Cum se face inventarul depozitului?
Inventarul depozitului înseamnă numărarea fizică, raft cu raft, a cantității fiecărui produs din depozit, comparația cu cantitatea din evidență (din program sau din Excel) și înregistrarea diferenței împreună cu cauza ei. Un inventar care dă un rezultat corect are trei condiții: să nu intre și să nu iasă marfă din depozit în timpul inventarului, persoana care numără să nu vadă cantitatea din sistem (inventar „orb”) și produsul cu diferență să fie renumărat a doua oară.
Cei șase pași de mai jos se aplică în aceeași ordine atât într-o afacere mică cu un singur depozit, cât și într-un depozit cu mai multe sisteme de rafturi.
1. Alegeți ziua inventarului și opriți mișcarea mărfii
Inventarul se face într-un moment în care depozitul stă. Alegeți o oră după închidere sau un weekend; opriți recepția și expedierile până se termină inventarul. Separați marfa care așteaptă pe rampă în afara zonei de inventar și etichetați-o „nu se numără” — cea mai frecventă cauză a diferențelor de inventar este marfa care intră sau iese cât timp se numără.
2. Pregătiți depozitul pentru inventar
Reunificați rafturile pe care este împrăștiat același produs, închideți coletele deschise, asigurați-vă că etichetele rafturilor sunt lizibile. Împărțiți depozitul în zone după ordinea culoar-raft-poziție și dați fiecare zonă unei persoane; astfel niciun raft nu este numărat de două ori sau deloc.
3. Scoateți lista de inventar „orb”
Lista să conțină codul produsului, numele, adresa de raft și o coloană goală „cantitate numărată”; nu scrieți cantitatea din sistem pe listă. Persoana care vede cantitatea din sistem tinde să confirme în loc să numere. Această metodă se numește inventar orb și este singurul pas care crește cel mai mult acuratețea inventarului.
4. Numărați rafturile în ordine
Avansați zonă cu zonă, în ordinea rafturilor; nu umblați prin depozit după produse. La produsele cu cod de bare, scanarea cu camera telefonului este atât mai rapidă, cât și mai lipsită de erori decât scrisul de mână. Dacă lucrează două persoane, una care numără și una care scrie, puneți-o pe cea care numără să repete cantitatea cu voce tare.
5. Găsiți diferențele și renumărați produsele cu diferențe
Introduceți cantitățile numărate în sistem și comparați-le cu cantitatea din sistem. Fiecare produs cu diferență să fie renumărat de altcineva decât cel care a numărat prima dată. Cea mai mare parte a diferențelor nu sunt pierderi reale, ci produse puse pe raftul greșit sau același produs creat cu două coduri diferite.
6. Notați cauza diferenței și corectați stocul
După al doilea inventar, înregistrați în sistem diferența rămasă, dar mai întâi notați cauza: deteriorare/pierdere, expediere greșită, vânzare neînregistrată, furt. O corecție fără cauză notată nu împiedică repetarea aceleiași diferențe la următorul inventar. Dacă o parte din diferență se explică prin „s-a spart, dar nu s-a notat”, problema nu este la inventar, ci în evidența pierderilor; înregistrarea pierderilor chiar în ziua producerii este explicată în ghidul ce sunt pierderile (fire) și cum se ține evidența lor. În final, trecați într-un document pe care echipa de inventar îl va semna cine a făcut inventarul, în ce zile și la ce ore, precum și rezultatul cu lipsuri și plusuri; există un exemplu gratuit de proces-verbal de inventar care completează automat rezumatul rezultatului din lista de produse.
Inventar complet sau inventar ciclic?
Cele două metode nu sunt alternative, ci se completează:
| Criteriu | Inventar complet | Inventar ciclic (parțial) |
|---|---|---|
| Acoperire | Toate produsele din depozit | Grupa de produse sau zona aleasă |
| Frecvență | Cel puțin o dată pe an | Lunar sau săptămânal |
| Starea depozitului | Mișcarea se oprește | Depozitul continuă să lucreze |
| La ce folosește | Valoarea reală a stocului la sfârșit de an | Prinderea diferenței înainte să crească |
| Cost | Ridicat: activitatea se oprește | Redus: se distribuie în fluxul zilnic |
La inventarul ciclic, când alegeți cu ce produse începeți, puneți în față produsele cu valoare mare și rotație rapidă; ele sunt cele care aduc cifra de afaceri.
