Hoe doet u de goederenontvangst?
Goederenontvangst is het in ontvangst nemen van de door de leverancier geleverde goederen nadat ze zijn geteld en gecontroleerd aan de hand van de bestelling en de afleverbon (irsaliye, het Turkse leveringsdocument), het vastleggen van ontbrekende, overtollige en beschadigde artikelen in een ondertekend verslag, en het op dezelfde dag verwerken van de geaccepteerde hoeveelheid in de voorraad. Een correcte goederenontvangst bestaat uit zeven stappen: voorbereiding, documentcontrole, controle van de buitenverpakking, telling per artikel, kwaliteits- en datumcontrole, verschilverslag en op het schap plaatsen en registreren.
De juistheid van de voorraad in het magazijn wordt bepaald op het moment dat de goederen door de deur komen. Een doos die in de voorraad wordt opgenomen zonder te zijn geteld omdat er “50” op de afleverbon staat, is een tekort dat u pas bij de inventarisatie opmerkt. Deze gids beschrijft de stappen van goederenontvangst in een magazijn of supermarkt, de controlelijst, wat u in verschillende situaties doet en het ontvangstverslag.
Wat is goederenontvangst?
Goederenontvangst is het eerste van de vier processen van magazijnbeheer: ontvangst, opslag, orderpicken en verzending, en telling. Het doel van de ontvangst is om vóór het in ontvangst nemen te zien dat wat de leverancier zegt te hebben gestuurd, hetzelfde is als wat er werkelijk is aangekomen. Een verschil dat hier wordt gemist, wordt in geen enkele latere stap meer rechtgezet; het komt alleen aan het licht bij de telling, en dan is de oorzaak moeilijk te vinden. Alle vier de processen hebben we beschreven in de gids wat is magazijnbeheer.
Deze gids behandelt de ontvangst van handelsgoederen in het eigen magazijn van een bedrijf. De keurings- en ontvangstprocedures bij overheidsinkoop vallen onder aparte regels en komen hier niet aan bod.
Hoe werkt goederenontvangst? Zeven stappen
1. Bereid u voor terwijl u op de zending wacht
Weet vooraf welke leverancier wat gaat leveren: de lijst met artikelen en aantallen van uw bestelling moet klaarliggen aan de ontvangsttafel. Richt een aparte ontvangstruimte in, gescheiden van de verkoop- en verzendzone, waar binnengekomen goederen wachten; zo raakt een doos waarvan de ontvangst nog niet is afgerond niet vermengd met het schap of de verkoop.
2. Vergelijk het document met de bestelling
Wanneer het voertuig arriveert, controleert u eerst het document, niet de goederen. Kijk of de naam van de ontvanger, de datum en de artikelen op de afleverbon overeenkomen met uw bestelling. Staat er een artikel op dat u niet hebt besteld, of is het document op naam van een andere ontvanger gesteld, bespreek het dan voordat u de goederen uitlaadt.
3. Controleer de buitenverpakking in het bijzijn van de chauffeur
Bekijk deukige, natte, gescheurde of opengemaakte dozen terwijl de chauffeur erbij is en maak er foto's van. Vergelijk het aantal dozen met het aantal dozen op de afleverbon. Controleer bij producten uit de koudeketen de producttemperatuur. Uitwendige schade die pas wordt opgemerkt nadat de chauffeur is vertrokken, is heel moeilijk te bewijzen.
4. Tel per artikel
Het aantal dozen is niet genoeg; open de dozen en tel de stuks erin. Door producten met een barcode te scannen voorkomt u dat hetzelfde product twee keer of helemaal niet wordt geteld. Schrijf het getelde aantal naast het aantal op de afleverbon — niet een schatting, maar het getal dat u hebt geteld.
5. Controleer de kwaliteit en de houdbaarheidsdatum
Controleer of het product het juiste product is (model, kleur, gewicht), onbeschadigd is en wat de houdbaarheidsdatum is. Noteer apart wanneer een product met een kortere datum arriveert dan wat al op het schap staat; dat bepaalt zowel de retour als de volgorde in het schap.
6. Leg de verschillen vast in een verslag en laat het ondertekenen
Noteer elk ontbrekend, overtollig, beschadigd of verkeerd geleverd artikel met de hoeveelheid in het verslag; laat het verslag ondertekenen door degene die levert en degene die ontvangt, en maak ook een korte aantekening op de afleverbon. Meld het verschil dezelfde dag schriftelijk aan de leverancier. Een tekort dat niet is gemeld, kunt u meestal niet meer verhalen.
7. Plaats het op het schap en registreer het dezelfde dag
Plaats de geaccepteerde goederen op hun locatie; zet nieuwe goederen achter de oude zodat de oude eerst uitgaan — dit schapprincipe heet FIFO (first in, first out). Verwerk de ontvangst vervolgens dezelfde dag in de voorraadadministratie — niet de hoeveelheid op de afleverbon, maar de hoeveelheid die u hebt geaccepteerd. Bij een uitgestelde registratie wordt elke verkoop die dag gedaan op basis van een onjuiste voorraad.
