پذیرش کالا چگونه انجام میشود؟
رسید کالا یعنی شمارش و کنترل کالای رسیده از تأمینکننده بر اساس سفارش و حواله (irsaliye؛ سند حمل کالا در ترکیه) پیش از تحویل گرفتن، ثبت اقلام کسری، اضافی و آسیبدیده در صورت‌جلسه‌ای امضاشده، و ثبت مقدار پذیرفتهشده در موجودی در همان روز. رسید کالای درست از هفت مرحله تشکیل میشود: آماده‌سازی، کنترل سند، کنترل بسته‌بندی بیرونی، شمارش قلم‌به‌قلم، کنترل کیفیت و تاریخ، صورتجلسه مغایرت و چیدن در قفسه و ثبت.
درستیِ موجودی انبار همان لحظه‌ای که کالا از در وارد میشود تعیین میشود. کارتنی که فقط چون در حواله «50» نوشته شده بدون شمارش وارد موجودی شود، یعنی کسری‌ای که تا روز انبارگردانی متوجهش نمی‌شوید. این راهنما مراحل رسید کالا در انبار یا فروشگاه، فهرست کنترل، کارهایی که باید در موقعیت‌های مختلف انجام شود و صورتجلسه رسید کالا را توضیح می‌دهد.
رسید کالا چیست؟
رسید کالا اولین فرایند از چهار فرایند مدیریت انبار است: رسید کالا، جانمایی، جمع‌آوری و ارسال، و شمارش. هدف رسید این است که پیش از تحویل گرفتن ببینید آنچه تأمینکننده می‌گوید فرستاده با آنچه واقعاً رسیده یکی است. مغایرتی که اینجا نادیده گرفته شود در هیچ مرحله بعدی اصلاح نمی‌شود؛ فقط در انبارگردانی بیرون می‌زند و آن موقع پیدا کردن علتش سخت است. کل چهار فرایند را در راهنمای مدیریت انبار چیست توضیح داده‌ایم.
این راهنما رسید کالای تجاری در انبار خود کسب‌وکارها را توضیح می‌دهد. بازرسی و پذیرش در خریدهای دولتی تابع قواعد جداگانهای است و در اینجا بررسی نمی‌شود.
رسید کالا چگونه انجام میشود؟ هفت مرحله
1. هنگام انتظار برای محموله آماده شوید
از قبل بدانید از کدام تأمینکننده چه چیزی می‌رسد: فهرست اقلام و مقادیر سفارشی که ثبت کرده‌اید روی میز رسید آماده باشد. برای کالای رسیده یک محوطه رسید جدا از محل فروش و ارسال در نظر بگیرید؛ کارتنی که رسیدش تمام نشده نه به قفسه راه پیدا کند و نه به فروش.
2. سند را با سفارش مقایسه کنید
وقتی خودرو رسید، اولین کار کنترل کالا نیست، کنترل سند است. ببینید نام گیرنده، تاریخ و اقلامِ حواله با سفارش شما می‌خواند. اگر قلمی هست که سفارش نداده‌اید یا سند برای گیرنده دیگری صادر شده، پیش از پایین آوردن کالا موضوع را مطرح کنید.
3. بسته‌بندی بیرونی را در حضور راننده کنترل کنید
کارتن‌های له‌شده، خیس، پاره یا با چسب بازشده را وقتی راننده آنجاست ببینید و عکس بگیرید. تعداد کارتن‌ها را با تعداد کارتن‌های نوشته‌شده در حواله مقایسه کنید. در کالاهایی که با زنجیره سرد می‌رسند، دمای کالا را بررسی کنید. اثبات آسیب بیرونی که بعد از رفتن راننده متوجهش می‌شوید بسیار دشوار است.
4. قلم‌به‌قلم بشمارید
تعداد کارتن کافی نیست؛ کارتن‌ها را باز کنید و تعداد داخل آن‌ها را بشمارید. شمارش کالاهای بارکددار با اسکن، از دوبار شمرده شدن یا اصلاً شمرده نشدن یک کالا جلوگیری می‌کند. مقدار شمارششده را کنار مقدار حواله بنویسید — عددی که شمرده‌اید، نه تخمین.
