Cum se face recepția mărfii?
Recepția mărfii înseamnă preluarea mărfii venite de la furnizor după ce a fost numărată și verificată în raport cu comanda și cu avizul de însoțire a mărfii (irsaliye, documentul de livrare folosit în Turcia), înscrierea articolelor lipsă, în plus și deteriorate într-un proces-verbal semnat și înregistrarea în stoc, în aceeași zi, a cantității acceptate. O recepție făcută corect are șapte pași: pregătirea, verificarea documentelor, verificarea ambalajului exterior, numărarea articol cu articol, controlul calității și al datelor de expirare, procesul-verbal de diferențe și așezarea pe raft cu înregistrarea în evidență.
Corectitudinea stocului din depozit se decide în momentul în care marfa trece pragul. Un colet care intră în stoc nenumărat, doar pentru că pe aviz scrie „50”, este o lipsă pe care nu o veți observa până în ziua inventarierii. Acest ghid explică pașii recepției mărfii într-un depozit sau într-un magazin alimentar, lista de verificare, ce se face în diverse situații și cum se întocmește procesul-verbal de recepție.
Ce este recepția mărfii?
Recepția mărfii este primul dintre cele patru procese ale gestiunii depozitului: recepția, depozitarea, pregătirea comenzilor și expediția, și inventarierea. Scopul recepției este să vedeți, înainte de a prelua marfa, dacă ceea ce spune furnizorul că a trimis este același lucru cu ceea ce a sosit de fapt. O diferență trecută cu vederea aici nu se mai corectează în niciun pas următor; apare doar la inventariere, iar atunci cauza este greu de găsit. Cele patru procese în ansamblu le-am explicat în ghidul ce este gestiunea depozitului.
Acest ghid descrie recepția mărfurilor comerciale în depozitele proprii ale firmelor. Operațiunile de inspecție și recepție din achizițiile publice sunt supuse unor reguli separate și nu sunt tratate aici.
Cum se face recepția mărfii? Șapte pași
1. Pregătiți-vă cât așteptați livrarea
Aflați dinainte ce vine de la care furnizor: lista de articole și cantități a comenzii plasate să fie pregătită la masa de recepție. Rezervați o zonă de recepție, separată de zona de vânzare și de expediție, în care să stea marfa sosită; coletele a căror recepție nu s-a încheiat să nu se amestece nici cu raftul, nici cu vânzarea.
2. Comparați documentul cu comanda
Când sosește vehiculul, prima sarcină este să verificați documentul, nu marfa. Verificați dacă numele cumpărătorului, data și articolele de pe aviz corespund comenzii dumneavoastră. Dacă există un articol pe care nu l-ați comandat sau un document emis pe numele altui cumpărător, discutați înainte de a descărca marfa.
3. Verificați ambalajul exterior în prezența șoferului
Vedeți coletul strivit, ud, rupt sau cu banda desfăcută cât timp șoferul este de față și fotografiați-l. Comparați numărul de colete cu cel de pe aviz. La produsele livrate în lanț frigorific, verificați temperatura produsului. Deteriorările exterioare observate după plecarea șoferului sunt foarte greu de dovedit.
4. Numărați articol cu articol
Numărul de colete nu este suficient; deschideți coletele și numărați bucățile din interior. Numărarea prin scanare, la produsele cu cod de bare, previne numărarea aceluiași produs de două ori sau deloc. Scrieți cantitatea numărată lângă cea de pe aviz — numărul pe care l-ați numărat, nu o estimare.
5. Verificați calitatea și data de expirare
Verificați dacă produsul este cel corect (model, culoare, gramaj), dacă este nedeteriorat și care este data de expirare. Notați separat produsul care sosește cu o dată mai scurtă decât cele aflate deja pe raft; aceasta este atât o decizie de retur, cât și una privind ordinea pe raft.
6. Trecați diferențele în procesul-verbal și semnați-l
Trecați în procesul-verbal, cu cantitatea, fiecare articol lipsă, în plus, deteriorat sau greșit; puneți-l la semnat atât pe cel care predă, cât și pe cel care primește, și adăugați o scurtă notă pe aviz. Anunțați furnizorul în scris, în aceeași zi, despre diferență. O lipsă neraportată, de cele mai multe ori, nu mai poate fi recuperată.
7. Așezați pe raft și înregistrați în aceeași zi
Așezați marfa acceptată la adresa ei; puneți marfa nouă în spatele celei vechi, ca cea veche să iasă prima — această organizare a raftului se numește FIFO (primul intrat, primul ieșit). Apoi înregistrați intrarea în evidența stocului în aceeași zi — nu cantitatea de pe aviz, ci cantitatea pe care ați acceptat-o. Când înregistrarea intrării este amânată, fiecare vânzare din ziua respectivă se face pe un stoc greșit.
