Hao hụt là gì và ghi nhận hao hụt như thế nào?
Hao hụt là hàng bị mất đi khỏi kho mà chưa được bán hoặc sử dụng: sản phẩm bị vỡ, hư hỏng, hết hạn sử dụng, thất lạc hoặc hao hụt trong quá trình chế biến và sản xuất đều được tính là hao hụt. Hao hụt có thể không tránh hết được nhưng không được để không có ghi chép; mỗi khoản hao hụt được ghi nhận vào đúng ngày xảy ra, kèm ngày, sản phẩm, số lượng, nguyên nhân và người phê duyệt, rồi trừ khỏi kho.
Hao hụt không được ghi nhận sẽ không biến mất; nó quay lại vào ngày kiểm kê dưới dạng một khoản chênh lệch không rõ nguyên nhân. Hướng dẫn này trình bày các loại hao hụt, hao hụt xuất hiện như thế nào ở siêu thị, cách ghi sổ hao hụt và các bước của quy trình xử lý hao hụt.
Các loại hao hụt
| Loại | Ý nghĩa | Ví dụ |
|---|---|---|
| Vỡ và hư hại | Sản phẩm bị vỡ, bị đè dập hoặc rách bao bì khi vận chuyển, xếp chồng hoặc rơi khỏi kệ. | Lọ thủy tinh rơi khỏi kệ, hàng bên trong thùng bị đè nát |
| Hư hỏng và hết hạn sử dụng | Sản phẩm bị thối, mốc, đứt chuỗi lạnh hoặc không thể bán vì quá hạn sử dụng. | Sữa chua quá hạn, trái cây thối, bánh mì qua ngày |
| Mất mát và trộm cắp | Hao hụt mà bạn biết nó mất ở đâu và như thế nào: hàng bị trộm được ghi nhận, hàng đưa nhầm dư cho khách, hàng thất lạc khi vận chuyển. | Trộm hàng trên kệ thấy qua camera, thùng hàng giao thiếu trong lô vận chuyển |
| Hao hụt sản xuất và chế biến | Phần không thể bán phát sinh khi sản phẩm được chế biến, cắt, lọc hoặc sản xuất. | Xương và mỡ lọc bỏ ở tiệm thịt, vải thừa khi cắt, chi tiết sản xuất lỗi |
| Hao hụt tự nhiên | Hàng bị giảm khối lượng hoặc thể tích do bản chất của nó mà không có sai sót nào: bay hơi, khô, mất độ ẩm. | Rau quả mất nước, hàng rời khi cân bị hụt |
Nhìn thấy sản phẩm sắp hết hạn trước khi nó thành hao hụt cũng là thói quen giống như nhận ra hàng nằm trên kệ nhiều tháng; cách lập danh sách hàng không chuyển động chúng tôi đã trình bày trong hướng dẫn hàng tồn chết là gì.
Hao hụt ở siêu thị: một sổ hao hụt mẫu
Ở siêu thị, hao hụt phát sinh nhiều nhất ở các quầy hàng tươi: hạn sử dụng ở sữa và đồ nguội, thối hỏng và mất nước ở quầy rau quả, bánh mì qua ngày ở lò bánh, phần lọc bỏ ở quầy thịt, chai thủy tinh vỡ ở quầy đồ uống. Dưới đây là sổ hao hụt một ngày của một siêu thị; sản phẩm và số lượng chỉ mang tính minh họa:
| Ngày | Sản phẩm | Số lượng | Nguyên nhân | Người phát hiện / phê duyệt | Xử lý |
|---|---|---|---|---|---|
| 25.09.2026 | Sữa chua lọc nước 1 kg | 6 cái | Hết hạn sử dụng | Nhân viên quầy / quản lý cửa hàng | Trả nhà cung cấp |
| 25.09.2026 | Cà chua | 3,5 kg | Thối (lọc bỏ) | Phụ trách quầy rau quả / quản lý cửa hàng | Tiêu hủy |
| 25.09.2026 | Dầu ô liu chai thủy tinh 1 lít | 1 cái | Rơi khỏi kệ và vỡ | Thu ngân / quản lý cửa hàng | Tiêu hủy |
Trong các thỏa thuận mà nhà cung cấp nhận lại sản phẩm hết hạn, hàng được ghi là trả hàng; vì vậy cột “xử lý” cho thấy hao hụt đó có thật sự là khoản lỗ của doanh nghiệp hay không.
