माल की प्राप्ति (गुड्स रिसीविंग) कैसे करें?

गोदाम के स्टॉक की सटीकता उसी क्षण तय हो जाती है जब माल दरवाज़े से अंदर आता है. डिलीवरी नोट में “50” लिखा है इसलिए बिना गिने स्टॉक में चढ़ा दिया गया कार्टन, गिनती के दिन तक पता न चलने वाली कमी है. यह गाइड बताती है कि गोदाम या स्टोर में माल प्राप्ति के चरण क्या हैं, चेकलिस्ट क्या है, अलग-अलग स्थितियों में क्या करना है और माल प्राप्ति रिपोर्ट कैसी होती है.

माल की प्राप्ति क्या है?

माल की प्राप्ति वेयरहाउस मैनेजमेंट की चार प्रक्रियाओं में पहली है: माल प्राप्ति, रैक में रखना, पिकिंग-डिस्पैच और स्टॉक काउंट. प्राप्ति का उद्देश्य यह है कि सप्लायर ने जो भेजने का दावा किया और जो सच में आया, उसका मिलान माल लेने से पहले ही देख लिया जाए. यहाँ छूटा अंतर आगे किसी चरण में ठीक नहीं होता; वह केवल स्टॉक काउंट में सामने आता है और तब उसकी वजह खोजना मुश्किल होता है. चारों प्रक्रियाओं की पूरी तस्वीर हमने वेयरहाउस मैनेजमेंट क्या है गाइड में बताई है.

यह गाइड कारोबारों के अपने गोदामों में व्यावसायिक माल की प्राप्ति के बारे में है. सरकारी ख़रीद में निरीक्षण और स्वीकृति की प्रक्रियाएँ अलग नियमों से बँधी हैं और यहाँ शामिल नहीं हैं.

माल की प्राप्ति कैसे करें? सात चरण

1. शिपमेंट के इंतज़ार में तैयारी करें

पहले से जानें कि किस सप्लायर से क्या आने वाला है: आपके दिए ऑर्डर के आइटम और मात्रा की सूची रिसीविंग डेस्क पर तैयार रहे. आने वाले माल के लिए बिक्री और डिस्पैच एरिया से अलग एक रिसीविंग एरिया तय करें; जिस कार्टन की प्राप्ति पूरी नहीं हुई, वह न रैक में जाए न बिक्री में मिले.

2. दस्तावेज़ को ऑर्डर से मिलाएँ

गाड़ी आते ही पहला काम माल नहीं, दस्तावेज़ जाँचना है. डिलीवरी नोट पर ख़रीदार का नाम, तारीख़ और आइटम आपके ऑर्डर से मेल खाते हैं या नहीं, देखें. कोई ऐसा आइटम हो जो आपने मँगाया नहीं, या दस्तावेज़ किसी और ख़रीदार के नाम हो, तो माल उतारने से पहले बात करें.

3. बाहरी पैकिंग को ड्राइवर के सामने जाँचें

पिचका, भीगा, फटा या टेप खुला हुआ कार्टन ड्राइवर की मौजूदगी में देखें और उसकी फ़ोटो लें. कार्टन की संख्या की तुलना डिलीवरी नोट में लिखी संख्या से करें. कोल्ड चेन वाले प्रोडक्ट में माल का तापमान देखें. ड्राइवर के जाने के बाद दिखी बाहरी क्षति को साबित करना बहुत मुश्किल होता है.

4. आइटम-दर-आइटम गिनें

केवल कार्टन की संख्या काफ़ी नहीं है; कार्टन खोलकर अंदर की यूनिट गिनें. बारकोड वाले प्रोडक्ट को स्कैन करके गिनने से एक ही प्रोडक्ट दो बार गिने जाने या छूट जाने से बचता है. गिनी हुई मात्रा को डिलीवरी नोट की मात्रा के बगल में लिखें — अनुमान नहीं, वही संख्या जो आपने गिनी.

5. क्वालिटी और एक्सपायरी तारीख़ जाँचें

देखें कि प्रोडक्ट सही है (मॉडल, रंग, वज़न), क्षतिग्रस्त नहीं है और एक्सपायरी तारीख़ क्या है. रैक में मौजूद माल की तुलना में कम तारीख़ वाला माल आया हो तो उसे अलग से नोट करें; यह वापसी और रैक में रखने के क्रम, दोनों का फ़ैसला है.

6. अंतर रिपोर्ट में लिखें और हस्ताक्षर करवाएँ

कम, ज़्यादा, क्षतिग्रस्त या ग़लत आया हर आइटम मात्रा के साथ रिपोर्ट में लिखें; रिपोर्ट पर माल देने वाले और माल लेने वाले दोनों के हस्ताक्षर करवाएँ और डिलीवरी नोट पर भी छोटा-सा नोट लिख दें. अंतर की जानकारी उसी दिन सप्लायर को लिखित में दें. जो कमी बताई नहीं जाती, उसकी भरपाई अक्सर दोबारा नहीं हो पाती.

