Як проводити приймання товару?
Приймання товару — це перерахунок і перевірка товару, що надійшов від постачальника, за замовленням і накладною (irsaliye — товарна накладна, що супроводжує вантаж), після чого його приймають; відсутні, зайві та пошкоджені позиції вносять в акт із підписами, а прийняту кількість того ж дня проводять по складському обліку. Правильне приймання складається із семи кроків: підготовка, перевірка документів, огляд зовнішнього пакування, позиційний перерахунок, перевірка якості й термінів, акт розбіжностей, розміщення на полиці та внесення в облік.
Точність запасів на складі визначається в момент, коли товар заходить у двері. Якщо коробка потрапила на склад без перерахунку лише тому, що в накладній написано «50», це недостача, яку ви помітите лише в день інвентаризації. Цей посібник описує кроки приймання товару на складі чи в магазині, контрольний список, що робити в різних ситуаціях, і акт приймання.
Що таке приймання товару?
Приймання товару — перший із чотирьох процесів управління складом: приймання, розміщення, комплектація-відвантаження та інвентаризація. Мета приймання — ще до того, як ви прийняли товар, побачити, чи збігається те, що, за словами постачальника, він надіслав, із тим, що справді прибуло. Розбіжність, пропущена тут, не виправиться на жодному з наступних кроків; вона проявиться лише під час інвентаризації, і тоді знайти причину складно. Усі чотири процеси ми описали в посібнику «Що таке управління складом».
Цей посібник описує комерційне приймання товару на власних складах підприємств. Перевірка й приймання в державних закупівлях регулюються окремими правилами і тут не розглядаються.
Як проводити приймання товару? Сім кроків
1. Підготуйтеся, поки чекаєте на поставку
Заздалегідь знайте, що і від якого постачальника має прибути: список позицій і кількостей вашого замовлення має лежати на місці приймання. Виділіть окрему зону приймання, відокремлену від зони продажу та відвантаження, де товар чекатиме; коробки, приймання яких не завершено, не повинні потрапити ні на полиці, ні в продаж.
2. Порівняйте документ із замовленням
Коли транспорт прибув, перше, що слід перевірити, — не товар, а документ. Перевірте, що ім’я одержувача, дата й позиції в накладній збігаються з вашим замовленням. Якщо є позиція, яку ви не замовляли, або документ виписано на іншого одержувача, спершу з’ясуйте це, а вже потім розвантажуйте.
3. Перевірте зовнішнє пакування в присутності водія
Побачте й сфотографуйте зім’яту, мокру, порвану чи з розкритою стрічкою коробку, поки водій поруч. Порівняйте кількість коробок із кількістю в накладній. Для товару, що їде в холодовому ланцюгу, перевірте температуру продукту. Довести зовнішнє пошкодження, виявлене після від’їзду водія, дуже важко.
4. Рахуйте позиція за позицією
Кількості коробок недостатньо; відкрийте коробки й перерахуйте кількість усередині. Підрахунок зі скануванням штрихкоду не дає порахувати той самий товар двічі або не порахувати зовсім. Запишіть перераховану кількість поруч із кількістю в накладній — не на око, а те число, яке ви справді порахували.
5. Перевірте якість і термін придатності
Перевірте, що це саме той товар (модель, колір, вага), що він не пошкоджений, і подивіться на термін придатності. Окремо занотуйте товар, термін якого коротший, ніж у того, що вже стоїть на полицях; від цього залежить і повернення, і порядок розміщення на полиці.
6. Запишіть розбіжності в акт і підпишіть його
Кожну відсутню, зайву, пошкоджену чи помилково надіслану позицію запишіть в акт із кількістю; акт мають підписати той, хто здає, і той, хто приймає, а також зробіть коротку примітку на накладній. Про розбіжність письмово повідомте постачальника того ж дня. Недостачу, про яку не повідомили, здебільшого вже не вдається стягнути.
7. Розмістіть на полиці й проведіть по обліку того ж дня
Розмістіть прийнятий товар за його адресою; нове ставте позаду старого, щоб старе йшло першим — цей порядок на полицях називається FIFO (перший прийшов — перший пішов). Потім того ж дня внесіть надходження в складський облік — не кількість із накладної, а ту, яку ви прийняли. Якщо облік надходження відкладено, кожен продаж того дня проводиться за хибним залишком.
