입고 검수는 어떻게 하나요?
입고 검수란 공급업체에서 온 물건을 주문서와 납품서(irsaliye, 터키의 배송 명세서)에 맞춰 세고 확인한 뒤 인수하는 것이며, 부족·초과·파손 품목을 서명된 확인서에 기록하고 인수한 수량을 같은 날 재고에 반영하는 일입니다. 제대로 된 입고 검수는 일곱 단계로 이루어집니다: 준비, 서류 확인, 외부 포장 확인, 품목별 수량 확인, 품질·유통기한 확인, 차이 확인서 작성, 선반 배치 및 기록.
창고 재고의 정확도는 물건이 문으로 들어오는 순간 결정됩니다. 납품서에 “50”이라고 적혀 있다고 세지 않고 재고에 넣은 박스는, 실사 날까지 알아차리지 못하는 부족분이나 마찬가지입니다. 이 가이드는 창고나 마트에서의 입고 검수 단계, 점검표, 상황별 대처법, 그리고 입고 검수 확인서를 설명합니다.
입고 검수란?
입고 검수는 창고 관리의 네 가지 프로세스 중 첫 번째입니다. 네 가지는 입고 검수, 적치, 피킹·출하, 실사입니다. 검수의 목적은 공급업체가 보냈다고 말하는 물건과 실제로 도착한 물건이 같은지를 인수하기 전에 확인하는 것입니다. 여기서 놓친 차이는 이후 어떤 단계에서도 바로잡히지 않고 실사에서야 드러나며, 그때는 원인을 찾기가 어렵습니다. 네 프로세스 전체는 창고 관리란 가이드에서 설명했습니다.
이 가이드는 사업장이 자체 창고에서 하는 상업용 물품의 입고 검수를 다룹니다. 공공 조달의 검사·인수 절차는 별도 규정을 따르므로 여기서는 다루지 않습니다.
입고 검수는 어떻게 하나요? 일곱 단계
1. 물건이 오기 전에 준비하세요
어느 공급업체에서 무엇이 올지 미리 파악하세요. 발주한 품목과 수량 목록을 검수대에 준비해 두는 것입니다. 들어온 물건이 대기할 입고 구역을 판매·출하 구역과 분리해 두세요. 검수가 끝나지 않은 박스가 선반이나 판매 상품에 섞이지 않도록 합니다.
2. 서류를 주문서와 대조하세요
차량이 도착하면 가장 먼저 확인할 것은 물건이 아니라 서류입니다. 납품서의 수취인 이름, 날짜, 품목이 내 주문서와 일치하는지 보세요. 주문하지 않은 품목이 있거나 다른 수취인 앞으로 발행된 서류라면 물건을 내리기 전에 먼저 이야기하세요.
3. 기사가 있는 자리에서 외부 포장을 확인하세요
찌그러지거나 젖거나 찢어지거나 테이프가 뜯긴 박스는 기사가 있을 때 확인하고 사진을 찍어 두세요. 박스 수를 납품서의 박스 수와 비교하세요. 콜드체인으로 오는 상품은 제품 온도를 확인하세요. 기사가 떠난 뒤에 발견한 외부 손상은 입증하기가 매우 어렵습니다.
4. 품목별로 세세요
박스 수만으로는 부족합니다. 박스를 열어 안에 든 수량을 세세요. 바코드가 있는 상품은 스캔하면서 세면 같은 상품을 두 번 세거나 아예 빠뜨리는 일을 막을 수 있습니다. 센 수량을 납품서의 수량 옆에 적으세요. 짐작이 아니라 직접 센 숫자를 적어야 합니다.
5. 품질과 유통기한을 확인하세요
맞는 상품인지(모델, 색상, 중량), 파손이 없는지, 유통기한은 어떤지 보세요. 선반에 있는 것보다 유통기한이 짧게 온 상품은 따로 메모하세요. 이는 반품과 선반 배치 순서를 정하는 근거가 됩니다.
6. 차이는 확인서에 적고 서명을 받으세요
부족, 초과, 파손, 오배송된 모든 품목을 수량과 함께 확인서에 적고, 인도한 사람과 인수한 사람이 서명하게 하며, 납품서에도 짧은 메모를 남기세요. 차이는 같은 날 공급업체에 서면으로 알려야 합니다. 알리지 않은 부족분은 대개 다시 받아낼 수 없습니다.
7. 선반에 배치하고 같은 날 기록하세요
인수한 물건은 지정된 주소에 배치하되, 새로 온 것을 기존 것 뒤에 놓아 오래된 것이 먼저 나가게 하세요. 이런 선반 운영 방식을 FIFO(선입선출)라고 합니다. 그런 다음 입고를 같은 날 재고 기록에 반영하세요. 납품서의 수량이 아니라 인수한 수량으로 반영해야 합니다. 기록이 미뤄진 입고는 그날 이뤄진 모든 판매가 잘못된 재고를 기준으로 처리됩니다.
