Como fazer o controle de estoque por código de barras?

O código de barras não cria o controle de estoque — ele torna um controle já montado mais rápido e sem erros. Se os produtos não têm código nem cadastro, não há onde ler o código de barras. Se a organização dos registros ainda não foi montada, primeiro conclua os cinco passos do guia como fazer o controle de estoque do depósito; esta página explica a parte de código de barras dessa organização.

Para que serve o código de barras e qual a diferença em relação a digitar à mão?

A diferença não é a velocidade, é a taxa de erro. Pular um dígito em um código de produto digitado à mão, apertar a tecla ao lado e escrever na linha errada da lista são ocorrências comuns; cada uma delas desajusta o estoque em silêncio e a diferença só aparece no dia da contagem. Com o código de barras lido, esses erros não acontecem. O segundo benefício é que o registro é feito na hora: em um depósito onde as entradas são lançadas em lote no fim do dia, nunca se sabe qual é o estoque durante o dia.

Qual código de barras você vai usar?

Você vai encontrar três tipos de código de barras, e os três não são a mesma coisa:

A adesão à GS1 e um EAN-13 oficial só são necessários se você for vender seu produto a outros varejistas. Para o controle na sua própria loja ou depósito, o código interno que você gera é totalmente suficiente e gratuito.

Controle de estoque por código de barras em seis passos

1. Separe quais produtos já têm código de barras

Antes de começar, divida seus produtos em dois grupos. Os produtos que chegam embalados da fábrica já têm um código de barras EAN-13 (os fabricados na Turquia começam com 868) — você não precisa gerá-los, basta ler e registrar. Nos produtos vendidos a granel, fabricados por você ou cuja embalagem vem sem código de barras, o código será você quem vai atribuir. Fazer essa separação logo no início resolve metade do trabalho: na maioria das empresas, a maior parte dos produtos está no primeiro grupo, e para eles o único trabalho é ler.

2. Gere seu próprio código para os produtos sem código de barras

A única regra ao gerar seu próprio código de barras é esta: o código deve ser único e não carregar significado. O número sequencial é o mais seguro (1001, 1002, 1003). Não embuta características do produto no código — um código como “VERMELHO-M-01” passa a mentir quando a cor ou o tamanho do produto muda. Esses códigos internos não saem da loja, ou seja, não precisam seguir o padrão EAN; basta que sejam únicos no seu sistema. Deixe a faixa de códigos larga desde o início: se começar com 3 dígitos, você trava no produto 999.

3. Imprima a etiqueta e cole no produto

Se o código gerado não estiver fisicamente no produto, não existe controle por código de barras. A impressora de etiquetas térmica é a mais prática; em baixo volume, uma folha de etiquetas A4 também resolve. Cole a etiqueta em uma superfície do produto que não rasgue ao abrir e, em ambientes úmidos, cubra com fita transparente. Todas as unidades do mesmo produto levam a mesma etiqueta; não imprima nada que mude por unidade, como número de série — o controle de estoque conta o produto, não a unidade.

4. Grave os códigos de barras no cadastro do produto — um produto pode ter vários códigos de barras

Registre cada código de barras no cadastro do produto correspondente. O caso mais esquecido aqui é este: o mesmo produto pode ter mais de um código de barras. Quando você troca de fornecedor, a mesma mercadoria chega com outro EAN, o código de barras da caixa é diferente do código da unidade, e o estoque antigo e a embalagem nova ficam lado a lado por um tempo. O cadastro de produto da Ofisx suporta múltiplos códigos de barras — adicione o segundo e o terceiro códigos ao mesmo produto; esse campo está incluído no pacote Premium, e na conta gratuita cada produto é controlado com um único código de barras. Abrir um segundo cadastro para a mesma mercadoria divide o estoque em duas partes — essa é a fonte mais comum de erros de estoque no controle por código de barras.

5. Escolha seu leitor: câmera do celular ou leitor USB

Há dois caminhos, e a escolha depende do volume. O aplicativo de celular lê com a câmera; permite trabalhar andando pelo depósito sem comprar equipamento e é suficiente para volume baixo e médio. O leitor de código de barras USB (ou Bluetooth) é conectado ao computador e envia o código lido como se tivesse sido digitado no teclado; a caixa de leitura do painel web funciona assim: o leitor digita o código e aperta Enter no final. No recebimento intenso de mercadoria e no caixa, o leitor USB é nitidamente mais rápido — o ritmo de um produto por segundo só se mantém com ele.

6. Leia o código a cada movimentação: recebimento, venda, contagem

O benefício do código de barras aparece na hora do registro, não na hora da configuração. Faça a leitura em três pontos: no recebimento de mercadoria (leia a caixa que chegou para aumentar o estoque e compare com a nota de entrega), na venda ou saída (para o estoque baixar sozinho) e na contagem (percorra as prateleiras em ordem e leia cada produto). A diferença entre ler e digitar na contagem não é a velocidade, e sim a precisão: grande parte das divergências nas listas de contagem preenchidas à mão vem de itens anotados na linha errada, não de mercadoria faltando.

Câmera do celular ou leitor USB?

A escolha não é uma questão de marca ou de orçamento, e sim de quantas vezes por dia você vai fazer leituras.

No Ofisx dá para usar os dois: os aplicativos de celular leem o código de barras com a câmera, e o campo de leitura do painel web funciona com leitor USB/Bluetooth — o leitor envia o código como se fosse digitado no teclado e aperta Enter no final, e o produto é encontrado na lista na hora. Em um depósito pequeno, começar pelo celular e acrescentar o leitor quando o volume crescer é uma sequência comum e acertada.

Quatro erros comuns

Abrir um segundo cadastro para o mesmo produto. Quando o fornecedor muda e a mercadoria chega com outro EAN, abrir um novo cadastro divide o estoque em dois, e os dois ficam errados; o correto é adicionar o segundo código de barras ao mesmo cadastro. Embutir significado no código. Códigos como “VERMELHO-M-01” passam a mentir quando o produto muda; use um número sequencial. Imprimir a etiqueta na parte da embalagem que rasga. A etiqueta rasgada na abertura não é lida em devoluções e contagens. Configurar o código de barras e pular a leitura em algum ponto. Em um depósito em que se lê no recebimento mas não na saída, o estoque só aumenta; o benefício do código de barras vem de ler nos três pontos ao mesmo tempo.

Como o código de barras muda a contagem e o nível crítico?

O retorno do código de barras é mais claro em dois pontos. Na contagem: uma equipe que percorre as prateleiras em ordem lendo cada produto nunca comete os erros de “anotar na linha errada” da equipe que preenche listas à mão — explicamos a preparação do dia da contagem no guia como fazer a contagem de estoque do depósito. No nível crítico: como o estoque está correto em tempo real, o alerta de “quase acabando” chega antes de acabar de verdade; em um depósito que lança tudo de uma vez no fim do dia, o mesmo alerta sempre chega um dia atrasado. O cálculo do limite está no guia o que é o nível crítico de estoque.

O código de barras identifica o produto, e o endereço de prateleira o liga ao lugar onde ele será encontrado; um não substitui o outro. Veja a organização dos endereços no guia como fazer o endereçamento de prateleiras do depósito, o que fazem as telas de entrada, saída e contagem com código de barras na página de recursos e, para trabalhar com o celular no depósito, as versões mobile e web. Se você mantém a lista de produtos no Excel, pode importá-la junto com a coluna de código de barras e recuperar os códigos também na exportação.

Perguntas frequentes

Última atualização: 2026-09-20

Comece o controle com código de barras

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