Cách quản lý tồn kho trong kho hàng

1. Cấp mã sản phẩm

Hãy cấp cho mỗi sản phẩm một mã (hoặc mã vạch) duy nhất. Không có mã, cùng một sản phẩm sẽ bị tách thành ba như “Giấy A4”, “Giấy A4 80gsm”, “giay a4” và tồn kho không bao giờ khớp. Với sản phẩm có mã vạch, dùng luôn mã vạch của nhà sản xuất là dễ nhất; với sản phẩm chưa có, hãy tự tạo mã nội bộ và dán nhãn. Những trường nào cần có trên thẻ bên cạnh mã và cách cấp mã, chúng tôi đã trình bày trong hướng dẫn thẻ kho là gì, mở thế nào.

2. Dán nhãn cho các kệ

Bước này hoàn toàn mang tính vật lý: đặt một địa chỉ đơn giản theo logic dãy–kệ–ô và ghi lên các kệ (như A-03-2). Người tìm sản phẩm không phải đi hết kho từ đầu đến cuối và thời gian kiểm kê rút ngắn rõ rệt. Bạn cũng có thể theo dõi địa chỉ trong phần mềm bằng cách ghi vào mã hoặc danh mục sản phẩm. Cách chọn định dạng địa chỉ, cần bao nhiêu cấp và chi tiết về dán nhãn chúng tôi đã trình bày trong hướng dẫn cách đánh địa chỉ kệ kho.

3. Ghi nhận mọi nghiệp vụ

Nhận hàng, bán hàng, trả hàng, chuyển kho và hao hụt — tất cả đều phải được ghi lại. Lỗi hay gặp nhất là chỉ ghi kết quả kiểu “còn 40” rồi bỏ qua nghiệp vụ; khi đó, lúc có chênh lệch bạn không thể tìm ra nó bắt nguồn từ đâu.

4. Xác định mức tồn tối thiểu

Công thức đơn giản: doanh số trung bình mỗi ngày × thời gian cung ứng × 1,2. Nếu bạn bán 12 chiếc mỗi ngày và nhà cung cấp giao trong 7 ngày thì mức tồn tối thiểu của bạn khoảng 101 chiếc. Bạn có thể tính bằng công cụ tính mức tồn tối thiểu. Công thức xuất phát từ đâu, tồn kho an toàn nên là bao nhiêu và các ví dụ tính cho những loại sản phẩm khác nhau chúng tôi đã trình bày chi tiết trong hướng dẫn mức tồn tối thiểu là gì.

5. Kiểm kê định kỳ

Kiểm kê là cách duy nhất cho thấy sổ sách có phản ánh đúng thực tế hay không. Kiểm kê toàn bộ mỗi năm một lần, với sản phẩm quay vòng nhanh thì kiểm kê luân phiên mỗi tháng một lần. Cho đếm lại sản phẩm bị lệch; phần lớn chênh lệch là hàng để nhầm kệ. Nếu làm bằng Excel, bạn có thể dùng mẫu kiểm kê kho miễn phí. Hãy xem thêm hướng dẫn cách kiểm kê kho, nơi chúng tôi trình bày chi tiết việc chuẩn bị ngày kiểm kê, danh sách kiểm kê mù và phân tích chênh lệch.

Khi nào nên chuyển từ Excel sang phần mềm?

Nếu có hai trong ba dấu hiệu sau thì đã đến lúc chuyển: số sản phẩm vượt quá vài nghìn, nhiều người cùng nhập vào một tệp, hoặc tồn kho và bán hàng/công nợ được quản lý ở những nơi riêng biệt. Phần mềm gộp cả ba vào một màn hình và vì nhập được tệp Excel của bạn nên bạn không phải nhập lại từ đầu.

Sau khi cài đặt: điều hành quy trình

Năm bước ở đây giải quyết câu hỏi “làm sao giữ số lượng đang có luôn chính xác”. Câu hỏi sau khi sổ sách đã ổn định là cách vận hành quy trình từ lúc hàng vào kho đến lúc hàng ra: cách tiếp nhận hàng, cách phân loại các kiểu xuất kho và đo lường kho bằng bốn con số nào. Chúng tôi đã trình bày trong hướng dẫn quản lý kho là gì, làm thế nào.

Câu hỏi thường gặp

Cập nhật lần cuối: 2026-09-24

Đưa hướng dẫn vào ứng dụng

Tải sản phẩm lên, nhập mức tồn tối thiểu, thực hiện lần kiểm kê đầu tiên bằng điện thoại.