Comment effectuer la réception des marchandises ?
La réception des marchandises consiste à compter et contrôler la marchandise livrée par le fournisseur par rapport à la commande et au bon de livraison avant de l’accepter, à consigner les articles manquants, en trop ou endommagés dans un procès-verbal signé, puis à enregistrer en stock, le jour même, la quantité acceptée. Une réception bien faite comprend sept étapes : préparation, contrôle des documents, contrôle de l’emballage extérieur, comptage article par article, contrôle de la qualité et des dates, procès-verbal d’écarts, puis mise en rayon et enregistrement.
L’exactitude du stock d’un entrepôt se joue à l’instant où la marchandise franchit la porte. Un colis entré en stock sans être compté parce que le bon de livraison indique « 50 » est un manque que vous ne remarquerez qu’au jour de l’inventaire. Ce guide décrit les étapes de la réception des marchandises dans un entrepôt ou un commerce de détail, la liste de contrôle, la conduite à tenir selon les cas et le procès-verbal de réception.
Qu’est-ce que la réception des marchandises ?
La réception est le premier des quatre processus de la gestion d’entrepôt : réception, rangement, préparation-expédition et inventaire. Son but est de constater, avant d’accepter la livraison, que ce que le fournisseur dit avoir envoyé correspond à ce qui est réellement arrivé. Un écart laissé passer ici ne se corrige à aucune étape suivante ; il n’apparaît qu’à l’inventaire, et il est alors difficile d’en retrouver la cause. Nous présentons l’ensemble des quatre processus dans le guide qu’est-ce que la gestion d’entrepôt.
Ce guide traite de la réception de marchandises commerciales dans les entrepôts des entreprises. Les opérations de contrôle et de réception des marchés publics obéissent à des règles distinctes et ne sont pas abordées ici.
Comment se déroule la réception des marchandises ? Sept étapes
1. Préparez-vous en attendant la livraison
Sachez à l’avance quel fournisseur livre quoi : gardez à portée, au poste de réception, la liste des articles et des quantités de votre commande. Prévoyez une zone de réception séparée de la zone de vente et d’expédition, où la marchandise attend ; un colis dont la réception n’est pas terminée ne doit se mélanger ni aux rayons ni aux ventes.
2. Comparez le document à la commande
À l’arrivée du véhicule, la première chose à contrôler n’est pas la marchandise, mais le document. Vérifiez que le nom du destinataire, la date et les articles du bon de livraison correspondent à votre commande. S’il y a un article que vous n’avez pas commandé ou un document établi pour un autre destinataire, discutez-en avant de décharger.
3. Contrôlez l’emballage extérieur en présence du chauffeur
Repérez en présence du chauffeur les colis écrasés, mouillés, déchirés ou dont l’adhésif a été ouvert, et photographiez-les. Comparez le nombre de colis avec celui indiqué sur le bon de livraison. Pour un produit livré en chaîne du froid, vérifiez sa température. Un dommage extérieur constaté après le départ du chauffeur est très difficile à prouver.
4. Comptez article par article
Compter les colis ne suffit pas ; ouvrez-les et comptez les unités qu’ils contiennent. Compter les produits munis d’un code-barres en les scannant évite de compter deux fois le même produit ou de l’oublier. Écrivez la quantité comptée à côté de la quantité du bon de livraison — le nombre que vous avez réellement compté, pas une estimation.
5. Contrôlez la qualité et la date limite de consommation
Vérifiez qu’il s’agit bien du bon produit (modèle, couleur, grammage), qu’il est intact et quelle est sa date limite. Notez à part tout produit livré avec une date plus courte que ceux qui sont déjà en rayon ; cela conditionne à la fois le retour éventuel et l’ordre de rangement.
6. Consignez les écarts dans un procès-verbal et faites-le signer
Inscrivez dans le procès-verbal, avec la quantité, chaque article manquant, en trop, endommagé ou erroné ; faites signer celui qui livre et celui qui réceptionne, et ajoutez aussi une courte mention sur le bon de livraison. Signalez l’écart par écrit au fournisseur le jour même. Un manquant non signalé ne peut le plus souvent plus être récupéré.
7. Rangez en rayon et enregistrez le jour même
Rangez la marchandise acceptée à son adresse ; placez la nouvelle derrière l’ancienne pour que l’ancienne sorte d’abord — ce principe de rangement s’appelle FIFO (premier entré, premier sorti). Enregistrez ensuite l’entrée dans le stock le jour même — non pas la quantité du bon de livraison, mais celle que vous avez acceptée. Quand l’enregistrement d’une entrée est reporté, toutes les ventes faites ce jour-là s’appuient sur un stock erroné.