Lista de verificare pentru recepția mărfii
O listă scurtă care poate fi afișată la masa de recepție. Dacă răspunsul la întrebarea de pe un rând nu este „da”, se face acțiunea din dreapta:
| Verificare | Întrebare | Dacă nu se potrivește |
|---|---|---|
| Document | Sunt cumpărătorul, data și articolele de pe aviz aceleași cu cele din comandă? | Discutați cu furnizorul înainte de a descărca marfa. |
| Numărul de colete | Este numărul de colete sosite același cu cel de pe aviz? | Trecați coletul lipsă în procesul-verbal, în prezența șoferului. |
| Ambalajul exterior | Există colete strivite, ude sau deschise? | Fotografiați, arătați șoferului, trecați în procesul-verbal. |
| Bucăți | Este numărul de bucăți din colet același cu cantitatea de pe aviz? | Scrieți cantitatea numărată, trecați diferența în procesul-verbal. |
| Produsul corect | Sunt modelul, culoarea, gramajul, mărimea aceleași cu cele din comandă? | Separați produsul greșit, nu-l acceptați sau puneți-l deoparte pentru retur. |
| Data de expirare | Este data suficient de îndepărtată, este mai scurtă decât a celor de pe raft? | Notați produsul cu dată scurtă; returnați-l conform regulii convenite cu furnizorul. |
| Temperatura | A sosit produsul din lanțul frigorific la temperatura corespunzătoare? | Dacă nu este corespunzătoare, nu acceptați și trecați în procesul-verbal. |
Ce se face dacă marfa sosește incompletă, în plus sau deteriorată?
| Situația | Ce se face |
|---|---|
| Marfă lipsă | Acceptați cantitatea pe care ați numărat-o, trecați cantitatea lipsă în procesul-verbal și anunțați furnizorul în aceeași zi. În stoc înregistrați doar cantitatea sosită; articolul lipsă, când este completat, se înregistrează ca o intrare separată. |
| Marfă în plus | Separați surplusul și întrebați furnizorul: fie se returnează, fie se transformă într-o comandă suplimentară și i se corectează documentul. Punerea surplusului la vânzare fără document duce, ulterior, la nepotrivirea dintre evidență și stoc. |
| Marfă deteriorată | Fotografiați deteriorarea, trecați-o în procesul-verbal și separați marfa de articolele intacte. Dacă va fi returnată furnizorului, înregistrați-o ca retur; dacă nu va fi returnată, scoateți-o din stoc ca pierdere. |
| Produs greșit | Modelul, culoarea sau gramajul care nu sunt în comandă nu se acceptă sau se pun deoparte pentru retur. Un produs greșit acceptat cu gândul „tot se vinde” înseamnă că produsul pe care l-ați comandat rămâne lipsă. |
| Marfă fără document | Separați marfa pentru care nu a sosit documentul, fără să o înregistrați în evidența stocului, și cereți documentul de la furnizor. Cu privire la documentul necesar, consultați-vă cu contabilul dumneavoastră autorizat. |
Partea din marfa deteriorată care nu se returnează și rămâne la dumneavoastră se înregistrează ca pierdere; câmpurile necesare în înregistrarea pierderilor se găsesc în ghidul ce sunt pierderile de stoc.
Ce trebuie să conțină procesul-verbal de recepție?
Procesul-verbal este necesar doar când există diferențe; dacă nu există, o notă de intrare semnată este dovada recepției. Procesul-verbal conține:
- data și ora, numele furnizorului, numărul avizului de expediție (sevk irsaliyesi) sau al facturii,
- numele persoanei care a adus marfa (șofer sau curier) și numărul de înmatriculare al vehiculului,
- pentru fiecare articol cu diferență: denumirea și codul produsului, cantitatea de pe aviz, cantitatea numărată,
- tipul diferenței — lipsă, în plus, deteriorat, produs greșit, dată scurtă — și o scurtă explicație,
- nota că s-au făcut fotografii, dacă există deteriorări,
- numele și semnătura celui care predă și ale celui care primește.
Dacă doriți un formular gata făcut și imprimabil, șablonul Excel gratuit pentru nota de intrare-ieșire din depozit poate fi folosit ca formular de recepție a mărfii, cu număr de notă, număr de document, tabel de articole și câmpuri pentru semnătură.
