¿Cómo se hace la recepción de mercancía?
La recepción de mercancía consiste en contar y comprobar la mercancía que llega del proveedor según el pedido y el albarán antes de aceptarla, anotar en un acta firmada los artículos que faltan, sobran o llegan dañados, y registrar en el inventario ese mismo día la cantidad aceptada. Una recepción bien hecha consta de siete pasos: preparación, control del documento, control del embalaje exterior, recuento artículo por artículo, control de calidad y fechas, acta de diferencias, y colocación en la estantería con su registro.
La exactitud del stock del almacén se decide en el momento en que la mercancía cruza la puerta. Una caja que entra al inventario sin contarla porque el albarán dice «50» es un faltante que no descubrirá hasta el día del recuento. Esta guía explica los pasos de la recepción de mercancía en un almacén o en un supermercado, la lista de verificación, qué hacer en cada situación y el acta de recepción de mercancía.
¿Qué es la recepción de mercancía?
La recepción de mercancía es el primero de los cuatro procesos de la gestión de almacén: recepción, ubicación, picking y envío, y recuento. El objetivo de la recepción es comprobar, antes de aceptar la entrega, que lo que el proveedor dice haber enviado y lo que realmente llega coinciden. Una diferencia que se pasa por alto aquí no se corrige en ningún paso posterior; solo aflora en el recuento, y entonces es difícil averiguar su causa. Los cuatro procesos en conjunto los explicamos en la guía qué es la gestión de almacén.
Esta guía trata de la recepción de mercancía comercial en los propios almacenes de las empresas. Los procedimientos de inspección y recepción en las compras públicas están sujetos a normas distintas y no se tratan aquí.
¿Cómo se hace la recepción de mercancía? Siete pasos
1. Prepárese mientras espera el envío
Sepa de antemano qué llegará de cada proveedor: tenga a mano en la mesa de recepción la lista de artículos y cantidades del pedido que hizo. Reserve una zona de recepción, separada de la zona de venta y de envío, donde espere la mercancía que llega; así, las cajas cuya recepción no ha terminado no se mezclan ni con las estanterías ni con la venta.
2. Compare el documento con el pedido
Cuando llegue el vehículo, lo primero no es revisar la mercancía, sino el documento. Compruebe que el nombre del destinatario, la fecha y los artículos del albarán coinciden con su pedido. Si hay un artículo que no pidió o un documento emitido a otro destinatario, hable antes de descargar la mercancía.
3. Revise el embalaje exterior en presencia del conductor
Vea y fotografíe las cajas abolladas, mojadas, rotas o con la cinta abierta mientras el conductor está allí. Compare el número de cajas con el que figura en el albarán. En productos que llegan con cadena de frío, compruebe la temperatura del producto. Una vez que el conductor se ha ido, es muy difícil demostrar un daño exterior que se detecta después.
4. Cuente artículo por artículo
No basta con el número de cajas; abra las cajas y cuente las unidades que hay dentro. Contar los productos con código de barras escaneándolos evita que el mismo producto se cuente dos veces o no se cuente. Anote la cantidad contada junto a la cantidad del albarán: el número que ha contado, no una estimación.
5. Compruebe la calidad y la fecha de caducidad
Verifique que el producto es el correcto (modelo, color, gramaje), que está sin daños y su fecha de caducidad. Anote aparte el producto que llega con una fecha más corta que los que ya están en la estantería; es una decisión tanto de devolución como de orden en la estantería.
6. Anote las diferencias en el acta y haga que la firmen
Anote en el acta, con su cantidad, cada artículo que falte, sobre, llegue dañado o equivocado; haga que firmen el acta quien entrega y quien recibe, y escriba también una breve nota en el albarán. Comunique la diferencia por escrito al proveedor ese mismo día. Un faltante que no se comunica, en la mayoría de los casos, ya no se puede reclamar.
7. Colóquela en la estantería y regístrela el mismo día
Coloque la mercancía aceptada en su ubicación; ponga la nueva detrás de la antigua para que salga primero la más antigua: este orden de estantería se llama FIFO (primero en entrar, primero en salir). A continuación, registre la entrada en el inventario ese mismo día: no la cantidad del albarán, sino la que usted aceptó. Si el registro de la entrada se aplaza, todas las ventas de ese día se hacen sobre un stock erróneo.
