Nhận hàng như thế nào?
Nhận hàng là việc đếm và kiểm tra hàng từ nhà cung cấp gửi đến theo đơn đặt hàng và phiếu giao hàng (irsaliye – chứng từ vận chuyển được dùng ở Thổ Nhĩ Kỳ) rồi mới nhận, ghi các mặt hàng thiếu, thừa và hư hỏng vào một biên bản có chữ ký, và ghi số lượng đã nhận vào kho trong cùng ngày. Một quy trình nhận hàng đúng gồm bảy bước: chuẩn bị, kiểm tra chứng từ, kiểm tra bao bì bên ngoài, đếm từng mặt hàng, kiểm tra chất lượng và hạn sử dụng, lập biên bản chênh lệch, và xếp lên kệ rồi ghi sổ.
Độ chính xác của tồn kho trong kho được quyết định ngay khi hàng đi qua cửa. Một thùng hàng được nhập kho mà không đếm chỉ vì phiếu giao hàng ghi “50” nghĩa là một khoản thiếu mà bạn sẽ không phát hiện cho đến ngày kiểm kê. Hướng dẫn này trình bày các bước nhận hàng tại kho hoặc siêu thị, danh sách kiểm tra, cách xử lý trong từng tình huống và biên bản nhận hàng.
Nhận hàng là gì?
Nhận hàng là quy trình đầu tiên trong bốn quy trình quản lý kho: nhận hàng, xếp hàng vào vị trí, lấy hàng – giao hàng và kiểm kê. Mục đích của việc nhận hàng là nhìn thấy trước khi nhận xem hàng nhà cung cấp nói đã gửi và hàng thực sự đến có giống nhau hay không. Chênh lệch bị bỏ sót ở đây sẽ không được sửa ở bất kỳ bước nào sau đó; nó chỉ lộ ra khi kiểm kê, và lúc đó rất khó tìm nguyên nhân. Chúng tôi đã trình bày toàn bộ bốn quy trình trong hướng dẫn quản lý kho là gì.
Hướng dẫn này nói về việc nhận hàng thương mại tại kho của chính doanh nghiệp. Việc kiểm tra và nghiệm thu trong mua sắm công chịu các quy định riêng và không được đề cập ở đây.
Nhận hàng như thế nào? Bảy bước
1. Chuẩn bị trong lúc chờ hàng về
Biết trước nhà cung cấp nào sẽ giao gì: để sẵn danh sách mặt hàng và số lượng của đơn đặt hàng tại bàn nhận hàng. Dành riêng một khu vực nhận hàng, tách khỏi khu bán hàng và xuất hàng, để hàng chưa nhận xong không bị lẫn lên kệ hay vào hàng bán.
2. Đối chiếu chứng từ với đơn đặt hàng
Khi xe đến, việc đầu tiên là kiểm tra chứng từ chứ không phải hàng. Xem tên người nhận, ngày và các mặt hàng trên phiếu giao hàng có khớp với đơn đặt hàng của bạn không. Nếu có mặt hàng bạn không đặt hoặc chứng từ lập cho người nhận khác, hãy trao đổi trước khi dỡ hàng xuống.
3. Kiểm tra bao bì bên ngoài khi có tài xế ở đó
Thùng bị móp, ướt, rách hoặc đã mở băng keo cần được nhìn thấy và chụp ảnh khi tài xế còn ở đó. So sánh số thùng với số thùng ghi trên phiếu giao hàng. Với hàng giao theo chuỗi lạnh, hãy kiểm tra nhiệt độ sản phẩm. Hư hỏng bên ngoài phát hiện sau khi tài xế rời đi rất khó chứng minh.
4. Đếm từng mặt hàng
Chỉ đếm số thùng là chưa đủ; hãy mở thùng và đếm số lượng bên trong. Với sản phẩm có mã vạch, đếm bằng cách quét sẽ tránh được việc đếm một sản phẩm hai lần hoặc bỏ sót. Ghi số lượng đã đếm bên cạnh số lượng trên phiếu giao hàng — là con số bạn thực sự đếm, không phải ước chừng.
