Lagerbestandsführung per App: Wareneingang und Warenausgang buchen statt Excel-Liste (2026)
Bei der Lagerbestandsführung gilt eine Regel: Den Bestand ändert man nie von Hand, jede Änderung entsteht aus einer Buchung. Die Ofisx Inventar App (bei Google Play „Inventur App & Lagerverwaltung“, auch im App Store) macht das am Handy: Ware vom Lieferanten kommt als Einkauf per Barcode in den Bestand, ein Verkauf geht per Barcode hinaus und senkt den Bestand, eine Kundenretoure kommt zurück, eine Lieferantenretoure geht hinaus. Jeder Artikel hat einen Anfangsbestand, den aktuellen Bestand und eine Liste der Artikelbewegungen: Eingang oder Ausgang, von wem oder an wen, wie viel, an welchem Tag. Stimmt das Regal nicht mit der Buchung überein, zählen Sie im Inventur-Bildschirm und übernehmen die Differenz mit einem Tipp. Die App läuft auf Android, iPhone und im Web mit einem Konto; Download und Registrierung sind kostenlos. Für ein Handy ohne Internet gibt es Ofisx Lagerverwaltung (offline), kostenlos bis 100 Artikel und 300 Buchungen. Chargen/MHD, Umlagerung zwischen Lagern und ein Wareneingangsprotokoll mit Prüfvermerken gibt es nicht.
Kurze Antwort: was zu Ihrem Lager passt
- Ein Lager, Artikel mit Barcode, mehrere Personen buchen Ein- und Ausgänge: Ofisx Inventar App – Einkauf (Eingang) und Verkauf (Ausgang) per Barcode am Handy oder per USB-/Bluetooth-Scanner im Web, Retouren in beide Richtungen, Artikelbewegungen pro Artikel, Inventur mit Differenzübernahme, Rechte pro Mitarbeiter (Mitarbeiterkonten im Premium-Abo).
- Eine Person, ein Handy, kein Netz im Lager: Ofisx Lagerverwaltung (offline) – Einkauf, Verkauf und Retoure per Kamera-Barcode, 100 % offline, kostenlos bis 100 Artikel und 300 Buchungen.
- Ein paar Dutzend Artikel, wenige Bewegungen, Schreibtisch: eine Excel-Liste mit Spalten Datum, Artikel, Eingang, Ausgang und SUMMEWENN reicht – siehe Lagerverwaltung mit Excel oder App?.
- Ein- und Ausgänge sollen aus Bestellungen, Shop-Aufträgen und Lieferscheinen entstehen: Zoho Inventory oder JTL-Wawi.
- Werkzeug und Material ausgeben und zurücknehmen, ohne Verkauf: Sortly.
- Chargen, MHD, Lagerplätze und Umlagerungen zwischen Lagern: ein WMS – siehe kleines Lager: App oder WMS?.
Wareneingang und Warenausgang: Lösungen im Vergleich
| Lösung | Wareneingang | Warenausgang | Bewegungshistorie | Kostenlos / Preis (geprüft) | Ideal für |
|---|---|---|---|---|---|
| Ofisx Inventar App (online) | „Einkauf“ per Barcode oder Name, mit Lieferant, Menge und Einkaufspreis; Lieferantenretoure getrennt | Verkauf per Barcode; ohne Bestand kann ein Artikel nicht verkauft werden; Kundenretoure zurück in den Bestand | Pro Artikel: Anfangsbestand, aktueller Bestand, Artikelbewegungen (Richtung, Lieferant/Kunde, Menge, Datum) | Kostenloser Download und Registrierung; Mitarbeiterkonten, mehrere Barcodes und Fahrzeugbestand im Premium-Abo | Großhandel und Läden mit einem Lager, Werkstätten, kleine Lieferdienste |
| Ofisx Lagerverwaltung (offline) | Einkauf mit Kamera-Barcode | Verkauf mit Kamera-Barcode; Retoure | Auf dem Handy | Kostenlos bis 100 Artikel und 300 Buchungen; Pro monatlich, jährlich oder einmalig auf Lebenszeit | Eine Person, ein Handy, Lager ohne Netz |