5. کیفیت و تاریخ انقضا را کنترل کنید
ببینید کالا همان کالای درست است (مدل، رنگ، وزن)، سالم است و تاریخ انقضایش چیست. کالایی را که تاریخ کوتاه‌تری از موجودی قفسه دارد جداگانه یادداشت کنید؛ این هم تصمیم مرجوعی است و هم تصمیم ترتیب چیدن در قفسه.
6. مغایرتها را در صورتجلسه بنویسید و امضا بگیرید
هر قلمِ کسری، اضافی، آسیبدیده یا اشتباه را با مقدارش در صورتجلسه بنویسید؛ صورتجلسه را تحویلدهنده و تحویلگیرنده امضا کنند و روی حواله هم یادداشت کوتاهی بگذارید. مغایرت را همان روز کتباً به تأمینکننده اطلاع دهید. کسری‌ای که اطلاع داده نشود، اغلب دیگر قابل مطالبه نیست.
7. در قفسه بچینید و همان روز ثبت کنید
کالای پذیرفتهشده را در آدرس خودش بچینید؛ کالای جدید را پشت کالای قدیمی بگذارید تا قدیمی اول خارج شود — نام این نظم قفسه‌چینی FIFO (اولین ورودی، اولین خروجی) است. سپس ورود را همان روز در سابقه موجودی ثبت کنید — نه مقدار حواله، بلکه مقداری که پذیرفته‌اید. در ورودی که ثبتش به تعویق بیفتد، هر فروشی که آن روز انجام شود بر پایه موجودی نادرست است.
فهرست کنترل رسید کالا
فهرست کوتاهی که میشود روی میز رسید نصب کرد. اگر پاسخ هر سطر «بله» نیست، کار سمت راست را انجام دهید:
| کنترل | پرسش | در صورت مغایرت |
|---|---|---|
| سند | آیا گیرنده، تاریخ و اقلام حواله با سفارش یکی است؟ | پیش از پایین آوردن کالا با تأمینکننده صحبت کنید. |
| تعداد کارتن | آیا تعداد کارتن‌های رسیده با حواله یکی است؟ | کارتن کسری را در حضور راننده در صورتجلسه بنویسید. |
| بسته‌بندی بیرونی | آیا کارتن له‌شده، خیس یا بازشده وجود دارد؟ | عکس بگیرید، به راننده نشان دهید، در صورتجلسه بنویسید. |
| تعداد | آیا تعداد داخل کارتن با مقدار حواله یکی است؟ | مقدار شمارششده را بنویسید و مغایرت را در صورتجلسه ثبت کنید. |
| کالای درست | آیا مدل، رنگ، وزن و سایز با سفارش یکی است؟ | کالای اشتباه را جدا کنید، نپذیرید یا برای مرجوعی کنار بگذارید. |
| تاریخ انقضا | آیا تاریخ به‌اندازه کافی دور است و از کالای روی قفسه کوتاه‌تر نیست؟ | تاریخ کوتاه را یادداشت کنید؛ طبق قاعده توافق‌شده با تأمینکننده مرجوع کنید. |
| دما | آیا کالای زنجیره سرد با دمای مناسب رسیده است؟ | اگر مناسب نیست، نپذیرید و در صورتجلسه بنویسید. |
اگر کالا کسری، اضافی یا آسیبدیده برسد چه باید کرد؟
| وضعیت | چه باید کرد |
|---|---|
| کالای کسری | مقداری را که شمرده‌اید بپذیرید، مقدار کسری را در صورتجلسه بنویسید و همان روز به تأمینکننده اطلاع دهید. فقط مقدار رسیده را در موجودی ثبت کنید؛ وقتی قلم کسری تکمیل شد، بهصورت ورودی جداگانه ثبت میشود. |
| کالای اضافی | مقدار اضافی را جدا کنید و از تأمینکننده بپرسید: یا مرجوع میشود یا به سفارش تکمیلی تبدیل و سندش اصلاح میشود. گذاشتن مقدار اضافی برای فروش پیش از رسیدن سند، بعداً باعث اختلاف بین ثبت و موجودی میشود. |
