Come si gestiscono le scorte di magazzino?
La gestione delle scorte di magazzino si basa su quattro cose: ogni prodotto ha un codice univoco, ogni scaffale ha un indirizzo, ogni movimento (entrata, uscita, trasferimento) viene registrato e, con un inventario regolare, la registrazione viene confrontata con la realtà. Quando questi quattro elementi sono in piedi, le domande “dov’è il prodotto”, “quanto ne resta” e “quando devo ordinare” trovano risposta da sole.
1. Assegnate un codice prodotto
Date a ogni prodotto un codice univoco (o un codice a barre). Senza codice, lo stesso prodotto si divide in tre: “Carta A4”, “Carta A4 80gr”, “carta a4”, e la giacenza non torna mai. Per i prodotti che hanno un codice a barre, la cosa più semplice è usare quello del produttore; per gli altri generate un vostro codice interno ed etichettateli. Quali campi devono essere presenti nella scheda accanto al codice e come assegnare il codice lo spieghiamo nella guida cos’è la scheda di magazzino e come si apre.
2. Etichettate gli scaffali
Questo passaggio è interamente fisico: assegnate un indirizzo semplice secondo la logica corsia–scaffale–vano e scrivetelo sugli scaffali (come A-03-2). Chi cerca un prodotto non deve percorrere il magazzino da un capo all’altro e la durata dell’inventario si accorcia sensibilmente. Potete tracciare l’indirizzo anche nel programma, associandolo al codice o alla categoria del prodotto. Come scegliere il formato dell’indirizzo, quanti livelli servono e i dettagli dell’etichettatura li spieghiamo nella guida come assegnare gli indirizzi agli scaffali del magazzino.
3. Registrate ogni movimento
Ricevimento merce, vendita, reso, trasferimento e scarto: tutto deve essere registrato. L’errore più frequente è scrivere solo il risultato, “ne restano 40”, saltando il movimento; in questo caso, quando emerge una differenza, non potete risalire alla sua origine.
4. Definite il livello critico
La formula è semplice: vendita media giornaliera × tempo di approvvigionamento × 1,2. Se vendete 12 pezzi al giorno e il fornitore consegna in 7 giorni, il vostro livello critico è di circa 101 pezzi. Potete fare il calcolo con il calcolatore del livello critico di scorta. Da dove viene la formula, quanto dovrebbe essere la scorta di sicurezza e alcuni esempi di calcolo per diversi profili di prodotto li spieghiamo in dettaglio nella guida cos’è il livello critico di scorta.
5. Fate l’inventario con regolarità
L’inventario è l’unico metodo che mostra se la registrazione riflette la realtà. Fate l’inventario completo una volta all’anno e quello ciclico una volta al mese sui prodotti a rotazione rapida. Fate ricontare il prodotto con differenza; la maggior parte delle differenze è merce sullo scaffale sbagliato. Se lo fate con Excel, potete usare il modello gratuito di inventario di magazzino. Vedete anche la guida come fare l’inventario di magazzino, in cui spieghiamo nel dettaglio la preparazione del giorno di inventario, la lista di conteggio alla cieca e l’analisi delle differenze.
Quando passare da Excel a un programma?
Se si verificano due di questi tre segnali, è ora di passare: i prodotti superano alcune migliaia, più persone lavorano sullo stesso file, oppure scorte e vendite/clienti sono gestiti in posti separati. Il programma riunisce tutti e tre in un’unica schermata e, poiché può importare il vostro file Excel, non dovete reinserire tutto da capo.
Dopo la configurazione: gestire il processo
I cinque passaggi qui sopra risolvono la domanda “come mantengo corretta la quantità che ho”. Una volta a regime la registrazione, la domanda successiva è come condurre il processo dall’ingresso all’uscita della merce dal magazzino: come gestire il ricevimento merce, come distinguere i tipi di uscita e con quali quattro numeri misurare il magazzino. Le abbiamo spiegate nella guida cos’è la gestione del magazzino e come si fa.
Domande frequenti
Con quale frequenza va fatto l’inventario di magazzino?
Un inventario completo almeno una volta all’anno è obbligatorio. Sui prodotti a rotazione rapida, un inventario parziale (ciclico) mensile permette di intercettare le differenze prima che crescano.
Come si imposta l’indirizzamento degli scaffali?
Mantenetelo semplice: corsia-scaffale-vano (come A-03-2). Etichettate e associate l’indirizzo al codice o alla categoria del prodotto; anche il personale appena arrivato troverà il prodotto. I passaggi dettagliati sono nella guida come assegnare gli indirizzi agli scaffali del magazzino.
Come si riducono scarti e perdite?
Registrare ogni movimento, definire i livelli critici e fare inventari regolari previene la maggior parte delle perdite. La principale fonte di perdita di solito non è il furto, ma le uscite non registrate; come distinguere i tipi di uscita lo spieghiamo nella guida cos’è la gestione del magazzino.
Ultimo aggiornamento: 2026-09-24
Quanto descritto, nell’app
Schermate di scaffali, inventario e scorta critica.
Mettete la guida in pratica nell’app
Caricate i vostri prodotti, inserite i livelli critici e fate il primo inventario con lo smartphone.