Liste de contrôle de la réception
Une courte liste à afficher au poste de réception. Pour chaque ligne, si la réponse n’est pas « oui », appliquez l’action indiquée à droite :
| Contrôle | Question | En cas d’écart |
|---|---|---|
| Document | Le destinataire, la date et les articles du bon de livraison correspondent-ils à la commande ? | Parlez au fournisseur avant de décharger. |
| Nombre de colis | Le nombre de colis reçus correspond-il à celui du bon de livraison ? | Consignez le colis manquant dans le procès-verbal en présence du chauffeur. |
| Emballage extérieur | Y a-t-il des colis écrasés, mouillés ou ouverts ? | Photographiez, montrez au chauffeur, consignez dans le procès-verbal. |
| Quantité | La quantité à l’intérieur des colis correspond-elle à celle du bon de livraison ? | Écrivez la quantité comptée et reportez l’écart dans le procès-verbal. |
| Bon produit | Le modèle, la couleur, le grammage et la taille correspondent-ils à la commande ? | Mettez de côté le mauvais produit ; ne l’acceptez pas ou réservez-le pour retour. |
| Date limite de consommation | La date est-elle suffisamment lointaine, plus courte que celle des produits en rayon ? | Notez le produit à date courte ; retournez-le selon la règle convenue avec le fournisseur. |
| Température | Le produit de la chaîne du froid est-il arrivé à la bonne température ? | Si ce n’est pas le cas, refusez-le et consignez-le dans le procès-verbal. |
Que faire en cas de manquant, d’excédent ou de marchandise endommagée ?
| Situation | Que faire |
|---|---|
| Marchandise manquante | Acceptez la quantité que vous avez comptée, consignez la quantité manquante dans le procès-verbal et informez le fournisseur le jour même. N’enregistrez en stock que la quantité reçue ; l’article manquant, une fois complété, est enregistré comme une entrée distincte. |
| Marchandise en trop | Mettez l’excédent de côté et interrogez le fournisseur : soit il est retourné, soit il est transformé en commande complémentaire et le document est rectifié. Mettre l’excédent en vente avant d’avoir le document entraîne ensuite un décalage entre les enregistrements et le stock. |
| Marchandise endommagée | Photographiez les dégâts, consignez-les dans le procès-verbal et séparez-les des articles intacts. Si la marchandise doit être retournée au fournisseur, enregistrez-la comme retour ; si elle ne le sera pas, enregistrez sa sortie comme casse. |
| Mauvais produit | Un modèle, une couleur ou un grammage qui ne figure pas dans la commande n’est pas accepté, ou est réservé pour retour. Un mauvais produit accepté en se disant « on finira bien par le vendre » signifie que le produit que vous avez réellement commandé vous manque. |
| Marchandise sans document | Mettez de côté, sans l’enregistrer en stock, la marchandise dont le document n’est pas arrivé, et réclamez le document au fournisseur. Pour savoir quel document est requis, consultez votre expert-comptable. |
La part d’une marchandise endommagée qui n’est pas retournée et reste en stock est enregistrée comme casse ; les champs à renseigner dans l’enregistrement d’une casse figurent dans le guide qu’est-ce que la casse.
Que doit contenir le procès-verbal de réception ?
Le procès-verbal n’est nécessaire qu’en cas d’écart ; sans écart, un bon d’entrée signé fait foi de la réception. Le procès-verbal comporte les éléments suivants :
- la date et l’heure, le nom du fournisseur, le numéro du bon de livraison (sevk irsaliyesi) ou de la facture,
- le nom de la personne qui a apporté la marchandise (chauffeur ou coursier) et la plaque d’immatriculation du véhicule,
- pour chaque article présentant un écart, le nom et le code du produit, la quantité du bon de livraison et la quantité comptée,
- le type d’écart — manquant, excédent, endommagé, mauvais produit, date courte — avec une brève explication,
- une mention indiquant que des photos des dégâts ont été prises, le cas échéant,
- le nom et la signature de la personne qui livre et de celle qui réceptionne.
Si vous souhaitez un formulaire prêt à imprimer, le modèle Excel gratuit de bon d’entrée et de sortie d’entrepôt peut servir de formulaire de réception, avec numéro de bon, numéro de document, tableau des articles et zones de signature.
