รับสินค้าเข้าอย่างไร?
การรับสินค้า (mal kabul) คือการนับและตรวจสอบสินค้าที่ซัพพลายเออร์ส่งมาให้ตรงกับใบสั่งซื้อและใบส่งของ (irsaliye — เอกสารส่งสินค้าของตุรกี) ก่อนรับเข้า บันทึกรายการที่ขาด เกิน และเสียหายลงในรายงานที่มีลายเซ็น และบันทึกปริมาณที่รับเข้าลงสต็อกภายในวันเดียวกัน การรับสินค้าที่ทำอย่างถูกต้องประกอบด้วยเจ็ดขั้นตอน: การเตรียมตัว การตรวจเอกสาร การตรวจบรรจุภัณฑ์ภายนอก การนับทีละรายการ การตรวจคุณภาพและวันที่ รายงานส่วนต่าง และการจัดเก็บขึ้นชั้นวางพร้อมบันทึกข้อมูล
ความถูกต้องของสต็อกในคลังถูกกำหนดตั้งแต่วินาทีที่สินค้าผ่านประตูเข้ามา หากกล่องที่เขียนในใบส่งของว่า “50” เข้าสต็อกโดยไม่ได้นับ นั่นหมายถึงส่วนที่ขาดซึ่งคุณจะไม่รู้จนกว่าจะถึงวันตรวจนับ คู่มือนี้อธิบายขั้นตอนการรับสินค้าในคลังหรือซูเปอร์มาร์เก็ต รายการตรวจสอบ สิ่งที่ต้องทำในสถานการณ์ต่าง ๆ และรายงานการรับสินค้า
การรับสินค้าคืออะไร?
การรับสินค้าเป็นกระบวนการแรกในสี่กระบวนการของการจัดการคลังสินค้า ได้แก่ การรับสินค้า การจัดเก็บ การหยิบ-จัดส่ง และการตรวจนับ จุดประสงค์ของการรับสินค้า คือการเห็นก่อนรับมอบว่าสิ่งที่ซัพพลายเออร์บอกว่าส่งมาตรงกับสิ่งที่มาถึงจริงหรือไม่ ส่วนต่างที่ถูกมองข้ามตรงนี้จะไม่ถูกแก้ไขในขั้นตอนใดต่อจากนี้ แต่จะไปปรากฏในการตรวจนับเท่านั้น และตอนนั้นการหาสาเหตุ เป็นเรื่องยาก เราได้อธิบายภาพรวมของทั้งสี่กระบวนการไว้ในคู่มือการจัดการคลังสินค้าคืออะไร
คู่มือนี้อธิบายการรับสินค้าเชิงพาณิชย์ในคลังของธุรกิจเอง ส่วนการตรวจสอบและรับมอบในการจัดซื้อภาครัฐ อยู่ภายใต้กฎเกณฑ์ที่แยกต่างหาก และไม่ครอบคลุมในที่นี้
รับสินค้าอย่างไร? เจ็ดขั้นตอน
1. เตรียมตัวระหว่างรอสินค้า
รู้ล่วงหน้าว่าจะมีสินค้าอะไรมาจากซัพพลายเออร์รายใด: เตรียมรายการสินค้าและปริมาณของใบสั่งซื้อไว้ที่โต๊ะรับสินค้า กันพื้นที่รับสินค้าให้แยกจากพื้นที่ขายและจัดส่ง เพื่อให้กล่องที่ยังไม่ผ่านการรับมอบไม่ปะปนกับชั้นวางหรือสินค้าที่ขาย
2. เทียบเอกสารกับใบสั่งซื้อ
เมื่อรถมาถึง สิ่งแรกที่ต้องตรวจคือเอกสาร ไม่ใช่สินค้า ดูว่าชื่อผู้รับ วันที่ และรายการในใบส่งของตรงกับใบสั่งซื้อของคุณหรือไม่ หากมีรายการที่คุณไม่ได้สั่ง หรือเอกสารออกในนามผู้รับรายอื่น ให้คุยกันก่อนที่จะลงสินค้า
3. ตรวจบรรจุภัณฑ์ภายนอกต่อหน้าคนขับ
กล่องที่บุบ เปียก ฉีกขาด หรือเทปถูกเปิด ให้ดูและถ่ายรูปขณะที่คนขับยังอยู่ เทียบจำนวนกล่องกับจำนวนกล่องในใบส่งของ สำหรับสินค้าห่วงโซ่ความเย็น ให้ตรวจอุณหภูมิสินค้า ความเสียหายภายนอกที่พบหลังคนขับจากไปแล้วนั้นพิสูจน์ได้ยากมาก
