Como dar o código de estoque?
O código de estoque é o código curto que identifica um produto de forma independente do nome e por si só; um bom código de estoque é único, de comprimento fixo, sem caracteres acentuados, e não carrega informação que muda, como preço, fornecedor ou prateleira. O esquema mais equilibrado para pequenas empresas é a combinação de um prefixo de categoria com um número sequencial: KRT-0001. Em produto com código de barras do fabricante, o código de barras faz as vezes de código; o código interno é dado aos produtos sem código de barras.
Um estoque sem código anda pelo nome do produto: “Papel A4” e “Papel A4 80g” parecem dois produtos diferentes, e na contagem um sai faltando e o outro sobrando. Este guia explica como o código de estoque deve ser, os três esquemas de codificação, exemplos por setor, produtos com variantes e como gerar o código automaticamente no Excel.
Como deve ser um bom código de estoque?
| Regra | Motivo |
|---|---|
| Único | Um código pertence a um único produto. O código de um produto retirado de venda não é dado a outro produto; se for, os registros antigos de venda e contagem passam a parecer histórico do novo produto. |
| Curto | Um código de no máximo oito a dez caracteres gera poucos erros tanto na digitação quanto na leitura da etiqueta. Código longo é sinal de significado demais embutido. |
| De comprimento fixo | Preencha o número sequencial com zeros à esquerda (0001, 0002…). Em uma lista ordenada como KRT-1, KRT-10, KRT-2, fica difícil procurar produtos. |
| Não carrega informação que muda | Informação que muda com o tempo, como preço, fornecedor, prateleira ou cor de campanha, não entra no código. Quando a informação muda, ou o código passa a informar errado ou é trocado e o vínculo com os registros passados se perde. |
| Não tem caracteres que se confundem | Não se usam letras acentuadas e especiais (como ç, ã, é, ğ, ı, İ, ö, ş, ü), espaços nem caracteres parecidos entre si, como O/0 e I/1. Letras especiais não podem ser codificadas nos tipos comuns de código de barras; espaços e caracteres parecidos geram erro na digitação manual. |
| A regra está escrita | Qual prefixo pertence a qual categoria e de onde se pega o próximo número fica em uma única lista. Um esquema de códigos cuja regra só uma pessoa conhece se desfaz quando essa pessoa não está. |
Três esquemas de codificação
| Esquema | Exemplo | Ponto forte | Ponto fraco |
|---|---|---|---|
| Apenas número sequencial | 000123 | O esquema mais simples e que nunca se desfaz; o código não carrega nenhuma informação. | Pelo código não dá para saber o que é o produto; com centenas de itens, procurar à mão é difícil. |
| Prefixo de categoria + sequência | KRT-0001 | O grupo do produto se lê no código, o número sequencial garante a unicidade. A escolha mais equilibrada para a maioria das pequenas empresas. | Se o produto muda de categoria, o código continua mostrando a categoria antiga; isso é aceito, o código não é alterado. |
| Código com significado (estruturado) | KRT-A4-80-500 | As características do produto se leem no código; dá organização em produtos com muitas variantes. | Fica longo, a regra se amplia a cada nova característica; se uma informação que muda entrou no código, ele passa a informar errado. |
Na dúvida, escolha o segundo esquema. O atrativo do código com significado é poder ler o produto a partir do código; mas o nome do produto já faz isso. A função do código não é ser lido, e sim identificar o produto sem confusão.
