Comment attribuer un code de stock ?
Le code de stock est un code court qui identifie un produit seul, indépendamment de son nom ; un bon code de stock est unique, de longueur fixe, sans caractères turcs spécifiques, et ne porte aucune information variable comme le prix, le fournisseur ou l’étagère. Pour les petites entreprises, le système le plus équilibré combine un préfixe de catégorie et un numéro d’ordre : KRT-0001. Pour un produit qui a un code-barres de fabricant, le code-barres tient lieu de code ; le code interne est attribué aux produits sans code-barres.
Un stock sans code fonctionne avec le nom du produit : « Papier A4 » et « Papier A4 80gr » paraissent deux produits distincts, et à l’inventaire l’un manque et l’autre est en excédent. Ce guide explique comment doit être un code de stock, les trois systèmes de codification, des exemples par secteur, les produits à variantes et la génération automatique du code dans Excel.
À quoi ressemble un bon code de stock ?
| Règle | Cause |
|---|---|
| Unique | Un code n’appartient qu’à un seul produit. Le code d’un produit retiré de la vente n’est pas attribué à un autre ; sinon, les anciennes ventes et les anciens inventaires apparaissent comme l’historique du nouveau produit. |
| Court | Un code qui ne dépasse pas huit à dix caractères produit moins d’erreurs, qu’on le saisisse à la main ou qu’on le lise sur l’étiquette. Un code long est le signe qu’on a voulu lui faire porter un sens. |
| De longueur fixe | Complétez le numéro d’ordre par des zéros au début (0001, 0002…). Dans une liste triée KRT-1, KRT-10, KRT-2, il devient difficile de retrouver un produit. |
| Ne porte aucune information variable | On ne met pas dans le code une information qui change avec le temps, comme le prix, le fournisseur, l’étagère ou une couleur de promotion. Quand l’information change, soit le code donne une information fausse, soit on le modifie et le lien avec les écritures passées est rompu. |
| Ne contient pas de caractères prêtant à confusion | On n’utilise ni lettres turques (ç, ğ, ı, İ, ö, ş, ü), ni espaces, ni caractères qui se ressemblent comme O/0 et I/1. Les lettres turques ne peuvent pas être encodées dans les types de codes-barres courants ; les espaces et les caractères similaires provoquent des erreurs à la saisie manuelle. |
| La règle est écrite | Quel préfixe correspond à quelle catégorie et où prendre le numéro suivant : tout cela figure dans une seule liste. Un système de codes dont la règle n’est connue que d’une seule personne se dégrade en son absence. |
Trois systèmes de codification
| Système | Exemple | Point fort | Point faible |
|---|---|---|---|
| Numéro d’ordre seul | 000123 | Le système le plus simple et qui ne se dégrade jamais ; le code ne porte aucune information. | On ne devine pas le produit à partir du code ; la recherche à la main est difficile avec des centaines d’articles. |
| Préfixe de catégorie + ordre | KRT-0001 | Le code laisse lire le groupe de produits, le numéro d’ordre garantit l’unicité. Le choix le plus équilibré pour la plupart des petites entreprises. | Si le produit change de catégorie, le code continue d’indiquer l’ancienne catégorie ; c’est accepté, on ne change pas le code. |
| Code significatif (structuré) | KRT-A4-80-500 | Le code laisse lire les caractéristiques du produit ; il apporte de l’ordre pour les produits à nombreuses variantes. | Il s’allonge, la règle s’élargit à chaque nouvelle caractéristique ; si une information variable est entrée dans le code, celui-ci se met à donner une information fausse. |
Dans le doute, choisissez le deuxième système. L’attrait du code significatif est de pouvoir lire le produit dans le code ; mais le nom du produit le fait déjà. La mission du code n’est pas d’être lu, c’est d’identifier le produit sans confusion.
