Ce sunt pierderile (fire) și cum se ține evidența lor?
Pierderea (fire) este marfa care dispare din stoc fără să fie vândută sau folosită: produsele sparte, degradate, cu termenul de valabilitate depășit, pierdute sau diminuate în timpul prelucrării și producției sunt considerate pierderi. Pierderile nu pot fi evitate complet, dar nu trebuie să rămână neînregistrate; fiecare pierdere se înregistrează în ziua în care apare, cu data, produsul, cantitatea, cauza și persoana care o aprobă, și se scade din stoc.
Pierderea neînregistrată nu dispare; se întoarce în ziua inventarului ca o diferență cu cauză necunoscută. Acest ghid explică tipurile de pierderi, cum apar într-un magazin alimentar, cum se ține registrul de pierderi și pașii unei proceduri de gestionare a pierderilor.
Tipuri de pierderi
| Tip | Ce înseamnă | Exemplu |
|---|---|---|
| Rupturi și deteriorări | Produs spart, strivit sau cu ambalajul rupt în timpul transportului, al stivuirii sau al căderii de pe raft. | Borcan de sticlă căzut de pe raft, produse din cutia strivită |
| Degradare și expirare | Produs putrezit, mucegăit, cu lanțul frigorific întrerupt sau care nu mai poate fi vândut fiindcă termenul de valabilitate a expirat. | Iaurt expirat, fructe putrezite, pâine din ziua precedentă |
| Lipsuri și furturi | Lipsă la care se știe unde și cum s-a produs: marfă furată, dată din greșeală în plus unui client, pierdută în transport. | Furt de la raft văzut pe camera de supraveghere, cutie lipsă la expediere |
| Pierderi de producție și prelucrare | Partea care apare la prelucrarea, tăierea, sortarea sau producerea produsului și care nu poate fi vândută. | Oasele și grăsimea îndepărtate la măcelărie, resturile de la croitul materialului, piesa produsă defectuos |
| Pierdere naturală | Pierderea de greutate sau de volum a mărfii, din cauza propriei structuri, fără nicio greșeală: evaporare, uscare, pierdere de umiditate. | Pierderea de apă a legumelor și fructelor, marfa în vrac care iese mai puțin la cântar |
A vedea produsul care se apropie de data de expirare înainte să devină pierdere este același obicei cu a observa marfa care stă de luni de zile pe raft; cum se listează produsele fără mișcare am explicat în ghidul ce este stocul mort.
Pierderi într-un magazin alimentar: un exemplu de registru de pierderi
Într-un magazin alimentar, pierderile apar cel mai mult la raioanele de produse proaspete: data de expirare la lactate și mezeluri, putrezirea și pierderea de apă la legume-fructe, pâinea din ziua precedentă la brutărie, resturile de sortare la măcelărie, sticla de sticlă spartă la raionul de băuturi. Mai jos este registrul de pierderi al unui magazin pe o zi; produsele și cantitățile sunt doar exemple:
| Data | Produs | Cantitate | Cauza | Constatare / aprobare | Destinația |
|---|---|---|---|---|---|
| 25.09.2026 | Iaurt strecurat 1 kg | 6 buc. | Termen de valabilitate expirat | Responsabil raion / director magazin | Returnat furnizorului |
| 25.09.2026 | Roșii | 3,5 kg | Putrezire (sortare) | Responsabil legume-fructe / director magazin | Distrus |
| 25.09.2026 | Ulei de măsline 1 l, sticlă | 1 buc. | A căzut de pe raft și s-a spart | Casier / director magazin | Distrus |
În acordurile în care furnizorul preia înapoi produsul cu termen expirat, marfa pleacă ca retur; de aceea coloana „destinația” arată dacă pierderea este într-adevăr o pierdere a afacerii.
Ce trebuie să conțină o înregistrare de pierdere
Data. Ziua în care a fost observată pierderea. Rezumatul de la sfârșitul perioadei și comparația cu inventarul se bazează pe ea.
Produsul. Numele împreună cu codul sau codul de bare; dacă același produs este scris cu două nume diferite, rezumatul iese greșit.
Cantitatea și unitatea. În unitatea în care se ține stocul: bucăți, kilograme, litri.
Cauza. Una dintre cele cinci categorii: rupturi, degradare/expirare, lipsuri/furt, producție-prelucrare, pierdere naturală. O listă fixă, în locul textului liber, permite totalizarea pe cauze la sfârșitul perioadei.