| کالای آسیبدیده | آسیب را عکس بگیرید، در صورتجلسه بنویسید و از اقلام سالم جدا کنید. اگر به تأمینکننده مرجوع میشود، به‌عنوان مرجوعی ثبت کنید؛ اگر مرجوع نمی‌شود، به‌عنوان ضایعات خروج بزنید. |
| کالای اشتباه | مدل، رنگ یا وزنی که در سفارش نبوده پذیرفته نمی‌شود یا برای مرجوعی کنار گذاشته میشود. کالای اشتباهی که با فکر «به هر حال فروش می‌رود» پذیرفته شود، یعنی کالایی که سفارش داده‌اید کسر است. |
| کالای بدون سند | کالایی را که سندش نرسیده بدون ورود به سابقه موجودی جدا کنید و سند را از تأمینکننده بخواهید. درباره اینکه کدام سند لازم است، با حسابدار رسمی خود مشورت کنید. |
بخشی از کالای آسیبدیده که مرجوع نمی‌شود و در دست میماند، به‌عنوان ضایعات ثبت میشود؛ فیلدهای لازم در ثبت ضایعات در راهنمای ضایعات چیست آمده است.
صورتجلسه رسید کالا باید شامل چه چیزهایی باشد؟
صورتجلسه فقط وقتی لازم است که مغایرتی وجود داشته باشد؛ اگر مغایرتی نیست، یک برگه ورود امضاشده گواه رسید است. در صورتجلسه این موارد می‌آید:
- تاریخ و ساعت، نام تأمینکننده، شماره حواله ارسال (irsaliye) یا فاکتور،
- نام فردی که کالا را آورده (راننده یا پیک) و پلاک خودرو،
- برای هر قلم دارای مغایرت: نام و کد کالا، مقدار حواله، مقدار شمارششده،
- نوع مغایرت — کسری، اضافی، آسیبدیده، کالای اشتباه، تاریخ کوتاه — و توضیح کوتاه آن،
- در صورت وجود آسیب، یادداشت اینکه عکس گرفته شده،
- نام و امضای تحویلدهنده و تحویلگیرنده.
اگر فرم آماده و قابل چاپ می‌خواهید، قالب Excel رایگان برگه ورود و خروج انبار با شماره برگه، شماره سند، جدول اقلام و جای امضا می‌تواند به‌عنوان فرم رسید کالا استفاده شود.
رسید کالا با بارکد
در کالای بارکددار، قابل‌اعتمادترین راه شمارش اسکن کردن است: هر اسکن یک عدد می‌شمارد، یک کالا در دو سطر نوشته نمی‌شود و حتی اگر نام کالا متفاوت نوشته شود، کد همان میماند. به کالاهای بدون بارکد ابتدا یک کد یکتا بدهید؛ نحوه ساخت کد در راهنمای کد موجودی چگونه داده میشود و انتخاب دستگاه خوانش و برچسب‌گذاری در راهنمای مدیریت موجودی با بارکد آمده است. اینکه کالای پذیرفتهشده چگونه در قفسه جانمایی شود نیز در راهنمای سیستم آدرس‌دهی قفسه است.
رسید کالا در Ofisx
صفحه‌ای که در Ofisx رسید کالا در آن ثبت میشود، صفحه خرید است. تأمینکننده و تاریخ را انتخاب می‌کنید، کالاها را با اسکن بارکد یا از فهرست اضافه می‌کنید، قیمت خرید و نوع پرداخت (نقد، حواله بانکی یا نسیه) را وارد می‌کنید؛ به محض ذخیره، موجودی افزایش می‌یابد و می‌توانید برگه خرید را چاپ کنید. توضیح قلم کسری یا آسیبدیده را می‌توانید در فیلد یادداشت خرید بنویسید؛ خودِ صورتجلسه روی کاغذ یا در قالب بالا نگهداری میشود. کالایی که به تأمینکننده برگردانده میشود به‌عنوان مرجوعی به تأمینکننده ثبت میشود و از موجودی کم می‌گردد. سایر صفحه‌های برنامه در صفحه امکانات آمده است.
