Đặt mã hàng như thế nào?
Mã hàng là mã ngắn xác định một sản phẩm độc lập với tên của nó; một mã hàng tốt là mã duy nhất, có độ dài cố định, không chứa ký tự có dấu và không mang thông tin hay thay đổi như giá, nhà cung cấp hay kệ. Với doanh nghiệp nhỏ, cách đặt cân bằng nhất là kết hợp tiền tố danh mục với số thứ tự: KRT-0001. Với sản phẩm có mã vạch nhà sản xuất, mã vạch thay thế cho mã; mã nội bộ được đặt cho sản phẩm không có mã vạch.
Tồn kho không có mã sẽ chạy theo tên sản phẩm: “Giấy A4” và “Giấy A4 80gr” trông như hai sản phẩm khác nhau, khi kiểm kê một bên thiếu, bên kia thừa. Hướng dẫn này nói về việc mã hàng nên như thế nào, ba cách đặt mã, ví dụ theo ngành, sản phẩm có biến thể và cách tạo mã tự động trong Excel.
Một mã hàng tốt cần như thế nào?
| Quy tắc | Nguyên nhân |
|---|---|
| Duy nhất | Một mã chỉ thuộc về một sản phẩm. Mã của sản phẩm đã ngừng bán không được đặt cho sản phẩm khác; nếu làm vậy, các bản ghi bán hàng và kiểm kê cũ sẽ trông như lịch sử của sản phẩm mới. |
| Ngắn | Mã không quá tám đến mười ký tự ít gây lỗi cả khi gõ tay lẫn khi đọc trên nhãn. Mã dài là dấu hiệu của việc nhồi nhét ý nghĩa. |
| Độ dài cố định | Hãy điền số 0 vào đầu số thứ tự (0001, 0002…). Trong danh sách xếp KRT-1, KRT-10, KRT-2, việc tìm sản phẩm trở nên khó khăn. |
| Không mang thông tin thay đổi | Thông tin thay đổi theo thời gian như giá, nhà cung cấp, kệ hay đợt khuyến mãi màu sắc không được đưa vào mã. Khi thông tin đổi, mã sẽ cho thông tin sai hoặc phải đổi mã và mất liên kết với các bản ghi cũ. |
| Không chứa ký tự dễ nhầm | Không dùng chữ có dấu (ă, â, đ, ê, ô, ơ, ư và các dấu thanh), khoảng trắng và các ký tự giống nhau như O/0, I/1. Chữ có dấu không thể mã hóa vào các loại mã vạch phổ biến; khoảng trắng và ký tự giống nhau gây lỗi khi nhập tay. |
| Quy tắc được viết ra | Tiền tố nào thuộc danh mục nào và số tiếp theo lấy từ đâu được ghi trong một danh sách duy nhất. Cách đặt mã mà chỉ một người biết quy tắc sẽ hỏng khi người đó vắng mặt. |
Ba cách đặt mã
| Cách đặt | Ví dụ | Điểm mạnh | Điểm yếu |
|---|---|---|---|
| Chỉ số thứ tự | 000123 | Cách đơn giản nhất và không bao giờ hỏng; mã không mang thông tin nào. | Nhìn vào mã không biết sản phẩm là gì; khó tìm bằng tay trong hàng trăm mặt hàng. |
| Tiền tố danh mục + số thứ tự | KRT-0001 | Đọc được nhóm sản phẩm từ mã, số thứ tự đảm bảo tính duy nhất. Là lựa chọn cân bằng nhất cho đa số doanh nghiệp nhỏ. | Nếu sản phẩm đổi danh mục, mã vẫn chỉ danh mục cũ; điều này chấp nhận được, không đổi mã. |
| Mã có ý nghĩa (có cấu trúc) | KRT-A4-80-500 | Đọc được đặc tính của sản phẩm từ mã; giúp có trật tự với sản phẩm có nhiều biến thể. | Mã dài ra, quy tắc phải mở rộng với mỗi đặc tính mới; nếu thông tin thay đổi lọt vào mã, mã bắt đầu cho thông tin sai. |
Nếu không chắc, hãy chọn cách thứ hai. Sức hấp dẫn của mã có ý nghĩa là đọc được sản phẩm từ mã; nhưng tên sản phẩm vốn đã làm việc đó. Nhiệm vụ của mã không phải để đọc mà là để xác định sản phẩm mà không bị nhầm lẫn.