Exemplos de código de estoque
Como o esquema de prefixo de categoria + sequência aparece em diferentes negócios. Os códigos e produtos são apenas exemplos:
| Negócio | Código de estoque | Produto | Observação |
|---|---|---|---|
| Papelaria | KRT-0001 | Papel para fotocópia Copier A4 80 g, pacote com 500 | Prefixo + sequência; em produto com código de barras, o código de barras do fabricante também é registrado na ficha. |
| Ferragens | HRD-0142 | Parafuso galvanizado 4×40 mm, caixa com 100 | A medida vai no nome do produto, não no código; o mesmo parafuso em 4×50 seria HRD-0143. |
| Vestuário | GYM-0027-KRM-M | Camiseta básica, vermelha, tamanho M | Código do modelo base + sufixo de cor + tamanho; como cada cor-tamanho é estocado separadamente, cada um tem um código próprio. |
| Peças de reposição | YDK-0310 | Pastilha de freio (nº de peça do fabricante 04465-XXXXX) | O número de peça do fabricante é mantido em um campo separado ou no nome do produto; o código interno continua curto. |
| Mercado / alimentos | 8690000000000 (EAN-13) | Produto embalado | O código de barras do fabricante já é um código único; não é preciso dar também um código interno. Produto pesado na hora e a granel recebe código interno. |
Código de estoque em produtos com variantes
Cada produto que difere em cor, tamanho ou gramatura e é estocado separadamente tem um código próprio. Em uma camiseta vermelha e azul contadas juntas sob um só código, não se vê qual das duas acabou; a decisão de pedido também sai errada. Há dois caminhos:
Um novo número sequencial para cada variante. TSH-0012 vermelha M, TSH-0013 vermelha L. O código fica curto, a informação da variante está no nome do produto. Basta para negócios com poucas variantes.
Código base + sufixo fixo. GYM-0027-KRM-M, GYM-0027-KRM-L, GYM-0027-MAV-M. Todas as variantes do mesmo modelo ficam lado a lado na ordenação dos códigos. Fixe as abreviações dos sufixos (KRM, MAV, S, M, L) em uma lista; se duas abreviações diferentes forem usadas para a mesma cor, o esquema se desfaz.
Como criar um código de estoque? Seis passos
1. Liste as categorias
Divida seus produtos em 5 a 15 grupos principais e dê a cada grupo um prefixo de duas ou três letras, sem acentos: PAP (papelaria), LIM (limpeza), FER (ferragens). Mantenha o número de grupos pequeno; abrir um prefixo novo para cada pequena diferença transforma o código em uma bagunça de códigos “com significado”.
2. Defina o número de dígitos
Veja quantos produtos o seu maior grupo tem hoje e quantos pode ter em alguns anos. Se ficar abaixo de 1.000, três dígitos bastam; se ficar abaixo de 10.000, quatro. Aumentar o número de dígitos depois significa mudar todos os códigos; escolher um dígito a mais agora sai barato.
3. Defina a regra de variantes
Se a cor, o tamanho ou a gramatura do mesmo produto são estocados separadamente, cada um é um código distinto. Ou você dá um novo número de sequência a cada variante (TSH-0012, TSH-0013), ou adiciona ao final do código principal um sufixo de comprimento fixo (GYM-0027-KRM-M). Seja qual for a opção, use a mesma em todos os produtos.
4. Separe os produtos com código de barras
Nos produtos que já têm código de barras do fabricante, o código de barras já é um código único; não é obrigatório criar um código interno para eles. Dê o código interno apenas a produtos sem código de barras, pesados ou de fabricação própria; como separar quais produtos têm código de barras está no guia controle de estoque com código de barras.
5. Atribua os códigos e escreva a lista de regras
Em cada grupo, atribua os códigos em sequência a partir de 0001. Guarde a lista de prefixos e o último número usado em cada grupo em um único lugar; quando chegar um produto novo, deve haver uma única pessoa ou uma única regra que tire o código dessa lista.
6. Etiquete e registre na ficha
Escreva o código na ficha de estoque do produto e cole a etiqueta na prateleira ou no produto. Todos os campos da ficha em que o código é registrado estão no guia o que é uma ficha de estoque e como abri-la.
Criando códigos de estoque no Excel
Se a sua lista de produtos está no Excel, você pode gerar os códigos com uma única fórmula. Deixe o nome do produto na coluna A e o prefixo da categoria (PAP, LIM…) na coluna B. Digite o seguinte na célula C2 e arraste para baixo:
=B2&"-"&TEXTO(CONT.SE($B$2:B2;B2);"0000")
Como a fórmula conta cada prefixo separadamente, os PAP são numerados a partir de PAP-0001 e os LIM a partir de LIM-0001. No Excel em inglês,
a mesma fórmula é =B2&"-"&TEXT(COUNTIF($B$2:B2,B2),"0000").
Importante: depois que os códigos forem gerados, copie a coluna C e cole como valores. Um código que continua como fórmula é renumerado sozinho quando você insere uma linha na lista, apaga uma linha ou muda a ordenação, e o PAP-0014 de ontem passa a apontar para outro produto hoje. Para manter os códigos em colunas prontas, você pode usar o modelo gratuito de controle de estoque em Excel.
