Phiếu giao hàng (irsaliye) là gì?
Phiếu giao hàng (sevk irsaliyesi, chứng từ giao hàng của Thổ Nhĩ Kỳ) là chứng từ đi kèm khi hàng được chuyển từ nơi này sang nơi khác, cho biết chủng loại, số lượng hàng, gửi từ ai đến ai và vào ngày nào. Bên gửi hàng lập phiếu, bên nhận hàng đối chiếu hàng nhận với số lượng trên phiếu rồi mới nhận. Hóa đơn chứng minh giá trị của giao dịch bán, còn phiếu giao hàng chứng minh việc di chuyển của hàng.
Mỗi thùng hàng rời kho đều đi kèm một chứng từ và vào bên nhận cũng kèm một chứng từ. Chứng từ đó thường là phiếu giao hàng, được lập trước hóa đơn khi hàng còn đang trên đường. Hướng dẫn này nói về công dụng của phiếu giao hàng, ai lập, khác gì hóa đơn và phiếu vận chuyển, và cách giao hàng bằng phiếu giao hàng trong kho. Về thời hạn pháp lý và mức phạt, hãy hỏi kế toán của bạn; ở đây chúng tôi không nêu con số.
Phiếu giao hàng dùng để làm gì?
Phiếu giao hàng trả lời ba câu hỏi: hàng gì, bao nhiêu, đi từ ai đến ai. Trong lúc vận chuyển, nó cho biết hàng thuộc về ai và đi đâu; khi giao nhận, nó là bảng đối chiếu của người nhận; và nó cũng là căn cứ cho hóa đơn được xuất sau đó. Với kho, việc quan trọng nhất của nó là chứng minh hàng xuất đi khớp với bản ghi xuất kho: khi khách nói "giao thiếu", tài liệu đầu tiên cần xem là bản phiếu giao hàng họ đã ký.
Ai lập phiếu giao hàng?
Bên gửi hàng lập phiếu. Khi bán hàng, đó là người bán; nếu hàng được chuyển giữa các chi nhánh hoặc kho thì đó là nơi xuất hàng. Bên nhận không lập phiếu giao hàng mà nhận hàng bằng cách đối chiếu hàng đến với phiếu — các bước này nằm trong hướng dẫn cách nhận hàng. Còn khi bên nhận trả lại hàng thì họ trở thành bên gửi và đặt phiếu giao hàng của chính mình kèm theo hàng trả lại.
Phiếu giao hàng có những thông tin gì?
- số seri và số thứ tự của chứng từ,
- ngày lập và ngày hàng thực sự xuất phát (kèm giờ),
- tên hoặc tên công ty, địa chỉ, cơ quan thuế và mã số thuế của bên gửi hàng,
- tên hoặc tên công ty, địa chỉ, cơ quan thuế và mã số thuế của bên nhận hàng,
- chủng loại và số lượng của từng mặt hàng được gửi (kèm đơn vị như cái, kg, thùng),
- tên và chữ ký của người giao và người nhận hàng.
Thông tin giá không phải nội dung chính của phiếu giao hàng; số lượng mới là cốt lõi. Danh sách đầy đủ các trường bắt buộc trên chứng từ và thông tin bổ sung yêu cầu với phiếu giao hàng điện tử phụ thuộc vào quy định; hãy kiểm tra lại mẫu của bạn với kế toán.
Khác biệt giữa phiếu giao hàng, hóa đơn và phiếu vận chuyển
| Phiếu giao hàng | Hóa đơn | Phiếu vận chuyển | |
|---|---|---|---|
| Chứng minh điều gì | Sự di chuyển của hàng: hàng gì, bao nhiêu, đi từ ai đến ai, khi nào. | Giá trị giao dịch bán: hàng nào được bán với giá bao nhiêu, kèm bao nhiêu thuế VAT. | Công việc vận chuyển: đơn vị vận chuyển nào, bằng phương tiện nào, chở hàng của ai. |
| Ai lập | Bên gửi hàng (thường là người bán). | Bên bán hàng. | Đơn vị vận tải hoặc công ty chuyển phát thực hiện việc vận chuyển. |
| Thông tin giá | Thường không có; số lượng là chính. | Có; ghi đơn giá, thành tiền và thuế. | Không có giá hàng; ghi thông tin vận chuyển. |
| Có đi cùng hàng không | Có, đi kèm hàng suốt quá trình vận chuyển. | Nếu hàng được gửi kèm hóa đơn thì đi cùng hàng; nếu không thì lập sau. | Có, đi cùng đơn vị vận chuyển. |
Nếu hàng đi bằng phương tiện của bạn thì chỉ có phiếu giao hàng đi kèm. Nếu đi bằng đơn vị vận tải thì phiếu giao hàng và phiếu vận chuyển đi cùng nhau: một cái chứng minh hàng, cái kia chứng minh việc vận chuyển.
