima dan catat dalam berita acara. |
Apa yang dilakukan jika barang kurang, berlebih, atau rusak?
| Kondisi | Tindakan |
|---|---|
| Barang kurang | Terima sejumlah yang Anda hitung, catat jumlah yang kurang dalam berita acara, dan laporkan kepada pemasok pada hari yang sama. Masukkan ke stok hanya jumlah yang datang; item yang kurang, setelah dilengkapi, dicatat sebagai penerimaan terpisah. |
| Barang berlebih | Pisahkan kelebihannya dan tanyakan kepada pemasok: diretur, atau diubah menjadi pesanan tambahan dengan dokumen yang dikoreksi. Menjual kelebihan sebelum dokumennya datang akan membuat catatan dan stok tidak sinkron. |
| Barang rusak | Foto kerusakan, catat dalam berita acara, dan pisahkan dari item yang baik. Jika akan diretur ke pemasok, catat sebagai retur; jika tidak, keluarkan sebagai barang susut. |
| Produk salah | Model, warna, atau gramatur yang tidak ada dalam pesanan tidak diterima atau disisihkan untuk diretur. Produk salah yang diterima dengan alasan “toh nanti terjual” berarti produk yang Anda pesan menjadi kurang. |
| Barang tanpa dokumen | Pisahkan barang yang dokumennya tidak datang tanpa memasukkannya ke catatan stok, dan minta dokumennya dari pemasok. Konsultasikan dengan akuntan Anda mengenai dokumen apa yang diperlukan. |
Bagian barang rusak yang tidak diretur dan tetap Anda pegang dicatat sebagai barang susut; kolom yang harus ada dalam catatan barang susut tersedia di panduan apa itu barang susut.
Apa yang harus ada dalam berita acara penerimaan barang?
Berita acara hanya diperlukan jika ada selisih; jika tidak ada selisih, bukti penerimaan cukup berupa bukti masuk barang yang ditandatangani. Berita acara memuat hal-hal berikut:
- tanggal dan jam, nama pemasok, nomor surat jalan atau faktur,
- nama orang yang mengantar barang (pengemudi atau kurir) dan plat nomor kendaraan,
- untuk setiap item yang berselisih: nama dan kode produk, jumlah di surat jalan, jumlah hasil hitungan,
- jenis selisih — kurang, berlebih, rusak, produk salah, tanggal pendek — beserta keterangan singkatnya,
- catatan bahwa foto kerusakan telah diambil, jika ada kerusakan,
- nama dan tanda tangan penyerah dan penerima.
Jika Anda menginginkan formulir siap cetak, gratis: template Excel bukti masuk-keluar gudang dapat dipakai sebagai formulir penerimaan barang dengan nomor bukti, nomor dokumen, tabel item, dan kolom tanda tangan.
Penerimaan barang dengan barcode
Untuk produk yang memiliki barcode, cara menghitung yang paling andal adalah memindainya: setiap pemindaian menghitung satu unit, produk yang sama tidak ditulis di dua baris, dan kodenya tetap sama meskipun nama produk ditulis berbeda. Berikan kode unik terlebih dahulu pada produk tanpa barcode; cara menyusun kode ada di cara memberi kode stok, sedangkan pemilihan pemindai dan pelabelan ada di panduan pencatatan stok dengan barcode. Cara menempatkan barang yang diterima di rak dijelaskan dalam panduan sistem alamat rak.
Penerimaan barang di Ofisx
Layar tempat penerimaan barang dicatat di Ofisx adalah layar Pembelian. Anda memilih pemasok dan tanggal, menambahkan produk dengan memindai barcode atau dari daftar, lalu memasukkan harga beli dan jenis pembayaran (tunai, transfer, atau utang); begitu disimpan, stok bertambah dan Anda dapat mencetak bukti pembelian. Keterangan untuk item yang kurang atau rusak dapat Anda tulis di kolom catatan pembelian; berita acaranya sendiri disimpan di kertas atau di template di atas. Barang yang dikirim kembali ke pemasok dicatat sebagai Retur Pemasok dan dikurangkan dari stok. Layar program lainnya ada di halaman fitur.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa itu penerimaan barang?
Penerimaan barang adalah menerima barang dari pemasok setelah dihitung dan diperiksa sesuai pesanan dan surat jalan, mencatat selisih dalam berita acara, dan memasukkan jumlah yang diterima ke stok. Catatan stok setiap barang yang masuk gudang dimulai dari langkah ini.
Apa yang perlu diperhatikan saat penerimaan barang?
Tujuh hal: kecocokan dokumen dengan pesanan, jumlah kardus, kemasan luar yang tidak rusak, jumlah unit di dalam kardus, kebenaran produk, tanggal kedaluwarsa, dan suhu pada produk rantai dingin. Kemasan luar dan jumlah kardus harus diperiksa sebelum pengemudi pergi.
Bagaimana cara menulis berita acara penerimaan barang?
Berita acara memuat tanggal, pemasok, nomor surat jalan, orang yang mengantar kendaraan, nama setiap item yang berselisih, jumlah di surat jalan dan jumlah hasil hitungan, jenis selisih (kurang, berlebih, rusak, produk salah) beserta keterangannya; penyerah dan penerima menandatangani. Jika tidak ada selisih, berita acara tidak diperlukan; bukti masuk barang yang ditandatangani sudah cukup.
Bagaimana penerimaan barang di toko swalayan?
Dengan tujuh langkah yang sama, ditambah tiga perhatian khusus: jadwalkan penerimaan pada jam saat kasir tidak sibuk, terima produk rantai dingin lebih dulu dan segera masukkan ke pendingin, dan periksa tanggal kedaluwarsa pada setiap item. Di toko swalayan, produk baru disusun di belakang produk lama; jika tidak, produk bertanggal lama tertinggal di rak dan berakhir menjadi barang susut.
Bagaimana melaporkan barang yang kurang?
Jumlah yang kurang ditulis dalam berita acara di depan pengemudi, berita acara ditandatangani kedua pihak, dan dilaporkan secara tertulis kepada pemasok pada hari yang sama (lewat e-mail atau pesan, dengan foto berita acara). Hanya jumlah yang datang yang dimasukkan ke stok; setelah kekurangan dilengkapi, dibuat penerimaan terpisah.
Siapa yang sebaiknya melakukan penerimaan barang?
Jika memungkinkan, orang yang berbeda dari yang membuat pesanan. Orang yang memesan sudah tahu apa yang akan datang sehingga cenderung terlewat saat menghitung; orang lain yang menghitung akan menangkap selisihnya. Pada usaha dengan satu orang, lakukan penerimaan tepat saat pengiriman tiba dan dalam satu kali kerja, jangan ditunda.
Apa hubungan penerimaan barang dengan selisih stok opname?
Sebagian besar selisih yang muncul saat stok opname bermula dari penerimaan: jumlah di surat jalan dimasukkan ke stok tanpa dihitung, barang yang kurang dicatat seolah datang lengkap, atau pencatatan dilakukan berhari-hari kemudian. Barang yang dihitung dengan benar saat penerimaan akan tetap sama dengan catatan hingga hari stok opname; stok opname itu sendiri dibahas dalam panduan cara melakukan stok opname gudang.
Terakhir diperbarui: 2026-10-06
Pembelian dan retur dengan barcode di aplikasi
Pindai barang yang datang; jumlah yang Anda terima langsung masuk ke stok.
Catat penerimaan barang di hari yang sama
Buka akun gratis; pindai barang yang datang dengan barcode dan catat sebagai pembelian, sehingga stok dan saldo pemasok diperbarui bersamaan.