پرسش‌های متداول
رسید کالا چیست؟
رسید کالا یعنی تحویل گرفتن کالای رسیده از تأمینکننده با شمارش و کنترل بر اساس سفارش و حواله (irsaliye؛ سند حمل کالا در ترکیه)، نوشتن مغایرتها در صورتجلسه و ثبت مقدار پذیرفتهشده در موجودی. سابقه موجودی هر کالایی که وارد انبار میشود با این مرحله آغاز میشود.
در رسید کالا به چه چیزهایی باید توجه کرد؟
به هفت نکته: مطابقت سند با سفارش، تعداد کارتن، سالم بودن بسته‌بندی بیرونی، تعداد داخل کارتن، درست بودن کالا، تاریخ انقضا و دمای کالاهای زنجیره سرد. بسته‌بندی بیرونی و تعداد کارتن باید پیش از رفتن راننده کنترل شود.
صورتجلسه رسید کالا چگونه نوشته میشود؟
در صورتجلسه تاریخ، تأمینکننده، شماره حواله، فردی که کالا را آورده، نام هر قلم دارای مغایرت، مقدار حواله و مقدار شمارششده، نوع مغایرت (کسری، اضافی، آسیبدیده، کالای اشتباه) و توضیح آن نوشته میشود؛ تحویلدهنده و تحویلگیرنده امضا میکنند. اگر مغایرتی نباشد، صورتجلسه جداگانه لازم نیست و برگه ورود امضاشده کافی است.
رسید کالا در فروشگاه (سوپرمارکت) چگونه انجام میشود؟
با همین هفت مرحله، بهعلاوه سه نکته: رسید را در ساعتی انجام دهید که صندوق شلوغ نیست، کالاهای زنجیره سرد را اول بپذیرید و فوراً در یخچال بگذارید و تاریخ انقضا را در هر قلم ببینید. در فروشگاه، کالای تازهرسیده پشت کالای قدیمی چیده میشود؛ در غیر این صورت کالای با تاریخ قدیمی روی قفسه میماند و تبدیل به ضایعات میشود.
کسری کالا چگونه اطلاع داده میشود؟
مقدار کسری در حضور راننده در صورتجلسه نوشته میشود، صورتجلسه را دو طرف امضا میکنند و همان روز کتباً (با ایمیل یا پیام، همراه عکس صورتجلسه) به تأمینکننده اطلاع داده میشود. فقط مقدار رسیده در موجودی ثبت میشود؛ وقتی کسری تکمیل شد، ورودی جداگانهای ثبت میشود.
رسید کالا را چه کسی باید انجام دهد؟
اگر ممکن است، کسی غیر از فردی که سفارش را داده است. فردی که سفارش داده چون می‌داند چه چیزی باید برسد، مستعد از قلم انداختن شمارش است؛ شمارش توسط شخص دیگر مغایرت را می‌گیرد. در کسب‌وکار یک‌نفره، رسید را در همان لحظه رسیدن محموله و در یک نشست انجام دهید و به بعد موکول نکنید.
رابطه رسید کالا با مغایرت انبارگردانی چیست؟
بخش مهمی از مغایرتهایی که در انبارگردانی پیدا میشود از رسید کالا آغاز میشود: ثبت مقدار حواله در موجودی بدون شمارش، ثبت کالای کسریآمده بهصورت کامل، یا ثبت ورودی چند روز بعد. کالایی که در رسید درست شمرده شود تا روز انبارگردانی با ثبت یکی میماند؛ خودِ انبارگردانی در راهنمای انبارگردانی چگونه انجام میشود آمده است.
آخرین به‌روزرسانی: 2026-10-06
خرید و مرجوعی با بارکد در برنامه
کالای رسیده را اسکن کنید؛ مقداری که می‌پذیرید همان لحظه در موجودی ثبت شود.
پذیرش کالا را همان روز ثبت کنید
یک حساب رایگان باز کنید؛ کالای رسیده را با بارکد اسکن و به‌عنوان خرید ثبت کنید تا موجودی و مانده تأمینکننده با هم به‌روز شوند.