Đánh địa chỉ kệ trong kho như thế nào?
Đánh địa chỉ kệ là đặt cho mỗi ô kệ trong kho một tên duy nhất, rồi vừa dán nhãn tên đó lên kệ vừa ghi vào hồ sơ sản phẩm. Cách phổ biến nhất có ba cấp — dãy-kệ-tầng — và được đọc theo dạng A-03-2: dãy A, kệ thứ 3, tầng 2. Việc thiết lập gồm bốn bước thực tế (đánh chữ, đánh số, thứ tự tầng, dán nhãn) và một bước ghi vào hệ thống.
Đánh địa chỉ không phải để kho trông gọn gàng mà để không còn phải đi tìm hàng. Kho không có địa chỉ thì hàng nằm trong trí nhớ của nhân viên; người đó nghỉ phép là kho ngừng chạy.
Đọc một địa chỉ như thế nào?
Mỗi phần của địa chỉ ba cấp trả lời một câu hỏi:
| Phần | Ý nghĩa | Ví dụ | Cách đặt |
|---|---|---|---|
| A | Dãy (hoặc tường) | A, B, C | Chữ cái từ trái sang phải khi đi vào từ cửa |
| 03 | Kệ thứ mấy trong dãy | 01, 02, 03 | Từ đầu lối vào vào đến cuối, hai chữ số |
| 2 | Tầng thứ mấy của kệ (ô kệ) | 1, 2, 3 | Từ dưới lên trên |
Đánh địa chỉ kệ trong năm bước
1. Đánh chữ cho các dãy
Khi bước vào kho từ cửa, đi từ trái sang phải và đặt cho mỗi dãy một chữ cái: A, B, C. Viết chữ cái lên tường ở hai đầu dãy hoặc ở đầu kệ, đủ lớn để đọc từ xa. Với kho nhỏ chỉ có một hàng kệ, đánh chữ cho các bức tường thay vì dãy cũng có tác dụng tương tự (tường A, tường B). Khi chọn chữ, đừng dùng tên khu vực trong kho — những tên như "Phòng lạnh", "Văn phòng phẩm" sẽ mất nghĩa khi nhóm hàng thay đổi, còn chữ cái thì không đổi.
2. Đánh số các kệ và cố định chiều đếm
Trong mỗi dãy, đánh số các kệ 01, 02, 03 bắt đầu từ đầu lối vào. Viết số bằng hai chữ số: 03 thay vì 3. Nếu viết một chữ số, khi sắp xếp danh sách thì 10 sẽ nằm cạnh 2 và danh sách kiểm kê không theo đúng thứ tự kệ. Hãy chọn chiều đếm một lần (luôn từ lối vào vào đến cuối) và giữ nguyên chiều đó ở mọi dãy; đổi chiều từ dãy này sang dãy khác là nguồn gốc của lỗi nhân viên mới hay mắc nhất.
3. Đếm các tầng từ dưới lên trên
Đánh số các tầng (ô) của kệ là 1, 2, 3 bắt đầu từ dưới lên. Lý do đếm từ dưới lên rất thực tế: tầng thấp nhất có ở mọi kệ, còn tầng cao nhất thì không. Nếu bắt đầu đếm từ trên xuống, tầng 1 của kệ bốn tầng và tầng 1 của kệ ba tầng sẽ nằm ở độ cao khác nhau. Sau ba bước này, địa chỉ của bạn có dạng A-03-2: dãy A, kệ thứ 3, tầng 2.
4. Dán nhãn — ngang tầm mắt và đủ lớn để đọc
Địa chỉ không được ghi thực tế trên kệ thì coi như chưa có địa chỉ. Hãy dán nhãn vào nơi mắt tự nhiên nhìn tới, ở mép tầng; ở kho nhiều bụi và ẩm, hãy phủ băng keo trong lên trên. Viết nhãn thật lớn: nhãn không đọc được từ cách hai mét vẫn bắt nhân viên phải đi tới tận kệ. Nếu in được nhãn mã vạch thì nên in — khi kiểm kê, quét địa chỉ vừa nhanh hơn vừa không sai sót so với ghi tay.
5. Ghi địa chỉ vào hệ thống và giữ quy tắc một địa chỉ
Địa chỉ thực tế mà không có tương ứng trong hệ thống thì chỉ có ích cho người biết cái kệ đó. Hãy ghi địa chỉ vào hồ sơ sản phẩm và đặt ra quy tắc: một sản phẩm, một địa chỉ. Nếu buộc phải chia cùng một sản phẩm ra hai ô khác nhau, hãy ghi cả địa chỉ thứ hai vào hệ thống; nếu không, hàng bị báo thiếu là "không tìm thấy" khi kiểm kê thực ra nằm ở kệ thứ hai. Khi mở sản phẩm mới, hãy gán địa chỉ ngay trong ngày — sản phẩm mở ra mà không có địa chỉ sẽ rơi vào khu "đâu đó quanh đây" chung của kho trong vài tuần.
Ví dụ về địa chỉ kệ: cần bao nhiêu cấp?