Cine constată și cine aprobă. Este de preferat să fie două persoane diferite; dacă cel care scrie pierderea și cel care o aprobă sunt aceeași persoană, nu există control.
Destinația. Retur, vânzare cu reducere sau distrugere. În cazul distrugerii se întocmește în plus un proces-verbal.
Dacă țineți evidența în Excel, aceste șase câmpuri sunt șase coloane; pentru a vedea valoarea costului, adăugați lângă ele prețul de achiziție și coloana cantitate × preț.
Pierderea și diferența de inventar nu sunt același lucru
| Pierdere (fire) | Diferență de inventar | |
|---|---|---|
| Când apare | În ziua producerii (la spargere, la degradare, la expirare) | În ziua inventarului |
| Cauza | Este cunoscută și se scrie în registru | Încă nu se știe; se investighează |
| Cum intră în evidență | Prin înregistrarea pierderii, cu aprobare | Prin corecția rezultatului inventarului |
| Ce arată | Ce produs a scăzut și din ce cauză | Că undeva în evidență a fost omisă o mișcare |
Dacă pierderea este scrisă la timp, nu apare ca diferență la inventar. Dacă o parte din diferența găsită la inventar este explicată ulterior cu „se spărsese, dar nu fusese scris”, problema nu este la inventar, ci în omiterea înregistrării pierderii. Cum se găsește diferența în ziua inventarului și cum se închide cu cauza ei am explicat în ghidul cum se face inventarul depozitului.
Procedura de gestionare a pierderilor: șase pași
1. Scrieți cauzele pierderilor și competența de aprobare
Mai întâi puneți în scris ce situații se consideră pierdere (cele cinci tipuri de mai sus) și cine aprobă pierderea. O pierdere fără competență de aprobare deschide golul „s-a scris ca pierdere, nu a întrebat nimeni”; este o practică frecventă să se ceară o a doua aprobare pentru pierderile a căror valoare depășește o anumită limită.
2. Separați marfa pierdută de stocul vandabil
Scoateți de pe raft în aceeași zi produsul spart, degradat sau expirat și puneți-l într-o ladă sau zonă separată „pierderi”. Marfa pierdută rămasă pe raft fie se vinde din greșeală, fie este numărată la inventar ca stoc vandabil.
3. Înregistrați în aceeași zi
Scrieți fiecare pierdere în ziua în care apare: data, produsul (cu cod sau cod de bare), cantitatea și unitatea, cauza, persoana care a constatat. Într-o înregistrare scrisă din memorie după câteva zile se pierd cantitatea și cauza; iar pierderea care nu intră deloc în evidență se întoarce în ziua inventarului ca diferență inexplicabilă.
4. Obțineți aprobarea și scrieți destinația
Persoana autorizată vede marfa pierdută, aprobă înregistrarea și scrie destinația mărfii: retur către furnizor, vânzare cu reducere dacă este parțial deteriorată, sau distrugere. Pentru marfa distrusă întocmiți un proces-verbal care arată cine, când și cum a distrus-o; în înregistrare se poate adăuga și fotografia produsului spart.
5. Scădeți din stoc
Operați pierderea aprobată în evidența stocului, ca cifra din sistem să fie aceeași cu cea de pe raft. Pierderea nescăzută din evidența stocului este marfă care pare „existentă” până la următorul inventar, dar nu se poate vinde; de aceea și alerta de stoc critic ajunge târziu.
6. Rezumați la sfârșitul perioadei
La sfârșitul lunii sau al trimestrului, totalizați înregistrările de pierderi pe produs și pe cauză. Din acest rezumat se vede ce produs generează cele mai multe pierderi și din ce cauză. Transmiteți lista pierderilor, împreună cu valoarea de cost (cantitate × preț de achiziție), contabilului dumneavoastră; înregistrarea contabilă se bazează pe acea listă.
Rata pierderilor
Când evidența pierderilor este ținută regulat, se poate calcula și rata pierderilor pentru perioadă; compararea pe produs sau pe raion arată unde se concentrează pierderile. Pentru a face calculul cu exemple, puteți folosi gratuit instrumentul de calcul al ratei pierderilor.
Partea contabilă
Pierderea este marfă scăzută din evidența stocului și are corespondent și în contabilitate. Totuși, cum se documentează pierderea, ce procese-verbale sunt necesare, situația ei fiscală și operațiunea de efectuat din punctul de vedere al TVA depind de legislație și de tipul pierderii — consultați contabilul dumneavoastră. Treaba dumneavoastră în depozit este să țineți complet lista de care va avea nevoie contabilul: data, produsul, cantitatea, cauza, cel care aprobă, destinația și valoarea de cost.