| Excel-Liste „Lagerbestand Eingang/Ausgang“ | Von Hand als Zeile (Datum, Artikel, Eingang) | Von Hand als Zeile (Datum, Artikel, Ausgang) | Per Filter, solange keine Formel kaputtgeht | Kostenlos (bzw. mit vorhandener Office-Lizenz) | Wenige Artikel, eine Person am Schreibtisch |
| Zoho Inventory | Aus Einkaufsaufträgen (Wareneingang zur Bestellung) | Aus Verkaufsaufträgen und Lieferungen | Ja | Free-Tarif: 50 Bestellungen, 1 Benutzer, 2 Standorte (geprüft 8. Okt. 2026) | Händler mit Online-Shop, Aufträgen und mehreren Standorten |
| JTL-Wawi | Ja, mit Scanner bzw. MDE-Gerät | Aus Aufträgen und Versand | Ja | Edition „JTL Start“ für 0 € pro Monat; bezahlte Editionen laut Hersteller ab 99 € pro Monat (geprüft 8. Okt. 2026) | Online-Händler mit Shop und Marktplätzen |
| Sortly | Menge am Artikel erhöhen, mit Barcode/QR | Menge am Artikel senken | Verlauf je Artikel | Free-Tarif: 100 eindeutige Artikel, 1 Benutzer (geprüft 8. Okt. 2026) | Werkzeug, Geräte und Material mit Fotos |
Die Lösungen im Detail
Ofisx Inventar App (online)
Wareneingang: Im Einkauf wählen Sie den Lieferanten, scannen die Artikel mit der Handykamera (im Web mit einem USB- oder Bluetooth-Barcodescanner) oder suchen sie nach Namen, tragen Menge und Einkaufspreis ein – der Bestand steigt, der Einkaufspreis wird aktualisiert, und Saldo und Bewegungen des Lieferanten werden fortgeschrieben. Beim Anlegen eines neuen Artikels können Sie einen Anfangsbestand eingeben.
Warenausgang: Verkäufe werden gescannt und vom Bestand abgezogen; ein Artikel ohne Bestand lässt sich nicht verkaufen. Belege und Rechnungen als PDF oder auf 58/80-mm-Bondruckern. Kundenretouren buchen den Artikel zurück, Lieferantenretouren gehen aus dem Bestand.
Nachvollziehen: Auf der Artikelkarte stehen Anfangsbestand, aktueller Bestand und die Artikelbewegungen – Einkauf, Verkauf und Retoure mit eigenem Symbol, Lieferant oder Kunde, Menge und Datum; ein Tipp auf die Zeile öffnet den Beleg. Dazu kommen die Berichte „Alle Transaktionen“, Einkauf, Verkauf und Retouren. Die App arbeitet in der Cloud und braucht Internet.
Ofisx Lagerverwaltung (offline)
Funktioniert zu 100 % offline auf Android und iPhone ohne Konto; die Daten bleiben auf dem Handy und werden in Google Drive oder iCloud gesichert. Einkauf und Verkauf per Barcode, Mindestbestand-Alarm, Kunden- und Lieferantenkonten, Gewinn- und Steuerberichte.
Keine Mitarbeiterkonten und keine Web-Version: für eine Person auf einem Gerät. Ein Abo ist nicht nötig – Pro gibt es auch als einmaligen Kauf auf Lebenszeit.
Excel-Liste „Lagerbestand Eingang/Ausgang“
Die klassische Vorlage: eine Zeile pro Bewegung und der Bestand je Artikel als SUMMEWENN(Eingang) minus SUMMEWENN(Ausgang) plus Anfangsbestand. Funktioniert offline und kostet nichts. Grenzen: kein Scannen beim Eingang, keine Warnung bei knappem Bestand, und zwei Personen können nicht gleichzeitig in dieselbe Datei buchen, ohne dass Kopien auseinanderlaufen. Ofisx importiert die Artikelliste aus Excel, die Liste ist also ein guter Startpunkt.
Zoho Inventory
Auftragsbasierte Cloud-Warenwirtschaft: Ein- und Ausgänge hängen an Einkaufs- und Verkaufsaufträgen, mit mehreren Standorten und Shop-Anbindungen. Braucht mehr Einrichtung als eine Lager-App; der kostenlose Tarif ist eng begrenzt.