Những gì phải có trong một bản ghi hao hụt
Ngày. Ngày phát hiện hao hụt. Bản tổng hợp cuối kỳ và việc đối chiếu với kiểm kê dựa vào đó.
Sản phẩm. Tên kèm mã hoặc mã vạch; cùng một sản phẩm mà ghi hai tên khác nhau sẽ làm sai bản tổng hợp.
Số lượng và đơn vị. Theo đúng đơn vị đang dùng để quản lý kho: cái, kilôgam, lít.
Nguyên nhân. Một trong năm loại: vỡ, hư hỏng/hết hạn, mất mát/trộm cắp, sản xuất-chế biến, hao hụt tự nhiên. Dùng một danh sách cố định thay vì văn bản tự do giúp cuối kỳ có thể cộng tổng theo nguyên nhân.
Người phát hiện và người phê duyệt. Nên là hai người khác nhau; nếu người ghi hao hụt và người phê duyệt là một thì không có kiểm soát.
Xử lý. Trả hàng, bán giảm giá hoặc tiêu hủy. Khi tiêu hủy thì lập thêm một biên bản.
Nếu bạn lưu trong Excel thì sáu trường này là sáu cột; để thấy giá trị giá vốn, hãy thêm cột giá nhập và cột số lượng × đơn giá bên cạnh.
Hao hụt và chênh lệch kiểm kê không phải một
| Hao hụt | Chênh lệch kiểm kê | |
|---|---|---|
| Khi nào phát sinh | Vào đúng ngày xảy ra (khi vỡ, hư hỏng, quá hạn) | Vào ngày kiểm kê |
| Nguyên nhân | Đã biết và được ghi vào sổ | Chưa biết; phải điều tra |
| Được ghi vào sổ như thế nào | Bằng bản ghi hao hụt, có phê duyệt | Bằng điều chỉnh theo kết quả kiểm kê |
| Cho biết điều gì | Cho biết sản phẩm nào hao hụt vì nguyên nhân nào | Cho biết có một giao dịch bị bỏ sót đâu đó trong sổ sách |
Nếu hao hụt được ghi đúng lúc thì sẽ không xuất hiện thành chênh lệch khi kiểm kê. Nếu một phần chênh lệch phát hiện khi kiểm kê về sau được giải thích là “đã vỡ mà chưa ghi”, thì vấn đề không nằm ở việc kiểm kê mà ở chỗ bản ghi hao hụt bị bỏ sót. Cách tìm chênh lệch vào ngày kiểm kê và đóng lại cùng nguyên nhân chúng tôi đã trình bày trong hướng dẫn kiểm kê kho như thế nào.
Quy trình xử lý hao hụt: sáu bước
1. Ghi rõ các nguyên nhân hao hụt và thẩm quyền phê duyệt
Trước tiên hãy lập thành văn bản những trường hợp nào được tính là hao hụt (năm loại ở trên) và ai phê duyệt hao hụt. Hao hụt không có thẩm quyền phê duyệt sẽ mở ra kẽ hở “đã ghi là mất, không ai hỏi”; việc đặt thêm một cấp phê duyệt thứ hai cho khoản hao hụt vượt một ngưỡng giá trị nhất định là cách làm phổ biến.
2. Tách hàng hao hụt khỏi kho hàng có thể bán
Lấy sản phẩm vỡ, hỏng hoặc quá hạn khỏi kệ ngay trong ngày và đặt vào một thùng hoặc khu vực “hao hụt” riêng. Hàng hao hụt còn nằm trên kệ hoặc sẽ bị bán nhầm, hoặc sẽ bị tính như hàng có thể bán khi kiểm kê.