4. นับทีละรายการ
จำนวนกล่องไม่พอ ต้องเปิดกล่องและนับจำนวนชิ้นข้างใน การนับด้วยการสแกนบาร์โค้ดของสินค้าช่วยป้องกันการนับสินค้าเดียวกันซ้ำสองครั้งหรือไม่นับเลย เขียนปริมาณที่นับได้ไว้ข้างปริมาณในใบส่งของ — เป็นตัวเลขที่คุณนับจริง ไม่ใช่ตัวเลขที่คาดเดา
5. ตรวจคุณภาพและวันหมดอายุ
ตรวจว่าเป็นสินค้าที่ถูกต้อง (รุ่น สี น้ำหนัก) ไม่เสียหาย และตรวจวันหมดอายุ หากสินค้าที่มาใหม่มีวันหมดอายุสั้นกว่าสินค้าที่อยู่บนชั้นวาง ให้จดบันทึกไว้ต่างหาก เพราะเป็นทั้งข้อมูลสำหรับตัดสินใจคืนสินค้าและลำดับการวางบนชั้น
6. เขียนส่วนต่างลงรายงานและให้ลงนาม
เขียนทุกรายการที่ขาด เกิน เสียหาย หรือส่งผิดพร้อมปริมาณลงในรายงาน ให้ผู้ส่งมอบและผู้รับมอบลงนามในรายงาน และจดบันทึกสั้น ๆ บนใบส่งของด้วย แจ้งส่วนต่างให้ซัพพลายเออร์ทราบเป็นลายลักษณ์อักษรภายในวันเดียวกัน ส่วนที่ขาดซึ่งไม่ได้แจ้ง มักเรียกคืนไม่ได้อีก
7. จัดเก็บขึ้นชั้นวางและบันทึกข้อมูลในวันเดียวกัน
วางสินค้าที่รับแล้วไว้ที่ตำแหน่งของมัน วางของใหม่ไว้ด้านหลังของเก่า เพื่อให้ของเก่าออกก่อน — การจัดชั้นวางแบบนี้เรียกว่า FIFO (เข้าก่อนออกก่อน) จากนั้นบันทึกการรับเข้าลงสต็อกในวันเดียวกัน — ด้วยปริมาณที่คุณรับจริง ไม่ใช่ปริมาณในใบส่งของ หากการรับเข้าถูกเลื่อนการบันทึก ทุกการขายที่เกิดขึ้นในวันนั้นจะอิงกับสต็อกที่ไม่ถูกต้อง
รายการตรวจสอบการรับสินค้า
รายการสั้น ๆ ที่แขวนไว้ที่โต๊ะรับสินค้าได้ ในแต่ละแถว หากคำตอบของคำถามไม่ใช่ “ใช่” ให้ดำเนินการตามคอลัมน์ขวา:
| รายการตรวจ | คำถาม | หากไม่ตรงกัน |
|---|---|---|
| เอกสาร | ผู้รับ วันที่ และรายการในใบส่งของตรงกับใบสั่งซื้อหรือไม่? | คุยกับซัพพลายเออร์ก่อนลงสินค้า |
| จำนวนกล่อง | จำนวนกล่องที่มาถึงตรงกับในใบส่งของหรือไม่? | เขียนกล่องที่ขาดลงในรายงานต่อหน้าคนขับ |
| บรรจุภัณฑ์ภายนอก | มีกล่องบุบ เปียก หรือถูกเปิดหรือไม่? | ถ่ายรูป แสดงให้คนขับดู และเขียนลงในรายงาน |
| จำนวนชิ้น | จำนวนชิ้นในกล่องตรงกับปริมาณในใบส่งของหรือไม่? | เขียนปริมาณที่นับได้ และบันทึกส่วนต่างลงในรายงาน |
| สินค้าถูกต้อง | รุ่น สี น้ำหนัก ขนาดตรงกับใบสั่งซื้อหรือไม่? | แยกสินค้าที่ผิดออก ไม่รับ หรือแยกไว้สำหรับคืน |
| วันหมดอายุ | วันหมดอายุนานพอหรือไม่ สั้นกว่าสินค้าบนชั้นวางหรือเปล่า? | จดบันทึกสินค้าที่วันหมดอายุสั้น และคืนตามกฎที่ตกลงกับซัพพลายเออร์ |
| อุณหภูมิ | สินค้าห่วงโซ่ความเย็นมาถึงที่อุณหภูมิที่เหมาะสมหรือไม่? | หากไม่เหมาะสม ไม่ต้องรับ และเขียนลงในรายงาน |
จะทำอย่างไรหากสินค้าขาด เกิน หรือเสียหาย?
