Wie führt man eine Lagerinventur durch?
Bei der Lagerinventur wird die physische Stückzahl jedes Artikels im Lager Regal für Regal einzeln gezählt, mit der erfassten Menge (im Programm oder in Excel) verglichen und die festgestellte Differenz samt Ursache dokumentiert. Eine Inventur mit verlässlichem Ergebnis hat drei Voraussetzungen: Während der Inventur darf keine Ware ins Lager ein- oder ausgehen, die zählende Person darf die Systemmenge nicht sehen (Blindzählung), und bei einer Differenz muss der Artikel ein zweites Mal gezählt werden.
Die folgenden sechs Schritte gelten in derselben Reihenfolge für einen kleinen Betrieb mit einem Lager ebenso wie für ein Lager mit mehreren Regalsystemen.
1. Inventurtag wählen und den Warenverkehr stoppen
Die Inventur findet in einem Moment statt, in dem das Lager ruht. Wählen Sie die Zeit nach Betriebsschluss oder ein Wochenende; stoppen Sie Wareneingang und Versand bis zum Ende der Inventur. Trennen Sie auf der Rampe wartende Ware vom Zählbereich und kennzeichnen Sie sie mit „wird nicht gezählt“ – die häufigste Ursache für Differenzen bei der Inventur ist Ware, die während der Zählung ein- oder ausgeht.
2. Das Lager für die Inventur vorbereiten
Führen Sie Regale zusammen, auf die sich derselbe Artikel verteilt, schließen Sie offene Kartons und stellen Sie sicher, dass die Regaletiketten lesbar sind. Teilen Sie das Lager nach der Reihenfolge Gang–Regal–Fach in Zonen ein und geben Sie jede Zone einer Person; so wird kein Regal doppelt oder gar nicht gezählt.
3. Eine Blindzählliste erstellen
Die Liste soll Artikelnummer, Bezeichnung, Regaladresse und eine leere Spalte „gezählte Menge“ enthalten; tragen Sie die Systemmenge nicht in die Liste ein. Wer die Systemmenge sieht, neigt dazu, sie zu bestätigen, statt zu zählen. Dieses Verfahren heißt Blindzählung und ist der einzelne Schritt, der die Genauigkeit der Inventur am stärksten erhöht.
4. Die Regale der Reihe nach zählen
Gehen Sie Zone für Zone, Regal für Regal vor; laufen Sie nicht durchs Lager, um Artikel zu suchen. Bei Artikeln mit Barcode ist das Scannen mit der Smartphone-Kamera schneller und fehlerfreier als handschriftliches Eintragen. Wenn zwei Personen arbeiten – eine zählt, eine schreibt –, lassen Sie die Menge laut wiederholen.
5. Differenzen finden und abweichende Artikel ein zweites Mal zählen lassen
Geben Sie die gezählten Mengen in das System ein und vergleichen Sie sie mit der Systemmenge. Jeden Artikel mit Differenz soll jemand anderes als die erste zählende Person erneut zählen. Der größte Teil der Differenzen sind keine echten Verluste, sondern Ware, die ins falsche Regal gelegt oder unter zwei verschiedenen Codes angelegt wurde.
6. Ursache der Differenz notieren und Bestand korrigieren
Buchen Sie die nach der zweiten Zählung verbleibende Differenz ins System, notieren Sie aber zuvor die Ursache: Bruch/Schwund, fehlerhafte Lieferung, nicht erfasster Verkauf, Diebstahl. Eine Korrektur ohne dokumentierte Ursache verhindert nicht, dass dieselbe Differenz bei der nächsten Inventur wieder auftritt. Wird ein Teil der Differenz mit „war zerbrochen, aber nicht erfasst“ erklärt, liegt das Problem nicht bei der Inventur, sondern bei der Schwunderfassung; wie man Schwund am selben Tag erfasst, haben wir im Ratgeber Was ist Schwund und wie führt man die Schwunderfassung? beschrieben. Halten Sie schließlich in einem Dokument fest, von wem und an welchen Tagen und zu welchen Zeiten die Inventur durchgeführt wurde, und lassen Sie das Ergebnis mit Fehl- und Mehrmengen vom Inventurteam unterschreiben; es gibt ein kostenloses Muster für ein Inventurprotokoll, das die Ergebnisübersicht automatisch aus der Artikelliste füllt.
Vollinventur oder permanente Inventur?
Die beiden Verfahren sind keine Alternativen, sondern ergänzen einander:
| Kriterium | Vollinventur | Permanente (Teil-)Inventur |
|---|---|---|
| Umfang | Alle Artikel im Lager | Ausgewählte Artikelgruppe oder Zone |
| Häufigkeit | Mindestens einmal im Jahr | Monatlich oder wöchentlich |
| Lagerzustand | Warenverkehr ruht | Lager arbeitet weiter |
| Wozu es dient | Tatsächlicher Inventurwert zum Jahresende | Differenzen auffangen, bevor sie wachsen |
| Kosten | Hoch: der Betrieb steht still | Niedrig: auf den Tagesablauf verteilt |
Wenn Sie bei der permanenten Inventur entscheiden, mit welchen Artikeln Sie beginnen, nehmen Sie zuerst wertvolle und schnell drehende Artikel; sie tragen den Umsatz.
