Πώς γίνεται η παραλαβή εμπορευμάτων;
Η παραλαβή εμπορευμάτων είναι η παραλαβή των εμπορευμάτων του προμηθευτή αφού μετρηθούν και ελεγχθούν σε σχέση με την παραγγελία και το δελτίο αποστολής (irsaliye), η καταγραφή των ελλειπόντων, των πλεοναζόντων και των κατεστραμμένων ειδών σε υπογεγραμμένο πρωτόκολλο και η καταχώριση της παραληφθείσας ποσότητας στο απόθεμα την ίδια ημέρα. Η σωστή παραλαβή αποτελείται από επτά βήματα: προετοιμασία, έλεγχος παραστατικών, έλεγχος εξωτερικής συσκευασίας, μέτρηση ανά είδος, έλεγχος ποιότητας και ημερομηνιών, πρωτόκολλο διαφορών και τοποθέτηση στο ράφι με καταχώριση.
Η ακρίβεια του αποθέματος της αποθήκης καθορίζεται τη στιγμή που τα εμπορεύματα περνούν την πόρτα. Ένα κιβώτιο που μπαίνει στο απόθεμα χωρίς να μετρηθεί επειδή στο δελτίο αποστολής γράφει «50» σημαίνει μια έλλειψη που δεν θα καταλάβετε μέχρι την ημέρα της απογραφής. Ο οδηγός αυτός περιγράφει τα βήματα παραλαβής εμπορευμάτων σε αποθήκη ή σούπερ μάρκετ, τη λίστα ελέγχου, τι να κάνετε σε διάφορες περιπτώσεις και το πρωτόκολλο παραλαβής.
Τι είναι η παραλαβή εμπορευμάτων;
Η παραλαβή εμπορευμάτων είναι η πρώτη από τις τέσσερις διεργασίες της διαχείρισης αποθήκης: παραλαβή, τοποθέτηση, συλλογή-αποστολή και απογραφή. Σκοπός της παραλαβής είναι να δείτε, πριν παραλάβετε, ότι αυτό που λέει ο προμηθευτής ότι έστειλε και αυτό που πραγματικά ήρθε είναι το ίδιο. Μια διαφορά που περνά απαρατήρητη εδώ δεν διορθώνεται σε κανένα επόμενο βήμα· εμφανίζεται μόνο στην απογραφή και τότε η εύρεση της αιτίας είναι δύσκολη. Το σύνολο των τεσσάρων διεργασιών το εξηγούμε στον οδηγό τι είναι η διαχείριση αποθήκης.
Ο οδηγός αυτός αφορά την εμπορική παραλαβή εμπορευμάτων στις δικές σας αποθήκες. Οι διαδικασίες ελέγχου και παραλαβής στις δημόσιες προμήθειες υπόκεινται σε ξεχωριστούς κανόνες και δεν καλύπτονται εδώ.
Πώς γίνεται η παραλαβή εμπορευμάτων; Επτά βήματα
1. Προετοιμαστείτε όσο περιμένετε την αποστολή
Να γνωρίζετε από πριν τι θα έρθει από ποιον προμηθευτή: η λίστα ειδών και ποσοτήτων της παραγγελίας σας να είναι έτοιμη στο γραφείο παραλαβής. Ορίστε χώρο παραλαβής, ξεχωριστό από τον χώρο πωλήσεων και αποστολής, όπου θα περιμένουν τα εμπορεύματα· ένα κιβώτιο που δεν έχει ολοκληρωθεί η παραλαβή του να μη μπερδεύεται ούτε με το ράφι ούτε με τις πωλήσεις.
2. Συγκρίνετε το παραστατικό με την παραγγελία
Μόλις φτάσει το όχημα, το πρώτο που ελέγχετε δεν είναι τα εμπορεύματα αλλά το παραστατικό. Ελέγξτε ότι το όνομα του παραλήπτη, η ημερομηνία και τα είδη στο δελτίο αποστολής ταιριάζουν με την παραγγελία σας. Αν υπάρχει είδος που δεν παραγγείλατε ή παραστατικό εκδομένο για άλλον παραλήπτη, συζητήστε πριν ξεφορτωθούν τα εμπορεύματα.