| สถานการณ์ | สิ่งที่ต้องทำ |
|---|---|
| สินค้าที่มาไม่ครบ | รับตามปริมาณที่คุณนับได้ เขียนปริมาณที่ขาดลงในรายงาน และแจ้งซัพพลายเออร์ภายในวันเดียวกัน บันทึกเข้าสต็อกเฉพาะปริมาณที่มาถึงจริง เมื่อรายการที่ขาดมาครบแล้วจึงบันทึกเป็นการรับเข้าแยกต่างหาก |
| สินค้าที่มาเกิน | แยกส่วนที่เกินออกและสอบถามซัพพลายเออร์: จะส่งคืน หรือเปลี่ยนเป็นคำสั่งซื้อเพิ่มและแก้ไขเอกสาร การนำส่วนเกินไปขายก่อนที่เอกสารจะมา จะทำให้บันทึกกับสต็อกไม่ตรงกันในภายหลัง |
| สินค้าที่เสียหาย | ถ่ายรูปความเสียหาย เขียนลงในรายงาน และแยกออกจากรายการที่สมบูรณ์ หากจะส่งคืนซัพพลายเออร์ ให้บันทึกเป็นการคืนสินค้า หากไม่ส่งคืน ให้ตัดออกเป็นของเสียหาย |
| สินค้าที่ส่งผิด | รุ่น สี หรือน้ำหนักที่ไม่ได้อยู่ในใบสั่งซื้อจะไม่ถูกรับ หรือถูกแยกไว้สำหรับคืน สินค้าที่ส่งผิดแต่รับไว้เพราะคิดว่า “ยังไงก็ขายได้” หมายความว่าสินค้าที่คุณสั่งจริงจะขาดไป |
| สินค้าที่ไม่มีเอกสาร | แยกสินค้าที่ไม่มีเอกสารไว้โดยไม่บันทึกเข้าสต็อก และขอเอกสารจากซัพพลายเออร์ สำหรับเอกสารที่จำเป็น ให้ปรึกษานักบัญชีของคุณ |
ส่วนที่เสียหายซึ่งไม่ได้ส่งคืนและยังอยู่ในมือจะถูกบันทึกเป็นของเสียหาย (fire) ฟิลด์ที่ต้องมีในบันทึกของเสียหายอยู่ในคู่มือของเสียหายคืออะไร
รายงานการรับสินค้าควรมีอะไรบ้าง?