Controlelijst voor goederenontvangst
Een korte lijst die u bij de ontvangsttafel kunt ophangen. Is het antwoord op een vraag in een regel niet “ja”, dan doet u wat rechts staat:
| Controle | Vraag | Bij afwijking |
|---|---|---|
| Document | Komen ontvanger, datum en artikelen op de afleverbon overeen met de bestelling? | Overleg met de leverancier voordat u de goederen uitlaadt. |
| Aantal dozen | Is het aantal aangekomen dozen gelijk aan dat op de afleverbon? | Noteer de ontbrekende doos in het bijzijn van de chauffeur in het verslag. |
| Buitenverpakking | Zijn er deukige, natte of geopende dozen? | Maak foto's, laat ze aan de chauffeur zien en noteer het in het verslag. |
| Aantal stuks | Komt het aantal in de doos overeen met de hoeveelheid op de afleverbon? | Noteer het getelde aantal en leg het verschil vast in het verslag. |
| Juist product | Komen model, kleur, gewicht en maat overeen met de bestelling? | Zet het verkeerde product apart; accepteer het niet of reserveer het voor retour. |
| Houdbaarheidsdatum | Is de datum lang genoeg, of korter dan wat al op het schap staat? | Noteer de kortere datum; retourneer volgens de met de leverancier afgesproken regel. |
| Temperatuur | Is het product uit de koudeketen op de juiste temperatuur aangekomen? | Zo niet, accepteer het dan niet en noteer het in het verslag. |
Wat doet u bij ontbrekende, overtollige of beschadigde goederen?
| Situatie | Wat te doen |
|---|---|
| Ontbrekende goederen | Accepteer de hoeveelheid die u hebt geteld, noteer de ontbrekende hoeveelheid in het verslag en meld het dezelfde dag aan de leverancier. Verwerk alleen de ontvangen hoeveelheid in de voorraad; zodra het ontbrekende artikel is aangevuld, wordt dat als aparte ontvangst verwerkt. |
| Te veel geleverde goederen | Zet het teveel apart en vraag de leverancier: het wordt ofwel geretourneerd, ofwel omgezet in een extra bestelling waarvan het document wordt gecorrigeerd. Het teveel in de verkoop brengen voordat het document er is, leidt later tot verschil tussen administratie en voorraad. |
| Beschadigde goederen | Fotografeer de schade, noteer die in het verslag en scheid de goederen van de onbeschadigde artikelen. Wordt het naar de leverancier teruggestuurd, boek het dan als retour; wordt het niet geretourneerd, boek het dan als derving (fire) uit. |
| Verkeerd product | Een model, kleur of gewicht dat niet in de bestelling staat, wordt niet geaccepteerd of wordt apart gezet voor retour. Een verkeerd product dat wordt geaccepteerd met de gedachte “het verkoopt wel”, betekent dat het product dat u hebt besteld ontbreekt. |
| Goederen zonder document | Zet goederen waarvan het document niet is meegekomen apart zonder ze in de voorraadadministratie op te nemen en vraag het document aan bij de leverancier. Raadpleeg uw boekhouder over welk document vereist is. |
Het deel van beschadigde goederen dat niet wordt geretourneerd en in uw bezit blijft, wordt als derving (fire) geregistreerd; welke velden een dervingsregistratie moet bevatten, staat in de gids wat is derving (fire).
Wat moet er in een ontvangstverslag staan?
Een verslag is alleen nodig wanneer er een verschil is; is er geen verschil, dan is een ondertekende ontvangstbon het bewijs van de ontvangst. Het verslag bevat het volgende:
- datum en tijd, naam van de leverancier, nummer van de verzendnota (sevk irsaliyesi) of factuur,
- naam van de persoon die de goederen heeft gebracht (chauffeur of koerier) en het kenteken van het voertuig,
- voor elk artikel met een verschil: productnaam en -code, hoeveelheid op de afleverbon, getelde hoeveelheid,
- soort verschil — ontbrekend, teveel, beschadigd, verkeerd product, kortere datum — en een korte toelichting,
- bij schade een aantekening dat foto's zijn gemaakt,
- naam en handtekening van degene die levert en degene die ontvangt.
Wilt u een kant-en-klaar, afdrukbaar formulier, dan kan de gratis Excel-sjabloon voor magazijn in- en uitgaande bonnen worden gebruikt als ontvangstformulier, met bonnummer, documentnummer, artikeltabel en handtekeningvelden.
