Wie führt man die Lagerbestandsverwaltung durch?
Die Lagerbestandsführung beruht auf vier Dingen: Jeder Artikel hat einen eindeutigen Code, jedes Regal hat eine Adresse, jede Bewegung (Zugang, Abgang, Umlagerung) wird erfasst, und durch regelmäßige Inventur wird die Erfassung mit der Realität abgeglichen. Sobald diese vier stehen, sind die Fragen „Wo ist der Artikel?“, „Wie viel ist noch da?“ und „Wann muss ich bestellen?“ wie von selbst beantwortet.
1. Artikelnummer vergeben
Geben Sie jedem Artikel einen eindeutigen Code (oder Barcode). Ohne Code wird derselbe Artikel als „A4-Papier“, „A4 Papier 80g“ und „a4 papir“ in drei Teile zerlegt, und der Bestand stimmt nie. Bei Artikeln mit Barcode ist es am einfachsten, den Barcode des Herstellers zu verwenden; für alle anderen erzeugen Sie einen eigenen internen Code und etikettieren ihn. Welche Felder neben dem Code auf der Karte stehen sollten und wie der Code vergeben wird, haben wir im Ratgeber Was ist eine Artikelkarte und wie legt man sie an? beschrieben.
2. Regale beschriften
Dieser Schritt ist rein physisch: Vergeben Sie eine einfache Adresse nach der Logik Gang–Regal–Fach und schreiben Sie sie auf die Regale (etwa A-03-2). Wer einen Artikel sucht, muss nicht das ganze Lager ablaufen, und die Inventurzeit verkürzt sich spürbar. Die Adresse können Sie auch im Programm verfolgen, indem Sie sie beim Artikelcode oder in der Kategorie eintragen. Wie Sie das Adressformat wählen, wie viele Ebenen nötig sind und wie die Beschriftung im Einzelnen abläuft, haben wir im Ratgeber Lagerregal-Adressierung einrichten beschrieben.
3. Jede Bewegung buchen
Wareneingang, Verkauf, Retoure, Umlagerung und Schwund – alles muss erfasst werden. Der häufigste Fehler ist, nur das Ergebnis „Rest 40“ einzutragen und die Bewegung auszulassen; wenn dann eine Differenz auftritt, finden Sie nicht heraus, woher sie stammt.
4. Meldebestand festlegen
Die Formel ist einfach: durchschnittlicher Tagesverkauf × Lieferzeit × 1,2. Wenn Sie 12 Stück pro Tag verkaufen und der Lieferant 7 Tage braucht, liegt Ihr Meldebestand bei etwa 101 Stück. Die Berechnung können Sie mit dem Meldebestand-Rechner durchführen. Woher die Formel kommt, wie hoch der Sicherheitsbestand sein sollte und Beispielrechnungen für verschiedene Artikelprofile haben wir im Ratgeber Was ist der Meldebestand? ausführlich beschrieben.
5. Regelmäßig zählen
Die Inventur ist die einzige Methode, die zeigt, ob die Erfassung die Realität widerspiegelt. Führen Sie die Vollinventur einmal im Jahr durch, bei schnell drehenden Artikeln die permanente Inventur einmal im Monat. Lassen Sie Artikel mit Differenz ein zweites Mal zählen; die meisten Differenzen sind Ware im falschen Regal. Wenn Sie es mit Excel machen, können Sie die kostenlose Vorlage für die Lagerinventur verwenden. Schauen Sie auch in den Ratgeber Lagerinventur durchführen, in dem wir die Vorbereitung des Inventurtags, die Blindzählliste und die Differenzanalyse im Detail beschreiben.
Wann sollte man von Excel auf ein Programm umsteigen?
Treffen zwei der folgenden drei Anzeichen zu, ist es Zeit für den Umstieg: Die Artikelzahl liegt über einigen Tausend, mehrere Personen tragen in dieselbe Datei ein, oder Bestand und Verkauf/Kundenkonten werden an getrennten Orten geführt. Ein Programm vereint alle drei auf einem Bildschirm, und weil es Ihre Excel-Datei importieren kann, müssen Sie nicht von vorn erfassen.
Nach der Einrichtung: den Prozess steuern
Die fünf Schritte hier lösen die Frage „Wie halte ich meine Mengen korrekt?“. Die Frage, die sich stellt, wenn die Erfassung sitzt, ist, wie der Prozess vom Wareneingang bis zum Warenausgang geführt wird: wie der Wareneingang abgewickelt wird, wie Ausgangsarten unterschieden werden und an welchen vier Kennzahlen das Lager gemessen wird. Das haben wir im Ratgeber Was ist Lagerverwaltung und wie funktioniert sie? beschrieben.
Häufig gestellte Fragen
Wie oft sollte eine Lagerinventur durchgeführt werden?
Mindestens einmal im Jahr ist eine Vollinventur Pflicht. Bei schnell drehenden Artikeln hilft eine monatliche Teil-Inventur (permanente Inventur), Differenzen aufzufangen, bevor sie wachsen.
Wie richtet man die Regaladressierung ein?
Halten Sie es einfach: Gang–Regal–Fach (etwa A-03-2). Beschriften Sie die Regale und tragen Sie die Adresse beim Artikelcode oder in der Kategorie ein; so findet selbst neues Personal den Artikel. Die Schritte im Einzelnen stehen im Ratgeber Lagerregal-Adressierung einrichten.
Wie lassen sich Schwund und Verluste verringern?
Jede Bewegung zu erfassen, Meldebestände festzulegen und regelmäßig zu zählen verhindert den Großteil der Verluste. Die größte Verlustquelle ist meist nicht Diebstahl, sondern der nicht erfasste Ausgang; wie man Ausgangsarten unterscheidet, haben wir im Ratgeber Was ist Lagerverwaltung? beschrieben.
Letzte Aktualisierung: 2026-09-24
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