Ví dụ về mã hàng
Cách đặt tiền tố danh mục + số thứ tự trông như thế nào ở các ngành khác nhau. Mã và sản phẩm chỉ mang tính minh họa:
| Ngành | Mã hàng | Sản phẩm | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Văn phòng phẩm | KRT-0001 | Giấy photocopy Copier A4 80 g 500 tờ | Tiền tố + số thứ tự; với sản phẩm có mã vạch, mã vạch nhà sản xuất cũng được ghi vào thẻ. |
| Ngũ kim | HRD-0142 | Vít mạ kẽm 4×40 mm, hộp 100 cái | Kích cỡ ghi vào tên sản phẩm chứ không vào mã; vít 4×50 cùng loại sẽ là HRD-0143. |
| Quần áo | GYM-0027-KRM-M | Áo thun basic, màu đỏ, size M | Mã mẫu chính + hậu tố màu + size; vì mỗi màu-size được lưu kho riêng nên có mã riêng. |
| Phụ tùng thay thế | YDK-0310 | Má phanh (số hiệu phụ tùng nhà sản xuất 04465-XXXXX) | Số hiệu phụ tùng của nhà sản xuất được lưu ở trường riêng hoặc trong tên sản phẩm; mã nội bộ giữ ngắn. |
| Siêu thị / thực phẩm | 8690000000000 (EAN-13) | Sản phẩm đóng gói | Mã vạch nhà sản xuất vốn đã là mã duy nhất; không cần đặt thêm mã nội bộ. Hàng cân theo trọng lượng và hàng bán rời thì đặt mã nội bộ. |
Mã hàng cho sản phẩm có biến thể
Mỗi sản phẩm khác màu, size hoặc trọng lượng và được lưu kho riêng đều có mã riêng. Nếu áo thun đỏ và xanh được đếm chung một mã, sẽ không thấy được màu nào đã hết; quyết định đặt hàng cũng sai theo. Có hai cách:
Mỗi biến thể một số thứ tự mới. TSH-0012 đỏ M, TSH-0013 đỏ L. Mã giữ ngắn, thông tin biến thể nằm trong tên sản phẩm. Đủ dùng cho các ngành có ít biến thể.
Mã chính + hậu tố cố định. GYM-0027-KRM-M, GYM-0027-KRM-L, GYM-0027-MAV-M. Mọi biến thể của cùng một mẫu được xếp cạnh nhau trong mã. Hãy cố định các chữ viết tắt hậu tố (KRM, MAV, S, M, L) trong một danh sách; nếu dùng hai chữ viết tắt khác nhau cho cùng một màu, trật tự sẽ bị phá vỡ.
Cách tạo mã hàng (SKU): sáu bước
1. Lập danh sách nhóm hàng
Chia sản phẩm của bạn thành 5–15 nhóm chính và đặt cho mỗi nhóm một tiền tố hai–ba chữ cái, không dấu: KRT (văn phòng phẩm), TMZ (vệ sinh), HRD (ngũ kim). Hãy giữ số nhóm ở mức nhỏ; mở thêm tiền tố mới cho mỗi khác biệt nhỏ sẽ khiến mã hàng rơi vào tình trạng rối rắm của loại mã mang ý nghĩa.
2. Xác định số chữ số
Hãy xem nhóm đông nhất của bạn hiện có bao nhiêu sản phẩm và vài năm nữa có thể lên bao nhiêu. Nếu dưới 1.000 thì ba chữ số là đủ, nếu dưới 10.000 thì bốn chữ số. Tăng số chữ số về sau đồng nghĩa với việc phải đổi toàn bộ mã; chọn dư một chữ số thì rất rẻ.