Recepția mărfii cu cod de bare
La produsele cu cod de bare, cea mai sigură metodă de numărare este scanarea: fiecare scanare numără o bucată, același produs nu se scrie pe două rânduri și codul rămâne același chiar dacă denumirea produsului este scrisă diferit. Produselor fără cod de bare dați-le mai întâi un cod unic; cum se construiește codul găsiți în cum se atribuie codul de stoc, iar alegerea cititorului și etichetarea în ghidul evidența stocurilor cu cod de bare. Cum se așază marfa acceptată pe raft găsiți în ghidul sistemul de adresare a rafturilor.
Recepția mărfii în Ofisx
În Ofisx, ecranul în care se înregistrează recepția mărfii este ecranul Achiziții. Selectați furnizorul și data, adăugați produsele scanând codul de bare sau din listă și introduceți prețul de achiziție și modalitatea de plată (numerar, transfer bancar sau credit/datorie către furnizor); în momentul salvării, stocul crește și puteți tipări nota de achiziție. Explicația pentru un articol lipsă sau deteriorat poate fi scrisă în câmpul de note al achiziției; procesul-verbal propriu-zis se păstrează pe hârtie sau în șablonul de mai sus. Marfa returnată furnizorului se înregistrează ca Retur furnizor și se scade din stoc. Celelalte ecrane ale programului se găsesc în pagina de funcții.
Întrebări frecvente
Ce este recepția mărfii?
Recepția mărfii înseamnă preluarea mărfii venite de la furnizor după numărarea și verificarea ei în raport cu comanda și cu avizul de însoțire (irsaliye, documentul de livrare folosit în Turcia), consemnarea diferențelor într-un proces-verbal și înregistrarea în stoc a cantității acceptate. Evidența stocului pentru orice marfă care intră în depozit începe cu acest pas.
La ce trebuie să fiți atenți la recepția mărfii?
La șapte puncte: potrivirea documentului cu comanda, numărul de colete, ambalajul exterior nedeteriorat, numărul de bucăți din colet, dacă produsul este cel corect, data de expirare și temperatura la produsele din lanțul frigorific. Ambalajul exterior și numărul de colete trebuie verificate înainte de plecarea șoferului.
Cum se întocmește procesul-verbal de recepție?
În procesul-verbal se trec data, furnizorul, numărul avizului, persoana care a adus vehiculul, denumirea fiecărui articol cu diferență, cantitatea de pe aviz și cea numărată, tipul diferenței (lipsă, în plus, deteriorat, produs greșit) și explicația; semnează cel care predă și cel care primește. Dacă nu există diferențe, nu este nevoie de proces-verbal separat, este suficientă nota de intrare semnată.
Cum se face recepția mărfii într-un magazin alimentar?
Cu aceiași șapte pași, plus trei atenționări suplimentare: programați recepția într-o oră în care casa nu este aglomerată, recepționați mai întâi produsele din lanțul frigorific și puneți-le imediat în frigider, și verificați data de expirare la fiecare articol. La magazin, produsele noi se așază în spatele celor vechi; altfel, produsul cu dată mai veche rămâne pe raft și ajunge pierdere.
Cum se anunță marfa sosită incompletă?
Cantitatea lipsă se trece în procesul-verbal în prezența șoferului, procesul-verbal se semnează de ambele părți și furnizorul este anunțat în scris, în aceeași zi (prin e-mail sau mesaj, cu fotografia procesului-verbal). În stoc se înregistrează doar cantitatea sosită; când lipsa este completată, se face o intrare separată.
Cine ar trebui să facă recepția mărfii?
Dacă se poate, altcineva decât cel care a plasat comanda. Persoana care a făcut comanda știe ce va veni și de aceea este predispusă să treacă cu vederea numărarea; numărarea făcută de o persoană separată prinde diferența. Într-o firmă cu o singură persoană, faceți recepția în momentul sosirii livrării și dintr-o singură tragere, nu o lăsați pe mai târziu.
Ce legătură există între recepția mărfii și diferențele de la inventariere?
O parte importantă a diferențelor care apar la inventariere începe la recepție: cantitatea de pe aviz înregistrată în stoc fără a fi numărată, marfa sosită incompletă înregistrată ca și cum ar fi venit întreagă sau intrarea făcută după zile. Marfa numărată corect la recepție rămâne identică cu evidența până în ziua inventarierii; inventarierea în sine este explicată în ghidul cum se face inventarierea depozitului.
Ultima actualizare: 2026-10-06
Achiziția și returul cu cod de bare în aplicație
Scanați marfa sosită; cantitatea acceptată să fie înregistrată în stoc pe loc.
Înregistrați recepția mărfii în aceeași zi
Deschideți un cont gratuit; scanați marfa sosită cu codul de bare și înregistrați-o ca achiziție, iar stocul și soldul furnizorului se actualizează împreună.