7. रैक में रखें और उसी दिन रिकॉर्ड करें

स्वीकार किया गया माल उसके एड्रेस पर रखें; नया माल पुराने के पीछे रखें ताकि पुराना पहले निकले — इस रैक व्यवस्था को FIFO (पहले आया, पहले गया) कहते हैं. फिर एंट्री उसी दिन स्टॉक रिकॉर्ड में चढ़ाएँ — डिलीवरी नोट की मात्रा नहीं, बल्कि वह मात्रा जो आपने स्वीकार की. जिस एंट्री का रिकॉर्ड टाल दिया जाता है, उस दिन की हर बिक्री ग़लत स्टॉक पर होती है.

माल प्राप्ति चेकलिस्ट

रिसीविंग डेस्क पर टाँगने लायक़ छोटी सूची. हर पंक्ति में सवाल का जवाब “हाँ” न हो तो दाईं ओर लिखा काम करें:

माल कम, ज़्यादा या क्षतिग्रस्त आए तो क्या करें?

क्षतिग्रस्त माल का जो हिस्सा लौटाया नहीं जाता और आपके पास रह जाता है, उसे वेस्टेज के रूप में दर्ज किया जाता है; वेस्टेज रिकॉर्ड में कौन-से फ़ील्ड होने चाहिए, यह वेस्टेज क्या है गाइड में है.

माल प्राप्ति रिपोर्ट में क्या होना चाहिए?

रिपोर्ट केवल अंतर होने पर ज़रूरी है; अंतर न हो तो हस्ताक्षरित एंट्री स्लिप ही प्राप्ति का प्रमाण है. रिपोर्ट में ये बातें होती हैं:

• तारीख़ और समय, सप्लायर का नाम, डिस्पैच डिलीवरी नोट या इनवॉइस नंबर,
• माल लाने वाले व्यक्ति (ड्राइवर या कूरियर) का नाम और गाड़ी का नंबर,
• अंतर वाले हर आइटम का प्रोडक्ट नाम और कोड, डिलीवरी नोट की मात्रा, गिनी गई मात्रा,
• अंतर का प्रकार — कम, ज़्यादा, क्षतिग्रस्त, ग़लत प्रोडक्ट, कम एक्सपायरी — और उसका संक्षिप्त विवरण,
• क्षति हो तो फ़ोटो खींचे जाने का नोट,
• माल देने वाले और माल लेने वाले का नाम और हस्ताक्षर.

तैयार और प्रिंट करने योग्य फ़ॉर्म चाहिए तो मुफ़्त वेयरहाउस एंट्री-एग्ज़िट स्लिप Excel टेम्पलेट स्लिप नंबर, दस्तावेज़ नंबर, आइटम तालिका और हस्ताक्षर के खानों के साथ माल प्राप्ति फ़ॉर्म के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है.

बारकोड से माल प्राप्ति

बारकोड वाले प्रोडक्ट को गिनने का सबसे भरोसेमंद तरीक़ा स्कैन करना है: हर स्कैन एक यूनिट गिनता है, एक ही प्रोडक्ट दो पंक्तियों में नहीं लिखा जाता और प्रोडक्ट का नाम अलग लिखा हो तब भी कोड वही रहता है. बिना बारकोड वाले प्रोडक्ट को पहले एक यूनिक कोड दें; कोड कैसे बनाएँ यह स्टॉक कोड कैसे दें में, स्कैनर का चुनाव और लेबलिंग बारकोड स्टॉक ट्रैकिंग गाइड में है. स्वीकार किया गया माल रैक में कैसे रखें, यह रैक एड्रेसिंग सिस्टम गाइड में है.

Ofisx स्टॉक मैनेजमेंट में माल प्राप्ति

Ofisx स्टॉक मैनेजमेंट में माल प्राप्ति जिस स्क्रीन पर दर्ज होती है, वह ख़रीद स्क्रीन है. आप सप्लायर और तारीख़ चुनते हैं, प्रोडक्ट बारकोड स्कैन करके या सूची से जोड़ते हैं, ख़रीद मूल्य और भुगतान का प्रकार (नकद, बैंक ट्रांसफ़र या उधार) दर्ज करते हैं; सेव करते ही स्टॉक बढ़ जाता है और आप ख़रीद की पर्ची प्रिंट कर सकते हैं. कम या क्षतिग्रस्त आइटम का विवरण ख़रीद के नोट वाले खाने में लिख सकते हैं; रिपोर्ट स्वयं काग़ज़ पर या ऊपर दिए टेम्पलेट में रखी जाती है. सप्लायर को लौटाया गया माल सप्लायर रिटर्न के रूप में दर्ज होता है और स्टॉक से घट जाता है. सॉफ़्टवेयर की बाक़ी स्क्रीन फ़ीचर पेज पर हैं.

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

अंतिम अपडेट: 2026-10-06

माल की प्राप्ति उसी दिन दर्ज करें

मुफ़्त अकाउंट बनाएँ; आया हुआ माल बारकोड से स्कैन करके ख़रीद के रूप में दर्ज करें, स्टॉक और सप्लायर का बैलेंस एक साथ अपडेट हो जाएँगे.