Come si fa l’inventario di magazzino?
L’inventario di magazzino consiste nel contare uno per uno, scaffale per scaffale, la quantità fisica di ogni prodotto presente in magazzino, confrontarla con la quantità registrata (nel programma o in Excel) e annotare la differenza emersa insieme alla sua causa. Per ottenere un risultato corretto servono tre condizioni: nessuna entrata o uscita di merce durante il conteggio, chi conta non deve vedere la quantità di sistema (conteggio alla cieca) e i prodotti con differenza devono essere ricontati una seconda volta.
I sei passaggi seguenti si applicano nello stesso ordine sia a una piccola azienda con un solo magazzino sia a un magazzino con più sistemi di scaffalatura.
1. Scegliete il giorno dell’inventario e fermate i movimenti
L’inventario si fa quando il magazzino è fermo. Scegliete un momento dopo la chiusura o il fine settimana; sospendete il ricevimento merce e le spedizioni fino alla fine del conteggio. Separate la merce in attesa in banchina dall’area di inventario ed etichettatela come “da non contare”: la causa più comune delle differenze emerse all’inventario è la merce che entra o esce mentre si conta.
2. Preparate il magazzino all’inventario
Riunite gli scaffali in cui è sparso lo stesso prodotto, chiudete i colli aperti, verificate che le etichette degli scaffali siano leggibili. Dividete il magazzino in zone secondo l’ordine corsia-scaffale-vano e assegnate ogni zona a una persona: così nessuno scaffale viene contato due volte né zero volte.
3. Preparate una lista di conteggio alla cieca
La lista deve contenere codice prodotto, nome, indirizzo di scaffale e una colonna vuota “quantità contata”; non scrivete la quantità di sistema nella lista. Chi vede la quantità di sistema tende a confermarla invece di contare. Questo metodo si chiama conteggio alla cieca ed è l’unico passaggio che aumenta di più la precisione dell’inventario.
4. Contate gli scaffali in ordine
Procedete zona per zona, scaffale per scaffale; non girate per il magazzino cercando prodotti. Per i prodotti con codice a barre, scansionarli con la fotocamera dello smartphone è più veloce e più preciso che scrivere a mano. Se lavorano due persone, una che conta e una che scrive, fate ripetere la quantità ad alta voce.
5. Individuate le differenze e fate ricontare i prodotti con scarto
Inserite le quantità contate nel sistema e confrontatele con la quantità di sistema. Ogni prodotto con differenza deve essere ricontato da una persona diversa da chi ha contato la prima volta. La maggior parte delle differenze non è una perdita reale, ma un prodotto messo sullo scaffale sbagliato o aperto con due codici diversi.
6. Scrivete la causa della differenza e correggete la giacenza
Dopo il secondo conteggio, registrate nel sistema la differenza rimasta, ma prima annotate la causa: rottura/scarto, spedizione errata, vendita non registrata, furto. Una rettifica senza causa scritta non impedisce che la stessa differenza si ripresenti al prossimo inventario. Se parte della differenza viene spiegata con “era rotto, non è stato registrato”, il problema non è nel conteggio ma nella registrazione degli scarti; come registrare lo scarto nel giorno in cui avviene lo spieghiamo nella guida cos’è lo scarto e come tenerne la registrazione. Infine, riportate in un documento da far firmare alla squadra di inventario chi ha eseguito il conteggio, in quali giorni e orari, e il risultato di eccedenze e ammanchi; esiste un modello gratuito di verbale di inventario che compila da solo il riepilogo del risultato a partire dall’elenco prodotti.
Inventario completo o inventario ciclico?
I due metodi non sono alternativi, ma complementari:
| Aspetto | Inventario completo | Inventario ciclico (parziale) |
|---|---|---|
| Ambito | Tutti i prodotti del magazzino | Gruppo di prodotti o zona selezionati |
| Frequenza | Almeno una volta all’anno | Una volta al mese o alla settimana |
| Stato del magazzino | I movimenti si fermano | Il magazzino continua a lavorare |
| A cosa serve | Valore reale dell’inventario a fine anno | Intercettare lo scarto prima che cresca |
| Costo | Alto: l’attività si ferma | Basso: si distribuisce nel flusso quotidiano |
Nell’inventario ciclico, per scegliere da quali prodotti iniziare, mettete in testa quelli di alto valore e a rotazione rapida: sono loro a generare il fatturato.