Pierderile în Ofisx
În Ofisx nu există un ecran separat pentru înregistrarea pierderilor sau a deșeurilor. Calea de a reflecta pierderea în stoc este ecranul Inventariere stoc: scanați sau căutați produsul cu pierdere și introduceți cantitatea rămasă pe raft; ecranul arată diferența ca Lipsă sau Plus, iar când apăsați Aplică inventarul, stocul doar al produselor numărate se actualizează la cantitatea numărată. În acest ecran nu există câmp pentru cauză sau notă; cauza pierderii, cine a aprobat-o și destinația ei le țineți cu câmpurile de mai sus într-un registru de pierderi separat (pe hârtie sau în Excel). Dacă returnați marfa deteriorată furnizorului, puteți folosi tipul Retur furnizor din secțiunea Retururi. Pentru imaginea de ansamblu a modului în care se înregistrează mișcările, vedeți ghidul cum se face urmărirea stocului în depozit.
Întrebări frecvente
Ce sunt pierderile (fire)?
Pierderea (fire) este marfa care dispare din stoc fără să fie vândută sau folosită: produsele sparte, degradate, cu termenul de valabilitate depășit, pierdute sau diminuate în timpul prelucrării și producției sunt considerate pierderi. Pierderea este marfa care pare existentă pe raft, dar nu se poate vinde; de aceea trebuie înregistrată în ziua în care apare și scăzută din stoc.
Ce sunt pierderile într-un magazin alimentar?
Într-un magazin alimentar, pierderile sunt produsele care ies de pe raft fără să fie vândute: lactate cu termenul expirat, fructe și legume putrezite, pâine din ziua precedentă, sticle și borcane de sticlă sparte, resturi de tăiere și sortare de la mezeluri și măcelărie. Raioanele de produse proaspete sunt locul unde apar cele mai multe înregistrări de pierderi; pierderea fiecărui raion se scrie în aceeași zi, cu produsul și cauza.
Cum se înregistrează pierderea în contabilitate?
Înregistrarea contabilă a pierderii, cerințele de documente și procese-verbale, situația ei fiscală și ce trebuie făcut din punctul de vedere al TVA depind de legislație și de tipul pierderii; consultați contabilul dumneavoastră. Treaba depozitului este să țină complet lista de care va avea nevoie contabilul: data, produsul, cantitatea, cauza, cel care aprobă și valoarea de cost.
Pierderea (fire) și deșeul (zayi) sunt același lucru?
În limbajul de zi cu zi, de cele mai multe ori se folosesc unul în locul celuilalt; ambele descriu marfa care scade din stoc fără să fie vândută. Care termen și ce document se folosesc în evidența oficială este o altă chestiune; întrebați contabilul dumneavoastră.
Care este diferența dintre pierdere și diferența de inventar?
Pierderea este o lipsă a cărei cauză se cunoaște și care se înregistrează în ziua producerii. Diferența de inventar este lipsa sau plusul care apare în ziua inventarului și a cărui cauză nu se cunoaște încă. Dacă pierderea este înregistrată la timp, nu apare ca diferență la inventar; pierderea neînregistrată se transformă într-o diferență de inventar a cărei cauză s-a pierdut.
Cum se calculează rata pierderilor?
Cantitatea sau valoarea pierderilor din perioadă se raportează la cantitatea sau valoarea stocului aferent aceleiași perioade. Pentru a face calculul cu exemple, puteți folosi gratuit instrumentul de calcul al ratei pierderilor.
Ce este procedura de gestionare a pierderilor?
Este regula internă care stabilește în scris cum se constată pierderea, cine o aprobă, cum se înregistrează și ce se întâmplă cu marfa. Pașii de bază: stabilirea cauzelor și a competenței de aprobare, separarea mărfii pierdute, înregistrarea în aceeași zi, obținerea aprobării și scrierea destinației, scăderea din stoc și rezumatul la sfârșitul perioadei.
Ultima actualizare: 2026-09-25
Inventarul stocului și intrările-ieșirile prin cod de bare în aplicație
Scanați și introduceți cantitatea rămasă pe raft; stocul se actualizează la cantitatea numărată.
Cantitatea din stoc să rămână aceeași cu cea de pe raft
Deschideți un cont gratuit, importați lista de produse din Excel; vânzarea, recepția mărfii și inventarul se întâlnesc în aceeași evidență.