Các loại phiếu giao hàng
| Loại | Khi nào dùng |
|---|---|
| Phiếu giao hàng in sẵn | Phiếu giấy. Được đặt in có số seri và số thứ tự tại nhà in có hợp đồng với Bộ Tài chính, điền bằng tay hoặc bằng máy in. |
| Phiếu giao hàng điện tử (e-İrsaliye) | Dạng điện tử của cùng chứng từ này. Được lập qua cổng GİB (Cơ quan Doanh thu Thổ Nhĩ Kỳ) hoặc nhà cung cấp tích hợp tư nhân và gửi cho bên nhận bằng điện tử. Ai bắt buộc chuyển sang dạng này phụ thuộc vào quy định. |
| Hóa đơn kiêm phiếu giao hàng | Hóa đơn và phiếu giao hàng gộp trong một chứng từ. Nếu hàng được gửi kèm hóa đơn thì không phải lập thêm phiếu giao hàng. |
| Phiếu giao hàng ký gửi | Dùng khi hàng được gửi cho đại lý hoặc điểm bán mà chưa bán. Hóa đơn được xuất khi hàng được bán, hàng chưa bán vẫn được gửi trả bằng phiếu giao hàng. |
| Phiếu giao hàng cho hàng gửi qua chuyển phát | Phiếu giao hàng của bên gửi được đặt kèm hàng gửi qua chuyển phát. Chứng từ gửi hàng do công ty chuyển phát cấp thuộc về việc vận chuyển và không thay thế phiếu giao hàng. |
Giao hàng bằng phiếu giao hàng trong kho như thế nào? Bảy bước
1. Lấy hàng theo đơn và đếm từng mặt hàng
Khi lấy hàng theo đơn trên kệ, hãy quét hoặc đếm từng mặt hàng. Mặt hàng thiếu phải lộ ra trong lúc lấy hàng, chứ không phải ở trước cửa khách.
2. Ghi phiếu theo số lượng đã lấy, không theo số lượng đặt
Nếu một phần đơn hàng không có trong kho, phiếu giao hàng chỉ ghi số lượng thực sự được gửi; phần còn lại đi trong một lần giao khác với phiếu giao hàng riêng. Phiếu ghi theo số lượng đặt là nguyên nhân phổ biến nhất của tranh cãi "giao thiếu" ở phía khách.
3. Ghi số thùng và dán nhãn các thùng
Hãy ghi thêm tổng số thùng vào phiếu và viết số phiếu lên từng thùng. Người nhận sẽ không ký nếu chưa đếm thùng; có số lượng trên chứng từ giúp việc kiểm tra này dễ hơn.
4. Một bản đi cùng hàng, một bản ở lại kho
Một bản của phiếu đi cùng hàng suốt quá trình vận chuyển, bản kia ở lại chỗ bạn. Bản lưu ở kho là bằng chứng của việc giao hàng và là căn cứ cho hóa đơn xuất sau đó.
5. Cho người giao hàng ký
Nếu hàng đi bằng xe của bạn, hãy ghi tên tài xế; nếu đi bằng đơn vị vận tải, hãy ghi tên đơn vị đó và biển số xe, rồi cho ký vào bản lưu ở kho. Với hàng gửi chuyển phát, hãy ghi mã theo dõi vận đơn bên cạnh số phiếu giao hàng.
6. Trừ tồn kho ngay trong ngày xuất
Hàng rời kho phải được trừ khỏi sổ tồn kho ngay trong ngày. Hàng không còn trên kệ mà vẫn hiện trong hệ thống sẽ bị tưởng là "còn" ở đơn hàng tiếp theo và bạn sẽ hứa giao một món hàng không có.
7. Đóng việc giao hàng
Khi bản có chữ ký của người nhận hoặc thông tin giao nhận về tới, hãy đánh dấu lô hàng là "đã giao"; bản phiếu chưa quay về là lô hàng đang mở cần theo dõi.
Để theo dõi trong một bảng duy nhất lô hàng nào đang trên đường, lô nào đã giao và lô nào chậm, bạn có thể dùng mẫu Excel theo dõi giao hàng miễn phí có các cột số phiếu giao hàng, mã theo dõi xe hoặc chuyển phát và trạng thái giao hàng. Để giao hàng xuất kho kèm chữ ký, cũng có phiếu nhập xuất kho.
Ba lỗi hay gặp nhất
- Ghi phiếu theo số lượng đặt. Đơn lấy thiếu lại hiện ra như đã giao đủ; chênh lệch lộ ra ở phía khách.
- Không trừ hàng xuất khỏi tồn kho. Phiếu đã lập nhưng hồ sơ chưa cập nhật; đến ngày kiểm kê, tồn kho bị dư. Để tìm nguồn gốc chênh lệch, hãy xem hướng dẫn kiểm kê kho.
