Cum se ține evidența stocurilor cu coduri de bare?

Codul de bare nu construiește evidența stocurilor — face o evidență deja construită mai rapidă și fără erori. Dacă produsele nu au cod și înregistrare, nu există nici ce scana. Dacă ordinea înregistrărilor nu este încă pusă la punct, mai întâi parcurgeți cei cinci pași din ghidul cum se ține evidența stocurilor din depozit; această pagină explică partea de coduri de bare a acelei organizări.

La ce folosește codul de bare și prin ce diferă de scrierea de mână?

Diferența nu este viteza, ci rata erorilor. La un cod de produs introdus manual, omiterea unei cifre, apăsarea unei taste vecine și scrierea pe un rând greșit din listă sunt lucruri obișnuite; fiecare dintre ele strică stocul pe tăcute, iar diferența apare abia în ziua inventarierii. La un cod de bare scanat, aceste erori nu apar. Al doilea avantaj este că înregistrarea se face pe loc: într-un depozit în care datele se introduc în bloc la sfârșitul zilei, nu se știe niciodată cât stoc există în timpul zilei.

Ce cod de bare veți folosi?

Veți întâlni trei tipuri de coduri de bare și nu sunt același lucru:

Calitatea de membru GS1 și un EAN-13 real sunt necesare doar dacă veți vinde produsul dumneavoastră altor comercianți. Pentru evidența din propriul magazin sau depozit, un cod intern generat de dumneavoastră is este pe deplin suficient și gratuit.

Evidența stocurilor cu coduri de bare în șase pași

1. Separați produsele care au deja cod de bare

Înainte de a începe, împărțiți produsele în două grupe. Produsele care vin ambalate din fabrică au deja pe ele un cod de bare EAN-13 (cele fabricate în Turcia încep cu 868) — nu trebuie să le generați, este suficient să le scanați și să le înregistrați. La produsele vândute vrac, realizate de dumneavoastră sau cu ambalaj fără cod de bare, codul va trebui să-l atribuiți dumneavoastră. Această separare făcută de la început înseamnă jumătate din treabă: la majoritatea afacerilor, cea mai mare parte a produselor se află în prima grupă și singurul lucru de făcut pentru ele este scanarea.

2. Generați propriile coduri pentru produsele fără cod de bare

Când vă generați propriul cod de bare, singura regulă de ținut minte este: codul să fie unic și să nu poarte semnificație. Numărul de ordine este cel mai sigur (1001, 1002, 1003). Nu încorporați în cod o caracteristică a produsului — un cod precum „ROSU-M-01” începe să mintă când se schimbă culoarea sau mărimea produsului. Aceste coduri interne nu ies din magazin, deci nu trebuie să respecte standardul EAN; este suficient să fie unice în propriul sistem. Alegeți de la început un interval larg de coduri: dacă începeți cu 3 cifre, rămâneți blocat la produsul 999.

3. Tipăriți eticheta și lipiți-o pe produs

Dacă codul generat nu se află fizic pe produs, înseamnă că nu există evidență cu coduri de bare. O imprimantă termică de etichete este cea mai practică; la volum mic, merge și o coală de etichete A4. Lipiți eticheta pe o suprafață a produsului care nu se rupe la deschidere și, în medii umede, acoperiți-o cu bandă transparentă. Fiecare unitate a aceluiași produs poartă aceeași etichetă; nu tipăriți nimic care diferă de la o unitate la alta, precum numărul de serie — evidența stocurilor numără produsul, nu unitatea.

4. Scrieți codurile pe fișa produsului — un produs poate avea mai multe coduri de bare

Treceți fiecare cod de bare în înregistrarea produsului corespunzător. Cazul cel mai des omis aici este acesta: același produs poate purta mai multe coduri de bare. Când schimbați furnizorul, aceeași marfă vine cu alt EAN, codul de bare al baxului este diferit de cel al produsului individual, iar stocul vechi și ambalajul nou stau o vreme unul lângă altul. Fișa de produs Ofisx acceptă coduri de bare multiple — adăugați al doilea și al treilea cod de bare aceluiași produs; acest câmp este inclus în pachetul Premium, iar în contul gratuit fiecare produs este urmărit cu un singur cod de bare. Deschiderea unei a doua fișe de produs pentru aceeași marfă împarte stocul în două — aceasta este cea mai frecventă sursă a erorilor de stoc în evidența cu coduri de bare.