Số cấp thay đổi theo quy mô kho. Quy tắc là: dùng số cấp ít nhất đủ để phân biệt. Mỗi cấp thừa là một ô phải điền mỗi khi mở sản phẩm mà không ai điền.
| Kho | Dạng địa chỉ | Ví dụ | Khi nào chọn |
|---|---|---|---|
| Kho nhỏ một hàng kệ / phía sau cửa hàng | Kệ-tầng | 03-2 | Không có dãy, các kệ nằm trên một bức tường |
| Kho vừa có vài dãy | Dãy-kệ-tầng | A-03-2 | Cách dùng phổ biến nhất |
| Kho có nhiều pallet trong một ô kệ | Dãy-kệ-tầng-pallet | A-03-2-01 | Các sản phẩm khác nhau để chung trong một ô |
| Doanh nghiệp có nhiều kho | Kho-dãy-kệ-tầng | D2-A-03-2 | Cùng một sản phẩm có thể nằm ở hai tòa nhà khác nhau |
Dù chọn dạng nào, hãy dùng cùng một dạng cho cả kho và không đổi dấu phân cách (gạch ngang, dấu chấm, khoảng trắng). Ở kho mà một nửa viết A-03-2 còn nửa kia viết A032, địa chỉ không sắp xếp được và tìm kiếm không hoạt động.
Địa chỉ cố định hay địa chỉ động?
Có hai phương pháp và việc chọn phụ thuộc vào kỷ luật ghi chép hơn là quy mô kho.
| Tiêu chí | Địa chỉ cố định | Địa chỉ động |
|---|---|---|
| Vị trí của sản phẩm | Không đổi, ghi nhớ được | Hàng nhập về được đặt vào ô trống |
| Mức sử dụng diện tích kệ | Ô trống nằm chờ hàng | Hiệu quả hơn |
| Yêu cầu ghi chép | Ghi chậm vẫn tìm được hàng | Mọi giao dịch phải được ghi ngay lập tức |
| Nhân viên mới | Làm việc được ngay với danh sách | Chỉ làm việc được với hệ thống |
| Phù hợp với | Phần lớn kho nhỏ và vừa | Kho có nhiều chủng loại hàng và việc ghi chép không bị gián đoạn |
Đừng thử địa chỉ động ở kho hay ghi chép chậm trong ngày: nguồn duy nhất cho biết hàng nằm ở đâu là hệ thống, và nếu hệ thống thiếu thì hàng coi như mất trên thực tế.
Sản phẩm nào để ở kệ nào?
Sau khi đã có hệ thống địa chỉ, câu hỏi tiếp theo là bố trí. Ba quy tắc là đủ. Hàng quay nhanh để gần cửa: quãng đường đi nhiều nhất trong ngày là quãng đường dành cho những sản phẩm này. Hàng lấy thường xuyên để ngang thắt lưng: việc cúi xuống và leo thang chiếm phần lớn thời gian lấy hàng. Hàng nặng để tầng dưới: đây vừa là vấn đề an toàn vừa là vấn đề tốc độ.
Đừng quyết định sản phẩm nào quay nhanh bằng phỏng đoán; hãy đo. Tỷ lệ cho bạn biết điều này là vòng quay hàng tồn kho: đưa các mặt hàng có vòng quay cao ra gần cửa, kéo những mặt hàng nhiều tháng không quay vào các ô xa. Cách bố trí kệ nên được rà soát vài lần mỗi năm dựa trên phép đo này.
Bốn lỗi thường gặp
Viết số kệ bằng một chữ số. Với địa chỉ viết dạng A-3-2, khi sắp xếp thì kệ 10 nằm cạnh kệ 2 và danh sách kiểm kê không theo thứ tự kệ. Ghi địa chỉ vào tên sản phẩm. Tên sản phẩm như "Giấy A4 (A-03-2)" sẽ làm các bản ghi cũ hiển thị sai khi sản phẩm đổi kệ. Dán nhãn một lần rồi bỏ quên. Nhãn bị mờ, bị rơi, bị thùng hàng che mất sẽ bị phớt lờ; hãy để việc kiểm tra nhãn là mục đầu tiên của danh sách vào ngày kiểm kê. Để khu vực "tạm" không có địa chỉ. Khu vực để không địa chỉ ở một góc kho sẽ thành vĩnh viễn và phần lớn chênh lệch kiểm kê xuất phát từ đó.
Lưu địa chỉ trong hệ thống như thế nào?
Thẻ sản phẩm của Ofisx không có trường riêng tên "kệ"; bạn theo dõi địa chỉ bằng cách ghi vào mã sản phẩm hoặc danh mục sản phẩm. Ghi vào mã có một lợi ích thực tế: khi danh sách sản phẩm được sắp theo mã thì cũng đã được sắp theo thứ tự kệ, và danh sách kiểm kê tự động theo lộ trình của kho. Còn ghi vào danh mục thì giúp lọc theo từng dãy dễ hơn.
