Cum se atribuie codul de stoc?
Codul de stoc este un cod scurt care definește un produs de sine stătător, independent de denumirea lui; un cod de stoc bun este unic, de lungime fixă și fără diacritice sau litere speciale, și nu conține informații care se schimbă, precum prețul, furnizorul sau raftul. Pentru întreprinderile mici, schema cea mai echilibrată este combinația dintre un prefix de categorie și un număr de ordine: KRT-0001. La produsul cu cod de bare de la producător, codul de bare ține locul codului; codul intern se atribuie produselor fără cod de bare.
Un stoc fără coduri funcționează după denumirea produsului: „Hârtie A4” și „Hârtie A4 80gr” par două produse diferite, iar la inventar unul iese în minus, celălalt în plus. Acest ghid explică cum trebuie să fie codul de stoc, cele trei scheme de codificare, exemple pe sectoare, produsele cu variante și generarea automată a codului în Excel.
Cum trebuie să fie un cod de stoc bun?
| Regula | Cauza |
|---|---|
| Unic | Un cod aparține unui singur produs. Codul unui produs retras de la vânzare nu se dă altui produs; altfel, vechile înregistrări de vânzări și inventar apar ca istoric al noului produs. |
| Scurt | Un cod care nu depășește opt-zece caractere produce mai puține erori atât la scrierea manuală, cât și la citirea de pe etichetă. Un cod lung este semn că i s-a încărcat prea mult sens. |
| De lungime fixă | Completați numărul de ordine cu zerouri la început (0001, 0002…). Într-o listă ordonată ca KRT-1, KRT-10, KRT-2, găsirea unui produs devine greoaie. |
| Nu conține informații care se schimbă | Informațiile care se schimbă în timp, precum prețul, furnizorul, raftul sau culoarea unei campanii, nu se pun în cod. Când informația se schimbă, fie codul dă o informație greșită, fie este schimbat și legătura cu înregistrările din trecut se rupe. |
| Nu conține caractere ușor de confundat | Nu se folosesc diacriticele și literele speciale (ă, â, î, ș, ț, precum și literele turcești ç, ğ, ı, İ, ö, ş, ü), spațiile și caracterele asemănătoare, cum ar fi O/0, I/1. Literele cu diacritice nu pot fi codificate în tipurile uzuale de cod de bare; spațiile și caracterele asemănătoare produc erori la introducerea manuală. |
| Regula este scrisă | Care prefix aparține cărei categorii și de unde se ia următorul număr se află într-o singură listă. O schemă de coduri pe care o cunoaște o singură persoană se strică atunci când acea persoană lipsește. |
Trei scheme de codificare
| Schema | Exemplu | Punct forte | Punct slab |
|---|---|---|---|
| Doar număr de ordine | 000123 | Cea mai simplă schemă și cea care nu se strică niciodată; codul nu poartă nicio informație. | Din cod nu se înțelege ce este produsul; la sute de articole, căutarea manuală este dificilă. |
| Prefix de categorie + număr de ordine | KRT-0001 | Din cod se citește grupa de produse, iar numărul de ordine asigură unicitatea. Cea mai echilibrată alegere pentru majoritatea întreprinderilor mici. | Dacă produsul își schimbă categoria, codul continuă să indice vechea categorie; este acceptabil, codul nu se schimbă. |
| Cod cu semnificație (structurat) | KRT-A4-80-500 | Din cod se citesc caracteristicile produsului; oferă ordine la produsele cu multe variante. | Se lungește, iar regula se extinde la fiecare caracteristică nouă; dacă o informație care se schimbă a ajuns în cod, codul începe să dea informații greșite. |
Dacă nu sunteți sigur, alegeți a doua schemă. Atracția codului cu semnificație este că puteți citit produsul din cod; dar denumirea produsului face deja acest lucru. Rolul codului nu este să fie citit, ci să definească produsul fără confuzii.