Calculați rata de acuratețe a stocului
Puteți urmări dacă inventarul funcționează cu un singur număr:
Rata de acuratețe a stocului = (tipuri de produse fără diferență ÷ total tipuri de produse numărate) × 100
Dacă ați numărat 500 de tipuri de produse și 465 au corespuns exact cu evidența, rata dvs. de acuratețe este 93%. Notați această rată la fiecare inventar; obiectivul nu este atingerea unei cifre anume, ci creșterea ratei de la un inventar la altul. Dacă rata scade, problema nu este în metoda de inventar, ci în înregistrările zilnice de intrări-ieșiri — reexaminați de la capăt configurarea evidenței stocurilor din depozit.
Ce ușurează inventarul: pregătirea
Motivul pentru care inventarul durează mult nu este de obicei numărarea, ci căutarea produselor. Adresarea rafturilor, atribuirea unui cod unic fiecărui produs și definirea nivelurilor critice scurtează ziua inventarului. Puteți găsi nivelul critic cu calculatorul de stoc critic, iar dacă veți face inventarul în Excel, puteți descărca șablonul gratuit de inventar al depozitului.
Dacă faceți inventarul cu un program, munca se scurtează: scanați codul de bare, cantitatea din sistem și cea numărată apar una lângă alta, iar diferența și valoarea diferenței se calculează. Descrierea ecranelor este pe pagina de funcționalități, iar pentru lucrul în depozit cu telefonul, în versiunile mobilă și web.
Întrebări frecvente
Cât durează inventarul depozitului?
Durata este determinată de numărul de tipuri de produse, nu de cantități. O persoană care numără cu scanare de cod de bare avansează cu aproximativ 150-250 de tipuri de produse pe oră; un depozit de 1.000 de tipuri se termină în jumătate de zi cu două persoane. Dacă adresele de raft nu sunt etichetate, această durată se poate dubla.
Ce este inventarul orb?
Este situația în care cantitatea din sistem nu este afișată pe lista de inventar. Persoana care numără scrie cantitatea pe care o vede pe raft fără să o compare cu un număr pe care îl cunoaște; astfel se evită trecerea cu vederea de genul „sigur se potrivește”.
Inventar complet sau inventar ciclic?
Se folosesc împreună. Cel puțin o dată pe an se face inventarul complet, care acoperă tot depozitul; pentru produsele cu rotație rapidă și valoare mare, un inventar ciclic (parțial) lunar prinde diferențele înainte să crească.
Cât de normală este o diferență de inventar?
În loc de un prag acceptabil, urmăriți-vă propria măsurătoare: dacă rata de acuratețe crește la fiecare inventar, procesul funcționează. Dacă același produs dă diferențe consecutiv, problema nu este la inventar, ci în înregistrarea intrărilor-ieșirilor acelui produs.
Pot face inventarul în Excel?
Da. Puteți scoate lista de produse cu coloanele cod, nume, raft și cantitate numărată și o puteți completa de mână; există și un șablon Excel de inventar al depozitului care calculează diferența cu formule. Limita Excel este aceasta: cât timp se face inventarul, două persoane nu pot intra în același fișier.
Ce trebuie făcut după inventar?
După ce ați închis diferențele cu cauzele lor, recalculați nivelurile critice de stoc în funcție de viteza actuală de vânzare și notați în calendar chiar în ziua aceea data următorului inventar ciclic. Fiindcă inventarul stabilește cu exactitate și valoarea stocului pe care îl aveți, este momentul cel mai potrivit pentru a calcula rotația stocului.
Ultima actualizare: 2026-09-25
Ecranul de inventar în aplicație
Cantitatea din sistem, cea numărată și diferența, una lângă alta.
Faceți primul inventar cu telefonul
Deschideți un cont gratuit, importați lista Excel și scanați codul de bare în timp ce parcurgeți rafturile.