3. Ελέγξτε την εξωτερική συσκευασία παρουσία του οδηγού
Δείτε το τσαλακωμένο, βρεγμένο, σκισμένο ή ξεκολλημένο κιβώτιο ενώ ο οδηγός είναι ακόμη εκεί και φωτογραφίστε το. Συγκρίνετε τον αριθμό των κιβωτίων με τον αριθμό στο δελτίο αποστολής. Στα προϊόντα που έρχονται με ψυκτική αλυσίδα ελέγξτε τη θερμοκρασία του προϊόντος. Μια εξωτερική ζημιά που εντοπίζεται αφού αναχωρήσει ο οδηγός είναι πολύ δύσκολο να αποδειχθεί.
4. Μετρήστε ανά είδος
Ο αριθμός των κιβωτίων δεν αρκεί· ανοίξτε τα κιβώτια και μετρήστε τα τεμάχια μέσα. Η μέτρηση με σάρωση του barcode αποτρέπει να μετρηθεί το ίδιο προϊόν δύο φορές ή καθόλου. Γράψτε την ποσότητα που μετρήσατε δίπλα στην ποσότητα του δελτίου αποστολής — τον αριθμό που μετρήσατε, όχι εκτίμηση.
5. Ελέγξτε την ποιότητα και την ημερομηνία λήξης
Ελέγξτε ότι το προϊόν είναι το σωστό (μοντέλο, χρώμα, βάρος), ότι δεν έχει φθορές και την ημερομηνία λήξης. Σημειώστε ιδιαίτερα το προϊόν που έρχεται με συντομότερη ημερομηνία από αυτά που βρίσκονται ήδη στο ράφι· αυτό αποτελεί απόφαση τόσο για επιστροφή όσο και για τη σειρά στο ράφι.
6. Καταγράψτε τις διαφορές στο πρωτόκολλο και υπογράψτε
Γράψτε στο πρωτόκολλο κάθε είδος που ήρθε ελλιπές, πλεονάζον, κατεστραμμένο ή λάθος μαζί με την ποσότητά του· ζητήστε να υπογράψουν το πρωτόκολλο αυτός που παραδίδει και αυτός που παραλαμβάνει και προσθέστε μια σύντομη σημείωση και πάνω στο δελτίο αποστολής. Ειδοποιήστε γραπτώς τον προμηθευτή για τη διαφορά την ίδια ημέρα. Μια έλλειψη που δεν δηλώθηκε, τις περισσότερες φορές δεν μπορεί να ανακτηθεί ξανά.
7. Τοποθετήστε στο ράφι και καταχωρίστε την ίδια ημέρα
Τοποθετήστε τα παραληφθέντα εμπορεύματα στη θέση τους· βάλτε το νέο πίσω από το παλιό ώστε να βγαίνει πρώτα το παλιό — αυτή η διάταξη ραφιού ονομάζεται FIFO (πρώτο μέσα, πρώτο έξω). Έπειτα καταχωρίστε την είσοδο στο απόθεμα την ίδια ημέρα — όχι την ποσότητα του δελτίου αποστολής, αλλά αυτήν που παραλάβατε. Όταν η καταχώριση της εισόδου αναβάλλεται, κάθε πώληση εκείνης της ημέρας γίνεται πάνω σε λανθασμένο απόθεμα.
