পণ্য গ্রহণ (মাল কবুল) কীভাবে করবেন?

গুদামের স্টক সঠিক হবে কি না, তা ঠিক হয় মাল দরজা দিয়ে ঢোকার মুহূর্তেই। ডেলিভারি চালানে “50” লেখা আছে বলে না গুনেই স্টকে ঢোকানো কার্টন মানে গণনার দিন পর্যন্ত অজানা থাকা একটি ঘাটতি। এই গাইডে গুদাম বা মুদি দোকানে মাল গ্রহণের ধাপ, চেকলিস্ট, বিভিন্ন পরিস্থিতিতে কী করতে হবে এবং মাল গ্রহণ প্রতিবেদন নিয়ে বলা হয়েছে।

মাল গ্রহণ কী?

মাল গ্রহণ গুদাম ব্যবস্থাপনার চারটি প্রক্রিয়ার প্রথমটি: মাল গ্রহণ, তাকে স্থাপন, বাছাই-পাঠানো এবং গণনা। গ্রহণের উদ্দেশ্য হলো বুঝে নেওয়ার আগেই দেখে নেওয়া যে সরবরাহকারী যা পাঠিয়েছে বলে দাবি করছে আর যা সত্যিই এসেছে তা এক কি না। এখানে বাদ পড়া পার্থক্য পরের কোনো ধাপে শুধরানো যায় না; শুধু গণনায় ধরা পড়ে, আর তখন কারণ খুঁজে বের করা কঠিন। চারটি প্রক্রিয়ার পুরো চিত্র গুদাম ব্যবস্থাপনা কী গাইডে বলেছি।

এই গাইড ব্যবসার নিজস্ব গুদামে বাণিজ্যিক মাল গ্রহণের কথা বলে। সরকারি ক্রয়ের পরিদর্শন ও গ্রহণ প্রক্রিয়া আলাদা নিয়মে চলে এবং এখানে আলোচনা করা হয়নি।

মাল গ্রহণ কীভাবে করবেন? সাত ধাপ

১. চালান আসার অপেক্ষায় প্রস্তুতি নিন

কোন সরবরাহকারীর কাছ থেকে কী আসবে তা আগে থেকে জানুন: আপনার দেওয়া অর্ডারের পণ্য ও পরিমাণের তালিকা গ্রহণ টেবিলে তৈরি রাখুন। আসা মালের জন্য বিক্রি ও পাঠানোর এলাকা থেকে আলাদা একটি গ্রহণ এলাকা রাখুন; গ্রহণ শেষ না হওয়া কার্টন যেন তাকে বা বিক্রিতে মিশে না যায়।

২. নথি অর্ডারের সঙ্গে মিলিয়ে দেখুন

গাড়ি আসামাত্র প্রথম কাজ মাল নয়, নথি যাচাই করা। ডেলিভারি চালানে ক্রেতার নাম, তারিখ ও পণ্যগুলো আপনার অর্ডারের সঙ্গে মেলে কি না দেখুন। আপনি অর্ডার দেননি এমন কোনো পণ্য বা অন্য ক্রেতার নামে করা নথি থাকলে মাল নামানোর আগেই কথা বলুন।

৩. চালকের সামনেই বাইরের প্যাকেজিং পরীক্ষা করুন

তোবড়ানো, ভেজা, ছেঁড়া বা টেপ খোলা কার্টন চালক থাকা অবস্থাতেই দেখুন এবং ছবি তুলুন। কার্টনের সংখ্যা ডেলিভারি চালানের কার্টন সংখ্যার সঙ্গে মেলান। কোল্ড চেইনে আসা পণ্যে পণ্যের তাপমাত্রা দেখুন। চালক চলে যাওয়ার পর ধরা পড়া বাইরের ক্ষতি প্রমাণ করা খুব কঠিন।

৪. পণ্য ধরে ধরে গুনুন

কার্টনের সংখ্যা যথেষ্ট নয়; কার্টন খুলে ভেতরের পিস গুনুন। বারকোড থাকা পণ্য স্ক্যান করে গুনলে একই পণ্য দুবার বা একবারও না গোনার ভুল এড়ানো যায়। গোনা পরিমাণ ডেলিভারি চালানের পরিমাণের পাশে লিখুন — আন্দাজ নয়, যা গুনেছেন সেই সংখ্যা।

৫. মান ও মেয়াদ শেষের তারিখ পরীক্ষা করুন

পণ্যটি সঠিক পণ্য কি না (মডেল, রং, ওজন), অক্ষত কি না এবং মেয়াদ শেষের তারিখ দেখুন। তাকে থাকা পণ্যের চেয়ে কম মেয়াদের পণ্য এলে আলাদা করে লিখে রাখুন; এটি ফেরত দেওয়া এবং তাকে সাজানোর ক্রম — দুটোরই সিদ্ধান্ত।

৬. পার্থক্যগুলো প্রতিবেদনে লিখুন ও স্বাক্ষর করান

ঘাটতি, বাড়তি, ক্ষতিগ্রস্ত বা ভুল আসা প্রতিটি পণ্য পরিমাণসহ প্রতিবেদনে লিখুন; প্রতিবেদনে হস্তান্তরকারী ও গ্রহণকারীর স্বাক্ষর নিন এবং ডেলিভারি চালানের ওপরও ছোট একটি নোট দিন। পার্থক্য একই দিনে সরবরাহকারীকে লিখিতভাবে জানান। না জানানো ঘাটতি বেশির ভাগ সময় আর আদায় করা যায় না।