3. Ghi nhận ngay trong ngày
Ghi mỗi khoản hao hụt vào đúng ngày xảy ra: ngày, sản phẩm (kèm mã hoặc mã vạch), số lượng và đơn vị, nguyên nhân, người phát hiện. Nếu bản ghi hao hụt được viết theo trí nhớ sau vài ngày thì số lượng và nguyên nhân sẽ bị mất; còn khoản hao hụt không bao giờ được ghi sẽ quay lại vào ngày kiểm kê dưới dạng chênh lệch không giải thích được.
4. Cho phê duyệt và ghi cách xử lý
Người có thẩm quyền xem hàng hao hụt, phê duyệt bản ghi và ghi cách xử lý hàng: trả nhà cung cấp, bán giảm giá nếu chỉ hư hại một phần, hoặc tiêu hủy. Với hàng tiêu hủy, hãy lập một biên bản cho biết ai tiêu hủy, khi nào và như thế nào; cũng có thể đính kèm ảnh sản phẩm vỡ vào bản ghi.
5. Trừ khỏi kho
Hãy hạch toán khoản hao hụt đã được phê duyệt vào sổ kho để số lượng trong hệ thống khớp với số lượng trên kệ. Hao hụt không được trừ khỏi sổ kho là hàng “vẫn còn” trên sổ cho đến lần kiểm kê tiếp theo nhưng không bán được; cảnh báo tồn kho tối thiểu cũng vì thế đến muộn.
6. Tổng hợp vào cuối kỳ
Vào cuối tháng hoặc cuối quý, hãy cộng tổng các bản ghi hao hụt theo sản phẩm và theo nguyên nhân. Từ bản tổng hợp này có thể thấy sản phẩm nào hao hụt nhiều nhất và vì nguyên nhân gì. Hãy gửi danh sách hao hụt kèm giá trị vốn (số lượng × giá nhập) cho kế toán của bạn; bút toán kế toán dựa trên danh sách đó.
Tỷ lệ hao hụt
Khi sổ hao hụt được ghi đều đặn, bạn cũng có thể tính tỷ lệ hao hụt của kỳ; so sánh theo sản phẩm hoặc quầy hàng cho thấy hao hụt tập trung ở đâu. Để tính toán kèm ví dụ, bạn có thể dùng công cụ tính tỷ lệ hao hụt miễn phí.
Phần kế toán
Hao hụt là hàng bị trừ khỏi sổ kho và cũng có bút toán tương ứng trong kế toán. Tuy nhiên, hao hụt cần được chứng minh bằng chứng từ nào, cần những biên bản gì, tình trạng của nó trước cơ quan thuế và cách xử lý về VAT (KDV) đều phụ thuộc vào quy định pháp luật và loại hao hụt — hãy hỏi kế toán của bạn về việc này. Việc của phía kho là giữ đầy đủ danh sách mà kế toán sẽ cần: ngày, sản phẩm, số lượng, nguyên nhân, người phê duyệt, cách xử lý và giá trị vốn.
Hao hụt trong Ofisx
Ofisx không có màn hình riêng để ghi hao hụt hay hàng hủy. Cách đưa hao hụt vào kho là qua màn hình Kiểm kê kho: bạn quét hoặc tìm sản phẩm bị hao hụt rồi nhập số lượng còn lại trên kệ, màn hình hiển thị chênh lệch là Thiếu hoặc Thừa; khi bạn chọn Áp dụng kiểm kê, kho của chỉ những sản phẩm bạn đã đếm được cập nhật theo số lượng đã đếm. Màn hình này không có trường nguyên nhân hay ghi chú; hãy lưu nguyên nhân, người phê duyệt và cách xử lý hao hụt trong một sổ hao hụt riêng (giấy hoặc Excel) với các trường ở trên. Nếu gửi trả hàng hư hại cho nhà cung cấp, bạn có thể dùng loại Trả nhà cung cấp trong phần Trả hàng. Để biết toàn bộ cách ghi các giao dịch vào sổ, hãy xem hướng dẫn theo dõi tồn kho như thế nào.
