O que é perda de estoque e como registrá-la?
Perda de estoque é a mercadoria que sai do estoque sem ser vendida ou usada: o produto quebrado, estragado, vencido, extraviado ou que se perde no processamento e na produção conta como perda. Talvez a perda não possa ser evitada por completo, mas não deve ficar sem registro; cada perda é registrada no dia em que ocorre, com data, produto, quantidade, motivo e a pessoa que aprova, e baixada do estoque.
A perda que não é registrada não desaparece; ela volta no dia da contagem como uma diferença de causa desconhecida. Este guia explica os tipos de perda, como ela aparece no supermercado, como manter o registro e as etapas de um procedimento de perda.
Tipos de perda
| Tipo | O que significa | Exemplo |
|---|---|---|
| Quebra e avaria | Produto quebrado, amassado ou com embalagem rasgada durante o transporte, o empilhamento ou a queda da prateleira. | Pote de vidro que caiu da prateleira, produtos dentro de uma caixa amassada |
| Deterioração e validade | Produto que apodrece, embolora, teve a cadeia de frio rompida ou não pode ser vendido por estar vencido. | Iogurte vencido, fruta podre, pão do dia anterior |
| Extravio e furto | Perda cujo local e forma de ocorrência são conhecidos: mercadoria furtada, entregue a mais ao cliente por engano ou perdida no transporte. | Furto de prateleira visto na câmera, caixa faltando na expedição |
| Perda de produção e processamento | A parte que surge ao processar, cortar, selecionar ou produzir o produto e que não pode ser vendida. | Osso e gordura retirados no açougue, sobra de corte de tecido, peça produzida com defeito |
| Perda natural | Perda de peso ou volume pela própria natureza da mercadoria, sem nenhum erro: evaporação, ressecamento, perda de umidade. | Perda de água de legumes e frutas, material a granel que chega com peso a menos |
Enxergar o produto que se aproxima da validade antes que ele vire perda é o mesmo hábito de perceber a mercadoria parada há meses na prateleira; explicamos como listar o produto sem movimento no guia o que é estoque morto.
Perda no supermercado: um exemplo de registro de perdas
No supermercado, a perda aparece mais nas seções de produtos frescos: validade nos laticínios e frios, apodrecimento e perda de água no hortifrúti, pão do dia anterior na padaria, sobra de limpeza no açougue, garrafa de vidro quebrada na seção de bebidas. Abaixo está o registro de perdas de um dia de um supermercado; os produtos e as quantidades são apenas um exemplo:
| Data | Produto | Quantidade | Motivo | Identificação / aprovação | Destino |
|---|---|---|---|---|---|
| 25.09.2026 | Iogurte coado 1 kg | 6 un. | Validade vencida | Repositor da seção / gerente da loja | Devolução ao fornecedor |
| 25.09.2026 | Tomate | 3,5 kg | Apodrecimento (seleção) | Responsável pelo hortifrúti / gerente da loja | Descarte |
| 25.09.2026 | Azeite 1 l em garrafa de vidro | 1 un. | Caiu da prateleira e quebrou | Operador de caixa / gerente da loja | Descarte |
Em acordos em que o fornecedor aceita de volta o produto vencido, a mercadoria sai como devolução; por isso a coluna “destino” mostra se a perda é de fato um prejuízo para o negócio.
O que o registro de perdas deve conter
Data. O dia em que a perda foi percebida. O resumo do período e a comparação com a contagem se baseiam nela.
Produto. O nome junto com o código ou código de barras; escrever o mesmo produto com dois nomes diferentes estraga o resumo.
Quantidade e unidade. Na unidade em que o estoque é mantido: unidade, quilograma, litro.
Motivo. Um dos cinco tipos: quebra, deterioração/validade, extravio/furto, produção-processamento, perda natural. Uma lista fixa, em vez de texto livre, permite somar por motivo no fim do período.