입고 검수 점검표
검수대에 붙여 둘 수 있는 짧은 목록입니다. 각 줄의 질문에 “예”가 아니면 오른쪽의 조치를 합니다:
| 점검 항목 | 질문 | 불일치 시 |
|---|---|---|
| 서류 | 납품서의 수취인, 날짜, 품목이 주문서와 같은가? | 물건을 내리기 전에 공급업체와 이야기하세요. |
| 박스 수 | 도착한 박스 수가 납품서와 같은가? | 부족한 박스를 기사가 있는 자리에서 확인서에 적으세요. |
| 외부 포장 | 찌그러지거나 젖거나 열린 박스가 있는가? | 사진을 찍고 기사에게 보여 준 뒤 확인서에 적으세요. |
| 수량 | 박스 안의 수량이 납품서의 수량과 같은가? | 센 수량을 적고 차이를 확인서에 기록하세요. |
| 맞는 상품 | 모델, 색상, 중량, 사이즈가 주문과 같은가? | 잘못 온 상품은 따로 분리해 인수를 거부하거나 반품 대상으로 두세요. |
| 유통기한 | 기한이 충분히 긴가, 선반에 있는 것보다 짧은가? | 유통기한이 짧은 것은 메모하고, 공급업체와 합의한 규칙에 따라 반품하세요. |
| 온도 | 콜드체인 상품이 적정 온도로 도착했는가? | 적정하지 않으면 인수를 거부하고 확인서에 적으세요. |
부족, 초과, 파손된 물건이 오면 어떻게 하나요?
| 상황 | 대처 방법 |
|---|---|
| 부족하게 온 물건 | 센 수량만큼 인수하고, 부족한 수량은 확인서에 적어 같은 날 공급업체에 알리세요. 재고에는 도착한 수량만 반영하고, 부족분은 채워져서 들어오면 별도의 입고로 처리합니다. |
| 초과해서 온 물건 | 초과분을 분리해 공급업체에 문의하세요. 반품하거나, 추가 주문으로 전환하고 서류를 정정합니다. 서류가 오기 전에 초과분을 판매에 내놓으면 나중에 기록과 재고가 어긋나게 됩니다. |
| 파손된 물건 | 파손을 사진으로 남기고 확인서에 적은 뒤 멀쩡한 품목과 분리하세요. 공급업체에 반품할 것이면 반품으로 기록하고, 반품하지 않을 것이면 폐기(손실) 출고로 처리합니다. |
| 오배송된 상품 | 주문에 없는 모델, 색상, 중량은 인수하지 않거나 반품 대상으로 분리합니다. “어차피 팔리겠지” 하고 받아 둔 오배송 상품은, 주문한 상품이 모자라게 된다는 뜻입니다. |
| 서류가 없는 물건 | 서류가 오지 않은 물건은 재고 기록에 넣지 말고 분리해 두고, 공급업체에 서류를 요청하세요. 어떤 서류가 필요한지는 세무 담당자(회계사)와 상담하세요. |
파손된 물건 중 반품하지 않고 남은 부분은 폐기(손실)로 기록합니다. 손실 기록에 있어야 할 항목은 폐기(손실)란 가이드에 있습니다.
입고 검수 확인서에는 무엇이 있어야 하나요?
확인서는 차이가 있을 때만 필요하고, 차이가 없으면 서명된 입고 전표가 검수의 증빙이 됩니다. 확인서에는 다음이 들어갑니다:
- 날짜와 시간, 공급업체 이름, 배송 명세서(sevk irsaliyesi) 또는 청구서 번호,
- 물건을 가져온 사람(기사 또는 택배 직원)의 이름과 차량 번호,
- 차이가 있는 각 품목의 상품명과 코드, 납품서상의 수량, 센 수량,
- 차이의 유형(부족, 초과, 파손, 오배송, 유통기한 짧음)과 간단한 설명,
- 파손이 있다면 사진을 찍었다는 메모,
- 인도한 사람과 인수한 사람의 이름 및 서명.
바로 인쇄해서 쓸 수 있는 양식이 필요하다면 무료 창고 입출고 전표 Excel 템플릿을 입고 검수 양식으로 쓸 수 있습니다. 전표 번호, 서류 번호, 품목 표, 서명란이 갖춰져 있습니다.