Λίστα ελέγχου παραλαβής εμπορευμάτων
Σύντομη λίστα που μπορεί να κρεμαστεί στο γραφείο παραλαβής. Αν η απάντηση σε μια ερώτηση δεν είναι «ναι», γίνεται η ενέργεια στα δεξιά:
| Έλεγχος | Ερώτημα | Αν δεν ταιριάζει |
|---|---|---|
| Παραστατικό | Ταιριάζουν ο παραλήπτης, η ημερομηνία και τα είδη του δελτίου αποστολής με την παραγγελία; | Μιλήστε με τον προμηθευτή πριν ξεφορτώσετε τα εμπορεύματα. |
| Αριθμός κιβωτίων | Ο αριθμός των κιβωτίων που ήρθαν είναι ίδιος με αυτόν του δελτίου αποστολής; | Γράψτε το κιβώτιο που λείπει στο πρωτόκολλο παρουσία του οδηγού. |
| Εξωτερική συσκευασία | Υπάρχει τσαλακωμένο, βρεγμένο ή ανοιγμένο κιβώτιο; | Φωτογραφίστε το, δείξτε το στον οδηγό, γράψτε το στο πρωτόκολλο. |
| Τεμάχια | Τα τεμάχια μέσα στο κιβώτιο είναι ίδια με την ποσότητα του δελτίου αποστολής; | Γράψτε την ποσότητα που μετρήσατε, καταχωρίστε τη διαφορά στο πρωτόκολλο. |
| Σωστό προϊόν | Το μοντέλο, το χρώμα, το βάρος, το μέγεθος είναι ίδια με την παραγγελία; | Ξεχωρίστε το λάθος προϊόν, μην το παραλάβετε ή αφήστε το για επιστροφή. |
| Ημερομηνία λήξης | Η ημερομηνία είναι αρκετά μακρινή; Είναι πιο κοντινή από αυτήν που υπάρχει στο ράφι; | Σημειώστε το προϊόν με την κοντινή ημερομηνία· επιστρέψτε το σύμφωνα με τον κανόνα που έχετε συμφωνήσει με τον προμηθευτή. |
| Θερμοκρασία | Το προϊόν ψυκτικής αλυσίδας ήρθε στην κατάλληλη θερμοκρασία; | Αν δεν είναι κατάλληλη, μην το παραλάβετε και γράψτε το στο πρωτόκολλο. |
Τι κάνουμε αν τα εμπορεύματα έρθουν ελλιπή, πλεονάζοντα ή κατεστραμμένα;
| Περίπτωση | Τι κάνουμε |
|---|---|
| Εμπορεύματα που ήρθαν ελλιπή | Παραλάβετε την ποσότητα που μετρήσατε, γράψτε την ποσότητα που λείπει στο πρωτόκολλο και ενημερώστε τον προμηθευτή την ίδια ημέρα. Στο απόθεμα καταχωρίστε μόνο την ποσότητα που ήρθε· όταν συμπληρωθεί το είδος που έλειπε, καταχωρίζεται ως ξεχωριστή είσοδος. |
| Εμπορεύματα που ήρθαν πλεονάζοντα | Ξεχωρίστε το πλεόνασμα και ρωτήστε τον προμηθευτή: είτε επιστρέφεται είτε μετατρέπεται σε πρόσθετη παραγγελία και διορθώνεται το παραστατικό. Αν βάλετε το πλεόνασμα στις πωλήσεις πριν έρθει το παραστατικό, αργότερα θα προκύψει απόκλιση ανάμεσα στην καταχώριση και στο απόθεμα. |
| Κατεστραμμένα εμπορεύματα | Φωτογραφίστε τη ζημιά, γράψτε την στο πρωτόκολλο και ξεχωρίστε την από τα υγιή είδη. Αν θα επιστραφεί στον προμηθευτή, καταχωρίστε την ως επιστροφή· αν δεν θα επιστραφεί, κάντε έξοδο ως φθορά. |
| Λάθος προϊόν | Μοντέλο, χρώμα ή βάρος που δεν υπάρχει στην παραγγελία δεν παραλαμβάνεται ή αφήνεται για επιστροφή. Ένα λάθος προϊόν που παραλήφθηκε με το σκεπτικό «κάποτε θα πουληθεί» σημαίνει ότι το προϊόν που παραγγείλατε λείπει. |
| Εμπορεύματα χωρίς παραστατικό | Ξεχωρίστε τα εμπορεύματα που δεν συνοδεύονται από παραστατικό χωρίς να τα καταχωρίσετε στο απόθεμα και ζητήστε το παραστατικό από τον προμηθευτή. Για το ποιο παραστατικό απαιτείται, συμβουλευτείτε τον λογιστή σας. |
Το μέρος των κατεστραμμένων εμπορευμάτων που δεν επιστρέφεται και μένει στα χέρια σας καταγράφεται ως φθορά· τα πεδία που πρέπει να έχει η καταγραφή φθοράς βρίσκονται στον οδηγό τι είναι η φθορά αποθέματος.