Exemples de codes de stock
À quoi ressemble le système préfixe de catégorie + ordre dans différents métiers. Les codes et les produits ne sont que des exemples :
| Activité | Code de stock | Produit | Remarque |
|---|---|---|---|
| Papeterie | KRT-0001 | Papier photocopieur Copier A4 80 g, paquet de 500 | Préfixe + ordre ; pour un produit avec code-barres, le code-barres du fabricant est aussi inscrit sur la fiche. |
| Quincaillerie | HRD-0142 | Vis galvanisée 4×40 mm, boîte de 100 | La dimension s’écrit dans le nom du produit, pas dans le code ; la même vis en 4×50 devient HRD-0143. |
| Habillement | GYM-0027-KRM-M | T-shirt basique, rouge, taille M | Code du modèle principal + suffixe de couleur + suffixe de taille ; comme chaque couleur-taille est stockée séparément, chacune a son propre code. |
| Pièces détachées | YDK-0310 | Plaquette de frein (référence fabricant 04465-XXXXX) | La référence du fabricant est conservée dans un champ distinct ou dans le nom du produit ; le code interne reste court. |
| Supermarché / alimentation | 8690000000000 (EAN-13) | Produit préemballé | Le code-barres du fabricant est déjà un code unique ; il n’est pas nécessaire d’attribuer en plus un code interne. On attribue un code interne aux produits pesés et vendus en vrac. |
Le code de stock pour les produits à variantes
Chaque produit de couleur, de taille ou de grammage différent et stocké séparément a son propre code. Avec un seul code pour les t-shirts rouges et bleus comptés ensemble, on ne voit pas lequel est épuisé ; la décision de commande est alors fausse. Il y a deux façons de faire :
Un nouveau numéro d’ordre pour chaque variante. TSH-0012 rouge M, TSH-0013 rouge L. Le code reste court, l’information de variante se trouve dans le nom du produit. Suffisant pour les activités ayant peu de variantes.
Code principal + suffixe fixe. GYM-0027-KRM-M, GYM-0027-KRM-L, GYM-0027-MAV-M. Toutes les variantes d’un même modèle se rangent côte à côte dans le code. Fixez les abréviations des suffixes (KRM, MAV, S, M, L) dans une liste ; si deux abréviations différentes sont utilisées pour la même couleur, le système se dérègle.
Comment créer un code article ? Six étapes
1. Dressez la liste des catégories
Répartissez vos produits en 5 à 15 grands groupes et attribuez à chacun un préfixe de deux ou trois lettres, sans caractères accentués ni spéciaux : KRT (papeterie), TMZ (nettoyage), HRD (quincaillerie). Gardez un nombre de groupes réduit : ouvrir un nouveau préfixe pour chaque petite différence transforme vos codes en casse-tête de codes « intelligents ».
2. Déterminez le nombre de chiffres
Regardez combien de produits compte aujourd’hui votre groupe le plus fourni et jusqu’où il peut monter dans quelques années. S’il restera sous 1 000, trois chiffres suffisent ; sous 10 000, quatre. Augmenter le nombre de chiffres plus tard oblige à modifier tous les codes ; en prévoir un de trop ne coûte presque rien.
3. Fixez la règle des variantes
Si la couleur, la taille ou le grammage d’un même produit sont stockés séparément, chacun reçoit son propre code. Soit vous donnez à chaque variante un nouveau numéro d’ordre (TSH-0012, TSH-0013), soit vous ajoutez au code principal un suffixe de longueur fixe (GYM-0027-KRM-M). Quelle que soit votre option, appliquez-la à tous les produits.
4. Mettez de côté les produits avec code-barres
Pour les produits dotés d’un code-barres fabricant, le code-barres est déjà un code unique ; il n’est pas obligatoire de leur attribuer un code interne en plus. Réservez le code interne aux produits sans code-barres, vendus au poids ou fabriqués par vos soins ; pour distinguer les produits à code-barres, consultez le guide gestion de stock par code-barres.
5. Attribuez les codes et rédigez la liste des règles
Dans chaque groupe, attribuez les codes dans l’ordre en partant de 0001. Conservez la liste des préfixes et le dernier numéro utilisé dans chaque groupe à un seul endroit ; lorsqu’un nouveau produit arrive, une seule personne, ou une seule règle, doit tirer le code de cette liste.
6. Étiquetez et saisissez dans la fiche
Inscrivez le code sur la fiche article du produit et collez son étiquette sur le rayon ou sur le produit. Tous les champs de la fiche où figure le code sont détaillés dans le guide qu’est-ce qu’une fiche article et comment la créer.
Créer des codes article dans Excel
Si votre liste de produits est dans Excel, vous pouvez générer les codes avec une seule formule. Mettez le nom du produit dans la colonne A et le préfixe de catégorie (KRT, TMZ…) dans la colonne B. Saisissez ceci dans la cellule C2, puis étirez vers le bas :
=B2&"-"&TEXTE(NB.SI($B$2:B2;B2);"0000")
La formule comptant chaque préfixe séparément, les KRT sont numérotés à partir de KRT-0001 et les TMZ à partir de TMZ-0001. Dans Excel en anglais, la même formule s’écrit =B2&"-"&TEXT(COUNTIF($B$2:B2,B2),"0000").
Important : une fois les codes générés, copiez la colonne C et collez-la en valeurs. Un code qui reste une formule est renuméroté tout seul dès que vous insérez ou supprimez une ligne, ou que vous changez le tri : le KRT-0014 d’hier désigne alors un autre produit aujourd’hui. Pour conserver vos codes dans des colonnes prêtes à l’emploi, vous pouvez utiliser le modèle Excel gratuit de suivi de stock.