Bestandsgenauigkeit berechnen
Ob die Inventur etwas bringt, können Sie mit einer einzigen Kennzahl verfolgen:
Bestandsgenauigkeit = (Anzahl Artikelsorten ohne Differenz ÷ Gesamtzahl gezählter Artikelsorten) × 100
Haben Sie 500 Sorten gezählt und stimmen 465 exakt mit der Erfassung überein, beträgt Ihre Genauigkeit 93 %. Notieren Sie diese Quote bei jeder Inventur; das Ziel ist nicht, eine bestimmte Zahl zu erreichen, sondern dass die Quote von Inventur zu Inventur steigt. Sinkt sie, liegt das Problem nicht im Zählverfahren, sondern in den täglichen Ein- und Ausgangsbuchungen – überprüfen Sie dann die Einrichtung Ihrer Lagerbestandsführung von Grund auf.
Was die Inventur erleichtert: Vorbereitung
Dass eine Inventur lange dauert, liegt meist nicht am Zählen, sondern am Suchen der Artikel. Regale zu adressieren, jedem Artikel einen eindeutigen Code zu geben und Meldebestände festzulegen verkürzt den Inventurtag. Den Meldebestand können Sie mit dem Meldebestand-Rechner ermitteln, und wenn Sie die Inventur in Excel durchführen, können Sie die kostenlose Vorlage für die Lagerinventur herunterladen.
Mit einem Programm geht die Inventur schneller: Sie scannen den Barcode, Systemmenge und gezählte Menge erscheinen nebeneinander, und Differenz und Differenzwert werden berechnet. Die Bildschirme finden Sie auf der Funktionsseite, und für die Arbeit mit dem Smartphone im Lager in der mobilen und der Web-Version.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert eine Lagerinventur?
Die Dauer bestimmt die Anzahl der Artikelsorten, nicht die Stückzahl. Eine Person, die mit Barcode-Scan zählt, schafft etwa 150–250 Artikelsorten pro Stunde; ein Lager mit 1.000 Sorten ist mit zwei Personen in einem halben Tag fertig. Sind die Regaladressen nicht beschriftet, kann sich diese Zeit verdoppeln.
Was ist eine Blindzählung?
Dabei wird die Systemmenge in der Zählliste nicht angezeigt. Die zählende Person schreibt die am Regal gesehene Menge auf, ohne sie mit einer ihr unbekannten Zahl abzugleichen; das verhindert ein Abhaken nach dem Motto „wird schon stimmen“.
Vollinventur oder permanente Inventur?
Beide werden zusammen genutzt. Mindestens einmal im Jahr wird eine Vollinventur über das gesamte Lager durchgeführt; bei schnell drehenden und wertvollen Artikeln werden Differenzen durch eine monatliche permanente (Teil-)Inventur aufgefangen, bevor sie wachsen.
Wie hoch darf eine Inventurdifferenz sein?
Verfolgen Sie statt eines pauschal akzeptablen Schwellenwerts Ihre eigene Messung: Steigt Ihre Genauigkeitsquote bei jeder Inventur, funktioniert der Prozess. Zeigt derselbe Artikel wiederholt Differenzen, liegt das Problem nicht in der Inventur, sondern in den Ein- und Ausgangsbuchungen dieses Artikels.
Kann ich die Inventur mit Excel durchführen?
Ja. Sie können die Artikelliste mit den Spalten Code, Bezeichnung, Regal und gezählte Menge ausdrucken und von Hand ausfüllen; es gibt auch eine fertige Excel-Vorlage für die Lagerinventur, die die Differenz per Formel berechnet. Die Grenze von Excel: Während der Inventur können nicht zwei Personen gleichzeitig in dieselbe Datei schreiben.
Was ist nach der Inventur zu tun?
Berechnen Sie nach dem Abschluss der Differenzen samt Ursachen die Meldebestände anhand der aktuellen Verkaufsgeschwindigkeit neu und tragen Sie das Datum der nächsten permanenten Inventur noch am selben Tag in den Kalender ein. Da die Inventur auch Ihren Lagerwert festschreibt, ist sie der richtige Zeitpunkt, um die Lagerumschlagshäufigkeit zu berechnen.
Letzte Aktualisierung: 2026-09-25
Inventurbildschirm in der App
Systemmenge, gezählte Menge und Differenz nebeneinander.
Machen Sie Ihre erste Inventur mit dem Smartphone
Eröffnen Sie ein kostenloses Konto, importieren Sie Ihre Excel-Liste und scannen Sie beim Gang durch die Regale den Barcode.