Calcolate il tasso di precisione delle scorte
Potete verificare se l’inventario funziona con un solo numero:
Tasso di precisione delle scorte = (referenze senza differenza ÷ totale referenze contate) × 100
Se avete contato 500 referenze e 465 coincidono esattamente con la registrazione, il vostro tasso di precisione è del 93%. Riportate questo tasso a ogni inventario; l’obiettivo non è raggiungere una cifra precisa, ma far crescere il tasso da un inventario all’altro. Se il tasso scende, il problema non è nel metodo di inventario, ma nelle registrazioni quotidiane di carico-scarico: rivedete da capo l’impostazione della gestione scorte di magazzino.
Ciò che facilita l’inventario: la preparazione
Un inventario dura a lungo di solito non per il conteggio, ma per la ricerca dei prodotti. Assegnare indirizzi agli scaffali, dare a ogni prodotto un codice univoco e definire i livelli critici accorcia il giorno dell’inventario. Potete calcolare il livello critico con il calcolatore del livello critico di scorta e, se condurrete l’inventario in Excel, potete scaricare il modello gratuito di inventario di magazzino.
Se fate l’inventario con un programma, il lavoro si accorcia: scansionate il codice a barre, la quantità di sistema e quella contata vengono affiancate, e la differenza e il suo importo vengono calcolati. L’elenco delle schermate è nella pagina delle funzionalità; per lavorare in magazzino con lo smartphone, nelle versioni mobile e web.
Domande frequenti
Quanto dura l’inventario di magazzino?
A determinare la durata è il numero di referenze, non le quantità. Una persona che conta scansionando i codici a barre procede di circa 150-250 referenze all’ora; un magazzino da 1.000 referenze si chiude in mezza giornata con due persone. Se gli indirizzi di scaffale non sono etichettati, questo tempo può raddoppiare.
Cos’è il conteggio alla cieca?
È il non mostrare nella lista di inventario la quantità presente nel sistema. Chi conta scrive la quantità che vede sullo scaffale senza confrontarla con un numero che non conosce; questo impedisce di liquidare il controllo con “tanto sarà giusto”.
Inventario completo o inventario ciclico?
Si usano insieme. Almeno una volta all’anno si fa un inventario completo che copre tutto il magazzino; sui prodotti a rotazione rapida e di alto valore, con un inventario ciclico (parziale) mensile si intercetta lo scarto prima che cresca.
Quanto è normale una differenza di inventario?
Invece di una soglia accettabile, seguite la vostra misurazione: se il tasso di precisione sale a ogni inventario, il processo funziona. Se lo stesso prodotto dà differenza più volte di seguito, il problema non è nel conteggio, ma nella registrazione di carico-scarico di quel prodotto.
Posso fare l’inventario con Excel?
Sì. Potete estrarre l’elenco prodotti con le colonne codice, nome, scaffale e quantità contata e compilarlo a mano; esiste anche un modello Excel di inventario di magazzino già pronto che calcola la differenza con una formula. Il limite di Excel è questo: mentre l’inventario è in corso, due persone non possono lavorare sullo stesso file.
Cosa fare dopo l’inventario?
Dopo aver chiuso le differenze con le rispettive cause, ricalcolate i livelli critici di scorta in base alla velocità di vendita attuale e segnate sul calendario, nello stesso giorno, la data del prossimo inventario ciclico. Poiché l’inventario rende definitivo anche il valore delle scorte in vostro possesso, è il momento migliore per calcolare l’indice di rotazione delle scorte.
Ultimo aggiornamento: 2026-09-25
La schermata di inventario nell’app
Quantità di sistema, quantità contata e differenza affiancate.
Fate il primo inventario con lo smartphone
Aprite un account gratuito, importate il vostro elenco Excel e scansionate i codici a barre mentre percorrete gli scaffali.