৭. তাকে রাখুন এবং একই দিনে রেকর্ড করুন

গৃহীত মাল তার ঠিকানায় রাখুন; নতুন আসা মাল পুরোনোর পেছনে রাখুন যাতে আগে পুরোনোটা বেরোয় — এই তাক-ব্যবস্থার নাম FIFO (আগে এলে আগে যাবে)। এরপর এন্ট্রিটি একই দিনে স্টক রেকর্ডে তুলুন — ডেলিভারি চালানের পরিমাণ নয়, আপনি যে পরিমাণ গ্রহণ করেছেন সেটি। এন্ট্রি পিছিয়ে দিলে সেদিনের প্রতিটি বিক্রি ভুল স্টকের ওপর হয়।

মাল গ্রহণ চেকলিস্ট

গ্রহণ টেবিলে টাঙানোর মতো ছোট তালিকা। কোনো সারিতে প্রশ্নের উত্তর “হ্যাঁ” না হলে ডানদিকের কাজটি করুন:

ঘাটতি, বাড়তি বা ক্ষতিগ্রস্ত মাল এলে কী করবেন?

ক্ষতিগ্রস্ত যে মাল ফেরত না দিয়ে হাতে রয়ে যায়, তা অপচয় হিসেবে রেকর্ড করা হয়; অপচয়ের রেকর্ডে যেসব ঘর থাকা দরকার তা অপচয় কী গাইডে আছে।

মাল গ্রহণ প্রতিবেদনে কী কী থাকা উচিত?

প্রতিবেদন শুধু পার্থক্য থাকলেই দরকার; পার্থক্য না থাকলে স্বাক্ষরিত এন্ট্রি স্লিপই গ্রহণের প্রমাণ। প্রতিবেদনে এগুলো থাকে:

• তারিখ ও সময়, সরবরাহকারীর নাম, ডেলিভারি চালান (পণ্য পাঠানোর নথি) বা চালানের নম্বর,
• মাল আনা ব্যক্তির (চালক বা কুরিয়ার) নাম এবং গাড়ির নম্বর প্লেট,
• পার্থক্য আছে এমন প্রতিটি পণ্যের নাম ও কোড, ডেলিভারি চালানের পরিমাণ, গোনা পরিমাণ,
• পার্থক্যের ধরন — ঘাটতি, বাড়তি, ক্ষতিগ্রস্ত, ভুল পণ্য, কম মেয়াদ — এবং সংক্ষিপ্ত ব্যাখ্যা,
• ক্ষতি থাকলে ছবি তোলা হয়েছে এই নোট,
• হস্তান্তরকারী ও গ্রহণকারীর নাম ও স্বাক্ষর।

তৈরি ও ছাপানোর উপযোগী ফর্ম চাইলে বিনামূল্যের গুদাম ইন-আউট স্লিপ Excel টেমপ্লেট স্লিপ নম্বর, নথি নম্বর, পণ্যের টেবিল ও স্বাক্ষরের ঘরসহ মাল গ্রহণ ফর্ম হিসেবে ব্যবহার করা যায়।

বারকোডে মাল গ্রহণ

বারকোড থাকা পণ্যে গোনার সবচেয়ে নির্ভরযোগ্য উপায় হলো স্ক্যান করা: প্রতিটি স্ক্যান একটি পিস গোনে, একই পণ্য দুই সারিতে লেখা হয় না এবং পণ্যের নাম ভিন্নভাবে লেখা হলেও কোড একই থাকে। বারকোড নেই এমন পণ্যে আগে একটি অনন্য কোড দিন; কোড কীভাবে সাজাবেন তা স্টক কোড কীভাবে দেবেন গাইডে, স্ক্যানার বাছাই ও লেবেলিং বারকোডে স্টক ট্র্যাকিং গাইডে আছে। গৃহীত মাল তাকে কীভাবে বসবে তা আছে তাকের ঠিকানা ব্যবস্থা গাইডে।

Ofisx-এ মাল গ্রহণ

Ofisx-এ মাল গ্রহণ রেকর্ড হয় ক্রয় স্ক্রিনে। সরবরাহকারী ও তারিখ বেছে নেন, পণ্য বারকোড স্ক্যান করে বা তালিকা থেকে যোগ করেন, ক্রয়মূল্য ও পেমেন্টের ধরন (নগদ, ব্যাংক ট্রান্সফার বা বাকি) দেন; সংরক্ষণ করামাত্র স্টক বাড়ে এবং ক্রয় স্লিপ প্রিন্ট করতে পারেন। ঘাটতি বা ক্ষতিগ্রস্ত পণ্যের ব্যাখ্যা ক্রয়ের নোট ঘরে লিখতে পারেন; প্রতিবেদনটি নিজে কাগজে বা উপরের টেমপ্লেটে রাখা হয়। সরবরাহকারীকে ফেরত পাঠানো মাল সরবরাহকারী ফেরত হিসেবে এন্ট্রি হয় এবং স্টক থেকে কমে। প্রোগ্রামের অন্যান্য স্ক্রিন ফিচার পাতায়।

সচরাচর জিজ্ঞাসা

সর্বশেষ হালনাগাদ: 2026-10-06

পণ্য গ্রহণ সেদিনই রেকর্ড করুন

বিনামূল্যে অ্যাকাউন্ট খুলুন; আসা মাল বারকোডে স্ক্যান করে ক্রয় হিসেবে রেকর্ড করুন, স্টক ও সরবরাহকারীর বকেয়া একসঙ্গে হালনাগাদ হবে।