Quem identificou e quem aprovou. O ideal é que sejam duas pessoas diferentes; se quem registra a perda e quem aprova é a mesma pessoa, não há controle.
Destino. Devolução, venda com desconto ou descarte. No descarte, elabora-se também um termo.
Se você mantém o registro no Excel, estes seis campos são seis colunas; para ver o valor de custo, acrescente ao lado o preço de compra e a coluna quantidade × preço.
Perda e diferença de contagem não são a mesma coisa
| Perda | Diferença de contagem | |
|---|---|---|
| Quando aparece | No dia em que ocorre (quando quebra, estraga, vence) | No dia da contagem |
| Causa | É conhecida e escrita no registro | Ainda desconhecida; é investigada |
| Como entra no registro | Pelo registro de perda, com aprovação | Pelo ajuste do resultado da contagem |
| O que mostra | Qual produto diminuiu e por qual motivo | Que há algum movimento omitido no registro |
Se a perda é registrada a tempo, ela não aparece como diferença na contagem. Se parte da diferença encontrada na contagem é explicada depois com “quebrou, mas não foi anotado”, o problema não está na contagem, e sim na omissão do registro de perda. Como encontrar a diferença no dia da contagem e fechá-la com o motivo, explicamos no guia como fazer a contagem de estoque do depósito.
Procedimento de perda: seis passos
1. Escreva os motivos de perda e a autoridade de aprovação
Primeiro, formalize por escrito quais situações contarão como perda (os cinco tipos acima) e quem aprovará a perda. Uma perda sem autoridade de aprovação abre a brecha do “lançaram como perdido e ninguém perguntou”; é uma prática comum exigir uma segunda aprovação para perdas cujo valor ultrapasse determinado limite.
2. Separe a mercadoria perdida do estoque vendável
Retire no mesmo dia da prateleira o produto quebrado, estragado ou vencido e coloque-o numa caixa ou área separada de “perdas”. A mercadoria perdida que fica na prateleira ou é vendida por engano ou é contada como estoque vendável na contagem.
3. Registre no mesmo dia
Escreva cada perda no dia em que ocorre: data, produto (com código ou código de barras), quantidade e unidade, motivo, pessoa que identificou. Num registro de perda escrito de memória alguns dias depois, a quantidade e o motivo se perdem; e a perda que nunca chega ao registro volta no dia da contagem como diferença inexplicável.
4. Obtenha a aprovação e escreva o destino
A pessoa autorizada vê a mercadoria perdida, aprova o registro e escreve o destino da mercadoria: devolução ao fornecedor, venda com desconto se estiver parcialmente danificada, ou descarte. Para a mercadoria descartada, elabore um termo que mostre quem a descartou, quando e como; a foto do produto quebrado também pode ser anexada ao registro.
5. Baixe do estoque
Lance a perda aprovada no registro de estoque para que a quantidade no sistema continue igual à da prateleira. A perda que não é baixada do registro de estoque é uma mercadoria que “existe” até a próxima contagem, mas não pode ser vendida; por isso o alerta de estoque crítico também chega atrasado.
6. Resuma no fim do período
No fim do mês ou do trimestre, some os registros de perda por produto e por motivo. Desse resumo se lê qual produto teve mais perda e por qual motivo. Envie a lista de perdas, junto com o valor de custo (quantidade × preço de compra), ao seu contador; o lançamento contábil se baseia nessa lista.
Taxa de perda
Quando o registro de perdas é mantido regularmente, também é possível calcular a taxa de perda do período; compará-la por produto ou por seção mostra onde a perda se concentra. Para fazer o cálculo com exemplos, você pode usar a ferramenta gratuita de cálculo da taxa de perda.
O lado contábil
A perda é uma mercadoria baixada do registro de estoque e tem correspondência na contabilidade. Mas como a perda será documentada, quais termos são necessários, a situação perante o fisco e o tratamento do VAT (KDV, o imposto sobre valor agregado da Turquia) dependem da legislação e do tipo de perda — consulte o seu contador sobre isso. O trabalho do lado do depósito é manter completa a lista de que o contador precisará: data, produto, quantidade, motivo, quem aprovou, destino e valor de custo.