Контрольний список приймання товару
Короткий список, який можна повісити на місці приймання. Якщо відповідь у рядку не «так», виконується дія праворуч:
| Перевірка | Запитання | Якщо не збігається |
|---|---|---|
| Документ | Чи збігаються одержувач, дата й позиції в накладній із замовленням? | Не розвантажуйте товар — поговоріть із постачальником. |
| Кількість коробок | Чи збігається кількість коробок, що прибули, з накладною? | Запишіть відсутню коробку в акт у присутності водія. |
| Зовнішнє пакування | Чи є зім’ята, мокра або розкрита коробка? | Сфотографуйте, покажіть водієві, запишіть в акт. |
| Кількість | Чи збігається кількість у коробці з кількістю в накладній? | Запишіть перераховану кількість, внесіть розбіжність в акт. |
| Правильний товар | Чи збігаються модель, колір, вага, розмір із замовленням? | Відкладіть помилковий товар, не приймайте його або відкладіть для повернення. |
| Термін придатності | Чи достатньо довгий термін, чи не коротший він, ніж у товару на полиці? | Занотуйте товар із коротким терміном; поверніть його за правилом, погодженим із постачальником. |
| Температура | Чи прибув товар холодового ланцюга за відповідної температури? | Якщо ні — не приймайте і запишіть в акт. |
Що робити, якщо товару менше, більше або він пошкоджений?
| Ситуація | Що робити |
|---|---|
| Товару прибуло менше | Прийміть кількість, яку ви порахували, запишіть недостачу в акт і того ж дня повідомте постачальника. У облік запасів проводьте лише ту кількість, що прибула; відсутня позиція, коли її докомплектують, проводиться окремим надходженням. |
| Товару прибуло більше | Відкладіть надлишок і запитайте постачальника: його або повернуть, або оформлять як додаткове замовлення з виправленням документа. Якщо виставити надлишок на продаж, не дочекавшись документа, потім облік і фактичний запас розійдуться. |
| Пошкоджений товар | Сфотографуйте пошкодження, запишіть в акт і відокремте від справних позицій. Якщо товар повертатимуть постачальнику, оформіть повернення; якщо не повертатимуть — спишіть як втрати. |
| Помилковий товар | Модель, колір або вага, яких не було в замовленні, не приймають або відкладають для повернення. Помилковий товар, прийнятий за принципом «якось продасться», означає, що замовленого вами товару бракуватиме. |
| Товар без документа | Товар, документ на який не надійшов, відкладіть, не проводячи по складському обліку, і попросіть у постачальника документ. Який саме документ потрібен, уточніть у свого бухгалтера. |
Частина пошкодженого товару, яку не повернули й залишили в себе, обліковується як втрати; поля, які мають бути в записі про втрати, описано в посібнику «Що таке втрати товару».
Що має бути в акті приймання товару?
Акт потрібен лише за наявності розбіжності; якщо розбіжностей немає, доказом приймання є підписаний прибутковий ордер. В акті зазначаються:
- дата й час, назва постачальника, номер транспортної накладної (sevk irsaliyesi — документ, що супроводжує відвантаження) або рахунку-фактури,
- ім’я особи, яка привезла товар (водія чи кур’єра), і номерний знак авто,
- для кожної позиції з розбіжністю — назва й код товару, кількість у накладній, перерахована кількість,
- вид розбіжності — недостача, надлишок, пошкодження, помилковий товар, короткий термін — і його короткий опис,
- примітка про те, що пошкодження сфотографовано, якщо воно є,
- ім’я й підпис того, хто здав, і того, хто прийняв.
Якщо вам потрібна готова форма для друку, безкоштовний шаблон Excel прибуткового й видаткового складського ордера можна використовувати як форму приймання товару: з номером ордера, номером документа, таблицею позицій і місцями для підписів.
