Was ist Schwund und wie wird er erfasst?

Schwund, der nicht erfasst wird, verschwindet nicht; er kommt am Inventurtag als Differenz mit unbekannter Ursache zurück. Dieser Ratgeber erklärt die Arten von Schwund, wie er im Supermarkt aussieht, wie die Schwunderfassung geführt wird und welche Schritte ein Schwundverfahren umfasst.

Arten von Schwund

Ein Produkt mit nahendem Verfallsdatum zu erkennen, bevor es zu Schwund wird, ist dieselbe Gewohnheit, wie Ware zu bemerken, die seit Monaten im Regal liegt; wie Sie nicht bewegte Artikel auflisten, haben wir im Ratgeber Was sind Ladenhüter erklärt.

Schwund im Supermarkt: ein Beispiel für ein Schwundbuch

Im Supermarkt entsteht Schwund am häufigsten in den Frischeabteilungen: Verfallsdatum bei Milchprodukten und Wurstwaren, Fäulnis und Wasserverlust beim Obst- und Gemüsehändler, Brot vom Vortag in der Bäckerei, Aussortierabfälle in der Metzgerei, zerbrochene Glasflaschen im Getränkeregal. Unten sehen Sie das Schwundbuch eines Supermarkts für einen Tag; Artikel und Mengen dienen nur als Beispiel:

Bei Vereinbarungen, in denen der Lieferant Ware mit abgelaufenem Verfallsdatum zurücknimmt, läuft sie als Warenrückgabe; deshalb zeigt die Spalte „Verbleib“, ob der Schwund tatsächlich ein Verlust für den Betrieb ist.

Was in der Schwunderfassung stehen muss

Datum. Der Tag, an dem der Schwund bemerkt wurde. Die Zusammenfassung am Periodenende und der Abgleich mit der Inventur beruhen darauf.

Artikel. Der Name zusammen mit Code oder Barcode; wird derselbe Artikel unter zwei verschiedenen Namen geführt, verfälscht das die Zusammenfassung.

Menge und Einheit. In der Einheit, in der der Bestand geführt wird: Stück, Kilogramm, Liter.

Ursache. Eine der fünf Arten: Bruch, Verderb/Verfallsdatum, Verlust/Diebstahl, Produktion/Verarbeitung, natürlicher Schwund. Eine feste Liste statt Freitext ermöglicht es, am Periodenende nach Ursachen zu summieren.

Feststellende und genehmigende Person. Am besten sind es zwei verschiedene Personen; sind die Person, die den Schwund einträgt, und die genehmigende Person dieselbe, gibt es keine Kontrolle.

Verbleib. Rückgabe, Verkauf mit Preisnachlass oder Vernichtung. Bei einer Vernichtung wird zusätzlich ein Protokoll geführt.

Wenn Sie das Schwundbuch in Excel führen, sind diese sechs Felder sechs Spalten; um den Kostenwert zu sehen, fügen Sie daneben den Einkaufspreis und eine Spalte Menge × Preis hinzu.

Schwund und Inventurdifferenz sind nicht dasselbe

Wird der Schwund rechtzeitig eingetragen, taucht er bei der Inventur nicht als Differenz auf. Wird ein Teil der Inventurdifferenz nachträglich mit „war zerbrochen, aber nicht eingetragen“ erklärt, liegt das Problem nicht in der Zählung, sondern darin, dass die Schwunderfassung ausgelassen wurde. Wie Sie am Inventurtag die Differenz finden und mit der Ursache schließen, haben wir im Ratgeber Wie wird eine Lagerinventur durchgeführt erklärt.

Schwundverfahren: sechs Schritte

1. Schwundursachen und Genehmigungsbefugnis festhalten

Legen Sie zuerst schriftlich fest, welche Fälle als Schwund gelten (die fünf Arten oben) und wer den Schwund genehmigt. Schwund ohne Genehmigungsbefugnis öffnet die Lücke „als Verlust eingetragen, niemand hat gefragt“; üblich ist, bei Schwund über einer bestimmten Betragsgrenze eine zweite Genehmigung einzuführen.

2. Schwundware vom verkaufsfähigen Bestand trennen

Nehmen Sie zerbrochene, verdorbene oder abgelaufene Ware am selben Tag aus dem Regal und legen Sie sie in einen eigenen „Schwund“-Karton oder -Bereich. Schwundware, die im Regal bleibt, wird entweder versehentlich verkauft oder bei der Inventur wie verkaufsfähiger Bestand mitgezählt.