ต้องมีรายงานเฉพาะเมื่อมีส่วนต่าง หากไม่มีส่วนต่าง ใบรับเข้าที่ลงนามแล้วคือหลักฐานการรับสินค้า รายงานประกอบด้วย ดังนี้:
- วันที่และเวลา ชื่อซัพพลายเออร์ ใบส่งของ (sevk irsaliyesi) หรือหมายเลขใบแจ้งหนี้
- ชื่อผู้นำสินค้ามาส่ง (คนขับหรือพนักงานส่งของ) และทะเบียนรถ
- สำหรับทุกรายการที่มีส่วนต่าง: ชื่อและรหัสสินค้า ปริมาณในใบส่งของ ปริมาณที่นับได้
- ประเภทของส่วนต่าง — ขาด เกิน เสียหาย ส่งผิด วันหมดอายุสั้น — และคำอธิบายสั้น ๆ
- หมายเหตุว่าได้ถ่ายรูปความเสียหายไว้ (หากมีความเสียหาย)
- ชื่อและลายเซ็นของผู้ส่งมอบและผู้รับมอบ
หากต้องการแบบฟอร์มสำเร็จรูปที่พิมพ์ได้ ฟรี เทมเพลต Excel ใบรับเข้า-จ่ายออกคลังสินค้า สามารถใช้เป็นแบบฟอร์มรับสินค้าได้ พร้อมหมายเลขใบ หมายเลขเอกสาร ตารางรายการ และช่องลายเซ็น
การรับสินค้าด้วยบาร์โค้ด
สำหรับสินค้าที่มีบาร์โค้ด วิธีนับที่เชื่อถือได้ที่สุดคือการสแกน: ทุกครั้งที่สแกนนับเป็นหนึ่งชิ้น สินค้าเดียวกัน ไม่ถูกเขียนสองบรรทัด และแม้ชื่อสินค้าจะเขียนต่างกัน รหัสก็ยังเหมือนเดิม สำหรับสินค้าที่ไม่มีบาร์โค้ด ให้กำหนดรหัสเฉพาะก่อน วิธีตั้งรหัสอยู่ในวิธีกำหนดรหัสสต็อก ส่วนการเลือกเครื่องอ่านและ การติดฉลากอยู่ในคู่มือติดตามสต็อกด้วยบาร์โค้ด ส่วนการจัดวางสินค้าที่รับแล้ว บนชั้นวางอยู่ในคู่มือระบบกำหนดที่อยู่ชั้นวาง
การรับสินค้าใน Ofisx
หน้าจอที่บันทึกการรับสินค้าใน Ofisx คือหน้าจอซื้อเข้า คุณเลือกซัพพลายเออร์และวันที่ เพิ่มสินค้าด้วยการสแกนบาร์โค้ดหรือเลือกจากรายการ กรอกราคาซื้อและประเภทการชำระเงิน (เงินสด โอน หรือเชื่อ) เมื่อบันทึก สต็อกจะเพิ่มขึ้นทันทีและคุณพิมพ์ใบซื้อเข้าได้ คำอธิบายของรายการที่ขาดหรือเสียหาย เขียนลงในช่องหมายเหตุของการซื้อเข้าได้ ส่วนตัวรายงานจะเก็บไว้ในกระดาษหรือในเทมเพลตข้างต้น สินค้าที่ส่งกลับให้ซัพพลายเออร์จะบันทึกเป็นคืนสินค้าซัพพลายเออร์และหักออกจากสต็อก หน้าจออื่น ๆ ของโปรแกรมดูได้ในหน้าคุณสมบัติ
คำถามที่พบบ่อย
การรับสินค้าคืออะไร?
การรับสินค้าคือการนับและตรวจสอบสินค้าที่ซัพพลายเออร์ส่งมาให้ตรงกับใบสั่งซื้อและใบส่งของ (irsaliye — เอกสารส่งสินค้าของตุรกี) ก่อนรับมอบ เขียนส่วนต่างลงในรายงาน และบันทึกปริมาณที่รับเข้าลงสต็อก บันทึกสต็อกของสินค้าทุกชิ้นที่เข้าคลังเริ่มต้นจากขั้นตอนนี้
ควรระวังอะไรบ้างในการรับสินค้า?
เจ็ดจุด: เอกสารตรงกับใบสั่งซื้อ จำนวนกล่อง บรรจุภัณฑ์ภายนอกไม่เสียหาย จำนวนชิ้นในกล่อง สินค้าเป็นสินค้าที่ถูกต้อง วันหมดอายุ และอุณหภูมิสำหรับสินค้าห่วงโซ่ความเย็น บรรจุภัณฑ์ภายนอกและจำนวนกล่องต้องตรวจก่อนที่คนขับจะออกไป
เขียนรายงานการรับสินค้าอย่างไร?