Réception par code-barres
Pour un produit muni d’un code-barres, la manière la plus fiable de compter est de le scanner : chaque lecture compte une unité, le même produit n’est jamais saisi sur deux lignes, et le code reste identique même si le nom du produit est écrit différemment. Attribuez d’abord un code unique aux produits sans code-barres ; pour savoir comment construire ce code, voir comment attribuer un code de stock ; le choix du lecteur et l’étiquetage sont traités dans le guide suivi de stock par code-barres. Quant au rangement de la marchandise acceptée, il est décrit dans le guide du système d’adressage des rayons.
La réception des marchandises dans Ofisx
Dans Ofisx, l’écran où la réception est enregistrée est l’écran Achat. Vous sélectionnez le fournisseur et la date, ajoutez les produits en les scannant ou depuis la liste, puis saisissez le prix d’achat et le mode de paiement (espèces, virement ou crédit client/fournisseur) ; dès l’enregistrement, le stock augmente et vous pouvez imprimer le bon d’achat. Vous pouvez noter la description d’un article manquant ou endommagé dans le champ de notes de l’achat ; le procès-verbal lui-même est conservé sur papier ou dans le modèle ci-dessus. La marchandise renvoyée au fournisseur est enregistrée comme Retour fournisseur et sort du stock. Les autres écrans du logiciel sont présentés sur la page des fonctionnalités.
Questions fréquentes
Qu’est-ce que la réception des marchandises ?
La réception des marchandises consiste à prendre livraison de la marchandise du fournisseur après l’avoir comptée et contrôlée par rapport à la commande et au bon de livraison, à consigner les écarts dans un procès-verbal et à enregistrer en stock la quantité acceptée. Le suivi de stock de toute marchandise entrant dans l’entrepôt commence par cette étape.
À quoi faut-il faire attention lors de la réception ?
À sept points : la concordance du document avec la commande, le nombre de colis, l’intégrité de l’emballage extérieur, la quantité à l’intérieur des colis, le fait que le produit soit le bon, la date limite de consommation et, pour les produits de la chaîne du froid, la température. L’emballage extérieur et le nombre de colis doivent être contrôlés avant le départ du chauffeur.
Comment rédiger un procès-verbal de réception ?
On y inscrit la date, le fournisseur, le numéro du bon de livraison, la personne qui a apporté la marchandise, le nom de chaque article présentant un écart, sa quantité sur le bon de livraison et sa quantité comptée, le type d’écart (manquant, excédent, endommagé, mauvais produit) et son explication ; celui qui livre et celui qui réceptionne signent. S’il n’y a pas d’écart, aucun procès-verbal n’est nécessaire : un bon d’entrée signé suffit.
Comment réceptionner les marchandises dans un commerce de détail ?
Avec les mêmes sept étapes et trois précautions supplémentaires : faites la réception à une heure où la caisse est calme, réceptionnez d’abord les produits de la chaîne du froid et rangez-les tout de suite en chambre froide, et vérifiez la date limite à chaque article. En magasin, les produits qui arrivent se placent derrière les anciens ; sinon les produits à date plus ancienne restent en rayon et finissent à la casse.
Comment signaler une marchandise manquante ?
La quantité manquante est consignée dans le procès-verbal en présence du chauffeur, le procès-verbal est signé par les deux parties, puis le fournisseur est informé par écrit le jour même (par e-mail ou message, avec la photo du procès-verbal). Seule la quantité reçue est enregistrée en stock ; quand le manquant est complété, une entrée distincte est saisie.
Qui doit effectuer la réception ?
Si possible, une personne différente de celle qui a passé la commande. Celui qui a passé la commande sait ce qui doit arriver et risque donc de négliger le comptage ; le comptage par une autre personne permet de repérer l’écart. Dans une entreprise d’une seule personne, faites la réception dès l’arrivée de la livraison, en une seule fois, sans la repousser à plus tard.
Quel est le lien entre la réception et les écarts d’inventaire ?
Une bonne partie des écarts constatés à l’inventaire naît à la réception : quantité du bon de livraison enregistrée en stock sans comptage, marchandise manquante enregistrée comme si elle était complète, ou entrée saisie plusieurs jours après. Une marchandise correctement comptée à la réception reste conforme aux enregistrements jusqu’au jour de l’inventaire ; l’inventaire lui-même est traité dans le guide comment réaliser l’inventaire d’un entrepôt.
Dernière mise à jour : 2026-10-06
Achat et retour par code-barres dans l’application
Scannez la marchandise reçue ; la quantité que vous acceptez est enregistrée en stock à l’instant même.
Enregistrez la réception des marchandises le jour même
Ouvrez un compte gratuit ; scannez la marchandise reçue et enregistrez-la comme achat : le stock et le solde du fournisseur sont mis à jour ensemble.