مال وصولی کیسے کی جاتی ہے؟

گودام میں اسٹاک کی درستی اسی لمحے طے ہو جاتی ہے جب مال دروازے سے اندر آتا ہے۔ ڈیلیوری نوٹ پر «50» لکھا ہے، اس بنا پر بغیر گنے اسٹاک میں داخل ہونے والا کارٹن ایسی کمی ہے جس کا پتا آپ کو گنتی کے دن تک نہیں چلے گا۔ یہ گائیڈ گودام یا مارکیٹ (سپر اسٹور) میں مال کی وصولی کے مراحل، چیک لسٹ، مختلف صورتوں میں کیا کرنا ہے، اور وصولی کی رپورٹ کے بارے میں ہے۔

مال کی وصولی کیا ہے؟

مال کی وصولی گودام کے انتظام کے چار عملوں میں پہلا ہے: وصولی، جگہ پر رکھنا، چنائی اور ترسیل، اور گنتی۔ وصولی کا مقصد یہ ہے کہ سپلائر نے جو بھیجنے کا کہا اور جو واقعی آیا، ان کا ایک جیسا ہونا مال وصول کرنے سے پہلے دیکھ لیا جائے۔ یہاں چھوٹ جانے والا فرق بعد کے کسی مرحلے میں درست نہیں ہوتا؛ وہ صرف گنتی میں ظاہر ہوتا ہے اور تب اس کی وجہ تلاش کرنا مشکل ہوتا ہے۔ چاروں عملوں کی پوری تصویر ہم نے گودام کا انتظام کیا ہے گائیڈ میں بیان کی ہے۔

یہ گائیڈ کاروباروں کے اپنے گوداموں میں تجارتی مال کی وصولی کے بارے میں ہے۔ سرکاری خریداریوں میں معائنہ اور وصولی کے طریقے الگ قواعد کے پابند ہیں اور یہاں زیرِ بحث نہیں آتے۔

مال کی وصولی کیسے کی جاتی ہے؟ سات مراحل

1. کھیپ کے انتظار میں تیاری کریں

پہلے سے جانیں کہ کس سپلائر سے کیا آنے والا ہے: آپ کے دیے ہوئے آرڈر کی آئٹمز اور مقدار کی فہرست وصولی کی میز پر تیار رکھیں۔ آنے والے مال کے لیے فروخت اور ترسیل کے علاقے سے الگ وصولی کا ایک حصہ مخصوص کریں؛ جس کارٹن کی وصولی مکمل نہ ہوئی ہو وہ نہ شیلف پر جائے نہ فروخت میں شامل ہو۔

2. دستاویز کا آرڈر سے موازنہ کریں

گاڑی آتے ہی پہلا کام مال نہیں بلکہ دستاویز کی جانچ ہے۔ ڈیلیوری نوٹ پر خریدار کا نام، تاریخ اور آئٹمز آپ کے آرڈر سے ملتی ہیں یا نہیں، یہ دیکھیں۔ اگر کوئی ایسی آئٹم ہو جس کا آپ نے آرڈر نہیں دیا، یا دستاویز کسی اور خریدار کے نام جاری ہوئی ہو، تو مال اتارنے سے پہلے بات کریں۔

3. بیرونی پیکنگ ڈرائیور کے سامنے چیک کریں

پچکا ہوا، بھیگا ہوا، پھٹا ہوا یا ٹیپ کھلا ہوا کارٹن ڈرائیور کی موجودگی میں دیکھیں اور اس کی تصویر لیں۔ کارٹنوں کی تعداد کا ڈیلیوری نوٹ پر لکھی تعداد سے موازنہ کریں۔ کولڈ چین (ٹھنڈے ماحول) میں آنے والی پروڈکٹ ہو تو اس کا درجہ حرارت دیکھیں۔ ڈرائیور کے جانے کے بعد معلوم ہونے والے بیرونی نقصان کو ثابت کرنا بہت مشکل ہوتا ہے۔

4. ایک ایک آئٹم گنیں

صرف کارٹنوں کی تعداد کافی نہیں؛ کارٹن کھول کر اندر کے عدد گنیں۔ بار کوڈ والی پروڈکٹ کو اسکین کر کے گننا ایک ہی پروڈکٹ کے دو بار گنے جانے یا بالکل نہ گنے جانے سے بچاتا ہے۔ گنی ہوئی مقدار ڈیلیوری نوٹ کی مقدار کے ساتھ لکھیں — اندازہ نہیں، وہ عدد جو آپ نے گنا۔

5. معیار اور ایکسپائری تاریخ چیک کریں

دیکھیں کہ پروڈکٹ درست ہے (ماڈل، رنگ، وزن)، نقصان زدہ نہیں ہے، اور اس کی ایکسپائری تاریخ کیا ہے۔ شیلف پر موجود مال کے مقابلے میں کم تاریخ والا مال آئے تو اس کا الگ نوٹ بنائیں؛ یہ واپسی کا بھی فیصلہ ہے اور شیلف میں ترتیب کا بھی۔

6. فرق رپورٹ میں لکھیں اور دستخط کروائیں

کم، زیادہ، خراب یا غلط آنے والی ہر آئٹم کو مقدار کے ساتھ رپورٹ میں لکھیں؛ رپورٹ پر مال دینے والے اور وصول کرنے والے کے دستخط کروائیں اور ڈیلیوری نوٹ پر بھی ایک مختصر نوٹ لکھ دیں۔ فرق کی اطلاع اسی دن سپلائر کو تحریری طور پر دیں۔ جس کمی کی اطلاع نہ دی جائے، اس کی وصولی اکثر دوبارہ ممکن نہیں ہوتی۔