Để biết các màn hình nhập-xuất bằng mã vạch, mức tồn kho tối thiểu và kiểm kê làm gì, xem trang tính năng; để làm việc trong kho bằng điện thoại, xem phiên bản di động và web. Nếu bạn đang đánh địa chỉ mà chưa thiết lập nề nếp ghi chép, hãy hoàn thành năm bước trong hướng dẫn cách theo dõi tồn kho trong kho trước; địa chỉ không có ý nghĩa gì với một sản phẩm không có hồ sơ. Chúng tôi đã giải thích việc bố trí là một trong bốn quy trình của quản lý kho và nó liên kết với các quy trình còn lại như thế nào trong hướng dẫn quản lý kho là gì.
Câu hỏi thường gặp
Đánh địa chỉ kệ là gì?
Là đặt cho mỗi ô kệ trong kho một tên duy nhất và không đổi, dán nhãn tên đó lên kệ và hiển thị trong hồ sơ sản phẩm. Mục đích là nói được hàng nằm ở đâu mà không phải đi tìm: kho không có địa chỉ thì hàng nằm trong trí nhớ của nhân viên, kho có địa chỉ thì hàng nằm trong danh sách.
Đánh địa chỉ kệ như thế nào?
Bắt đầu với ba cấp: chữ cái cho dãy (A), số hai chữ số cho kệ (03), số cho tầng (2). Kết quả là địa chỉ dạng A-03-2. Dán nhãn địa chỉ lên kệ và ghi vào hồ sơ sản phẩm. Khi kho lớn lên bạn thêm cấp; thiết lập ngay từ đầu một hệ thống bốn-năm cấp chỉ tạo ra sự phức tạp không dùng đến.
Ví dụ về địa chỉ kệ nên như thế nào?
A-03-2 (dãy-kệ-tầng) là dạng phổ biến nhất cho kho nhỏ và vừa. Với kho rất nhỏ chỉ có một hàng kệ thì A-03 (kệ-tầng) là đủ. Với kho lớn làm việc theo pallet, người ta thêm cấp thứ tư (thứ tự pallet trong ô) như A-03-2-01. Ở cả ba trường hợp quy tắc đều giống nhau: các cấp luôn viết theo cùng thứ tự và cùng dấu phân cách.
Trong địa chỉ nên dùng chữ hay số?
Để không nhầm lẫn, hãy dùng các loại ký tự khác nhau cho từng cấp: dãy là chữ, kệ và tầng là số. Nếu tất cả đều là số (03-03-2) thì khi đọc không phân biệt được ô nào là gì. Trong chữ cái, đừng dùng I và O; chúng dễ bị nhầm với 1 và 0.
Địa chỉ cố định hay địa chỉ động?
Ở kho nhỏ và vừa, địa chỉ cố định (mỗi sản phẩm có một vị trí không đổi) hầu như luôn là lựa chọn đúng: nhân viên nhớ vị trí, kiểm kê nhanh hơn, người mới làm việc được với danh sách. Địa chỉ động (hàng nhập về được đặt vào ô trống và địa chỉ được ghi vào hệ thống) sử dụng diện tích kệ hiệu quả hơn nhưng bắt buộc mọi giao dịch phải được nhập vào hệ thống ngay lập tức và không có ngoại lệ. Ở kho hay ghi chép chậm trong ngày, địa chỉ động sẽ làm mất hàng hoàn toàn.
Sản phẩm nào nên để ở kệ nào?
Hàng quay nhanh để ở các ô ngang thắt lưng, gần cửa và khu vực xuất hàng nhất; hàng quay chậm để ở các ô xa và cao. Hàng nặng luôn để ở các tầng dưới. Hãy xác định sản phẩm nào quay nhanh bằng cách đo chứ không phỏng đoán: vòng quay hàng tồn kho chính là tỷ lệ cho bạn biết điều đó.
Đánh địa chỉ kệ ảnh hưởng thế nào đến kiểm kê?
Lợi ích dễ thấy nhất nằm ở kiểm kê. Khi danh sách kiểm kê được sắp theo địa chỉ kệ, đội kiểm kê đi hết kho một lượt từ đầu đến cuối là xong; không có địa chỉ thì có kệ bị đếm hai lần, kệ khác không được đếm. Chúng tôi đã giải thích cách chuẩn bị cho ngày kiểm kê trong hướng dẫn cách kiểm kê kho.
Ofisx có trường riêng cho địa chỉ kệ không?
Thẻ sản phẩm không có trường riêng tên "kệ"; bạn theo dõi địa chỉ bằng cách ghi vào mã sản phẩm (như RAF-A032-…) hoặc danh mục sản phẩm. Khi ghi vào mã, danh sách sản phẩm được sắp theo mã thì cũng đã được sắp theo thứ tự kệ.
Cập nhật lần cuối: 2026-09-16
Sản phẩm đã có địa chỉ trong ứng dụng
Thẻ sản phẩm, nhập-xuất bằng mã vạch và màn hình kiểm kê.
Gắn địa chỉ vào hồ sơ
Mở tài khoản miễn phí, nhập danh sách Excel của bạn và chuyển địa chỉ vào mã sản phẩm.