Τι πρέπει να περιέχει το πρωτόκολλο παραλαβής;
Πρωτόκολλο χρειάζεται μόνο όταν υπάρχει διαφορά· αν δεν υπάρχει διαφορά, ένα υπογεγραμμένο δελτίο εισόδου αποτελεί απόδειξη της παραλαβής. Το πρωτόκολλο περιέχει τα εξής:
- ημερομηνία και ώρα, όνομα του προμηθευτή, αριθμός δελτίου αποστολής ή τιμολογίου,
- όνομα του ατόμου που έφερε τα εμπορεύματα (οδηγός ή κούριερ) και πινακίδα του οχήματος,
- για κάθε είδος με διαφορά, όνομα και κωδικός προϊόντος, ποσότητα του δελτίου αποστολής, ποσότητα που μετρήθηκε,
- το είδος της διαφοράς — έλλειψη, πλεόνασμα, φθορά, λάθος προϊόν, κοντινή ημερομηνία λήξης — και μια σύντομη περιγραφή,
- σημείωση ότι τραβήχτηκαν φωτογραφίες, αν υπάρχει ζημιά,
- όνομα και υπογραφή αυτού που παρέδωσε και αυτού που παρέλαβε.
Αν θέλετε έτοιμη φόρμα για εκτύπωση, το δωρεάν πρότυπο Excel δελτίου εισόδου-εξόδου αποθήκης μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως φόρμα παραλαβής εμπορευμάτων, με αριθμό δελτίου, αριθμό παραστατικού, πίνακα ειδών και πεδία υπογραφής.
Παραλαβή εμπορευμάτων με barcode
Στα προϊόντα με barcode ο πιο αξιόπιστος τρόπος μέτρησης είναι η σάρωση: κάθε σάρωση μετράει ένα τεμάχιο, το ίδιο προϊόν δεν γράφεται σε δύο γραμμές και ακόμη κι αν το όνομα του προϊόντος γραφτεί διαφορετικά, ο κωδικός μένει ο ίδιος. Στα προϊόντα χωρίς barcode δώστε πρώτα έναν μοναδικό κωδικό· πώς θα στήσετε τον κωδικό θα το βρείτε στον οδηγό πώς δίνεται κωδικός αποθέματος, ενώ την επιλογή σαρωτή και την ετικετοποίηση στον οδηγό παρακολούθηση αποθέματος με barcode. Το πώς θα τοποθετηθούν στο ράφι τα παραληφθέντα εμπορεύματα εξηγείται στον οδηγό σύστημα διευθυνσιοδότησης ραφιών.
Παραλαβή εμπορευμάτων στο Ofisx
Στο Ofisx η οθόνη όπου καταχωρίζεται η παραλαβή εμπορευμάτων είναι η οθόνη Αγορά. Επιλέγετε τον προμηθευτή και την ημερομηνία, προσθέτετε τα προϊόντα σαρώνοντας barcode ή από τη λίστα, εισάγετε την τιμή αγοράς και τον τρόπο πληρωμής (μετρητά, έμβασμα ή πίστωση)· τη στιγμή που αποθηκεύετε, το απόθεμα αυξάνεται και μπορείτε να εκτυπώσετε το δελτίο αγοράς. Την περιγραφή ενός ελλιπούς ή κατεστραμμένου είδους μπορείτε να τη γράψετε στο πεδίο σημειώσεων της αγοράς· το ίδιο το πρωτόκολλο τηρείται σε χαρτί ή στο παραπάνω πρότυπο. Τα εμπορεύματα που επιστρέφονται στον προμηθευτή καταχωρίζονται ως Επιστροφή προς προμηθευτή και αφαιρούνται από το απόθεμα. Οι υπόλοιπες οθόνες του προγράμματος βρίσκονται στη σελίδα λειτουργιών.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι η παραλαβή εμπορευμάτων;
Η παραλαβή εμπορευμάτων είναι η παραλαβή των εμπορευμάτων του προμηθευτή αφού μετρηθούν και ελεγχθούν σε σχέση με την παραγγελία και το δελτίο αποστολής, η καταγραφή των διαφορών σε πρωτόκολλο και η καταχώριση της παραληφθείσας ποσότητας στο απόθεμα. Η καταγραφή αποθέματος κάθε εμπορεύματος που μπαίνει στην αποθήκη ξεκινά με αυτό το βήμα.
Σε τι πρέπει να προσέχουμε στην παραλαβή εμπορευμάτων;
Σε επτά σημεία: στο ότι το παραστατικό ταιριάζει με την παραγγελία, στον αριθμό των κιβωτίων, στο ότι η εξωτερική συσκευασία δεν έχει ζημιά, στα τεμάχια μέσα στο κιβώτιο, στο ότι το προϊόν είναι το σωστό, στην ημερομηνία λήξης και στη θερμοκρασία για τα προϊόντα ψυκτικής αλυσίδας. Η εξωτερική συσκευασία και ο αριθμός των κιβωτίων πρέπει να ελέγχονται πριν αναχωρήσει ο οδηγός.