3. Đặt quy tắc cho biến thể
Nếu cùng một sản phẩm nhưng màu sắc, kích cỡ hay trọng lượng được lưu kho riêng thì mỗi biến thể là một mã riêng. Hoặc gán cho mỗi biến thể một số thứ tự mới (TSH-0012, TSH-0013), hoặc thêm hậu tố có độ dài cố định vào cuối mã gốc (GYM-0027-KRM-M). Bạn chọn cách nào thì hãy dùng cách đó cho tất cả sản phẩm.
4. Tách riêng các sản phẩm có mã vạch
Với sản phẩm đã có mã vạch của nhà sản xuất, mã vạch vốn là một mã duy nhất; không bắt buộc phải cấp thêm mã nội bộ cho các sản phẩm này. Chỉ cấp mã nội bộ cho sản phẩm không có mã vạch, hàng bán theo cân hoặc hàng do bạn tự sản xuất; cách phân biệt sản phẩm nào có mã vạch nằm trong hướng dẫn quản lý kho bằng mã vạch.
5. Cấp mã và viết danh sách quy tắc
Trong mỗi nhóm, hãy cấp mã lần lượt bắt đầu từ 0001. Giữ danh sách tiền tố và số cuối cùng đã dùng của mỗi nhóm ở một nơi duy nhất; khi có sản phẩm mới, chỉ nên có một người hoặc một quy tắc lấy mã từ danh sách đó.
6. Dán nhãn và ghi vào thẻ kho
Ghi mã vào thẻ kho của sản phẩm và dán nhãn lên kệ hoặc lên sản phẩm. Toàn bộ các trường trên thẻ nơi mã được ghi có trong hướng dẫn thẻ kho là gì, mở như thế nào.
Tạo mã hàng trong Excel
Nếu danh sách sản phẩm của bạn nằm trong Excel, bạn có thể tạo mã bằng một công thức duy nhất. Giả sử cột A là tên sản phẩm, cột B là tiền tố nhóm hàng (KRT, TMZ…). Nhập công thức sau vào ô C2 rồi kéo xuống dưới:
=B2&"-"&TEXT(COUNTIF($B$2:B2,B2),"0000")
Công thức đếm riêng cho từng tiền tố nên các mã KRT được đánh số từ KRT-0001, các mã TMZ từ TMZ-0001. Trong Excel bản tiếng Thổ Nhĩ Kỳ, cùng công thức này được viết là =B2&"-"&METNEÇEVİR(EĞERSAY($B$2:B2;B2);"0000").
Quan trọng: sau khi các mã đã được tạo, hãy sao chép cột C rồi dán dưới dạng giá trị. Nếu mã vẫn là công thức, khi bạn chèn thêm dòng vào danh sách, xóa dòng hoặc đổi thứ tự sắp xếp, các mã sẽ tự đánh số lại và KRT-0014 của hôm qua hôm nay sẽ chỉ sang một sản phẩm khác. Để quản lý mã trong các cột có sẵn, bạn có thể dùng mẫu Excel quản lý kho miễn phí.
Chuyển từ mã lộn xộn sang hệ thống mới
Khi chỉnh lại một danh sách mà nhiều năm qua mỗi người cấp mã một kiểu, đừng xóa mã cũ: hãy giữ lại một cột mã cũ trong danh sách và ghi mã mới bên cạnh. Hãy chọn một ngày kiểm kê để chuyển đổi; tồn kho ban đầu của các thẻ mở bằng mã mới nên lấy từ đợt kiểm kê đó. Vì mã cũ vẫn còn xuất hiện trên hóa đơn cũ và trong thư từ với nhà cung cấp thêm một thời gian, hãy lưu lại bảng đối chiếu mã cũ – mã mới. Cách tổ chức ngày kiểm kê có trong hướng dẫn cách kiểm kê kho.
Mã hàng trong Ofisx
Biểu mẫu thêm sản phẩm của Ofisx không có trường “mã hàng” riêng; mã định danh sản phẩm là trường Mã vạch. Với sản phẩm có mã vạch của nhà sản xuất, bạn quét mã vạch đó; với sản phẩm không có mã vạch, bạn nhập mã nội bộ đã cấp (như KRT-0001) vào cùng trường này. Để khai báo cho một sản phẩm cả mã vạch của nhà sản xuất lẫn mã nội bộ thì cần nhiều mã vạch; đây là tính năng Nhiều mã vạch và nằm trong gói Premium. Thay vì nhập từng sản phẩm một, bạn có thể nhập danh sách sản phẩm đã chuẩn bị mã trong Excel; sau khi các thẻ được tạo, việc bán hàng, nhập hàng và kiểm kê đều được thực hiện bằng cách quét mã đó.