ในรายงานให้เขียนวันที่ ซัพพลายเออร์ หมายเลขใบส่งของ ผู้นำรถมา ชื่อของทุกรายการที่มีส่วนต่าง ปริมาณในใบส่งของและปริมาณที่นับได้ ประเภทของส่วนต่าง (ขาด เกิน เสียหาย ส่งผิด) และคำอธิบาย ผู้ส่งมอบและผู้รับมอบลงนาม หากไม่มีส่วนต่างก็ไม่ต้องทำรายงานแยก ใบรับเข้าที่ลงนามแล้วก็เพียงพอ
รับสินค้าในซูเปอร์มาร์เก็ตอย่างไร?
ใช้เจ็ดขั้นตอนเดียวกัน พร้อมข้อควรระวังเพิ่มอีกสามข้อ: เลือกเวลารับสินค้าที่แคชเชียร์ไม่ยุ่ง รับสินค้าห่วงโซ่ความเย็นก่อนและนำเข้าตู้แช่ทันที และตรวจวันหมดอายุของทุกรายการ ในซูเปอร์มาร์เก็ต สินค้าที่มาใหม่จะวางไว้ด้านหลังสินค้าเก่า มิฉะนั้นสินค้าที่วันหมดอายุเก่ากว่าจะค้างอยู่บนชั้นวางและกลายเป็นของเสียหาย
แจ้งสินค้าที่มาไม่ครบอย่างไร?
ปริมาณที่ขาดจะเขียนลงในรายงานต่อหน้าคนขับ รายงานลงนามโดยทั้งสองฝ่าย และแจ้งซัพพลายเออร์เป็นลายลักษณ์อักษรภายในวันเดียวกัน (ทางอีเมลหรือข้อความ พร้อมรูปถ่ายรายงาน) บันทึกเข้าสต็อกเฉพาะปริมาณที่มาถึงจริง เมื่อส่วนที่ขาดมาครบแล้วจึงบันทึกการรับเข้าแยกต่างหาก
ใครควรเป็นผู้รับสินค้า?
ถ้าเป็นไปได้ ควรเป็นคนอื่นที่ไม่ใช่ผู้สั่งซื้อ เพราะผู้ที่สั่งซื้อรู้ว่าจะได้อะไร จึงมีแนวโน้มจะมองข้ามการนับ การที่คนอื่นนับจะจับส่วนต่างได้ สำหรับธุรกิจที่มีคนเดียว ให้รับสินค้าทันทีที่สินค้ามาถึงและทำให้เสร็จในครั้งเดียว อย่าเลื่อนไปทีหลัง
การรับสินค้ากับส่วนต่างจากการตรวจนับเกี่ยวข้องกันอย่างไร?
ส่วนต่างที่พบในการตรวจนับส่วนใหญ่เริ่มต้นที่การรับสินค้า: การบันทึกปริมาณตามใบส่งของเข้าสต็อกโดยไม่นับ การบันทึกสินค้าที่มาไม่ครบเสมือนว่ามาครบ หรือการบันทึกรับเข้าช้าไปหลายวัน สินค้าที่นับถูกต้องตอนรับ จะตรงกับบันทึกไปจนถึงวันตรวจนับ ส่วนตัวการตรวจนับเองอยู่ในคู่มือวิธีตรวจนับสินค้าในคลัง
อัปเดตล่าสุด: 2026-10-06
การซื้อเข้าและการคืนสินค้าด้วยบาร์โค้ดในแอป
สแกนสินค้าที่มาถึง ปริมาณที่คุณรับจะถูกบันทึกเข้าสต็อกทันที
บันทึกการรับสินค้าภายในวันเดียวกัน
เปิดบัญชีฟรี สแกนบาร์โค้ดสินค้าที่มาถึงและบันทึกเป็นการซื้อเข้า สต็อกและยอดคงค้างของซัพพลายเออร์จะอัปเดตพร้อมกัน