7. شیلف پر رکھیں اور اسی دن ریکارڈ میں درج کریں

قبول شدہ مال کو اس کی جگہ پر رکھیں؛ نیا آنے والا مال پرانے کے پیچھے رکھیں تاکہ پہلے پرانا نکلے — شیلف کی اس ترتیب کا نام FIFO (پہلے آئے، پہلے جائے) ہے۔ پھر اسی دن اندراج کو اسٹاک ریکارڈ میں درج کریں — ڈیلیوری نوٹ کی مقدار نہیں، بلکہ وہ مقدار جو آپ نے قبول کی۔ اندراج مؤخر ہو جائے تو اس دن ہونے والی ہر فروخت غلط اسٹاک پر ہوتی ہے۔

مال کی وصولی کی چیک لسٹ

وصولی کی میز پر لگائی جا سکنے والی مختصر فہرست۔ ہر قطار میں سوال کا جواب «ہاں» نہ ہو تو دائیں طرف دیا گیا کام کریں:

مال کم، زیادہ یا خراب آئے تو کیا کریں؟

خراب مال کا جو حصہ واپس نہ ہو اور آپ کے پاس رہ جائے، وہ ضیاع کے طور پر درج ہوتا ہے؛ ضیاع کے ریکارڈ میں کون سی معلومات ہونی چاہئیں، یہ ضیاع (ویسٹ) کیا ہے گائیڈ میں ہے۔

وصولی کی رپورٹ میں کیا کیا ہونا چاہیے؟

رپورٹ صرف فرق ہونے پر درکار ہوتی ہے؛ فرق نہ ہو تو دستخط شدہ اندراجی رسید وصولی کا ثبوت ہے۔ رپورٹ میں یہ باتیں ہوتی ہیں:

• تاریخ اور وقت، سپلائر کا نام، ترسیلی ڈیلیوری نوٹ (sevk irsaliyesi) یا انوائس نمبر،
• مال لانے والے شخص (ڈرائیور یا کورئیر) کا نام اور گاڑی کا نمبر پلیٹ،
• فرق والی ہر آئٹم کے لیے پروڈکٹ کا نام اور کوڈ، ڈیلیوری نوٹ کی مقدار، گنی ہوئی مقدار،
• فرق کی قسم — کمی، زیادتی، خراب، غلط پروڈکٹ، کم تاریخ والی — اور اس کی مختصر وضاحت،
• نقصان ہو تو تصاویر لیے جانے کا نوٹ،
• مال دینے والے اور وصول کرنے والے کا نام اور دستخط۔

اگر آپ کو تیار اور پرنٹ کے قابل فارم چاہیے تو مفت گودام اندراج و اخراج رسید کا Excel ٹیمپلیٹ رسید نمبر، دستاویز نمبر، آئٹمز کی ٹیبل اور دستخط کے خانوں کے ساتھ مال کی وصولی کے فارم کے طور پر استعمال ہو سکتا ہے۔

بار کوڈ کے ذریعے مال کی وصولی

بار کوڈ والی پروڈکٹ میں گننے کا سب سے قابلِ اعتماد طریقہ اسکین کرنا ہے: ہر اسکین ایک عدد گنتا ہے، ایک ہی پروڈکٹ دو قطاروں میں نہیں لکھی جاتی اور نام مختلف لکھا جائے تب بھی کوڈ ایک ہی رہتا ہے۔ جن پروڈکٹس پر بار کوڈ نہیں ہے انہیں پہلے ایک منفرد کوڈ دیں؛ کوڈ کیسے بنایا جائے یہ اسٹاک کوڈ کیسے دیا جاتا ہے میں، اور اسکینر کا انتخاب اور لیبل لگانا بار کوڈ کے ساتھ اسٹاک ٹریکنگ گائیڈ میں ہے۔ قبول شدہ مال شیلف پر کیسے رکھا جائے، یہ شیلف ایڈریسنگ سسٹم گائیڈ میں ہے۔

Ofisx اسٹاک مینجمنٹ میں مال کی وصولی

Ofisx اسٹاک مینجمنٹ میں مال کی وصولی جس اسکرین پر درج ہوتی ہے وہ خریداری اسکرین ہے۔ آپ سپلائر اور تاریخ منتخب کرتے ہیں، پروڈکٹس بار کوڈ اسکین کر کے یا فہرست سے شامل کرتے ہیں، خریداری کی قیمت اور ادائیگی کی قسم (نقد، بینک ٹرانسفر یا ادھار) درج کرتے ہیں؛ محفوظ کرتے ہی اسٹاک بڑھ جاتا ہے اور آپ خریداری کی رسید پرنٹ کر سکتے ہیں۔ کسی کم یا خراب آئٹم کی وضاحت آپ خریداری کے نوٹ والے خانے میں لکھ سکتے ہیں؛ رپورٹ خود کاغذ پر یا اوپر دیے گئے ٹیمپلیٹ میں رکھی جاتی ہے۔ سپلائر کو واپس بھیجا جانے والا مال سپلائر کو واپسی کے طور پر درج ہوتا ہے اور اسٹاک سے کم ہو جاتا ہے۔ پروگرام کی دیگر اسکرینز خصوصیات کے صفحے پر ہیں۔

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

آخری اپ ڈیٹ: 2026-10-06

مال کی وصولی اسی دن ریکارڈ کریں

مفت اکاؤنٹ بنائیں؛ آنے والا مال بار کوڈ سے اسکین کر کے خریداری کے طور پر درج کریں، اسٹاک اور سپلائر کا بیلنس ایک ساتھ اپ ڈیٹ ہو جائیں گے۔