Quản lý kho là gì?

Mục đích của quản lý kho không phải là làm kho trông gọn gàng mà là luôn giữ cho sổ sách và kệ hàng khớp nhau. Ngay khi sổ sách và kệ hàng lệch nhau, mọi quyết định trong doanh nghiệp, kể cả bán hàng, đặt hàng và tính giá vốn, đều dựa trên một con số sai.

Sự khác biệt giữa quản lý kho và quản lý tồn kho

Hai thuật ngữ này được dùng thay nhau trong giao tiếp hằng ngày nhưng trả lời những câu hỏi khác nhau. Sự khác biệt cũng quyết định bạn cần cái nào:

Kết luận thực tế: theo dõi tồn kho là một phần của quản lý kho. Không có con số tồn kho chính xác thì không thể xây dựng quản lý kho — vì vậy nếu bạn chưa thiết lập nền nếp ghi chép, hãy hoàn thành năm bước trong hướng dẫn cách theo dõi tồn kho kho hàng trước, rồi quay lại đây.

Quản lý kho trong năm bước

1. Ghi nhận hàng nhập kho ngay trong ngày

Quản lý kho bắt đầu từ lúc hàng đi qua cửa. Hãy đối chiếu từng mặt hàng của lô hàng đến với phiếu giao hàng (irsaliye – chứng từ vận chuyển hàng hóa theo quy định của Thổ Nhĩ Kỳ); ghi chú hàng thiếu, thừa và hư hỏng ngay khi nhận. Đừng trì hoãn việc ghi chép với ý nghĩ "lát nữa tôi nhập" — trong kho nhập hàng chậm một ngày, mọi đơn bán trong ngày đó đều dựa trên số tồn sai. Nếu mặt hàng thiếu không được báo cho nhà cung cấp ngay trong ngày, nhiều khả năng bạn sẽ không đòi lại được nữa. Quy trình nhập kho bảy bước và danh sách kiểm tra có trong hướng dẫn cách nhận hàng nhập kho.

2. Cấp cho mỗi sản phẩm một địa chỉ kệ cố định

Hàng được đặt ở đâu quan trọng không kém số lượng bao nhiêu. Hãy xây dựng một hệ thống địa chỉ đơn giản: lối đi-kệ-ô (ví dụ A-03-2) — năm bước thiết lập có trong hướng dẫn đánh địa chỉ kệ. Dán nhãn cho các kệ và ghi địa chỉ vào hồ sơ sản phẩm. Lợi ích thật sự của địa chỉ cố định thể hiện khi lấy hàng: nhân viên không phải đi tìm sản phẩm mà chỉ cần đi đến đúng địa chỉ. Đừng chia cùng một sản phẩm ra hai địa chỉ khác nhau; nếu bắt buộc phải làm vậy, hãy hiển thị cả hai trên thẻ sản phẩm.

3. Ghi chép xuất kho kỹ ít nhất bằng nhập kho

Phần lớn thất thoát trong kho không đến từ trộm cắp mà từ việc xuất hàng không ghi chép: hàng tặng làm mẫu, nhân viên lấy dùng, hàng vỡ phải bỏ, hàng "lát nữa tôi ghi". Hãy định nghĩa riêng các loại xuất kho cho lấy hàng theo đơn, bán hàng, chuyển kho và hao hụt, và ghi mọi lần xuất không có ngoại lệ. Khi có người hỏi nguyên nhân chênh lệch kiểm kê, chính bản ghi này sẽ là câu trả lời.

4. Thường xuyên đối chiếu sổ sách với hàng trên kệ

Không có hệ thống ghi chép nào tự nó luôn đúng. Hãy kiểm kê toàn bộ ít nhất mỗi năm một lần, và với các mặt hàng quay vòng nhanh thì kiểm tra giữa kỳ bằng kiểm kê luân phiên mỗi tháng. Tìm ra chênh lệch thôi chưa đủ; hãy ghi lại nguyên nhân của từng chênh lệch — chênh lệch không ghi nguyên nhân sẽ lặp lại y nguyên ở kỳ sau. Chi tiết các bước có trong hướng dẫn cách kiểm kê kho.