바코드로 하는 입고 검수
바코드가 있는 상품은 스캔하는 것이 가장 믿을 만한 수량 확인 방법입니다. 스캔할 때마다 1개로 계산되고, 같은 상품이 두 줄에 적히지 않으며, 상품명을 다르게 적어도 코드는 그대로입니다. 바코드가 없는 상품에는 먼저 고유 코드를 부여하세요. 코드 체계를 만드는 방법은 재고 코드 부여 방법에, 스캐너 선택과 라벨 부착은 바코드 재고 관리 가이드에 있습니다. 인수한 물건을 선반에 어떻게 배치할지는 선반 주소 지정 시스템 가이드에서 다룹니다.
Ofisx에서의 입고 검수
Ofisx에서 입고 검수가 기록되는 화면은 매입 화면입니다. 공급업체와 날짜를 선택하고, 바코드를 스캔하거나 목록에서 상품을 추가한 다음, 매입 가격과 결제 방식(현금, 계좌이체 또는 외상)을 입력합니다. 저장하는 순간 재고가 늘어나며 매입 전표를 인쇄할 수 있습니다. 부족하거나 파손된 품목에 대한 설명은 매입의 메모란에 적을 수 있고, 확인서 자체는 종이나 위의 템플릿으로 보관합니다. 공급업체에 되돌려 보내는 물건은 공급업체 반품으로 처리하며 재고에서 차감됩니다. 프로그램의 다른 화면은 기능 페이지에 있습니다.
자주 묻는 질문
입고 검수란?
입고 검수란 공급업체에서 온 물건을 주문서와 납품서(irsaliye, 터키의 배송 명세서)에 맞춰 세고 확인한 뒤 인수하고, 차이를 확인서에 적고, 인수한 수량을 재고에 반영하는 일입니다. 창고에 들어오는 모든 물건의 재고 기록은 이 단계에서 시작됩니다.
입고 검수에서 무엇을 주의해야 하나요?
일곱 가지입니다: 서류와 주문서의 일치, 박스 수, 외부 포장의 파손 여부, 박스 안의 수량, 맞는 상품인지, 유통기한, 콜드체인 상품의 온도. 외부 포장과 박스 수는 기사가 떠나기 전에 확인해야 합니다.
입고 검수 확인서는 어떻게 쓰나요?
확인서에는 날짜, 공급업체, 납품서 번호, 차량을 몰고 온 사람, 차이가 있는 각 품목의 이름, 납품서상의 수량과 센 수량, 차이의 유형(부족, 초과, 파손, 오배송)과 설명을 적고, 인도한 사람과 인수한 사람이 서명합니다. 차이가 없으면 별도의 확인서는 필요 없고 서명된 입고 전표면 충분합니다.
마트에서는 입고 검수를 어떻게 하나요?
같은 일곱 단계에 세 가지를 더 신경 쓰면 됩니다. 계산대가 한가한 시간대에 검수하고, 콜드체인 상품은 먼저 인수해 바로 냉장고에 넣으며, 모든 품목에서 유통기한을 확인하세요. 마트에서는 새로 온 상품을 기존 상품 뒤에 진열합니다. 그렇지 않으면 오래된 상품이 선반에 남아 폐기됩니다.
부족하게 온 물건은 어떻게 알리나요?
부족한 수량은 기사가 있는 자리에서 확인서에 적고, 확인서에 양측이 서명한 뒤, 같은 날 공급업체에 서면(이메일이나 메시지로 확인서 사진과 함께)으로 알립니다. 재고에는 도착한 수량만 반영하고, 부족분이 채워지면 별도로 입고 처리합니다.
입고 검수는 누가 해야 하나요?
가능하면 발주한 사람과 다른 사람이 하는 것이 좋습니다. 발주한 사람은 무엇이 올지 알고 있어서 수량 확인을 놓치기 쉽고, 다른 사람이 세면 차이를 잡아냅니다. 혼자 운영하는 사업장이라면 물건이 도착하는 즉시 한 번에 검수하고 나중으로 미루지 마세요.
입고 검수와 실사 차이는 어떤 관계인가요?
실사에서 나오는 차이의 상당 부분은 검수 단계에서 시작됩니다. 납품서의 수량을 세지 않고 재고에 반영하거나, 부족하게 온 물건을 다 온 것처럼 기록하거나, 입고를 며칠 뒤에 처리하는 경우입니다. 검수에서 정확히 센 물건은 실사 날까지 기록과 같게 유지됩니다. 실사 자체는 창고 재고 실사 방법 가이드에 있습니다.
마지막 업데이트: 2026-10-06
앱에서 바코드로 하는 매입과 반품
도착한 물건을 스캔하세요. 인수한 수량이 그 즉시 재고에 반영됩니다.
