Mal qəbulu necə aparılır?

Malın qəbulu təchizatçıdan gələn malın sifarişə və qaiməyə (irsaliye — Türkiyədə mal göndərilməsi zamanı verilən daşınma sənədi) görə sayılıb yoxlandıqdan sonra qəbul edilməsi, əskik, artıq və zədəli mal qeydlərinin imzalı aktda yazılması və qəbul edilən miqdarın həmin gün stoka daxil edilməsidir. Düzgün aparılan malın qəbulu yeddi addımdan ibarətdir: hazırlıq, sənəd yoxlaması, xarici qablaşdırma yoxlaması, mal-mal sayım, keyfiyyət və tarix yoxlaması, fərq aktı və rəfə yerləşdirib qeydiyyata salma.

Anbardakı stokun düzgünlüyü malın qapıdan girdiyi anda müəyyən olunur. Qaimədə “50” yazılıb deyə sayılmadan stoka daxil olan qutu, inventarizasiya gününə qədər fərqinə varmadığınız əskik deməkdir. Bu bələdçi anbarda və ya marketdə mal qəbulunun addımlarını, yoxlama siyahısını, müxtəlif hallarda nə edəcəyinizi və mal qəbulu aktını izah edir.

Malın qəbulu nədir?

Malın qəbulu anbar idarəetməsinin dörd prosesindən birincisidir: mal qəbulu, yerləşdirmə, yığma-göndərmə və sayım. Qəbulun məqsədi təchizatçının göndərdiyini söylədiyi ilə həqiqətən gələnin eyni olduğunu təhvil almazdan əvvəl görməkdir. Burada nəzərdən qaçan fərq sonrakı heç bir addımda düzəlmir; yalnız sayımda üzə çıxır və o zaman səbəbini tapmaq çətindir. Dörd prosesin hamısını anbar idarəetməsi nədir bələdçisində izah etdik.

Bu bələdçi bizneslərin öz anbarlarındakı ticarət mallarının qəbulunu izah edir. Dövlət satınalmalarında yoxlama və qəbul prosedurları ayrı qaydalara tabedir və burada nəzərdən keçirilmir.

Mal qəbulu necə aparılır? Yeddi addım

1. Göndərişi gözləyərkən hazırlaşın

Hansı təchizatçıdan nə gələcəyini əvvəlcədən bilin: verdiyiniz sifarişin mövqe və miqdar siyahısı qəbul masasında hazır olsun. Gələn malın gözləyəcəyi, satış və göndəriş sahəsindən ayrı bir qəbul sahəsi ayırın; qəbulu bitməmiş qutu nə rəfə, nə də satışa qarışmasın.

2. Sənədi sifarişlə müqayisə edin

Nəqliyyat vasitəsi gələndə ilk iş malı deyil, sənədi yoxlamaqdır. Qaimədəki alıcı adının, tarixin və mövqelərin sizin sifarişinizlə üst-üstə düşdüyünə baxın. Sifariş vermədiyiniz mövqe və ya başqa alıcıya tərtib edilmiş sənəd varsa, malı düşürməmiş danışın.

3. Xarici qablaşdırmanı sürücünün yanında yoxlayın

Əzilmiş, islanmış, cırılmış və ya lenti açılmış qutunu sürücü yanındaykən görün və şəklini çəkin. Qutu sayını qaimədəki qutu sayı ilə müqayisə edin. Soyuq zəncirlə gələn məhsulda məhsulun temperaturuna baxın. Sürücü ayrıldıqdan sonra fərq edilən xarici zədəni sübut etmək çox çətindir.

4. Mal-mal sayın

Qutu sayı kifayət deyil; qutuları açıb içindəki ədədi sayın. Barkodu olan məhsulu oxudaraq saymaq eyni məhsulun iki dəfə və ya heç sayılmamasının qarşısını alır. Sayılan miqdarı qaimədəki miqdarın yanına yazın — təxmini deyil, saydığınız rəqəmi.

5. Keyfiyyəti və son istifadə tarixini yoxlayın

Məhsulun düzgün məhsul olduğuna (model, rəng, çəki), zədəsiz olduğuna və son istifadə tarixinə baxın. Rəfdə olanlardan daha qısa tarixli gələn məhsulu ayrıca qeyd edin; bu həm qaytarma, həm də rəf sırası qərarıdır.