5. Kiểm tra chất lượng và hạn sử dụng
Kiểm tra xem sản phẩm có đúng loại (mẫu, màu, trọng lượng) không, có nguyên vẹn không và hạn sử dụng. Nếu hàng về có hạn ngắn hơn hàng đang để trên kệ, hãy ghi chú riêng; đây vừa là quyết định về trả hàng vừa là quyết định về thứ tự xếp kệ.
6. Ghi chênh lệch vào biên bản và yêu cầu ký
Mỗi mặt hàng thiếu, thừa, hư hỏng hoặc sai đều phải được ghi vào biên bản kèm số lượng; để người giao và người nhận cùng ký biên bản, đồng thời ghi một ghi chú ngắn lên phiếu giao hàng. Thông báo chênh lệch bằng văn bản cho nhà cung cấp ngay trong ngày. Khoản thiếu không được thông báo thường không thể đòi lại được nữa.
7. Xếp lên kệ và ghi sổ ngay trong ngày
Xếp hàng đã nhận vào đúng địa chỉ của nó; đặt hàng mới vào phía sau hàng cũ để hàng cũ xuất trước — cách sắp xếp kệ này gọi là FIFO (nhập trước xuất trước). Sau đó ghi nhập kho vào sổ tồn kho ngay trong ngày — theo số lượng bạn đã nhận chứ không phải số lượng trên phiếu giao hàng. Nếu việc ghi sổ bị hoãn, mọi giao dịch bán trong ngày đó sẽ dựa trên tồn kho sai.
Danh sách kiểm tra khi nhận hàng
Một danh sách ngắn có thể treo ở bàn nhận hàng. Nếu câu trả lời ở mỗi dòng không phải là “có”, hãy thực hiện hành động ở cột bên phải:
| Hạng mục kiểm tra | Câu hỏi | Nếu không khớp |
|---|---|---|
| Chứng từ | Người nhận, ngày và các mặt hàng trên phiếu giao hàng có giống đơn đặt hàng không? | Trao đổi với nhà cung cấp trước khi dỡ hàng. |
| Số thùng | Số thùng đến có bằng số thùng trên phiếu giao hàng không? | Ghi thùng thiếu vào biên bản ngay khi có tài xế. |
| Bao bì bên ngoài | Có thùng bị móp, ướt hay đã mở không? | Chụp ảnh, cho tài xế xem, ghi vào biên bản. |
| Số lượng | Số lượng trong thùng có bằng số lượng trên phiếu giao hàng không? | Ghi số lượng đã đếm, đưa chênh lệch vào biên bản. |
| Đúng sản phẩm | Mẫu, màu, trọng lượng, kích cỡ có giống đơn đặt hàng không? | Tách riêng sản phẩm sai, không nhận hoặc để riêng chờ trả lại. |
| Hạn sử dụng | Hạn có đủ dài không, có ngắn hơn hàng trên kệ không? | Ghi chú hàng hạn ngắn; trả lại theo quy định đã thỏa thuận với nhà cung cấp. |
| Nhiệt độ | Hàng chuỗi lạnh có đến ở nhiệt độ phù hợp không? | Nếu không phù hợp, không nhận và ghi vào biên bản. |
Làm gì khi hàng thiếu, thừa hoặc hư hỏng?