Приймання товару за штрихкодом
Для товару зі штрихкодом найнадійніший спосіб перерахунку — сканування: кожне сканування рахує одну штуку, той самий товар не записується у два рядки, а код залишається однаковим, навіть якщо назву товару написано по-різному. Товарам без штрихкоду спершу присвойте унікальний код; як налаштувати код — у посібнику «Як присвоювати складські коди», а вибір сканера й маркування — у посібнику «Складський облік зі штрихкодами». Як розмістити прийнятий товар на полицях, описано в посібнику «Система адресації полиць».
Приймання товару в Ofisx
Екран, на якому приймання товару заноситься в Ofisx, — це екран Закупівля. Ви обираєте постачальника й дату, додаєте товари скануванням штрихкоду або зі списку, вводите закупівельну ціну та вид оплати (готівка, переказ або в борг); щойно ви зберігаєте запис, запас збільшується, і можна роздрукувати документ закупівлі. Опис відсутньої або пошкодженої позиції можна вписати в поле приміток закупівлі; сам акт зберігається на папері або в наведеному вище шаблоні. Товар, повернений постачальнику, оформлюється як Повернення постачальнику і списується із запасів. Інші екрани програми — на сторінці функцій.
Поширені запитання
Що таке приймання товару?
Приймання товару — це прийом товару, що надійшов від постачальника, з перерахунком і перевіркою за замовленням і накладною, записом розбіжностей в акт і внесенням прийнятої кількості в запаси. З цього кроку починається складський запис кожного товару, що надходить на склад.
На що звертати увагу під час приймання товару?
На сім пунктів: збіг документа із замовленням, кількість коробок, цілісність зовнішнього пакування, кількість у коробці, відповідність товару замовленню, термін придатності та температура для товарів холодового ланцюга. Зовнішнє пакування й кількість коробок слід перевірити, поки водій не поїхав.
Як скласти акт приймання товару?
В акті зазначають дату, постачальника, номер накладної, особу, яка привезла товар, назву кожної позиції з розбіжністю, кількість за накладною та перераховану кількість, вид розбіжності (недостача, надлишок, пошкодження, помилковий товар) і пояснення; акт підписують той, хто здає, і той, хто приймає. Якщо розбіжностей немає, окремий акт не потрібен — достатньо підписаного прибуткового ордера.
Як проводити приймання товару в магазині?
За тими самими сімома кроками, з трьома додатковими застереженнями: проводьте приймання в години, коли на касі небагато клієнтів, товари холодового ланцюга приймайте першими й одразу ставте в холодильник, а термін придатності перевіряйте в кожній позиції. У магазині новий товар розкладають позаду старого; інакше товар зі старою датою залишиться на полиці й перетвориться на втрати.
Як повідомити про недостачу?
Відсутню кількість записують в акт у присутності водія, акт підписують обидві сторони, і того ж дня про це письмово повідомляють постачальника (листом чи повідомленням, із фото акта). У облік запасів проводять лише ту кількість, що прибула; коли недостачу докомплектують, робиться окреме надходження.
Хто має проводити приймання товару?
Якщо можливо, не та особа, яка робила замовлення. Той, хто замовляв, знає, що має прибути, і тому схильний пропустити помилку в підрахунку; окрема особа, яка рахує, помітить розбіжність. У підприємстві з одним працівником проводьте приймання в момент прибуття вантажу й за один раз, не відкладайте на потім.
Який зв’язок між приманням товару та розбіжностями під час інвентаризації?
Значна частина розбіжностей, виявлених під час інвентаризації, починається з приймання: кількість із накладної проводять по обліку без перерахунку, товар, що прибув не в повному обсязі, записують так, ніби прибув повністю, або надходження оформлюють через кілька днів. Товар, правильно перерахований під час приймання, до дня інвентаризації збігається із записом; сама інвентаризація описана в посібнику «Як провести інвентаризацію складу».
Останнє оновлення: 2026-10-06
Закупівля за штрихкодом і повернення в застосунку
Скануйте товар, що надійшов; прийнята кількість одразу проводиться по запасах.
Оформлюйте приймання товару в той самий день
Створіть безкоштовний акаунт; скануйте товар, що надійшов, за штрихкодом і зберігайте як закупівлю — запас і баланс постачальника оновляться разом.