5. Alegeți cititorul: camera telefonului sau cititor USB

Există două căi, iar alegerea depinde de volum. Aplicația de pe telefon citește cu camera; vă permite să lucrați deplasându-vă prin depozit fără să cumpărați echipament separat și este suficientă pentru volum mic și mediu. Cititorul de coduri de bare USB (sau Bluetooth) se conectează la calculator și trimite codul citit ca și cum ar fi tastat de la tastatură; caseta de scanare din panoul web funcționează așa: cititorul scrie codul și apasă Enter la sfârșit. La recepții intense de marfă și la casă, cititorul USB este vizibil mai rapid — ritmul de un produs pe secundă se ține doar cu el.

6. Scanați la fiecare mișcare: recepție, vânzare, inventariere

Beneficiul codului de bare apare în momentul înregistrării, nu în momentul configurării. Scanați în trei locuri: la recepția mărfii (scanați coletul sosit ca să creșteți stocul și comparați-l cu avizul de livrare), la vânzare sau la ieșire (stocul scade automat) și la inventariere (parcurgeți rafturile în ordine și scanați fiecare produs). Diferența dintre scanare și scrierea de mână la inventar nu este viteza, ci acuratețea: o mare parte din diferențele din listele de inventar completate manual provin din cifre trecute pe rândul greșit, nu din marfă lipsă.

Camera telefonului sau cititor USB?

Alegerea nu ține de marcă sau de buget, ci de câte ori pe zi scanați.

În Ofisx se pot folosi ambele: aplicațiile pentru telefon citesc codul de bare cu camera, iar caseta de scanare din panoul web funcționează cu un cititor USB/Bluetooth — cititorul trimite codul ca și cum ar fi tastat din tastatură și apasă Enter la final, iar produsul este găsit instantaneu în listă. Într-un depozit mic, este o ordine obișnuită și corectă să începeți cu telefonul și să adăugați un cititor odată ce volumul crește.

Patru greșeli frecvente

Crearea unei a doua fișe pentru același produs. Când se schimbă furnizorul și marfa vine cu alt cod EAN, deschiderea unei fișe noi împarte stocul în două și ambele fișe arată greșit; corect este să adăugați al doilea cod de bare pe aceeași fișă. Încorporarea unui sens în cod. Coduri precum „ROSU-M-01” mint când produsul se schimbă; folosiți un număr de ordine. Lipirea etichetei exact pe locul unde se rupe ambalajul. Eticheta ruptă la deschidere nu mai poate fi citită la retur și la inventar. Configurarea codului de bare și apoi sărirea scanării într-un punct. Într-un depozit în care marfa se scanează la recepție dar nu și la ieșire, stocul doar crește; beneficiul codului de bare apare scanând în toate cele trei puncte deodată.

Cum schimbă codul de bare inventarul și nivelul critic?

Câștigul codului de bare se vede cel mai clar în două locuri. La inventar: o echipă care parcurge rafturile în ordine și scanează fiecare produs nu face niciodată greșelile de „scris pe rândul greșit” ale echipei care completează liste de mână — pregătirea zilei de inventar este descrisă în ghidul cum se face inventarul depozitului. La nivelul critic: fiindcă stocul este corect în timp real, alerta „se epuizează” apare înainte ca marfa să se termine; într-un depozit cu intrări introduse în bloc la sfârșitul zilei, aceeași alertă vine mereu cu o zi întârziere. Calculul pragului este în ghidul ce este nivelul critic de stoc.

Codul de bare identifică produsul, adresa de raft îl leagă de locul unde poate fi găsit; una nu o înlocuiește pe cealaltă. Organizarea adreselor o găsiți în ghidul cum se face adresarea rafturilor în depozit, ce fac ecranele de intrări-ieșiri și inventar cu cod de bare pe pagina de funcționalități, iar pentru a lucra în depozit cu telefonul, consultați versiunile mobilă și web. Dacă țineți lista de produse în Excel, o puteți importa împreună cu coloana de coduri de bare, iar la export puteți recupera codurile de bare.

Întrebări frecvente

Ultima actualizare: 2026-09-20

Începeți evidența cu cod de bare

Deschideți un cont gratuit, importați lista Excel cu coloana de coduri de bare și începeți să scanați.