Goederenontvangst met barcode
Bij een product met een barcode is scannen de betrouwbaarste manier om te tellen: elke scan telt één stuk, hetzelfde product komt niet op twee regels te staan en de code blijft gelijk, ook als de productnaam anders is geschreven. Geef producten zonder barcode eerst een unieke code; hoe u een code opzet leest u in hoe geeft u een artikelcode, de keuze van scanner en de etikettering in voorraadbeheer met barcode. Hoe de geaccepteerde goederen op het schap worden geplaatst, staat in de gids over het schuiflocatiesysteem.
Goederenontvangst in Ofisx
In Ofisx wordt de goederenontvangst geregistreerd in het scherm Inkoop. U kiest de leverancier en de datum, voegt de producten toe door ze te scannen of uit de lijst te kiezen, en voert de inkoopprijs en het betaaltype (contant, overschrijving of op rekening (veresiye)) in; zodra u opslaat, stijgt de voorraad en kunt u de inkoopbon afdrukken. De toelichting bij een ontbrekend of beschadigd artikel kunt u in het notitieveld van de inkoop schrijven; het verslag zelf wordt op papier of in het bovenstaande sjabloon bijgehouden. Goederen die naar de leverancier worden teruggestuurd, verwerkt u als Leveranciersretour en ze worden van de voorraad afgeboekt. De overige schermen van het programma staan op de pagina met functies.
Veelgestelde vragen
Wat is goederenontvangst?
Goederenontvangst is het in ontvangst nemen van door de leverancier geleverde goederen na telling en controle aan de hand van de bestelling en de afleverbon (irsaliye), het vastleggen van verschillen in een verslag en het verwerken van de geaccepteerde hoeveelheid in de voorraad. De voorraadregistratie van elke goederenpartij die het magazijn binnenkomt, begint met deze stap.
Waar let u op bij goederenontvangst?
Op zeven punten: of het document met de bestelling overeenkomt, het aantal dozen, of de buitenverpakking onbeschadigd is, het aantal stuks in de doos, of het product het juiste product is, de houdbaarheidsdatum en bij producten uit de koudeketen de temperatuur. De buitenverpakking en het aantal dozen moeten worden gecontroleerd voordat de chauffeur vertrekt.
Hoe schrijft u een ontvangstverslag?
In het verslag noteert u de datum, de leverancier, het nummer van de afleverbon, de persoon die het voertuig heeft gebracht, de naam van elk artikel met een verschil, de hoeveelheid op de afleverbon en de getelde hoeveelheid, het soort verschil (ontbrekend, teveel, beschadigd, verkeerd product) en de toelichting; degene die levert en degene die ontvangt ondertekenen. Is er geen verschil, dan is geen apart verslag nodig en volstaat een ondertekende ontvangstbon.
Hoe werkt goederenontvangst in een supermarkt?
Met dezelfde zeven stappen, met drie extra aandachtspunten: plan de ontvangst op een tijdstip waarop het aan de kassa niet druk is, neem producten uit de koudeketen eerst in ontvangst en zet ze direct in de koeling, en controleer bij elk artikel de houdbaarheidsdatum. In een supermarkt worden nieuwe producten achter de oude gezet; anders blijft het product met de oude datum op het schap staan en wordt het derving.
Hoe meldt u ontbrekende goederen?
De ontbrekende hoeveelheid wordt in het bijzijn van de chauffeur in het verslag genoteerd, het verslag wordt door beide partijen ondertekend en dezelfde dag schriftelijk aan de leverancier gemeld (per e-mail of bericht, met een foto van het verslag). Alleen de ontvangen hoeveelheid wordt in de voorraad verwerkt; zodra het ontbrekende is aangevuld, volgt een aparte ontvangst.
Wie moet de goederenontvangst uitvoeren?
Bij voorkeur iemand anders dan degene die de bestelling heeft geplaatst. Wie bestelt, weet wat er komt en slaat daardoor makkelijker een telling over; een aparte persoon die telt, vangt het verschil op. In een eenmanszaak doet u de ontvangst op het moment dat de zending arriveert en in één keer, en stelt u het niet uit.
Wat is het verband tussen goederenontvangst en inventarisatieverschillen?
Een belangrijk deel van de verschillen bij de telling begint bij de ontvangst: de hoeveelheid op de afleverbon wordt zonder tellen in de voorraad verwerkt, ontbrekende goederen worden geregistreerd alsof ze compleet waren, of de ontvangst wordt dagen later geboekt. Goederen die bij ontvangst correct zijn geteld, blijven tot de inventarisatiedag gelijk aan de administratie; de telling zelf staat in de gids hoe voer je een magazijninventarisatie uit.
Laatst bijgewerkt: 2026-10-06
Inkoop en retour met barcode in de app
Scan de binnengekomen goederen; de hoeveelheid die u accepteert wordt direct in de voorraad verwerkt.
Verwerk de goederenontvangst dezelfde dag
Open een gratis account; scan binnengekomen goederen met de barcode en boek ze als inkoop, zodat voorraad en leveranciersaldo samen worden bijgewerkt.