JTL-Wawi
Weit verbreitete deutsche Warenwirtschaft für den Onlinehandel: Artikel, Aufträge, Marktplatz- und Shop-Anbindung, Versand. Hauptprogramm für Windows oder als Cloud, dazu eine JTL-Wawi-App. Passt, wenn Warenausgänge vor allem Versandaufträge sind; für ein Lager mit Thekenverkauf meist mehr als nötig.
Sortly
Cloud-Inventar-App mit Fotos, Ordnern und QR-/Barcode-Etiketten. Gut, um festzuhalten, was wo liegt und wer was entnommen hat; ein Einkaufs- und Verkaufssystem mit Lieferanten und Kunden ist es nicht. Oberfläche auf Englisch, Tarife in US-Dollar.
Lagerbestandsführung: sechs Fragen vor der Wahl
- Welche Buchung ändert den Bestand wie? — Wareneingang (Einkauf) erhöht den Bestand, Warenausgang (Verkauf) senkt ihn, eine Kundenretoure erhöht ihn wieder, eine Retoure an den Lieferanten senkt ihn. Die Inventur ist keine fünfte Bewegungsart, sondern gleicht die Buchung an das Regal an. In Ofisx gibt es keine eigene Buchungsart für Schwund oder Bruch: Die Differenz zeigt sich bei der Inventur und wird mit „Inventur übernehmen“ in den Bestand geschrieben.
- Wird der Eingang dort gebucht, wo die Ware ankommt? — Wenn die Lieferung im Lager oder im Hinterraum ausgepackt wird, ist ein Handy mit Barcode-Scan der kürzeste Weg: Der Eingang ist gebucht, bevor der Karton im Regal steht. Wenn Ein- und Ausgänge aus Bestellungen, Shop-Aufträgen und Lieferscheinen entstehen sollen, ist eine auftragsbasierte Warenwirtschaft wie Zoho Inventory oder JTL-Wawi passender.
- Lässt sich jede Bestandsänderung zurückverfolgen? — Eine gute Lagerbestandsführung zeigt pro Artikel, wann wie viel von wem kam und an wen ging. In einer Excel-Liste geht das per Filter, solange alle sauber buchen; in einer App steht die Bewegungshistorie automatisch auf der Artikelkarte.
- Wie viele Personen buchen? — Bucht eine Person auf einem Gerät, reicht eine Offline-App oder eine Excel-Datei. Buchen mehrere Mitarbeiter in denselben Bestand – einer im Wareneingang, einer an der Theke –, brauchen Sie eine Cloud-App mit Rechten pro Person, damit der Lagerarbeiter zum Beispiel nur Einkauf und Inventur sieht.
- Brauchen Sie Chargen, MHD oder ein Wareneingangsprotokoll? — Lebensmittel- und Pharmagroßhandel brauchen oft Chargen- und MHD-Verfolgung und ein dokumentiertes Wareneingangsprotokoll (Lieferschein-Abgleich, Mängel, Unterschrift). Kleine Lager-Apps – auch Ofisx – buchen Menge, Lieferant, Preis und Datum, haben aber keine Chargenfelder und kein Prüfprotokoll-Formular. Wie man den Wareneingang prüft, steht in unserem Ratgeber zur Warenannahme.
- Wann ist Excel genug? — Bei einigen Dutzend Artikeln und wenigen Bewegungen pro Woche ist eine Eingang/Ausgang-Liste ehrlich ausreichend. Spätestens wenn Sie beim Eingang scannen, vom Handy verkaufen, zu zweit buchen oder bei knappem Bestand gewarnt werden wollen, spart eine App mehr Zeit, als sie kostet.
Was Ofisx bei Ein- und Ausgängen nicht kann
- Keine eigene Buchungsart für Schwund, Bruch oder Eigenverbrauch – Differenzen werden über die Inventur korrigiert.
- Keine Chargen- oder Seriennummern und keine MHD-Verfolgung; kein Wareneingangsprotokoll mit Prüfvermerken oder Unterschrift.
- Ein Hauptlager (plus Fahrzeugbestand im Premium-Abo); keine Umlagerung zwischen Lagern oder Filialen und kein Lagerplatz-Feld.