Migrando de códigos desorganizados para o novo padrão
Ao corrigir uma lista em que, ao longo dos anos, pessoas diferentes atribuíram códigos de formas diferentes, não apague o código antigo: deixe na lista uma coluna de código antigo e escreva o novo código ao lado. Faça a transição coincidir com um dia de contagem; o estoque inicial das fichas abertas com o novo código deve vir dessa contagem. Como o código antigo ainda vai aparecer por algum tempo em notas fiscais antigas e na troca de mensagens com fornecedores, guarde a lista de correspondência entre o código antigo e o novo. A organização do dia de contagem está no guia como fazer a contagem do estoque.
Código de estoque no Ofisx
No formulário de cadastro de produto do Ofisx não há um campo separado de “código de estoque”; o código que identifica o produto é o campo Código de barras. Em um produto que tem código de barras do fabricante, você lê o código de barras; em um produto sem código de barras, você escreve no mesmo campo o código interno que atribuiu (como PAP-0001). Para definir em um mesmo produto tanto o código de barras do fabricante quanto o código interno, são necessários vários códigos de barras; este é o recurso Múltiplos códigos de barras e faz parte do Premium. Em vez de cadastrar um a um, você pode importar a lista de produtos cujos códigos você preparou no Excel; depois que as fichas estiverem abertas, vendas, recebimento de mercadorias e contagem passam a ser feitos lendo esse código.
Perguntas frequentes
O que é um código de estoque?
O código de estoque é um código curto que identifica um produto de forma independente e exclusiva do nome. Em vendas, recebimento de mercadorias, contagem e relatórios, esse código é usado no lugar do nome do produto; assim, nomes diferentes escritos para o mesmo produto não aparecem como produtos distintos.
Como deve ser um código de estoque?
Deve ser único, curto, de comprimento fixo e sem acentos nem espaços. Informações que podem mudar, como preço, fornecedor ou prateleira, não devem entrar no código. O padrão mais comum e equilibrado é o prefixo de categoria mais o número de sequência: PAP-0001.
Código de estoque e código de barras são a mesma coisa?
Cumprem a mesma função, mas têm origens diferentes. O código de barras costuma ser o código que o fabricante dá ao produto e que vem impresso na embalagem; o código de estoque é o que a própria empresa atribui. Em um produto que tem código de barras, ele pode ser usado no lugar do código de estoque; ao produto sem código de barras atribui-se um código interno e, se quiser, imprime-se uma etiqueta de código de barras com esse código.
O código de estoque é o código de conta da contabilidade?
Não. O código de estoque identifica um único produto; já o código de conta da contabilidade indica a conta em que o estoque como um todo é acompanhado. Para dúvidas sobre o plano de contas, consulte o seu contador; o padrão do código de estoque você define por conta própria, conforme a necessidade do estoque e das vendas.
Quantos dígitos o código de estoque deve ter?
O número de sequência depois do prefixo deve ser suficiente para o tamanho que o seu maior grupo de produtos terá daqui a alguns anos: três dígitos para menos de 1.000 produtos, quatro para menos de 10.000. Manter o comprimento total, prefixo incluído, entre oito e dez caracteres reduz erros de digitação.
Se o mesmo produto vem de fornecedores diferentes, ele recebe códigos de estoque diferentes?
Não. Se o produto é o mesmo, o código também é o mesmo; o fornecedor não entra no código. Abrir um código separado por fornecedor divide o estoque do mesmo produto em dois, e parece que um está acabando enquanto o outro está parado na prateleira.
Como gerar códigos de estoque automaticamente no Excel?
Escrevendo o prefixo da categoria em uma coluna, você pode numerar cada prefixo a partir de 0001 com uma única fórmula que combina as funções TEXTO e CONT.SE; a própria fórmula está na seção Criando códigos de estoque no Excel. Depois que os códigos forem gerados, copie a coluna e cole como valores; caso contrário, os códigos mudam sozinhos quando uma linha é apagada ou a lista é reordenada.
Última atualização: 2026-09-30
Entradas e saídas por código e código de barras no aplicativo
Escreva o código uma vez na ficha; vendas, recebimento de mercadorias e contagem passam a ser feitos lendo esse código.
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