Как се приема стока?
Приемането на стока е получаването на пристигналата от доставчика стока, след като е преброена и проверена спрямо поръчката и товарителницата (irsaliye — в Турция документ за превоз и доставка на стока), вписването на липсващите, излишните и повредените артикули в подписан протокол и отразяването на приетото количество в наличността в същия ден. Правилното приемане на стока се състои от седем стъпки: подготовка, проверка на документите, проверка на външната опаковка, пребройка артикул по артикул, проверка на качеството и срока на годност, протокол за разликите и подреждане на рафта с вписване в системата.
Точността на наличността в склада се определя в момента, в който стоката влиза през вратата. Кашон, вкаран в наличността без да е преброен само защото в товарителницата пише „50“, означава липса, която ще забележите чак в деня на инвентаризацията. Това ръководство описва стъпките на приемането на стока в склад или магазин, контролния списък, какво се прави при различни ситуации и протокола за приемане на стока.
Какво е приемане на стока?
Приемането на стока е първият от четирите процеса на управлението на склада: приемане, разполагане, комплектоване и експедиция, и инвентаризация. Целта на приемането е, преди да получите стоката, да видите дали това, което доставчикът казва, че е изпратил, и това, което наистина е пристигнало, са едно и също. Разлика, пропусната тук, не се коригира в нито една следваща стъпка; тя излиза наяве само при инвентаризация и тогава причината се намира трудно. Целия цикъл от четири процеса описахме в ръководството какво е управление на склад.
Това ръководство описва приемането на търговска стока в собствените складове на бизнесите. Проверките и приемането при обществени поръчки са подчинени на отделни правила и тук не се разглеждат.
Как се приема стока? Седем стъпки
1. Подгответе се, докато чакате доставката
Знайте предварително какво ще пристигне от кой доставчик: списъкът с артикулите и количествата от направената от вас поръчка трябва да е готов на масата за приемане. Отделете зона за приемане, различна от зоната за продажби и експедиция, където пристигналата стока да изчаква; кашон, чието приемане не е приключило, не бива да се смесва нито с рафта, нито с продажбите.
2. Сравнете документа с поръчката
Когато камионът пристигне, първото нещо е да проверите документа, а не стоката. Вижте дали името на получателя, датата и артикулите в товарителницата съвпадат с вашата поръчка. Ако има артикул, който не сте поръчвали, или документ, издаден на друг получател, говорете, преди да разтоварите стоката.
3. Проверете външната опаковка в присъствието на шофьора
Смачкан, мокър, скъсан кашон или кашон с отворена лента трябва да видите, докато шофьорът е там, и да го снимате. Сравнете броя на кашоните с броя в товарителницата. При продукт, доставен със студена верига, проверете температурата му. След като шофьорът си тръгне, външна повреда, забелязана по-късно, се доказва много трудно.
4. Пребройте артикул по артикул
Не стига броят на кашоните; отворете ги и пребройте бройките вътре. Броенето със сканиране на баркода предотвратява един и същ артикул да бъде преброен два пъти или изобщо да не бъде преброен. Запишете преброеното количество до количеството в товарителницата — не приблизително, а точното число, което сте преброили.
5. Проверете качеството и срока на годност
Вижте дали артикулът е точно този (модел, цвят, грамаж), дали е без повреди и какъв е срокът му на годност. Ако пристигналият артикул е с по-кратък срок от тези, които стоят на рафта, отбележете го отделно; това е решение както за връщане, така и за реда на рафта.
6. Запишете разликите в протокол и го подпишете
Запишете в протокола всеки липсващ, излишен, повреден или погрешно доставен артикул заедно с количеството; подпишете протокола от доставящия и от приемащия и напишете кратка бележка и върху товарителницата. Уведомете доставчика писмено за разликата в същия ден. Неотразена липса най-често не може да бъде възстановена по-късно.