6. Fərqləri aktda yazın və imzalayın

Əskik, artıq, zədəli və ya yanlış gələn hər mövqeyi miqdarı ilə birlikdə aktda yazın; aktı təhvil verənə və təhvil alana imzalatın, qaimənin üzərinə də qısa qeyd düşün. Fərqi həmin gün təchizatçıya yazılı bildirin. Bildirilməyən əskik çox vaxt bir daha tələb edilə bilmir.

7. Rəfə yerləşdirin və həmin gün qeydiyyata salın

Qəbul edilən malı ünvanına yerləşdirin; yeni gələni köhnənin arxasına qoyun ki, əvvəl köhnə çıxsın — bu rəf düzəninin adı FIFO (ilk daxil olan ilk çıxır)dır. Sonra girişi həmin gün stok qeydinə keçirin — qaimədəki miqdarı deyil, qəbul etdiyiniz miqdarı. Qeydi təxirə salınan girişdə həmin gün edilən hər satış yanlış stok üzərindən aparılır.

Mal qəbulu yoxlama siyahısı

Qəbul masasına asıla biləcək qısa siyahı. Hər sətirdə sual “bəli” deyilsə, sağdakı əməliyyat icra olunur:

Yoxlama	Sual	Uyğun gəlmirsə
Sənəd	Qaimədə alıcı, tarix və mövqelər sifarişlə eynidirmi?	Malı düşürməmiş təchizatçı ilə danışın.
Qutu sayı	Gələn qutu sayı qaimədəkilə eynidirmi?	Əskik qutunu sürücünün yanında aktda yazın.
Xarici qablaşdırma	Əzilmiş, islanmış, açılmış qutu varmı?	Şəklini çəkin, sürücüyə göstərin, aktda yazın.
Ədəd	Qutu içindəki ədəd qaimədəki miqdarla eynidirmi?	Sayılan miqdarı yazın, fərqi aktda göstərin.
Düzgün məhsul	Model, rəng, çəki, ölçü sifarişlə eynidirmi?	Yanlış məhsulu ayırın, qəbul etməyin və ya qaytarma üçün kənara qoyun.
Son istifadə tarixi	Tarix kifayət qədər uzundurmu, rəfdəkindən qısadırmı?	Qısa tarixlini qeyd edin; təchizatçı ilə razılaşdırılmış qaydaya görə qaytarın.
Temperatur	Soyuq zəncir məhsulu uyğun temperaturda gəlibmi?	Uyğun deyilsə, qəbul etməyin və aktda yazın.

Əskik, artıq və ya zədəli gələrsə nə edilir?

Hal	Nə edilir
Əskik gələn mal	Saydığınız miqdarı qəbul edin, əskik miqdarı aktda yazın və həmin gün təchizatçıya bildirin. Stoka yalnız gələn miqdarı daxil edin; əskik mövqe tamamlandıqda ayrıca giriş kimi qeydə alınır.
Artıq gələn mal	Artığı ayırın və təchizatçıdan soruşun: ya geri qaytarılır, ya da əlavə sifarişə çevrilib sənədi düzəldilir. Sənədi gəlmədən artığı satışa qoymaq sonradan qeyd ilə stokun fərqlənməsinə yol açır.
Zədəli mal	Zədəni şəkilə çəkin, aktda yazın və sağlam mövqelərdən ayırın. Təchizatçıya qaytarılacaqsa, qaytarma kimi qeydə alın; qaytarılmayacaqsa, itki kimi çıxış edin.
Yanlış məhsul	Sifarişdə olmayan model, rəng və ya çəki qəbul edilmir və ya qaytarmaya ayrılır. “Elə satılar” deyə qəbul edilən yanlış məhsul, sifariş etdiyiniz məhsulun çatışmaması deməkdir.
Sənədi olmayan mal	Sənədi gəlməyən malı stok qeydinə almadan ayırın və təchizatçıdan sənədi tələb edin. Hansı sənədin lazım olduğu barədə mühasibinizlə məsləhətləşin.

