Cách kiểm kê kho
Kiểm kê kho là đếm số lượng thực tế của từng sản phẩm trong kho theo thứ tự kệ, so sánh với số lượng trong sổ sách (trong phần mềm hoặc Excel) và ghi nhận chênh lệch kèm nguyên nhân. Một đợt kiểm kê cho kết quả đúng cần ba điều kiện: trong lúc kiểm kê kho không nhập xuất hàng, người đếm không được biết số lượng trên hệ thống (kiểm kê mù) và sản phẩm có chênh lệch phải được đếm lại lần hai.
Sáu bước dưới đây được áp dụng theo cùng thứ tự, dù là doanh nghiệp nhỏ có một kho hay kho có nhiều hệ thống kệ.
1. Chọn ngày kiểm kê và dừng nhập xuất
Kiểm kê được thực hiện vào lúc kho tạm dừng. Hãy chọn sau giờ đóng cửa hoặc cuối tuần; dừng nhận hàng và giao hàng cho đến khi kiểm kê xong. Tách hàng đang chờ ở bến ra ngoài khu vực kiểm kê và dán nhãn “không kiểm” — nguyên nhân phổ biến nhất của chênh lệch là hàng nhập hoặc xuất trong lúc đang kiểm kê.
2. Chuẩn bị kho cho việc kiểm kê
Gom các kệ chứa cùng một sản phẩm, đóng các thùng đang mở, đảm bảo nhãn kệ đọc được. Chia kho thành các khu theo thứ tự dãy-kệ-ô và giao mỗi khu cho một người; như vậy không kệ nào bị đếm hai lần hoặc bị bỏ sót.
3. Lập danh sách kiểm kê mù
Danh sách gồm mã sản phẩm, tên, địa chỉ kệ và một cột “số lượng đếm được” để trống; đừng ghi số lượng trên hệ thống vào danh sách. Người nhìn thấy số lượng trên hệ thống có xu hướng xác nhận thay vì đếm. Phương pháp này gọi là kiểm kê mù và là bước duy nhất làm tăng độ chính xác của kiểm kê nhiều nhất.
4. Đếm lần lượt các kệ
Đi từng khu, theo thứ tự kệ; đừng đi lòng vòng trong kho để tìm sản phẩm. Với sản phẩm có mã vạch, quét bằng camera điện thoại vừa nhanh hơn vừa ít sai hơn nhập tay. Nếu có hai người, một người đếm và một người ghi, hãy để người ghi đọc lại to số lượng.
5. Tìm chênh lệch, cho đếm lại sản phẩm bị lệch
Nhập số lượng đếm được vào hệ thống và so sánh với số lượng trên hệ thống. Mỗi sản phẩm có chênh lệch phải được một người khác người đếm đầu tiên đếm lại. Phần lớn chênh lệch không phải là mất mát thật mà là hàng để nhầm kệ hoặc cùng một sản phẩm bị tạo bằng hai mã khác nhau.
6. Ghi nguyên nhân chênh lệch và điều chỉnh tồn kho
Sau lần đếm thứ hai, hãy ghi phần chênh lệch còn lại vào hệ thống, nhưng trước hết ghi chú nguyên nhân: vỡ/hao hụt, giao hàng sai, bán hàng bị bỏ sót ghi nhận, trộm cắp. Một điều chỉnh không ghi nguyên nhân không ngăn cùng chênh lệch đó xuất hiện lại ở lần kiểm kê sau. Nếu một phần chênh lệch được giải thích là “bị vỡ nhưng không ghi”, vấn đề không nằm ở kiểm kê mà ở việc ghi hao hụt; chúng tôi đã trình bày cách ghi hao hụt ngay trong ngày ở hướng dẫn hao hụt là gì, ghi nhận hao hụt thế nào. Cuối cùng, hãy ghi lại ai thực hiện kiểm kê, vào ngày và giờ nào, cùng kết quả thiếu-thừa vào một văn bản để đội kiểm kê ký; có một mẫu biên bản kiểm kê tồn kho miễn phí tự điền phần tóm tắt kết quả từ danh sách sản phẩm.
Kiểm kê toàn bộ hay kiểm kê luân phiên?
Hai phương pháp không thay thế mà bổ sung cho nhau:
| Tiêu chí | Kiểm kê toàn bộ | Kiểm kê luân phiên (một phần) |
|---|---|---|
| Phạm vi | Tất cả sản phẩm trong kho | Nhóm sản phẩm hoặc khu vực được chọn |
| Tần suất | Ít nhất mỗi năm một lần | Mỗi tháng hoặc mỗi tuần một lần |
| Tình trạng kho | Dừng nhập xuất | Kho vẫn hoạt động |
| Công dụng | Giá trị hàng tồn thực tế cuối năm | Phát hiện chênh lệch trước khi nó lớn lên |
| Chi phí | Cao: công việc bị đình trệ | Thấp: dàn trải vào hoạt động hằng ngày |
Khi chọn sản phẩm để bắt đầu kiểm kê luân phiên, hãy ưu tiên các sản phẩm có giá trị cao và quay vòng nhanh; chính chúng mang lại doanh thu.