3. Am selben Tag erfassen

Tragen Sie jeden Schwund am Tag des Geschehens ein: Datum, Artikel (mit Code oder Barcode), Menge und Einheit, Ursache, feststellende Person. Bei einer Schwunderfassung, die Tage später aus dem Gedächtnis geschrieben wird, gehen Menge und Ursache verloren; Schwund, der gar nicht erfasst wird, kommt am Inventurtag als nicht erklärbare Differenz zurück.

4. Genehmigen lassen und den Verbleib festhalten

Die befugte Person sieht sich die Schwundware an, genehmigt den Eintrag und hält den Verbleib der Ware fest: Rückgabe an den Lieferanten, bei Teilbeschädigung Verkauf mit Preisnachlass oder Vernichtung. Führen Sie für vernichtete Ware ein Protokoll, aus dem hervorgeht, wer sie wann und wie vernichtet hat; auch ein Foto des zerbrochenen Produkts kann der Erfassung beigefügt werden.

5. Aus dem Bestand ausbuchen

Buchen Sie den genehmigten Schwund im Bestandsdatensatz, damit die Menge im System mit der im Regal übereinstimmt. Schwund, der im Bestandsdatensatz nicht ausgebucht wird, ist bis zur nächsten Inventur Ware, die als „vorhanden“ erscheint, aber nicht verkauft werden kann; auch die Meldung zum Mindestbestand kommt deshalb zu spät.

6. Am Periodenende zusammenfassen

Summieren Sie am Ende des Monats oder Quartals die Schwunderfassungen nach Artikel und Ursache. Aus dieser Zusammenfassung lässt sich ablesen, welcher Artikel aus welchem Grund den meisten Schwund verursacht. Übergeben Sie die Schwundliste mit dem Kostenwert (Menge × Einkaufspreis) Ihrem Steuerberater; die buchhalterische Erfassung beruht auf dieser Liste.

Schwundquote

Wird der Schwund regelmäßig erfasst, lässt sich auch die Schwundquote der Periode berechnen; ein Vergleich nach Artikel oder Abteilung zeigt, wo sich der Schwund konzentriert. Für die Berechnung mit Beispielen können Sie das kostenlose Tool Schwundquoten-Rechner verwenden.

Buchhalterische Seite

Schwund ist Ware, die aus dem Bestandsdatensatz ausgebucht wird, und hat auch in der Buchhaltung eine Entsprechung. Wie der Schwund aber belegt wird, welche Protokolle nötig sind, wie er steuerlich zu behandeln ist und was umsatzsteuerlich (MwSt.) zu tun ist, hängt von den Vorschriften und der Art des Schwunds ab – lassen Sie sich dazu von Ihrem Steuerberater beraten. Die Aufgabe auf Lagerseite ist, die Liste vollständig zu führen, die der Steuerberater braucht: Datum, Artikel, Menge, Ursache, genehmigende Person, Verbleib und Kostenwert.

Schwund in der Ofisx Inventar App

Die Ofisx Inventar App hat keinen eigenen Bildschirm für Schwund oder Ausschuss. Schwund geben Sie über den Bildschirm Bestandszählung an den Bestand weiter: Sie scannen oder suchen den betroffenen Artikel und geben die im Regal verbliebene Menge ein; der Bildschirm zeigt die Differenz als Fehlmenge oder Überschuss, und wenn Sie Zählung übernehmen wählen, wird der Bestand nur der gezählten Artikel auf die gezählte Menge aktualisiert. Auf diesem Bildschirm gibt es kein Feld für Ursache oder Notiz; führen Sie Ursache, genehmigende Person und Verbleib des Schwunds mit den oben genannten Feldern in einem separaten Schwundbuch (auf Papier oder in Excel). Wenn Sie beschädigte Ware an den Lieferanten zurücksenden, können Sie im Bereich Retouren die Art Lieferantenretoure verwenden. Wie sich Bewegungen insgesamt erfassen lassen, erklärt der Ratgeber Wie funktioniert die Lagerbestandsführung.

Häufig gestellte Fragen

Letzte Aktualisierung: 2026-09-25

Der Bestand im System soll mit dem im Regal übereinstimmen

Eröffnen Sie ein kostenloses Konto und importieren Sie Ihre Excel-Artikelliste; Verkauf, Wareneingang und Zählung laufen in derselben Aufzeichnung zusammen.