Zədəli malın qaytarılmayıb əldə qalan hissəsi itki kimi qeydə alınır; itki qeydində olmalı sahələr itki nədir bələdçisindədir.

Mal qəbulu aktında nələr olmalıdır?

Akt yalnız fərq olduqda lazım olur; fərq yoxdursa, imzalı giriş qəbzi qəbulun sübutudur. Aktda aşağıdakılar olur:

tarix və saat, təchizatçının adı, göndərmə qaiməsi (irsaliye) və ya faktura nömrəsi,
malı gətirən şəxsin (sürücü və ya kuryer) adı və nəqliyyat vasitəsinin nömrə nişanı,
fərqi olan hər mövqe üçün məhsul adı və kodu, qaimədəki miqdar, sayılan miqdar,
fərqin növü — əskik, artıq, zədəli, yanlış məhsul, qısa tarixli — və qısa izahı,
zədə varsa, şəkillərin çəkildiyi barədə qeyd,
təhvil verənin və təhvil alanın adı və imzası.

Hazır və çap oluna bilən forma istəyirsinizsə, pulsuz anbar giriş-çıxış qəbzi Excel şablonu qəbz nömrəsi, sənəd nömrəsi, mövqe cədvəli və imza sahələri ilə mal qəbulu forması kimi istifadə oluna bilər.

Barkodla mal qəbulu

Barkodu olan məhsulda saymağın ən etibarlı yolu oxutmaqdır: hər oxutma bir ədəd sayır, eyni məhsul iki sətirdə yazılmır və məhsul adı fərqli yazılsa da kod eyni qalır. Barkodu olmayan məhsullara əvvəlcə unikal kod verin; kodun necə qurulacağı stok kodu necə verilir, oxuyucunun seçimi və etiketləmə isə barkodlu stok uçotu bələdçisindədir. Qəbul edilən malın rəfə necə yerləşəcəyi isə rəf ünvanlama sistemi bələdçisindədir.

Ofisx-də mal qəbulu

Ofisx-də mal qəbulunun qeydə düşdüyü ekran Alış ekranıdır. Təchizatçını və tarixi seçir, məhsulları barkod oxudaraq və ya siyahıdan əlavə edir, alış qiymətini və ödəniş növünü (nağd, köçürmə və ya nisyə) daxil edirsiniz; yadda saxladığınız anda stok artır və alış qəbzini çap edə bilərsiniz. Əskik və ya zədəli mövqenin izahını alışın qeyd sahəsinə yaza bilərsiniz; aktın özü kağızda və ya yuxarıdakı şablonda saxlanılır. Təchizatçıya geri göndərilən mal Təchizatçıya qaytarma kimi qeydə alınır və stokdan çıxılır. Proqramın digər ekranları imkanlar səhifəsindədir.

Tez-tez verilən suallar

Malın qəbulu nədir?

Malın qəbulu təchizatçıdan gələn malın sifarişə və qaiməyə (irsaliye) görə sayılıb yoxlanılaraq təhvil alınması, fərqlərin aktda yazılması və qəbul edilən miqdarın stoka daxil edilməsidir. Anbara daxil olan hər malın stok qeydi bu addımla başlayır.

Mal qəbulunda nələrə diqqət edilir?

Yeddi məqama: sənədin sifarişlə uyğunluğu, qutu sayı, xarici qablaşdırmanın zədəsiz olması, qutu içindəki ədəd, məhsulun düzgün məhsul olması, son istifadə tarixi və soyuq zəncir məhsullarında temperatur. Xarici qablaşdırma və qutu sayı sürücü ayrılmadan yoxlanılmalıdır.

Mal qəbulu aktı necə yazılır?

Aktda tarix, təchizatçı, qaimə nömrəsi, nəqliyyatı gətirən şəxs, fərqi olan hər mövqenin adı, qaimədəki və sayılan miqdarı, fərqin növü (əskik, artıq, zədəli, yanlış məhsul) və izahı yazılır; təhvil verən və təhvil alan imzalayır. Fərq yoxdursa, ayrıca akt lazım deyil, imzalı giriş qəbzi kifayətdir.