Passer d’anciens codes désordonnés à un nouveau système
Si vous corrigez une liste où plusieurs personnes ont attribué des codes à leur façon pendant des années, ne supprimez pas l’ancien code : gardez dans la liste une colonne ancien code et inscrivez le nouveau code à côté. Faites coïncider la transition avec un jour d’inventaire ; que le stock initial des fiches ouvertes avec les nouveaux codes provienne de cet inventaire. Comme l’ancien code continuera à apparaître un certain temps sur les anciennes factures et dans les échanges avec les fournisseurs, conservez la table de correspondance ancien-nouveau. L’organisation d’un jour d’inventaire est décrite dans le guide comment faire l’inventaire d’un entrepôt.
Le code article dans Ofisx
Le formulaire d’ajout de produit d’Ofisx n’a pas de champ « code article » distinct ; le code qui identifie le produit est le champ Code-barres. Pour un produit avec code-barres fabricant, vous scannez le code-barres ; pour un produit sans code-barres, vous saisissez dans le même champ le code interne que vous lui avez attribué (comme KRT-0001). Pour associer à un même produit à la fois le code-barres fabricant et un code interne, il faut plusieurs codes-barres ; c’est la fonction Codes-barres multiples, incluse dans Premium. Plutôt que de saisir un à un une liste de produits dont vous avez préparé les codes dans Excel, vous pouvez l’importer ; une fois les fiches créées, les ventes, les réceptions de marchandises et les inventaires se font en scannant ce code.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un code article ?
Le code article est un code court qui identifie un produit indépendamment de son nom. Il remplace le nom du produit dans les ventes, réceptions de marchandises, inventaires et rapports ; ainsi, les différentes graphies du nom d’un même produit ne sont pas prises pour des produits distincts.
À quoi doit ressembler un code article ?
Il doit être unique, court, de longueur fixe et sans caractères accentués ni espaces. Une information susceptible de changer, comme le prix, le fournisseur ou l’emplacement de rayon, ne doit pas figurer dans le code. Le système le plus courant et le plus équilibré combine un préfixe de catégorie et un numéro d’ordre : KRT-0001.
Le code article et le code-barres, est-ce la même chose ?
Ils remplissent la même fonction, mais leur origine diffère. Le code-barres est le plus souvent attribué au produit par le fabricant et imprimé sur l’emballage ; le code article est celui que l’entreprise attribue elle-même. Pour un produit qui a un code-barres, celui-ci peut tenir lieu de code article ; pour un produit qui n’en a pas, on lui attribue un code interne et l’on peut, si on le souhaite, imprimer une étiquette code-barres de ce code.
Le code article est-il le code de compte comptable ?
Non. Le code article identifie un seul produit ; le code de compte comptable désigne le compte dans lequel l’ensemble des stocks est suivi. Pour les questions liées au plan comptable, adressez-vous à votre expert-comptable ; l’organisation des codes article, vous la définissez vous-même selon les besoins de l’entrepôt et des ventes.
Combien de chiffres un code article doit-il comporter ?
Le numéro d’ordre qui suit le préfixe doit être assez long pour couvrir la taille que votre groupe de produits le plus fourni aura dans quelques années : trois chiffres pour moins de 1 000 produits, quatre pour moins de 10 000. Limiter la longueur totale, préfixe compris, à huit ou dix caractères réduit les erreurs de saisie manuelle.
Faut-il un code article distinct si le même produit vient de fournisseurs différents ?
Non. Si le produit est le même, son code l’est aussi ; le fournisseur ne s’inscrit pas dans le code. Ouvrir un code distinct par fournisseur scinde le stock d’un même produit en deux, et l’un semble épuisé alors que l’autre dort sur l’étagère.
Comment générer automatiquement des codes article dans Excel ?
Vous pouvez saisir le préfixe de catégorie dans une colonne, puis numéroter chaque préfixe à partir de 0001 avec une seule formule combinant les fonctions TEXTE et NB.SI (METNEÇEVİR et EĞERSAY dans l’Excel turc) ; la formule elle-même figure dans la section Créer des codes article dans Excel. Une fois les codes générés, copiez la colonne et collez-la en valeurs ; sinon, les codes changent d’eux-mêmes dès qu’une ligne est supprimée ou que la liste est triée.
Dernière mise à jour : 2026-09-30
Entrées et sorties par code et par code-barres dans l’application
Saisissez le code une seule fois dans la fiche ; ventes, réceptions de marchandises et inventaires se feront en le scannant.
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