Cum se ține evidența stocurilor din depozit?
Evidența stocurilor din depozit se bazează pe patru lucruri: fiecare produs să aibă un cod unic, fiecare raft să aibă o adresă, fiecare mișcare (intrare, ieșire, transfer) să fie înregistrată, iar evidența să fie comparată cu realitatea prin inventar periodic. Odată stabilite aceste patru, întrebările „unde este produsul”, „cât a mai rămas” și „când trebuie să comand” își găsesc singure răspunsul.
1. Atribuiți un cod de produs
Dați fiecărui produs un cod unic (sau cod de bare). Fără cod, același produs se împarte în trei: „hârtie A4”, „Hârtie A4 80gr”, „a4 hartie”, iar stocul nu se potrivește niciodată. Pentru produsele care au cod de bare, cel mai simplu este să folosiți codul de bare al producătorului; pentru celelalte, generați-vă propriul cod intern și etichetați-le. Ce câmpuri trebuie să existe pe fișă lângă cod și cum se atribuie codul am explicat în ghidul ce este fișa de stoc și cum se deschide.
2. Etichetați rafturile
Acest pas este pur fizic: atribuiți o adresă simplă pe logica culoar–raft–poziție și scrieți-o pe rafturi (de exemplu A-03-2). Cine caută un produs nu mai trebuie să parcurgă depozitul de la un capăt la altul, iar durata inventarului se scurtează vizibil. Puteți urmări adresa și în program, trecând-o pe codul sau categoria produsului. Cum se alege formatul adresei, câte niveluri sunt necesare și detaliile etichetării le-am explicat în ghidul cum se face adresarea rafturilor în depozit.
3. Înregistrați fiecare mișcare
Recepția, vânzarea, returul, transferul și pierderile — toate trebuie înregistrate. Cea mai frecventă greșeală este să notați doar rezultatul, „au rămas 40”, și să săriți mișcarea; în acest caz, când apare o diferență, nu puteți afla de unde provine.
4. Stabiliți nivelul critic
Formula este simplă: vânzarea medie zilnică × durata de aprovizionare × 1,2. Dacă vindeți 12 bucăți pe zi, iar furnizorul livrează în 7 zile, nivelul dvs. critic este de aproximativ 101 bucăți. Puteți face calculul cu calculatorul de stoc critic. De unde vine formula, cât ar trebui să fie stocul de siguranță și exemple de calcul pentru diferite profiluri de produse le-am explicat în detaliu în ghidul ce este nivelul critic de stoc.
5. Faceți inventar periodic
Inventarul este singura metodă care arată dacă evidența reflectă realitatea. Faceți inventarul complet o dată pe an, iar la produsele cu rotație rapidă inventarul ciclic o dată pe lună. Produsul cu diferență să fie renumărat a doua oară; cele mai multe diferențe sunt marfă de pe raftul greșit. Dacă îl faceți în Excel, puteți folosi șablonul gratuit de inventar al depozitului. Consultați și ghidul cum se face inventarul depozitului, în care explicăm în detaliu pregătirea zilei de inventar, lista de inventar orb și analiza diferențelor.
Când ar trebui să treceți de la Excel la un program?
Dacă se aplică două dintre următoarele trei semne, a venit momentul: numărul de produse a depășit câteva mii, mai multe persoane intră în același fișier sau stocul și vânzările/clienții sunt ținute în locuri separate. Programul le reunește pe toate trei pe un singur ecran și, fiindcă poate importa fișierul dvs. Excel, nu trebuie să reintroduceți datele de la zero.
După configurare: conducerea procesului
Cei cinci pași de aici rezolvă întrebarea „cum țin corectă cantitatea pe care o am”. Întrebarea de după ce evidența s-a așezat este cum se conduce procesul de la intrarea mărfii în depozit până la ieșirea ei: cum se face recepția, cum se separă tipurile de ieșiri și cu ce patru cifre se măsoară depozitul. Acestea sunt explicate în ghidul ce este gestiunea depozitului și cum se face.
Întrebări frecvente
Cât de des trebuie făcut inventarul depozitului?
Cel puțin o dată pe an este obligatoriu un inventar complet. La produsele cu rotație rapidă, un inventar parțial (ciclic) lunar vă permite să prindeți diferențele înainte să crească.
Cum se stabilește adresarea rafturilor?
Păstrați simplitatea: culoar-raft-poziție (de exemplu A-03-2). Etichetați și scrieți adresa pe codul sau categoria produsului; chiar și un angajat nou găsește produsul. Detalierea pașilor este în ghidul cum se face adresarea rafturilor în depozit.
Cum se reduc pierderile și lipsurile?
Înregistrarea fiecărei mișcări, definirea nivelului critic și inventarul periodic previn cea mai mare parte a pierderilor. Cea mai mare sursă de pierderi nu este de obicei furtul, ci ieșirea neînregistrată; separarea tipurilor de ieșiri am explicat-o în ghidul ce este gestiunea depozitului.
Ultima actualizare: 2026-09-24
Cele descrise, în aplicație
Ecranele de rafturi, inventar și stoc critic.
Puneți ghidul în practică în aplicație
Încărcați produsele, introduceți nivelurile critice, faceți primul inventar cu telefonul.