Exemple de coduri de stoc
Cum arată schema prefix de categorie + număr de ordine în afaceri diferite. Codurile și produsele sunt doar exemple:
| Afacerea | Cod de stoc | Produs | Notă |
|---|---|---|---|
| Papetărie | KRT-0001 | Copier Hârtie de copiat A4 80 g, 500 de coli | Prefix + număr de ordine; la produsul cu cod de bare, se scrie pe fișă și codul de bare al producătorului. |
| Fierărie | HRD-0142 | Șurub zincat 4×40 mm, cutie de 100 de bucăți | Dimensiunea se scrie în denumirea produsului, nu în cod; același șurub în 4×50 devine HRD-0143. |
| Îmbrăcăminte | GYM-0027-KRM-M | Tricou basic, roșu, mărimea M | Codul modelului de bază + sufix de culoare + sufix de mărime; fiecare combinație culoare-mărime se stochează separat, deci are cod separat. |
| Piese de schimb | YDK-0310 | Plăcuțe de frână (cod piesă producător 04465-XXXXX) | Numărul piesei la producător se ține într-un câmp separat sau în denumirea produsului; codul intern rămâne scurt. |
| Magazin alimentar / alimente | 8690000000000 (EAN-13) | Produs ambalat | Codul de bare al producătorului este deja un cod unic; nu este nevoie de un cod intern în plus. Produsul cântărit și cel vândut vrac primesc cod intern. |
Codul de stoc la produsele cu variante
Fiecare produs care diferă prin culoare, mărime sau gramaj și se stochează separat are cod separat. Dacă tricourile roșii și albastre se numără sub un singur cod, nu se vede care dintre ele s-a terminat, iar decizia de comandă se ia greșit. Există două căi:
Un număr de ordine nou pentru fiecare variantă. TSH-0012 roșu M, TSH-0013 roșu L. Codul rămâne scurt, informația despre variantă este în denumirea produsului. Este suficient pentru afacerile cu puține variante.
Cod de bază + sufix fix. GYM-0027-KRM-M, GYM-0027-KRM-L, GYM-0027-MAV-M. Toate variantele aceluiași model sunt aliniate în cod unul lângă altul. Fixați abrevierile sufixelor (KRM, MAV, S, M, L) într-o listă; dacă pentru aceeași culoare se folosesc două abrevieri diferite, schema se destramă.
Cum creezi un cod de stoc? Șase pași
1. Întocmește lista de categorii
Împarte produsele în 5–15 grupe principale și dă fiecărei grupe un prefix de două-trei litere, fără diacritice: KRT (papetărie), TMZ (curățenie), HRD (feronerie). Păstrează numărul de grupe mic; dacă deschizi un prefix nou pentru fiecare diferență minoră, codul se transformă într-o încâlceală de coduri cu înțeles.
2. Stabilește numărul de cifre
Uită-te câte produse are astăzi cea mai mare grupă a ta și la câte ar putea ajunge în câțiva ani. Dacă rămâne sub 1.000, trei cifre sunt suficiente; dacă rămâne sub 10.000, patru. Mărirea ulterioară a numărului de cifre înseamnă schimbarea tuturor codurilor; o cifră în plus costă puțin.
3. Stabilește regula pentru variante
Dacă culoarea, mărimea sau gramajul aceluiași produs se stochează separat, fiecare este un cod distinct. Fie dai fiecărei variante un nou număr de ordine (TSH-0012, TSH-0013), fie adaugi la finalul codului de bază un sufix de lungime fixă (GYM-0027-KRM-M). Oricare variantă alegi, folosește-o la toate produsele.
4. Separă produsele cu cod de bare
La produsele care au cod de bare de la producător, codul de bare este deja un cod unic; nu e obligatoriu să le dai și un cod intern. Dă cod intern doar produselor fără cod de bare, celor vândute la greutate sau celor fabricate de tine; cum separi produsele cu cod de bare găsești în ghidul evidența stocului cu coduri de bare.
5. Atribuie codurile și scrie lista regulilor
În fiecare grupă, atribuie coduri în ordine, începând de la 0001. Păstrează într-un singur loc lista prefixelor și ultimul număr folosit în fiecare grupă; când apare un produs nou, să existe o singură persoană sau o singură regulă care ia codul din lista respectivă.
6. Etichetează și înregistrează în fișă
Scrie codul în fișa de stoc a produsului și lipește eticheta pe raft sau pe produs. Toate câmpurile fișei în care se înscrie codul sunt descrise în ghidul ce este fișa de stoc și cum se deschide.
Crearea codurilor de stoc în Excel
Dacă lista ta de produse este în Excel, poți genera codurile cu o singură formulă. Pune în coloana A denumirea produsului, iar în coloana B prefixul categoriei (KRT, TMZ…). Scrie următoarea formulă în celula C2 și trage-o în jos:
=B2&"-"&TEXT(COUNTIF($B$2:B2;B2);"0000")
Formula numără fiecare prefix separat, așa că produsele KRT se numerotează de la KRT-0001, iar cele TMZ de la TMZ-0001. În Excel cu setări regionale care folosesc virgula ca separator, aceeași formulă arată așa: =B2&"-"&TEXT(COUNTIF($B$2:B2,B2),"0000").
Important: după ce s-au generat codurile, copiază coloana C și lipește-o ca valori. Un cod rămas sub formă de formulă se renumerotează de la sine când inserezi un rând în listă, ștergi un rând sau schimbi sortarea, iar KRT-0014 de ieri ajunge să indice azi alt produs. Pentru a ține codurile în coloane pregătite, poți folosi șablonul Excel gratuit pentru evidența stocului.