Lista de verificación de la recepción de mercancía
Una lista corta que puede colgar en la mesa de recepción. Si la respuesta a la pregunta de cada fila no es «sí», se hace la acción de la derecha:
| Control | Pregunta | Si no coincide |
|---|---|---|
| Documento | ¿El destinatario, la fecha y los artículos del albarán coinciden con el pedido? | Hable con el proveedor antes de descargar la mercancía. |
| Número de cajas | ¿El número de cajas recibidas coincide con el del albarán? | Anote la caja faltante en el acta en presencia del conductor. |
| Embalaje exterior | ¿Hay cajas abolladas, mojadas o abiertas? | Fotografíelas, muéstreselas al conductor y anótelas en el acta. |
| Unidades | ¿Las unidades dentro de la caja coinciden con la cantidad del albarán? | Anote la cantidad contada y refleje la diferencia en el acta. |
| Producto correcto | ¿El modelo, color, gramaje y talla coinciden con el pedido? | Aparte el producto equivocado y no lo acepte, o resérvelo para devolución. |
| Fecha de caducidad | ¿La fecha es lo bastante lejana? ¿Es más corta que la de lo que ya hay en la estantería? | Anote el producto de fecha corta; devuélvalo según la regla acordada con el proveedor. |
| Temperatura | ¿El producto de cadena de frío llegó a la temperatura adecuada? | Si no es adecuada, no lo acepte y anótelo en el acta. |
¿Qué hacer si la mercancía llega incompleta, de más o dañada?
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| Mercancía incompleta | Acepte la cantidad que ha contado, anote la cantidad que falta en el acta y comuníquelo al proveedor ese mismo día. Registre en el inventario solo la cantidad recibida; cuando se complete el artículo faltante, se registra como una entrada aparte. |
| Mercancía de más | Aparte el excedente y consulte al proveedor: o se devuelve, o se convierte en un pedido adicional y se corrige su documento. Poner a la venta el excedente antes de que llegue el documento provoca después que el registro y el stock dejen de coincidir. |
| Mercancía dañada | Fotografíe el daño, anótelo en el acta y sepárelo de los artículos en buen estado. Si se va a devolver al proveedor, regístrelo como devolución; si no se va a devolver, dé la salida como merma. |
| Producto equivocado | Un modelo, color o gramaje que no está en el pedido no se acepta o se reserva para devolución. Un producto equivocado que se acepta pensando «ya se venderá» significa que el producto que usted pidió se queda sin llegar. |
| Mercancía sin documento | Aparte la mercancía que llega sin documento sin darla de alta en el inventario y pida el documento al proveedor. Consulte con su asesor contable qué documento se necesita. |
La parte de la mercancía dañada que no se devuelve y se queda en su poder se registra como merma; los campos que debe tener el registro de mermas están en la guía qué es la merma.
¿Qué debe contener el acta de recepción de mercancía?
El acta solo es necesaria cuando hay diferencias; si no las hay, un comprobante de entrada firmado es la prueba de la recepción. El acta contiene lo siguiente:
- fecha y hora, nombre del proveedor, número del albarán de envío o de la factura,
- nombre de la persona que trae la mercancía (conductor o mensajero) y la matrícula del vehículo,
- para cada artículo con diferencia, nombre y código del producto, cantidad del albarán y cantidad contada,
- tipo de diferencia (faltante, sobrante, dañado, producto equivocado, fecha corta) y una breve descripción,
- si hay daños, una nota de que se tomaron fotografías,
- nombre y firma de quien entrega y de quien recibe.
Si desea un formulario listo e imprimible, la plantilla de Excel de comprobante de entrada y salida de almacén gratuita puede usarse como formulario de recepción de mercancía, con número de comprobante, número de documento, tabla de artículos y campos de firma.