Tính tỷ lệ chính xác của tồn kho
Bạn có thể theo dõi việc kiểm kê có hiệu quả hay không bằng một con số:
Tỷ lệ chính xác tồn kho = (số loại sản phẩm không chênh lệch ÷ tổng số loại sản phẩm đã đếm) × 100
Nếu bạn đã đếm 500 loại và 465 loại khớp hoàn toàn với sổ sách thì tỷ lệ chính xác của bạn là 93%. Hãy ghi tỷ lệ này mỗi lần kiểm kê; mục tiêu không phải là đạt một con số cụ thể mà là tỷ lệ tăng dần qua từng lần kiểm kê. Nếu tỷ lệ giảm thì vấn đề không nằm ở phương pháp kiểm kê mà ở các bản ghi nhập-xuất hằng ngày — hãy xem xét lại từ đầu cách thiết lập quản lý tồn kho.
Điều làm kiểm kê dễ hơn: sự chuẩn bị
Kiểm kê lâu thường không phải vì việc đếm mà vì phải đi tìm sản phẩm. Đánh địa chỉ cho kệ, cấp mã duy nhất cho từng sản phẩm và thiết lập mức tồn tối thiểu sẽ rút ngắn ngày kiểm kê. Bạn có thể tìm mức tồn tối thiểu bằng công cụ tính mức tồn tối thiểu và nếu muốn kiểm kê bằng Excel thì có thể tải mẫu kiểm kê kho miễn phí.
Nếu kiểm kê bằng phần mềm thì công việc ngắn hơn: bạn quét mã vạch, số lượng trên hệ thống và số lượng đếm được hiện cạnh nhau, chênh lệch và giá trị chênh lệch được tính tự động. Danh sách các màn hình có trên trang tính năng; để làm việc trong kho bằng điện thoại, xem phiên bản di động và web.
Câu hỏi thường gặp
Kiểm kê kho mất bao lâu?
Thời gian phụ thuộc vào số loại sản phẩm chứ không phải số lượng. Một người đếm bằng cách quét mã vạch xử lý khoảng 150-250 loại sản phẩm mỗi giờ; kho 1.000 loại xong trong nửa ngày với hai người. Nếu địa chỉ kệ chưa dán nhãn, thời gian này có thể tăng gấp đôi.
Kiểm kê mù là gì?
Là không hiển thị số lượng trên hệ thống trong danh sách kiểm kê. Người đếm ghi số lượng họ thấy trên kệ mà không so với một con số họ không biết; điều này ngăn thói qua loa kiểu “chắc là khớp rồi”.
Kiểm kê toàn bộ hay kiểm kê luân phiên?
Cả hai được dùng cùng nhau. Mỗi năm ít nhất một lần kiểm kê toàn bộ kho; với sản phẩm quay vòng nhanh và giá trị cao, kiểm kê luân phiên (một phần) mỗi tháng giúp phát hiện chênh lệch trước khi nó lớn lên.
Chênh lệch kiểm kê bao nhiêu là bình thường?
Thay vì một ngưỡng chấp nhận được, hãy theo dõi số đo của chính bạn: nếu tỷ lệ chính xác tăng qua mỗi lần kiểm kê thì quy trình đang hoạt động. Nếu cùng một sản phẩm liên tục bị lệch thì vấn đề không nằm ở kiểm kê mà ở bản ghi nhập-xuất của sản phẩm đó.
Tôi có thể kiểm kê bằng Excel không?
Có. Bạn có thể xuất danh sách sản phẩm với các cột mã, tên, kệ và số lượng đếm được rồi điền tay; cũng có sẵn một mẫu Excel kiểm kê kho tính chênh lệch bằng công thức. Giới hạn của Excel là: trong lúc kiểm kê, hai người không thể cùng mở một tệp.
Cần làm gì sau khi kiểm kê?
Sau khi xử lý xong các chênh lệch kèm nguyên nhân, hãy tính lại mức tồn tối thiểu theo tốc độ bán hiện tại và ghi ngày kiểm kê luân phiên tiếp theo vào lịch ngay hôm đó. Vì kiểm kê chốt luôn giá trị tồn kho hiện có nên đây là thời điểm chính xác nhất để tính vòng quay hàng tồn kho.
Cập nhật lần cuối: 2026-09-25
Màn hình kiểm kê trong ứng dụng
Số lượng hệ thống, số lượng đếm được và chênh lệch cạnh nhau.
Thực hiện lần kiểm kê đầu tiên bằng điện thoại
Mở tài khoản miễn phí, nhập danh sách Excel, vừa đi qua các kệ vừa quét mã vạch.