7. Подредете на рафта и вписвайте в системата в същия ден
Поставете приетата стока на нейния адрес; новата слагайте зад старата, така че първо да излиза старата — този ред на рафта се нарича FIFO (първи влязъл, първи излязъл). След това отразете постъпването в записа на наличността в същия ден — не количеството от товарителницата, а количеството, което сте приели. Когато вписването се отложи, всяка продажба през този ден се прави върху грешна наличност.
Контролен списък за приемане на стока
Кратък списък, който можете да закачите на масата за приемане. Ако отговорът на въпроса на някой ред не е „да“, се прави действието вдясно:
| Проверка | Въпрос | Ако не съвпада |
|---|---|---|
| Документ | Получателят, датата и артикулите в товарителницата същите ли са като в поръчката? | Говорете с доставчика, преди да разтоварите стоката. |
| Брой кашони | Броят на пристигналите кашони същият ли е като в товарителницата? | Запишете липсващия кашон в протокола в присъствието на шофьора. |
| Външна опаковка | Има ли смачкан, мокър или отворен кашон? | Снимайте, покажете на шофьора, запишете в протокола. |
| Бройки | Бройките в кашона същите ли са като количеството в товарителницата? | Запишете преброеното количество, отразете разликата в протокола. |
| Правилен артикул | Моделът, цветът, грамажът, размерът същите ли са като в поръчката? | Отделете погрешния артикул, не го приемайте или го отделете за връщане. |
| Срок на годност | Срокът достатъчно дълъг ли е, по-кратък ли е от този на рафта? | Отбележете артикула с кратък срок; върнете го според правилото, договорено с доставчика. |
| Температура | Продуктът със студена верига пристигнал ли е при подходяща температура? | Ако не е подходяща, не го приемайте и запишете в протокола. |
Какво се прави, ако стоката е с липса, излишък или повреда?
| Ситуация | Какво се прави |
|---|---|
| Стока с липса | Приемете количеството, което сте преброили, запишете липсата в протокола и уведомете доставчика в същия ден. Вписвайте в наличността само пристигналото количество; липсващият артикул се отразява като отделно постъпване, когато бъде допълнен. |
| Излишна стока | Отделете излишъка и попитайте доставчика: или се връща, или се превръща в допълнителна поръчка и документът се коригира. Ако излишъкът бъде пуснат в продажба, преди документът да е дошъл, по-късно записът и наличността се разминават. |
| Повредена стока | Снимайте повредата, запишете я в протокола и я отделете от здравите артикули. Ако ще се връща на доставчика, го отразете като връщане; ако няма да се връща, изведете го от наличността като брак. |
| Погрешен артикул | Модел, цвят или грамаж, които не са в поръчката, не се приемат или се отделят за връщане. Погрешен артикул, приет с мисълта „все някак ще се продаде“, означава, че артикулът, който сте поръчали, остава ненамерен. |
| Стока без документ | Стока, за която не е дошъл документ, отделете, без да я вписвате в наличността, и поискайте документа от доставчика. Какъв документ е необходим, обсъдете със своя счетоводител. |
Повредената стока, която не се връща и остава у вас, се записва като брак; полетата, които трябва да има записът за брак, са в ръководството какво е брак.
Какво трябва да има в протокола за приемане на стока?
Протокол е необходим само когато има разлика; ако няма разлика, доказателство за приемането е подписаната приходна бележка. В протокола се включват:
- дата и час, име на доставчика, номер на товарителницата (sevk irsaliyesi — в Турция документ за превоз на стока) или на фактурата,
- име на лицето, което е донесло стоката (шофьор или куриер), и регистрационен номер на превозното средство,
- за всеки артикул с разлика — име и код на артикула, количество по товарителницата, преброено количество,
- вид на разликата — липса, излишък, повреда, погрешен артикул, кратък срок на годност — и кратко пояснение,
- бележка, че при повреда са направени снимки,
- име и подпис на доставящия и на приемащия.
Ако искате готов формуляр за печат, безплатният шаблон на складова бележка за приход и разход в Excel с номер на бележката, номер на документа, таблица с артикулите и полета за подпис може да се използва като формуляр за приемане на стока.
