Como fazer o controle de estoque do depósito?
O controle de estoque do depósito se apoia em quatro coisas: cada produto ter um código único, cada prateleira ter um endereço, cada movimentação (entrada, saída, transferência) ser registrada e o registro ser comparado com a realidade por meio de contagens periódicas. Quando esses quatro pontos estão em funcionamento, as perguntas “onde está o produto”, “quanto sobrou” e “quando devo fazer o pedido” se respondem sozinhas.
1. Atribua um código ao produto
Dê a cada produto um código único (ou código de barras). Sem código, o mesmo produto se divide em três — “Papel A4”, “Papel A4 80g”, “papel a4” — e o estoque nunca fecha. Nos produtos que têm código de barras, o mais fácil é usar o código do fabricante; para os que não têm, gere seu próprio código interno e etiquete. Explicamos quais campos devem existir na ficha ao lado do código e como atribuí-lo no guia o que é a ficha de estoque e como criá-la.
2. Etiquete as prateleiras
Este passo é totalmente físico: dê um endereço simples na lógica corredor–prateleira–nível e escreva-o nas prateleiras (como A-03-2). Quem procura o produto não precisa percorrer o depósito de ponta a ponta, e o tempo de contagem diminui de forma nítida. Você também pode acompanhar o endereço no programa, registrando-o no código ou na categoria do produto. Explicamos como escolher o formato do endereço, quantos níveis são necessários e os detalhes da etiquetagem no guia como fazer o endereçamento de prateleiras do depósito.
3. Lance toda movimentação
Recebimento, venda, devolução, transferência e perda — tudo deve ser registrado. O erro mais frequente é anotar só o resultado, “sobraram 40”, pulando a movimentação; nesse caso, quando aparece uma diferença, você não consegue descobrir de onde ela veio.
4. Defina o nível crítico
A fórmula é simples: venda média diária × prazo de reposição × 1,2. Se você vende 12 unidades por dia e o fornecedor entrega em 7 dias, seu nível crítico é de aproximadamente 101 unidades. Você pode fazer o cálculo com a calculadora de estoque crítico. De onde vem a fórmula, quanto deve ser o estoque de segurança e exemplos de cálculo para diferentes perfis de produto explicamos em detalhe no guia o que é o nível crítico de estoque.
5. Conte regularmente
A contagem é o único método que mostra se o registro reflete a realidade. Faça a contagem total uma vez por ano e a contagem cíclica uma vez por mês nos produtos de giro rápido. Mande recontar o produto com diferença; a maioria das diferenças é mercadoria na prateleira errada. Se for fazer no Excel, você pode usar o modelo gratuito de contagem de depósito. Veja também o guia como fazer a contagem de estoque do depósito, em que explicamos em detalhe a preparação do dia da contagem, a lista de contagem cega e a análise das diferenças.
Quando passar do Excel para um programa?
Se dois destes três sinais estiverem presentes, chegou a hora de mudar: o número de produtos passou de alguns milhares, mais de uma pessoa entra no mesmo arquivo, ou o estoque e as vendas/contas de clientes são mantidos em lugares separados. O programa reúne os três em uma única tela e, como pode importar o seu arquivo do Excel, você não precisa lançar tudo de novo.
Depois da configuração: gerenciar o processo
Os cinco passos acima resolvem a pergunta “como mantenho correta a quantidade que tenho em mãos”. Depois que o registro se estabiliza, a pergunta seguinte é como conduzir o processo desde a entrada da mercadoria no depósito até a saída: como receber a mercadoria, como separar os tipos de saída e com quais quatro números medir o depósito. Explicamos isso no guia o que é gestão de depósito e como fazer.
Perguntas frequentes
Com que frequência a contagem do depósito deve ser feita?
Uma contagem total pelo menos uma vez por ano é indispensável. Nos produtos de giro rápido, uma contagem parcial (cíclica) por mês permite pegar as diferenças antes que cresçam.
Como montar o endereçamento de prateleiras?
Mantenha simples: corredor-prateleira-nível (como A-03-2). Etiquete e registre no código ou na categoria do produto; até um funcionário novo encontra o produto. O passo a passo está no guia como fazer o endereçamento de prateleiras do depósito.
Como reduzir perdas e extravios?
Registrar toda movimentação, definir o nível crítico e fazer contagens regulares evita a maior parte da perda. A maior fonte de perda geralmente não é o furto, e sim a saída sem registro; explicamos como separar os tipos de saída no guia o que é gestão de depósito.
Última atualização: 2026-09-24
O que explicamos, no aplicativo
Telas de prateleira, contagem e estoque crítico.
Ponha o guia em prática no aplicativo
Carregue seus produtos, informe os níveis críticos e faça sua primeira contagem pelo celular.