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Hàng giao thiếu | Nhận số lượng bạn đã đếm, ghi số lượng thiếu vào biên bản và thông báo cho nhà cung cấp ngay trong ngày. Chỉ ghi vào kho số lượng thực nhận; khi mặt hàng thiếu được bổ sung đủ, sẽ ghi thành một lần nhập riêng. |
| Hàng giao thừa | Tách phần thừa ra và hỏi nhà cung cấp: hoặc trả lại, hoặc chuyển thành đơn đặt bổ sung và điều chỉnh lại chứng từ. Đưa phần thừa ra bán khi chưa có chứng từ sẽ khiến sổ sách và tồn kho lệch nhau sau này. |
| Hàng hư hỏng | Chụp ảnh hư hỏng, ghi vào biên bản và tách khỏi các mặt hàng nguyên vẹn. Nếu sẽ trả lại nhà cung cấp, ghi nhận là trả hàng; nếu không trả lại, ghi xuất kho là hao hụt. |
| Sản phẩm sai | Mẫu, màu hoặc trọng lượng không có trong đơn đặt hàng sẽ không được nhận hoặc được để riêng chờ trả lại. Sản phẩm sai mà nhận với suy nghĩ “thế nào cũng bán được” nghĩa là sản phẩm bạn đã đặt vẫn bị thiếu. |
| Hàng không có chứng từ | Tách hàng chưa có chứng từ ra, không đưa vào sổ tồn kho và yêu cầu nhà cung cấp gửi chứng từ. Về việc cần loại chứng từ nào, hãy hỏi kế toán của bạn. |
Phần hàng hư hỏng không trả lại mà giữ lại sẽ được ghi nhận là hao hụt; các trường cần có khi ghi hao hụt nằm trong hướng dẫn hao hụt là gì.
Biên bản nhận hàng cần có những gì?
Chỉ cần biên bản khi có chênh lệch; nếu không có chênh lệch, một phiếu nhập kho có chữ ký là bằng chứng của việc nhận hàng. Biên bản gồm:
- ngày giờ, tên nhà cung cấp, số phiếu giao hàng (irsaliye) hoặc số hóa đơn,
- tên người giao hàng (tài xế hoặc người chuyển phát) và biển số xe,
- với mỗi mặt hàng có chênh lệch: tên và mã sản phẩm, số lượng trên phiếu giao hàng, số lượng đã đếm,
- loại chênh lệch — thiếu, thừa, hư hỏng, sai sản phẩm, hạn ngắn — và mô tả ngắn,
- ghi chú rằng đã chụp ảnh nếu có hư hỏng,
- họ tên và chữ ký của người giao và người nhận.
Nếu bạn muốn một mẫu có sẵn để in, mẫu Excel phiếu nhập xuất kho miễn phí có thể dùng làm biểu mẫu nhận hàng, với số phiếu, số chứng từ, bảng mặt hàng và ô chữ ký.
Nhận hàng bằng mã vạch
Với sản phẩm có mã vạch, cách đếm đáng tin cậy nhất là quét: mỗi lần quét đếm một cái, cùng một sản phẩm không bị ghi hai dòng và mã vẫn giữ nguyên dù tên sản phẩm được viết khác nhau. Với sản phẩm không có mã vạch, hãy gán cho chúng một mã duy nhất trước; cách xây dựng mã xem ở cách đặt mã tồn kho, còn việc chọn máy quét và dán nhãn có trong hướng dẫn quản lý tồn kho bằng mã vạch. Còn hàng đã nhận sẽ được xếp lên kệ như thế nào thì nằm trong hướng dẫn hệ thống đánh địa chỉ kệ.
Nhận hàng trong Ofisx
Trong Ofisx, màn hình ghi nhận việc nhận hàng là màn hình Nhập hàng. Bạn chọn nhà cung cấp và ngày, thêm sản phẩm bằng cách quét mã vạch hoặc chọn từ danh sách, nhập giá nhập và hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản hoặc ghi nợ); ngay khi lưu, tồn kho tăng lên và bạn có thể in phiếu nhập. Bạn có thể ghi mô tả về mặt hàng thiếu hoặc hư hỏng vào ô ghi chú của phiếu nhập; bản thân biên bản được lưu trên giấy hoặc trong mẫu ở trên. Hàng trả lại nhà cung cấp được xử lý bằng Trả hàng nhà cung cấp và bị trừ khỏi tồn kho. Các màn hình khác của phần mềm có tại trang tính năng.