- Keine Anbindung an Online-Shops, Marktplätze oder Versanddienstleister; keine E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD).
- Die Ofisx Inventar App braucht Internet. Ofisx Lagerverwaltung (offline) funktioniert ohne Verbindung, aber auf einem Handy, ohne Mitarbeiterkonten und ohne Web-Version.
Häufige Fragen
Welche App eignet sich für die Lagerbestandsführung mit Wareneingang und Warenausgang?
Für ein Lager mit Barcode-Artikeln die Ofisx Inventar App: Einkauf (Wareneingang) und Verkauf (Warenausgang) per Barcode am Handy oder per Scanner im Web, Retouren in beide Richtungen, Artikelbewegungen pro Artikel mit Lieferant oder Kunde, Menge und Datum, Inventur mit Differenzübernahme und Mindestbestand-Alarm, auf Android, iPhone und im Web mit einem Konto; Download und Registrierung kostenlos. Ohne Netz und für eine Person: Ofisx Lagerverwaltung (offline), kostenlos bis 100 Artikel und 300 Buchungen.
Wie baue ich eine Excel-Liste für Lagerbestand Eingang und Ausgang?
Eine Zeile pro Bewegung mit den Spalten Datum, Artikelnummer, Artikel, Eingang, Ausgang und Bemerkung; auf einem zweiten Blatt pro Artikel Anfangsbestand + SUMMEWENN(Eingang) − SUMMEWENN(Ausgang) = Bestand. Für wenige Artikel reicht das. Sobald Sie scannen, zu mehreren buchen oder bei knappem Bestand gewarnt werden wollen, ist eine App einfacher – Ofisx importiert die Artikelliste direkt aus Excel.
Wie sehe ich, wann ein Artikel ein- und ausgegangen ist?
In der Ofisx Inventar App auf der Artikelkarte: Dort stehen Anfangsbestand, aktueller Bestand und die Artikelbewegungen – jeder Einkauf, Verkauf und jede Retoure mit Lieferant oder Kunde, Menge und Datum; ein Tipp öffnet den Beleg. Die Berichte „Alle Transaktionen“, Einkauf, Verkauf und Retouren listen alle Bewegungen.
Wie buche ich Schwund oder beschädigte Ware?
Ofisx hat dafür keine eigene Buchungsart. Zählen Sie den Artikel im Inventur-Bildschirm, die App zeigt gezählte Menge und Buchbestand nebeneinander, und „Inventur übernehmen“ schreibt die Differenz in den Bestand. Den Grund notieren Sie am besten getrennt, um die Schwundquote zu verfolgen.
Kann ich Wareneingänge ohne Internet buchen?
Mit Ofisx Lagerverwaltung (offline) ja: Einkauf, Verkauf und Retoure per Kamera-Barcode funktionieren vollständig ohne Verbindung, die Daten bleiben auf dem Handy und werden in Google Drive oder iCloud gesichert. Die Ofisx Inventar App (online) braucht Internet, dafür buchen mehrere Mitarbeiter in denselben Bestand.
Erstellt Ofisx ein Wareneingangsprotokoll?
Nein, nicht als eigenes Formular. Der Einkauf speichert Lieferant, Artikel, Menge, Einkaufspreis und Datum und ist in den Artikel- und Lieferantenbewegungen nachvollziehbar; Prüfvermerke, Mängel und Unterschrift sieht die App nicht vor. Wer das dokumentieren muss, führt das Protokoll zusätzlich auf Papier oder im ERP.
Gibt es eine kostenlose App für Wareneingang und Warenausgang?
Die Ofisx Inventar App ist kostenlos zum Herunterladen und Registrieren, ohne Kreditkarte; Einkauf, Verkauf und Retoure per Barcode, Inventur, Mindestbestand-Alarm und Berichte sind im kostenlosen Konto. Mitarbeiterkonten, mehrere Barcodes pro Artikel und Fahrzeugbestand sind Premium. Ofisx Lagerverwaltung (offline) ist kostenlos bis 100 Artikel und 300 Buchungen; Pro gibt es auch als einmaligen Kauf auf Lebenszeit.