Câu hỏi thường gặp
Hao hụt là gì?
Hao hụt là hàng bị mất đi khỏi kho mà chưa được bán hoặc sử dụng: sản phẩm bị vỡ, hư hỏng, hết hạn sử dụng, thất lạc hoặc hao hụt trong quá trình chế biến và sản xuất đều được tính là hao hụt. Hao hụt là hàng trông như còn trên kệ nhưng không bán được; vì vậy nó phải được ghi nhận vào đúng ngày xảy ra và trừ khỏi kho.
Hao hụt ở siêu thị là gì?
Ở siêu thị, hao hụt là những sản phẩm rời khỏi kệ mà không được bán: sản phẩm từ sữa quá hạn, rau quả thối, bánh mì qua ngày, chai và lọ thủy tinh bị vỡ, phần cắt và lọc bỏ ở quầy đồ nguội và quầy thịt. Các quầy hàng tươi là nơi có nhiều bản ghi hao hụt nhất; hao hụt của mỗi quầy được ghi ngay trong ngày, kèm sản phẩm và nguyên nhân.
Hao hụt được ghi vào kế toán như thế nào?
Bút toán kế toán của hao hụt, yêu cầu về chứng từ và biên bản, tình trạng trước cơ quan thuế và cách xử lý về VAT (KDV) đều phụ thuộc vào quy định pháp luật và loại hao hụt; hãy hỏi kế toán của bạn. Việc của phía kho là giữ đầy đủ danh sách mà kế toán sẽ cần: ngày, sản phẩm, số lượng, nguyên nhân, người phê duyệt và giá trị vốn.
Hao hụt và hàng hủy có phải là một không?
Trong lời nói hằng ngày, hai từ này thường được dùng thay cho nhau; cả hai đều nói về hàng bị mất khỏi kho mà chưa bán. Việc dùng thuật ngữ nào và chứng từ nào trong sổ sách chính thức là một vấn đề khác; hãy hỏi kế toán của bạn.
Hao hụt khác chênh lệch kiểm kê ở điểm nào?
Hao hụt là khoản mất mát đã biết nguyên nhân và được ghi vào đúng ngày xảy ra. Chênh lệch kiểm kê là phần thiếu hoặc thừa xuất hiện vào ngày kiểm kê mà chưa biết nguyên nhân. Nếu hao hụt được ghi đúng lúc thì sẽ không xuất hiện thành chênh lệch khi kiểm kê; hao hụt không được ghi sẽ biến thành một chênh lệch kiểm kê đã mất nguyên nhân.
Tỷ lệ hao hụt được tính như thế nào?
Lấy số lượng hoặc giá trị hao hụt trong kỳ chia cho số lượng hoặc giá trị tồn kho liên quan của cùng kỳ. Để tính toán kèm ví dụ, bạn có thể dùng công cụ tính tỷ lệ hao hụt miễn phí.
Quy trình xử lý hao hụt là gì?
Đó là quy định nội bộ bằng văn bản về cách phát hiện hao hụt, ai phê duyệt, ghi nhận như thế nào và xử lý hàng ra sao. Các bước cơ bản: xác định nguyên nhân và thẩm quyền phê duyệt, tách hàng hao hụt, ghi nhận trong ngày, cho phê duyệt và ghi cách xử lý, trừ khỏi kho và tổng hợp vào cuối kỳ.
Cập nhật lần cuối: 2026-09-25
Kiểm kê kho và nhập-xuất bằng mã vạch trên ứng dụng
Quét và nhập số lượng còn lại trên kệ; kho được cập nhật theo số lượng đã đếm.
Để số lượng trong kho luôn khớp với trên kệ
Mở tài khoản miễn phí, nhập danh sách sản phẩm từ Excel; bán hàng, nhận hàng và kiểm kê cùng nằm trong một sổ.