Câu hỏi thường gặp
Nhận hàng là gì?
Nhận hàng là việc đếm và kiểm tra hàng từ nhà cung cấp gửi đến theo đơn đặt hàng và phiếu giao hàng (irsaliye) rồi mới nhận, ghi chênh lệch vào biên bản và ghi số lượng đã nhận vào kho. Hồ sơ tồn kho của mọi mặt hàng nhập kho đều bắt đầu từ bước này.
Khi nhận hàng cần chú ý những gì?
Bảy điểm: chứng từ khớp với đơn đặt hàng, số thùng, bao bì bên ngoài còn nguyên vẹn, số lượng trong thùng, đúng sản phẩm, hạn sử dụng và nhiệt độ với hàng chuỗi lạnh. Bao bì bên ngoài và số thùng cần được kiểm tra trước khi tài xế rời đi.
Biên bản nhận hàng được viết như thế nào?
Biên bản ghi ngày, nhà cung cấp, số phiếu giao hàng (irsaliye), người giao hàng, tên từng mặt hàng có chênh lệch, số lượng trên phiếu giao hàng và số lượng đã đếm, loại chênh lệch (thiếu, thừa, hư hỏng, sai sản phẩm) cùng mô tả; người giao và người nhận cùng ký. Nếu không có chênh lệch thì không cần biên bản riêng, chỉ cần phiếu nhập kho có chữ ký.
Nhận hàng ở siêu thị làm như thế nào?
Cũng bảy bước đó, với ba lưu ý thêm: nhận hàng vào giờ quầy thu ngân không đông, nhận hàng chuỗi lạnh trước và cho vào tủ ngay, và kiểm tra hạn sử dụng ở từng mặt hàng. Ở siêu thị, hàng mới về được xếp phía sau hàng cũ; nếu không, hàng có hạn cũ sẽ nằm lại trên kệ và biến thành hao hụt.
Thông báo hàng giao thiếu như thế nào?
Số lượng thiếu được ghi vào biên bản ngay khi có tài xế, biên bản được hai bên ký và thông báo cho nhà cung cấp bằng văn bản ngay trong ngày (qua email hoặc tin nhắn, kèm ảnh biên bản). Chỉ ghi vào kho số lượng thực nhận; khi phần thiếu được bổ sung đủ sẽ ghi một lần nhập riêng.
Ai nên thực hiện việc nhận hàng?
Nếu có thể, nên là người khác với người đặt hàng. Người đặt hàng biết hàng sẽ về những gì nên dễ bỏ sót khi đếm; một người khác đếm sẽ phát hiện chênh lệch. Với doanh nghiệp chỉ có một người, hãy nhận hàng ngay khi hàng đến và làm một lần cho xong, đừng để sau.
Nhận hàng liên quan thế nào đến chênh lệch khi kiểm kê?
Phần lớn chênh lệch tìm thấy khi kiểm kê bắt nguồn từ lúc nhận hàng: ghi số lượng trên phiếu giao hàng vào kho mà không đếm, ghi hàng thiếu như thể đã giao đủ, hoặc nhập kho chậm nhiều ngày. Hàng được đếm đúng khi nhận sẽ khớp với sổ sách cho đến ngày kiểm kê; còn bản thân việc kiểm kê nằm trong hướng dẫn cách kiểm kê kho.
Cập nhật lần cuối: 2026-10-06
Nhập hàng và trả hàng bằng mã vạch trong ứng dụng
Quét hàng đến; số lượng bạn nhận sẽ được ghi vào kho ngay lập tức.
Ghi nhận hàng nhập kho ngay trong ngày
Mở tài khoản miễn phí; quét mã vạch hàng đến và ghi nhận là nhập hàng, tồn kho và số dư nhà cung cấp sẽ được cập nhật cùng lúc.