- Không lưu bản phiếu ở kho. Khi có tranh cãi về giao nhận, bạn không còn chứng từ có chữ ký trong tay.
Phiếu giao hàng trong Ofisx
Ofisx không có màn hình lập phiếu giao hàng; phiếu được lập riêng, dạng in sẵn hoặc phiếu điện tử. Ứng dụng quản lý phần tồn kho của công việc: hàng từ nhà cung cấp về kèm phiếu giao hàng được nhập vào kho bằng cách quét mã vạch trên màn hình Mua hàng, hàng bán ra được trừ khỏi tồn kho và lịch sử giao dịch của từng sản phẩm đều xem được. Các màn hình khác của ứng dụng nằm ở trang tính năng.
Câu hỏi thường gặp
Tóm lại, phiếu giao hàng là gì?
Phiếu giao hàng là chứng từ đi kèm khi hàng được chuyển từ nơi này sang nơi khác, cho biết chủng loại, số lượng, gửi từ ai đến ai và vào ngày nào. Hóa đơn chứng minh giá trị giao dịch bán, phiếu giao hàng chứng minh sự di chuyển của hàng.
Ai lập phiếu giao hàng?
Bên gửi hàng lập phiếu; khi bán hàng, đó là người bán. Bên nhận hàng không lập phiếu giao hàng mà nhận hàng bằng cách đối chiếu hàng đến với số lượng trên phiếu. Còn khi bên nhận trả hàng thì họ trở thành bên gửi và đặt phiếu giao hàng của chính mình kèm theo hàng trả lại.
Phiếu giao hàng khác hóa đơn ở điểm nào?
Hóa đơn chứng minh giá trị giao dịch bán — giá, thành tiền và thuế; còn phiếu giao hàng chứng minh sự di chuyển của hàng, tức là bao nhiêu hàng đi từ ai đến ai. Phiếu giao hàng thường không có giá. Nếu hàng được gửi kèm hóa đơn thì có thể dùng hóa đơn kiêm phiếu giao hàng gộp cả hai.
Phiếu giao hàng khác phiếu vận chuyển ở điểm nào?
Phiếu giao hàng do bên gửi hàng lập, phiếu vận chuyển do đơn vị vận tải thực hiện việc chuyên chở lập. Phiếu giao hàng chứng minh hàng, phiếu vận chuyển chứng minh việc vận chuyển. Khi hàng được gửi bằng đơn vị vận tải, cả hai đi cùng hàng.
Phiếu giao hàng ký gửi là gì?
Là phiếu giao hàng dùng khi hàng được để lại cho đại lý hoặc điểm bán mà chưa bán. Hóa đơn được xuất khi hàng bán ra ở điểm đó; phần chưa bán được gửi trả cũng bằng phiếu giao hàng. Hàng ký gửi cần được theo dõi riêng trong sổ tồn kho, vì về mặt vật lý nó không nằm trong kho của bạn nhưng vẫn là của bạn.
Lấy phiếu giao hàng ở đâu?
Phiếu in sẵn được đặt in có số seri và số thứ tự tại các nhà in có hợp đồng với Bộ Tài chính. Phiếu giao hàng điện tử (e-İrsaliye) được lập qua cổng GİB (Cơ quan Doanh thu Thổ Nhĩ Kỳ) hoặc nhà cung cấp tích hợp tư nhân. Hãy xác định cùng kế toán của bạn nên dùng loại nào.
Không lập phiếu giao hàng (sevk irsaliyesi) thì bị phạt bao nhiêu?
Mức phạt phụ thuộc vào quy định của Luật Thủ tục Thuế Thổ Nhĩ Kỳ (Vergi Usul Kanunu) và được cập nhật hằng năm; hướng dẫn này không nêu con số hiện hành. Để biết số tiền hiện hành và thời hạn lập phiếu giao hàng, hãy hỏi kế toán/tư vấn tài chính của bạn hoặc cơ quan thuế (Gelir İdaresi).
Có thể lập phiếu giao hàng bằng Ofisx không?
Không. Ofisx không có màn hình lập phiếu giao hàng (irsaliye); phiếu được lập riêng, dạng giấy in sẵn hoặc phiếu giao hàng điện tử (e-irsaliye). Phần mềm ghi nhận việc hàng đi kèm phiếu được nhập vào kho và hàng đã bán được trừ khỏi kho.
Cập nhật lần cuối: 2026-10-06
Mua hàng, bán hàng và kiểm kê trên ứng dụng
Phiếu giao hàng nằm trong tay bạn, số lượng tồn kho nằm trong phần mềm: hàng nhập và hàng xuất được ghi ngay khi quét.
Xem hàng xuất kho cả trong sổ sách
Mở tài khoản miễn phí; ghi lại việc mua và bán bằng mã vạch, tồn kho theo từng sản phẩm được cập nhật sau mỗi giao dịch.