5. Bắt đầu đo bốn con số

Cái gì được đo thì mới quản lý được. Trong quản lý kho có bốn con số cần theo dõi: tỷ lệ chính xác tồn kho (số mặt hàng khớp khi kiểm kê ÷ tổng số mặt hàng), vòng quay tồn kho (số lần hàng tồn quay vòng trong kỳ), số lần hết hàng (số mặt hàng có nhu cầu nhưng kệ trống) và tỷ lệ hàng tồn chết (giá trị các mặt hàng không phát sinh giao dịch nào trong một khoảng thời gian nhất định — cách tính có trong hướng dẫn về hàng tồn chết). Hãy đo và ghi lại cả bốn con số trong cùng một ngày để có thể so sánh với kỳ sau.

Bốn con số cần đo và cách tính

Bốn con số ở bước thứ năm là bảng điểm của việc quản lý kho. Không có con số nào được coi là "tốt" theo chuẩn chung; phép so sánh có ý nghĩa là so với các kỳ trước của chính bạn:

Có hướng dẫn giải thích chi tiết cách tính hai chỉ số này: vòng quay tồn kho là gì, tính thế nào và để tính tỷ lệ chính xác tồn kho, xem cách kiểm kê kho. Còn cách giảm tình trạng hết hàng là đặt ngưỡng đặt hàng cho đúng: mức tồn kho tối thiểu là gì.

Khi các con số này xấu, không phải lúc nào cũng sửa ở kho. Nếu vòng quay thấp, hàng tồn chết cao thì vấn đề không nằm ở kệ mà ở quyết định mua hàng: giữ bao nhiêu hàng nào, vào lúc nào là việc của quản lý hàng tồn kho chứ không phải của quản lý kho — chúng tôi đã trình bày cùng với phân tích ABC và số lượng đặt hàng trong hướng dẫn quản lý hàng tồn kho là gì, làm thế nào.

Có cần hệ thống quản lý kho (WMS) không?

“Hệ thống quản lý kho”, viết tắt là WMS, là phần mềm vận hành các quy trình này trên một bản ghi duy nhất. Ở các trung tâm logistics lớn, nó được triển khai như một hệ thống riêng, đắt tiền, kèm lộ trình lấy hàng và các lớp tự động hóa. Với doanh nghiệp có một hoặc vài kho, công việc tương tự do một chương trình theo dõi tồn kho ghi lại các giao dịch đảm nhiệm: nhập-xuất bằng mã vạch, trả hàng, cảnh báo mức tối thiểu và màn hình kiểm kê. Trong Ofisx, bạn theo dõi địa chỉ kệ bằng cách ghi vào mã hoặc danh mục sản phẩm chứ không có trường riêng — cách thiết lập có trong hướng dẫn đánh địa chỉ kệ.

Bạn có thể xem từng màn hình này của chương trình quản lý kho Ofisx làm gì trong trang tính năng; để làm việc bằng điện thoại trong kho, hãy xem phiên bản di động và web, còn với những kho mạng yếu, hãy xem phiên bản ngoại tuyến trên cùng trang đó.

Doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu từ đâu?

Không phải bằng cách viết quy trình, mà bằng một thói quen duy nhất. Thứ tự như sau: trước hết hãy bắt đầu ghi mọi lần xuất kho — xuất kho không ghi chép là nguồn chênh lệch lớn nhất và cũng rẻ nhất để khắc phục. Khi thói quen này đã vững, hãy chuyển sang đánh địa chỉ kệ, rồi đưa kiểm kê vào lịch. Khi cả ba đã đi vào nền nếp, bạn bắt đầu đo bốn con số. Doanh nghiệp cố thiết lập tất cả trong cùng một tuần thường không giữ được cái nào lâu dài.

Câu hỏi thường gặp

Cập nhật lần cuối: 2026-10-01

Quản lý kho trên một bản ghi duy nhất

Mở tài khoản miễn phí, nhập danh sách Excel của bạn, xác định các kệ và ghi các giao dịch bằng mã vạch.