Trecerea de la coduri dezordonate la o structură nouă
Când corectezi o listă în care, de ani de zile, persoane diferite au dat coduri în feluri diferite, nu șterge codul vechi: lasă în listă coloana cod vechi și scrie codul nou lângă ea. Fă trecerea într-o zi de inventar; stocul inițial al fișelor deschise cu codul nou să provină din acel inventar. Pentru că vechiul cod va mai apărea o vreme pe facturile vechi și în corespondența cu furnizorii, păstrează lista de corespondență vechi–nou. Organizarea zilei de inventar este descrisă în ghidul cum se face inventarul depozitului.
Codul de stoc în Ofisx
În formularul de adăugare a produselor din Ofisx nu există un câmp separat „cod de stoc”; codul care identifică produsul este câmpul Cod de bare. La un produs cu cod de bare de la producător scanezi codul de bare, iar la un produs fără cod de bare scrii în același câmp codul intern pe care i l-ai dat (de exemplu KRT-0001). Pentru a defini la același produs atât codul de bare al producătorului, cât și codul intern, sunt necesare mai multe coduri de bare; aceasta este funcția Coduri de bare multiple și este inclusă în Premium. În loc să introduci unul câte unul produsele din lista pregătită în Excel cu codurile lor, poți să o imporți; după ce fișele sunt create, vânzarea, recepția mărfii și inventarul se fac scanând acel cod.
Întrebări frecvente
Ce este codul de stoc?
Codul de stoc este un cod scurt care identifică un produs de sine stătător, independent de denumirea lui. În vânzări, recepția mărfii, inventar și rapoarte se folosește acest cod în locul denumirii produsului; astfel, denumirile scrise diferit ale aceluiași produs nu apar ca produse distincte.
Cum ar trebui să fie un cod de stoc?
Trebuie să fie unic, scurt, de lungime fixă și fără diacritice sau spații. Informațiile care se pot schimba, cum ar fi prețul, furnizorul sau raftul, nu trebuie incluse în cod. Structura cea mai răspândită și echilibrată este prefixul categoriei plus numărul de ordine: KRT-0001.
Codul de stoc și codul de bare sunt același lucru?
Îndeplinesc aceeași funcție, dar provin din surse diferite. Codul de bare este, de cele mai multe ori, codul dat produsului de producător și tipărit pe ambalaj; codul de stoc este codul dat de firma ta. La un produs cu cod de bare, acesta poate fi folosit în locul codului de stoc; produsului fără cod de bare i se dă un cod intern și, dacă dorești, se tipărește o etichetă cu cod de bare pentru acel cod.
Este codul de stoc același lucru cu codul contului din contabilitate?
Nu. Codul de stoc identifică un singur produs; codul contului din contabilitate indică contul în care se urmărește ansamblul stocurilor. Pentru întrebările legate de planul de conturi, consultă-ți contabilul; structura codurilor de stoc o stabilești singur, în funcție de nevoile depozitului și ale vânzărilor.
Câte cifre ar trebui să aibă codul de stoc?
Numărul de ordine de după prefix trebuie să fie suficient pentru dimensiunea pe care o va avea peste câțiva ani cea mai mare grupă de produse: trei cifre pentru sub 1.000 de produse, patru cifre pentru sub 10.000. Menținerea lungimii totale, inclusiv prefixul, la opt-zece caractere reduce erorile la introducerea manuală.
Dacă același produs vine de la furnizori diferiți, i se dă cod de stoc separat?
Nu. Dacă produsul este același, și codul este același; furnizorul nu se scrie în cod. Deschiderea unor coduri separate pe furnizori împarte stocul aceluiași produs în două, și, când unul se epuizează, celălalt pare să stea pe raft.
Cum se generează automat codul de stoc în Excel?
Scrie prefixul categoriei într-o coloană și, cu o singură formulă care combină funcțiile TEXT și COUNTIF, poți numerota fiecare prefix separat de la 0001; formula în sine se află în secțiunea Crearea codurilor de stoc în Excel. După ce s-au generat codurile, copiază coloana și lipește-o ca valori; în caz contrar, dacă se șterge un rând sau se schimbă sortarea, codurile se modifică de la sine.
Ultima actualizare: 2026-09-30
Intrări și ieșiri cu cod și cod de bare în aplicație
Scrie codul o singură dată în fișă; vânzarea, recepția mărfii și inventarul se fac scanând acel cod.
Importă lista ta de produse codificate
Deschide un cont gratuit și importă lista de produse codificată în Excel; fișele de stoc vor fi gata în câteva minute.