Recepción de mercancía con código de barras
En un producto con código de barras, la forma más fiable de contar es escanearlo: cada lectura cuenta una unidad, el mismo producto no se anota en dos líneas y el código sigue siendo el mismo aunque el nombre del producto se escriba de otra forma. A los productos sin código de barras, asígneles primero un código único; cómo construir ese código está en cómo asignar códigos de stock, y la elección del lector y el etiquetado en la guía de control de inventario con código de barras. Cómo se coloca en la estantería la mercancía aceptada se explica en la guía del sistema de direccionamiento de estanterías.
Recepción de mercancía en Ofisx
En Ofisx, la pantalla donde queda registrada la recepción de mercancía es la pantalla de Compras. Selecciona el proveedor y la fecha, añade los productos escaneando el código de barras o desde la lista, e introduce el precio de compra y la forma de pago (efectivo, transferencia o a crédito); en cuanto guarda, el stock aumenta y puede imprimir el comprobante de compra. La descripción de un artículo faltante o dañado puede escribirla en el campo de notas de la compra; el acta en sí se conserva en papel o en la plantilla anterior. La mercancía devuelta al proveedor se registra como Devolución a proveedor y se descuenta del stock. Las demás pantallas del programa están en la página de funciones.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la recepción de mercancía?
La recepción de mercancía consiste en recibir la mercancía que llega del proveedor contándola y comprobándola según el pedido y el albarán, anotar las diferencias en un acta y registrar en el inventario la cantidad aceptada. El registro de inventario de toda mercancía que entra al almacén empieza con este paso.
¿En qué hay que fijarse en la recepción de mercancía?
En siete puntos: que el documento coincida con el pedido, el número de cajas, que el embalaje exterior esté sin daños, las unidades dentro de la caja, que el producto sea el correcto, la fecha de caducidad y, en productos de cadena de frío, la temperatura. El embalaje exterior y el número de cajas deben comprobarse antes de que se vaya el conductor.
¿Cómo se redacta el acta de recepción de mercancía?
En el acta se anotan la fecha, el proveedor, el número de albarán, la persona que trajo el vehículo, el nombre de cada artículo con diferencia, la cantidad del albarán y la contada, el tipo de diferencia (faltante, sobrante, dañado, producto equivocado) y su descripción; firman quien entrega y quien recibe. Si no hay diferencias, no se necesita acta aparte: basta con el comprobante de entrada firmado.
¿Cómo se hace la recepción de mercancía en un supermercado?
Con los mismos siete pasos y tres precauciones adicionales: haga la recepción en una hora en que la caja no esté muy ocupada, reciba primero los productos de cadena de frío y póngalos de inmediato en la cámara, y compruebe la fecha de caducidad en cada artículo. En el supermercado, el producto que llega se coloca detrás del antiguo; de lo contrario, el producto de fecha anterior se queda en la estantería y acaba convirtiéndose en merma.
¿Cómo se comunica la mercancía que llega incompleta?
La cantidad que falta se anota en el acta en presencia del conductor, el acta la firman ambas partes y se comunica por escrito al proveedor ese mismo día (por correo electrónico o mensaje, con una foto del acta). En el inventario solo se registra la cantidad recibida; cuando se complete lo que falta, se hace una entrada aparte.
¿Quién debe hacer la recepción de mercancía?
Si es posible, alguien distinto de quien hizo el pedido. Quien hace el pedido sabe lo que va a llegar, por lo que tiende a pasar por alto el recuento; que cuente otra persona permite detectar la diferencia. En un negocio de una sola persona, haga la recepción en el momento en que llega el envío y de una sola vez, sin dejarla para después.
¿Qué relación hay entre la recepción de mercancía y las diferencias de recuento?
Buena parte de las diferencias que aparecen en el recuento empiezan en la recepción: registrar en el inventario la cantidad del albarán sin contarla, anotar como completa una mercancía que llegó incompleta o hacer la entrada días después. La mercancía contada correctamente en la recepción se mantiene igual que el registro hasta el día del recuento; el recuento en sí está en la guía cómo hacer el recuento del almacén.
Última actualización: 2026-10-06
Compras y devoluciones con código de barras en la aplicación
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