Perda no Ofisx
O Ofisx não tem uma tela própria de registro de perdas ou quebras. A forma de refletir a perda no estoque é a tela Contagem de Estoque: você lê ou busca o produto com perda e informa a quantidade que restou na prateleira; a tela mostra a diferença como Falta ou Sobra; ao escolher Aplicar Contagem, apenas o estoque dos produtos que você contou é atualizado para a quantidade contada. Essa tela não tem campo de motivo nem de observação; mantenha o motivo, quem aprovou e o destino da perda num registro de perdas separado (em papel ou no Excel), com os campos acima. Se você devolve a mercadoria danificada ao fornecedor, pode usar o tipo Devolução a fornecedor na seção Devoluções. Para ver como lançar os movimentos no registro como um todo, consulte o guia como fazer o controle de estoque do depósito.
Perguntas frequentes
O que é perda de estoque?
Perda de estoque é a mercadoria que sai do estoque sem ser vendida ou usada: o produto quebrado, estragado, vencido, extraviado ou que se perde no processamento e na produção conta como perda. A perda é uma mercadoria que parece existir na prateleira mas não pode ser vendida; por isso deve ser registrada no dia em que ocorre e baixada do estoque.
O que é perda no supermercado?
No supermercado, perda são os produtos que saem da prateleira sem ser vendidos: laticínios vencidos, frutas e verduras apodrecidas, pão do dia anterior, garrafas e potes de vidro quebrados, sobras de corte e limpeza nos frios e no açougue. As seções de produtos frescos são onde mais aparecem registros de perda; a perda de cada seção é lançada no mesmo dia, com o produto e o motivo.
Como a perda é registrada na contabilidade?
O lançamento contábil da perda, as exigências de documentos e termos, a situação perante o fisco e o que fazer quanto ao VAT (KDV, o imposto sobre valor agregado da Turquia) dependem da legislação e do tipo de perda; consulte o seu contador sobre isso. O trabalho do lado do depósito é manter completa a lista de que o contador precisará: data, produto, quantidade, motivo, quem aprovou e valor de custo.
Perda e quebra/baixa são a mesma coisa?
Na linguagem do dia a dia, costumam ser usadas uma pelo outra; as duas descrevem a mercadoria que sai do estoque sem ser vendida. Qual termo e qual documento usar no registro oficial é outro assunto; pergunte ao seu contador.
Qual é a diferença entre perda e diferença de contagem?
Perda é a baixa de causa conhecida e registrada no dia em que ocorre. Já a diferença de contagem é a falta ou a sobra que aparece no dia da contagem e cuja causa ainda não se conhece. Se a perda é registrada a tempo, não aparece como diferença na contagem; a perda não registrada se transforma numa diferença de contagem cuja causa se perdeu.
Como se calcula a taxa de perda?
A quantidade ou o valor da perda no período é dividido pela quantidade ou pelo valor do estoque correspondente do mesmo período. Para fazer o cálculo com exemplos, você pode usar a ferramenta gratuita de cálculo da taxa de perda.
O que é procedimento de perda?
É a regra interna que define por escrito como a perda será identificada, quem a aprovará, como será registrada e o que acontecerá com a mercadoria. Os passos básicos: definir os motivos e a autoridade de aprovação, separar a mercadoria perdida, registrar no mesmo dia, obter a aprovação e escrever o destino, baixar do estoque e resumir no fim do período.
Última atualização: 2026-09-25
Contagem de estoque e entrada e saída por código de barras no aplicativo
Leia e informe a quantidade que restou na prateleira; o estoque é atualizado para a quantidade contada.
Mantenha a quantidade em estoque igual à da prateleira
Abra uma conta gratuita e importe a sua lista de produtos do Excel; venda, recebimento de mercadorias e contagem ficam no mesmo registro.