Πώς συντάσσεται το πρωτόκολλο παραλαβής;
Στο πρωτόκολλο γράφονται η ημερομηνία, ο προμηθευτής, ο αριθμός του δελτίου αποστολής, το άτομο που έφερε το όχημα, το όνομα κάθε είδους με διαφορά, η ποσότητα του δελτίου αποστολής και η ποσότητα που μετρήθηκε, το είδος της διαφοράς (έλλειψη, πλεόνασμα, φθορά, λάθος προϊόν) και η περιγραφή της· υπογράφουν αυτός που παραδίδει και αυτός που παραλαμβάνει. Αν δεν υπάρχει διαφορά, δεν χρειάζεται ξεχωριστό πρωτόκολλο, αρκεί ένα υπογεγραμμένο δελτίο εισόδου.
Πώς γίνεται η παραλαβή εμπορευμάτων σε σούπερ μάρκετ;
Με τα ίδια επτά βήματα, με τρεις επιπλέον προσοχές: προγραμματίστε την παραλαβή σε ώρα που το ταμείο δεν έχει φόρτο, παραλάβετε πρώτα τα προϊόντα ψυκτικής αλυσίδας και βάλτε τα αμέσως στο ψυγείο, και ελέγχετε την ημερομηνία λήξης σε κάθε είδος. Στο σούπερ μάρκετ το νέο προϊόν τοποθετείται πίσω από το παλιό· αλλιώς το προϊόν με την παλιά ημερομηνία μένει στο ράφι και καταλήγει φθορά.
Πώς δηλώνεται ένα εμπόρευμα που ήρθε ελλιπές;
Η ποσότητα που λείπει γράφεται στο πρωτόκολλο παρουσία του οδηγού, το πρωτόκολλο υπογράφεται από τα δύο μέρη και την ίδια ημέρα δηλώνεται γραπτώς στον προμηθευτή (με e-mail ή μήνυμα, μαζί με φωτογραφία του πρωτοκόλλου). Στο απόθεμα καταχωρίζεται μόνο η ποσότητα που ήρθε· όταν συμπληρωθεί η έλλειψη, γίνεται ξεχωριστή είσοδος.
Ποιος πρέπει να κάνει την παραλαβή;
Αν είναι δυνατόν, κάποιος διαφορετικός από αυτόν που έκανε την παραγγελία. Επειδή όποιος κάνει την παραγγελία ξέρει τι θα έρθει, είναι επιρρεπής να παραβλέψει τη μέτρηση· όταν μετράει ένα άλλο άτομο, εντοπίζεται η διαφορά. Σε επιχείρηση ενός ατόμου, κάντε την παραλαβή τη στιγμή που φτάνει η αποστολή και με τη μία, χωρίς να την αφήσετε για αργότερα.
Ποια είναι η σχέση της παραλαβής εμπορευμάτων με τις διαφορές απογραφής;
Ένα σημαντικό μέρος των διαφορών που εμφανίζονται στην απογραφή ξεκινά στην παραλαβή: καταχώριση στο απόθεμα της ποσότητας του δελτίου αποστολής χωρίς μέτρηση, καταγραφή εμπορευμάτων που ήρθαν ελλιπή σαν να ήρθαν πλήρη ή καταχώριση της εισόδου μετά από μέρες. Τα εμπορεύματα που μετρήθηκαν σωστά στην παραλαβή παραμένουν ίδια με την καταχώριση μέχρι την ημέρα της απογραφής· για την ίδια την απογραφή δείτε τον οδηγό πώς γίνεται η απογραφή αποθήκης.
Τελευταία ενημέρωση: 2026-10-06
Αγορά και επιστροφή με barcode στην εφαρμογή
Σαρώστε τα εμπορεύματα που φτάνουν· η ποσότητα που παραλαμβάνετε καταχωρίζεται στο απόθεμα αμέσως.
Καταχωρίστε την παραλαβή εμπορευμάτων την ίδια μέρα
Ανοίξτε δωρεάν λογαριασμό· σαρώστε τα εμπορεύματα που φτάνουν με barcode και καταχωρίστε τα ως αγορά, ώστε να ενημερώνονται μαζί το απόθεμα και το υπόλοιπο του προμηθευτή.