Приемане на стока с баркод
При артикул с баркод най-надеждният начин за броене е сканирането: всяко сканиране отчита една бройка, един и същ артикул не се записва на два реда и кодът остава същият, дори името на артикула да е написано различно. На артикулите без баркод първо дайте уникален код; как се изгражда код е описано в как се дава код на артикул, а изборът на скенер и етикетирането — в ръководството за следене на наличности с баркод. Как приетата стока се разполага на рафта е в ръководството за система за адресиране на рафтове.
Приемане на стока в Ofisx
Екранът, в който приемането на стока се записва в Ofisx, е екранът Покупка. Избирате доставчика и датата, добавяте артикулите със сканиране на баркод или от списъка, въвеждате покупната цена и начина на плащане (в брой, банков превод или на кредит); в момента на записа наличността се увеличава и можете да отпечатате бележката за покупката. Описание на липсващ или повреден артикул можете да запишете в полето за бележки на покупката; самият протокол се води на хартия или в шаблона по-горе. Стоката, върната на доставчика, се отразява като Връщане към доставчик и се изважда от наличността. Другите екрани на програмата са на страницата с функции.
Често задавани въпроси
Какво е приемане на стока?
Приемането на стока е получаването на пристигналата от доставчика стока, след като е преброена и проверена спрямо поръчката и товарителницата, записването на разликите в протокол и отразяването на приетото количество в наличността. Записът на наличността за всяка стока, влязла в склада, започва с тази стъпка.
На какво се обръща внимание при приемане на стока?
На седем неща: съвпадение на документа с поръчката, брой на кашоните, липса на повреди по външната опаковка, бройки в кашона, дали артикулът е точно този, срок на годност и температура при продукти със студена верига. Външната опаковка и броят на кашоните трябва да се проверят, преди шофьорът да си тръгне.
Как се пише протокол за приемане на стока?
В протокола се записват датата, доставчикът, номерът на товарителницата, лицето, донесло стоката, името на всеки артикул с разлика, количеството по товарителницата и преброеното количество, видът на разликата (липса, излишък, повреда, погрешен артикул) и пояснение; доставящият и приемащият се подписват. Ако няма разлика, отделен протокол не е нужен — достатъчна е подписаната приходна бележка.
Как се приема стока в магазин?
С същите седем стъпки и три допълнителни внимания: насрочете приемането за час, когато касата не е натоварена, първо приемайте продуктите със студена верига и ги прибирайте веднага в хладилника, и проверявайте срока на годност при всеки артикул. В магазина новопристигналият артикул се нарежда зад стария; иначе артикулът със стар срок остава на рафта и се превръща в брак.
Как се съобщава за стока с липса?
Липсващото количество се записва в протокола в присъствието на шофьора, протоколът се подписва от двете страни и в същия ден се съобщава писмено на доставчика (по имейл или съобщение, със снимка на протокола). В наличността се вписва само пристигналото количество; когато липсата бъде допълнена, се прави отделно постъпване.
Кой трябва да приема стоката?
Ако е възможно, не този, който е направил поръчката. Лицето, което поръчва, знае какво ще пристигне и затова е склонно да пропусне преброяването; когато брои друг човек, разликата се хваща. В бизнес с един човек приемайте стоката в момента на пристигането ѝ и наведнъж, не го отлагайте.
Каква е връзката между приемането на стока и разликите при инвентаризация?
Голяма част от разликите, излизащи при инвентаризация, започват при приемането: вписване на количеството от товарителницата без преброяване, записване на стока с липса като пристигнала изцяло или вписване на постъпването дни по-късно. Стока, преброена правилно при приемането, остава същата като записа до деня на инвентаризацията; самата инвентаризация е в ръководството как се прави складова инвентаризация.
Последна актуализация: 2026-10-06
Покупка и връщане с баркод в приложението
Сканирайте пристигналата стока; приетото количество да се впише в наличността веднага.
Отразявайте приемането на стоката в същия ден
Отворете безплатен акаунт; сканирайте пристигналата стока с баркод и я запишете като покупка, така че наличността и салдото към доставчика да се обновят заедно.