Câu hỏi thường gặp
Mã hàng là gì?
Mã hàng là một mã ngắn xác định riêng từng sản phẩm, không phụ thuộc vào tên sản phẩm. Khi bán hàng, nhập hàng, kiểm kê và trong báo cáo, mã này được dùng thay cho tên sản phẩm; nhờ vậy những tên viết khác nhau của cùng một sản phẩm sẽ không bị coi là các sản phẩm khác nhau.
Mã hàng nên như thế nào?
Mã nên là duy nhất, ngắn, có độ dài cố định và không chứa ký tự có dấu hay khoảng trắng. Không nên đưa vào mã những thông tin có thể thay đổi như giá, nhà cung cấp hay vị trí kệ. Cách tổ chức phổ biến và cân bằng nhất là tiền tố nhóm hàng cộng số thứ tự: KRT-0001.
Mã hàng và mã vạch có giống nhau không?
Chúng làm cùng một việc nhưng nguồn gốc khác nhau. Mã vạch thường do nhà sản xuất gán cho sản phẩm và được in trên bao bì; mã hàng là mã do chính doanh nghiệp đặt. Với sản phẩm đã có mã vạch, có thể dùng mã vạch thay cho mã hàng; với sản phẩm không có mã vạch thì cấp mã nội bộ và, nếu muốn, in nhãn mã vạch cho mã đó.
Mã hàng có phải là mã tài khoản kế toán không?
Không. Mã hàng xác định một sản phẩm cụ thể, còn mã tài khoản kế toán chỉ tài khoản dùng để theo dõi toàn bộ hàng tồn kho. Với các câu hỏi về hệ thống tài khoản, hãy hỏi kế toán của bạn; còn cách tổ chức mã hàng thì bạn tự quyết định theo nhu cầu của kho và bán hàng.
Mã hàng nên có bao nhiêu ký tự?
Số thứ tự sau tiền tố phải đủ cho quy mô của nhóm hàng đông nhất của bạn sau vài năm nữa: ba chữ số nếu dưới 1.000 sản phẩm, bốn chữ số nếu dưới 10.000 sản phẩm. Giữ tổng độ dài kể cả tiền tố ở mức tám–mười ký tự sẽ giảm lỗi khi nhập tay.
Nếu cùng một sản phẩm nhập từ các nhà cung cấp khác nhau thì có cấp mã riêng không?
Không. Nếu là cùng một sản phẩm thì mã cũng giống nhau; không ghi nhà cung cấp vào mã. Mở mã riêng theo nhà cung cấp sẽ chia đôi tồn kho của cùng một sản phẩm, và khi mã này hết hàng thì mã kia vẫn trông như còn trên kệ.
Làm thế nào để tạo mã hàng tự động trong Excel?
Bạn có thể ghi tiền tố nhóm hàng vào một cột rồi dùng một công thức duy nhất kết hợp hàm TEXT và COUNTIF để đánh số riêng từng tiền tố từ 0001; bản thân công thức nằm trong phần Tạo mã hàng trong Excel. Khi mã đã được tạo, hãy sao chép cột và dán dưới dạng giá trị; nếu không, khi xóa dòng hoặc sắp xếp lại, các mã sẽ tự thay đổi.
Cập nhật lần cuối: 2026-09-30
Nhập – xuất bằng mã và mã vạch trong ứng dụng
Chỉ cần ghi mã vào thẻ kho một lần; bán hàng, nhập hàng và kiểm kê đều quét theo mã đó.
Nhập danh sách sản phẩm đã gắn mã
Mở tài khoản miễn phí, nhập danh sách sản phẩm bạn đã gắn mã trong Excel; thẻ kho của bạn sẽ sẵn sàng sau vài phút.